Онлайн-касса: что это?

Онлайн-касса: что это, кому нужна и как установить?

С 2017 года индивидуальных предпринимателей и большинство организаций обязали использовать онлайн-кассы при расчёте с покупателями и заказчиками. Некоторым видам бизнеса несколько раз давали отсрочки по внедрению устройств, последняя из них заканчивается 1 июля 2022 года. После этой даты работа без онлайн-кассы для многих предприятий будет незаконной.

В этой статье разбираемся, нужна ли вам онлайн-касса, и, если да, — как её выбрать и установить.

Что такое онлайн-касса

Онлайн-касса — это устройство с фискальным накопителем и выходом в интернет. Фискальный накопитель — специальный чип, который сохраняет данные о продажах за определённый период.

• создаёт электронный чек и печатает бумажный;
• шифрует информацию о чеке и передаёт её в налоговую в режиме онлайн;
• формирует кассовые отчёты.

Передача чека в налоговую происходит в два этапа:

• устройство передаёт информацию о платеже оператору фискальных данных — специальной организации с разрешением от Федеральной налоговой службы (ФНС) на такую обработку;
• оператор фискальных данных (ОФД) передаёт информацию в ФНС.

Про необходимость автоматически пересылать чеки в налоговую и в целом про переход на онлайн-кассы бизнесу сообщил ФЗ от 03.07.2016 № 290.

Так работает онлайн-касса:

Хоть касса и носит приставку «онлайн», она не может быть полностью виртуальной. Согласно ФЗ №54, современная онлайн-касса должна иметь физическое исполнение: корпус и иные физические элементы.

Так выглядит автономная онлайн-касса на операционной системе Android:

Кому нужно установить онлайн-кассу

Большинство из предпринимателей и компаний устанавливали себе онлайн-кассы в три этапа, у некоторых — отсрочка до 2022, а кому-то вообще не нужна онлайн-касса.

Кто уже установил

C 1 июля 2017 года онлайн-кассы стали обязательны для организаций и ИП:

• работающих на общей системе налогообложения (ОСН),
• работающих на упрощённой системе налогообложения (УСН),
• плательщиков единого сельскохозяйственного налога (ЕСХН).

Исключения: организации и ИП, выполняющие работы, оказывающие услуги населению, при условии выдачи клиентам бланков строгой отчётности.

С 1 июля 2018 года онлайн-кассы стали обязательны для:

• организаций и ИП, которые платят единый налог на вменённый доход (ЕНВД) и торгуют в розницу или оказывают услуги общественного питания;
• ИП на патентной системе налогообложения (ПСН), которые торгуют в розницу или оказывают услуги общественного питания.

С 1 июля 2019 года на онлайн-кассы перешли все остальные, кроме тех, кто получил отсрочку до 1 июля 2022 года и тех, кто может в принципе работать без онлайн-касс (о них подробнее расскажем ниже).

Для кого ещё действует отсрочка

Самую большую льготу — отсрочку до 1 июля 2022 года — получили индивидуальные предприниматели, которые продают товары своего производства (не перепродают купленный товар) или сами оказывают услуги, выполняют работы и при этом не имеют наёмных сотрудников, с которыми заключены трудовые договоры. Подробнее об этом можно почитать в ФЗ от 06.06.2019 № 129.

Если предприниматель из списка льготников берёт в штат наёмного сотрудника по трудовому договору, отсрочка заканчивается. У бизнесмена есть 30 суток, чтобы установить онлайн-кассу. Срок отсчитывается от даты оформления трудового договора.

Кому можно вообще не устанавливать онлайн-кассы

Работать без онлайн-кассы бессрочно могут:

1. самозанятые (например, репетиторы, визажисты и пр., не зарегистрированные как ИП);
2. организации, которые оказывают услуги ИП и юрлицам только по безналичному расчёту;
3. организации и ИП, которые занимаются определёнными видами деятельности или оказывают определённые услуги при условии, что они не используют для расчётов автоматические устройства.

К таким видам деятельности относятся:

• продажа бумажных газет и журналов;
• изготовление и ремонт металлической галантереи и ключей;
• ремонт и окраска обуви;
• розничная продажа бахил;
• торговля в киосках мороженым, безалкогольными напитками в розлив, молоком, питьевой водой и т. д.

Это далеко не полный список льготников. Полный перечень всех освобождённых от онлайн-касс, в том числе расширенный список видов деятельности и подробности того, с какими ограничениями действует льгота, можно узнать в ст. 2 Закона № 54-ФЗ.

Если вы не нашли себя в списке, давайте разбираться, как выбрать онлайн-кассу и что с ней потом делать.

Виды онлайн-касс

Все онлайн-кассы можно разделить на две большие группы: автономные и модульные.

Автономные онлайн-кассы

Автономная касса — по сути это мини-компьютер, у которого в единый корпус заключены все необходимые составляющие: клавиатура, дисплей, фискальный накопитель, процессор, операционные модули.

Автономные онлайн-кассы можно разделить на две группы: кнопочные онлайн-кассы и смарт-терминалы (кассы-смартфоны и кассы-планшеты).

1. Кнопочная онлайн-касса.

Это кассы с простым однострочным дисплеем. Он отображает самые важные данные платежа — например, общую сумму.

• Проводит только простые кассовые операции.
• К ней нельзя подключить товароучётную систему.
• Нет возможности сканировать маркировку на товарах.
• Отличается простым дизайном и низкой ценой.
• Требует много сил и времени для настройки. Например, чтобы указать наименование товара в чеке, нужно:

1. подключить кассу к компьютеру;
2. вручную внести товары в номенклатуру, назначив для каждого товара свой код;
3. при продаже вручную вводить этот код на кассе.

• Подходит для:

1. выездной торговли и выездных услуг (такси, доставка пиццы, доставка продуктов и т. д.);
2. небольших торговых точек и сервисов, где маленький поток клиентов и не нужно сканировать штрих-коды (например, крытые рынки, палатки, кроме случаев, для которых онлайн-касса не требуется).

2. Смарт-терминалы (касса-смартфон и касса-планшет).

Эти устройства похожи на обычные смартфоны или планшеты. Только в их корпус ещё установлены фискальный накопитель, чековый принтер и дополнительные программные модули.

• Такая касса автоматически заносит товар в чек, рассчитывает сумму чека, сдачу, скидки и т. д.
• Есть возможность подключить товароучётную систему, с помощью которой можно, например, делать отчёты о продажах.
• Удобно работать с маркированными товарами. Любой товар легко добавить:

1. в номенклатуру — с помощью сканера штрих-кода;
2. в чек — через тот же сканер или первые буквы наименования.

• К таким кассам легко подключается дополнительное оборудование.

Касса-смартфон Эвотор 7.2

• Легкая, мобильная касса.
• Подходит для курьерских служб, кофеен и других небольших точек общепита, бутиков, торговых лавок, небольших магазинов.

Касса-планшет МТС Касса 12″

• Стационарная касса.
• Подходит для точек продаж с небольшим и средним потоком клиентов (до 100–200 чеков в день): розничных магазинов, кафе, ресторанов, сферы услуг.

Модульные кассы

Второй тип онлайн-касс — модульные кассы. Это комплекты, в которые входят несколько отдельных элементов. Фискальный накопитель у таких касс выведен в самостоятельное устройство — фискальный регистратор.

Часто на сайтах в объявлениях о продаже онлайн-касс можно увидеть один фискальный регистратор, который называется онлайн-кассой. Это логично. Чтобы получить онлайн-кассу с управлением со своего компьютера достаточно:

• иметь обычный компьютер,
• подключить к нему фискальный регистратор,
• установить программное обеспечение (идёт с ним в комплекте).

Фискальный регистратор Атол 30Ф:

Модульная онлайн-касса, состоящая из ноутбука и фискального регистратора:

В отличие от автономных, онлайн-кассы с отдельным фискальным регистратором:

• обладают большей производительностью за счёт собственного процессора у регистратора;
• в основном, отрезают чековую бумагу в автоматическом режиме — это экономит время кассира.

Поэтому онлайн-касса с отдельным фискальным регистратором подходит для мест, где поток клиентов очень высок — например, для касс больших супермаркетов.

Если продолжать сравнивать автономные и модульные кассы, то модульные — это, в основном, стационарные кассы. Не у многих из них есть аккумулятор. А цена тех, у которых он есть, выше автономных касс за счёт расходов на большую мощность.

Также на рынке есть готовые модульные комплекты — POS-системы. В эту систему входят: специальная кассовая клавиатура, монитор, фискальный регистратор, денежный ящик, сканер маркировок.

Такие комплекты используются там, где важна производительность и скорость работы кассы: в супермаркетах, ресторанах, столовых, обслуживающих компаниях.

Модульная POS-система (Point of Sale):

На что ещё обратить внимание при выборе

• Если вы занимаетесь продажей алкоголя, то нужна специальная касса с расширенным функционалом. Она должна быть адаптирована для работы с Единой государственной автоматизированной информационной системой (ЕГАИС). Обычно это автономные кассы-планшеты или модульные кассы.
• Если вы принимаете платежи вне офиса, выбирайте кассу на аккумуляторах.
• Если у вас в штате нет специалиста, который сможет поддерживать работу онлайн-кассы, нужно обращаться в сервис. Очень часто продавцы онлайн-касс сразу же предлагают свою помощь. Выбирайте того, чьи услуги подойдут вам по стоимости.
• Если ваша продукция — в списке товаров, которые подлежат обязательной маркировке согласно Распоряжению Правительства РФ от 28.04.2018 N 792-р (ред. от 28.07.2020) «Об утверждении перечня отдельных товаров, подлежащих обязательной маркировке средствами идентификации», выбирайте кассу со встроенным сканером штрих-кодов или покупайте его отдельно.

Так выглядит встроенный сканер маркировок:

• Чтобы онлайн-касса принимала банковские карты, нужно выбирать модели со встроенным эквайрингом либо приобретать отдельное устройство для оплаты покупок картой. Эквайринг — это приём безналичной оплаты от клиентов с помощью пластиковых карт.

Так выглядит отдельный терминал для эквайринга:

Так выглядит автономная онлайн-касса со встроенным эквайрингом:

• Онлайн-кассу можно не покупать, а взять в аренду. Например, если у вас интернет-магазин, где оплата происходит через сайт. В этом случае вам не нужно, чтобы касса стояла у вас дома, в офисе или на складе. Компания-арендодатель настроит кассу под вас и возьмёт на себя все функции по регистрации кассы, её интеграции с сайтом, обслуживанию и хранению.

Как установить онлайн-кассу

Для начала работы с онлайн-кассой вам понадобятся:

• сама онлайн-касса;
• фискальный накопитель (в случае, если он не идёт в комплекте с онлайн-кассой);
• квалифицированная электронная подпись (КЭП) для того, чтобы заключить договор с ОФД и зарегистрировать кассу. КЭП можно приобрести у оператора фискальных данных.

Кстати, функцию установки и другие задачи по внедрению онлайн-касс берут на себя некоторые операторы фискальных данных, входящие в список на сайте ФНС. Они могут:

• выбрать онлайн-кассу по вашим требованиям;
• помочь заключить с ними договор и зарегистрировать кассу;
• установить программное обеспечение;
• поддерживать работу кассы.

Вам остаётся только выбрать оператора — он всё сделает за вас.

Если же вы хотите действовать самостоятельно, ниже инструкция. Будьте внимательны — если в процессе установки сделать что-то некорректно, фискальный накопитель перестанет функционировать, придётся покупать новый.

1. Выберите любого оператора из списка на сайте ФНС, заключите с ним договор. Вам станет доступен личный кабинет на сайте ОФД.

2. Зарегистрируйте кассу на сайте ФНС.

– Зайдите в личный кабинет на сайте ФНС:

• заполните и отправьте заявление на регистрацию кассы,
• получите индивидуальный номер кассы.

– Введите индивидуальный номер, а также ИНН вашей компании (если вы ИП, то ваш ИНН) в настройках кассы. Если всё верно, касса выдаст чек.

– Вернитесь на сайт ФНС в свой личный кабинет и в отчёте о регистрации ККТ укажите:

• дату и время получения чека,
• порядковый номер чека,
• фискальный признак чека — 10 цифр с аббревиатурой ФП или ФПД.

– Подпишите отчёт с помощью КЭП, получите карточку регистрации.

3. Зарегистрируйте кассу на сайте ОФД. Для этого в личном кабинете на сайте ОФД внесите данные с регистрационной карточки ФНС.

4. Проведите пробный платёж и убедитесь, что чек содержит все обязательные данные. Посмотрите, поступила ли информация о платеже к ОФД (это можно сделать в личном кабинете на сайте оператора).

5. Касса готова к работе.

Так что онлайн-касса — это только звучит загадочно. А на деле — во всём можно разобраться! Берите эту статью на вооружение и внедряйте онлайн-кассу в свой бизнес.

Облачная онлайн-касса

Облачная онлайн-касса – это современное программное обеспечение (облачный сервис) для удаленного ведения законной торговли. Облачные кассы применяются в интернет-магазинах для проведения безналичной оплаты и часто используются предпринимателями, как альтернатива обычных касс.

Подробнее о том, что такое виртуальные облачные кассы и как с ними работать, рассказываем в статье.

Как работает облачная касса

Облачная касса – это кассовая программа с подключенным к ней фискальным накопителем. Она подсоединяется к вашему сайту, с которого вы принимаете платежи. Только покупателю облачная касса выдает не печатный чек, а отправляет электронный по смс или почте.

Фискальный накопитель в облачной кассе – это физическое устройство. Он передает данные о платежах в ФНС и хранит их. Касса с фискальным накопителем находится в дата-центре – специальном хранилище облачных касс.

Поясним на примере, как работает облачная касса, которая подключена к вашему интернет-магазину.

Клиент оплачивает товар в интернет-магазине банковской картой.

Ваш банк или электронные платежные системы подтверждают поступление платежа.

Информация об успешной оплате передается на облачную кассу.

Удаленная касса формирует электронный чек и отправляет его покупателю. Одновременно передает данные об оплате в ОФД.

Покупатель получает чек на e-mail, а ОФД отправляет данные в ФНС.

Удобно? Да, не надо думать о том, как выбрать кассовый аппарат, где его хранить и т.д. Именно поэтому облачную кассу выбирают владельцы интернет-магазинов, которые ведут торговлю только через интернет без пунктов выдачи и торговых точек.

Если и вы остановились на таком варианте, возникает следующий вопрос – как выбрать облачную кассу? И на что обратить внимание?

Рассказываем обо всем по порядку.

Как выбрать облачную кассу

Итак, вы берете облачную кассу в аренду.

Для начала определитесь с поставщиком услуг, то есть компанией, у которой вы арендуете облачную кассу. Сравните варианты по цене, условиям обслуживания, почитайте отзывы коллег

На что еще обратить внимание при выборе облачной кассы

Количество транзакций в единицу времени. Для крупных интернет-магазинов иногда требуется несколько виртуальных ККТ.

Наличие дополнительных услуг от поставщика. Регистрация в ОФД, помощь с оформлением документов в ФНС, техническое сопровождение и обслуживание кассы. Уточните про дополнительные траты.
Обычно стоимость услуг оператора фискальных данных входит в арендную плату, а вот фискальный накопитель оплачивается отдельно. ФН бывает на 15 и на 36 месяцев. Например, цена на ФН 15 мес в среднем 7000 рублей в месяц. Подробнее о том, как выбрать ФН, читайте в нашем материале.

Пройдите процедуру регистрации в ФНС. Об этом рассказываем дальше.

Регистрация облачной кассы в ФНС

Регистрация виртуальной кассы в ФНС происходит в несколько этапов:

КЭП или квалифицированная электронная подпись – это регламентированная 63-ФЗ специальная подпись, которая придает юридическую силу документам без каких-либо дополнительных условий. Часто КЭП еще называют ЭЦП (электронная цифровая подпись).

Для получения КЭП предприниматель обращается в удостоверяющий центр. Список центров находится на сайте ведомства Министерство цифрового развития, связи и массовых коммуникации РФ по ссылке .

Необходимые документы для получения подписи:

Срок изготовления 1-2 дня.

Выбор кассы, точнее того, у кого вы будете эту кассу арендовать

Регистрация на сайте поставщика облачных касс (вам предложат заполнить небольшую анкету) и заключение договора с ним.

Регистрация кассы на сайте ФНС с помощью электронной подписи и заключение договора с ОФД. Обычно это услугу оказывают арендодатели. Не рекомендуем самостоятельно проходить регистрацию. Процедура непростая и есть риск допустить ошибку. Тогда фискальный накопитель будет испорчен и придется покупать новый.

Настройка кассы для работы также производится арендодателем.

Поздравляем! Касса успешно зарегистрирована.

Плюсы и минусы облачных касс

Начнем с хорошего, потому что преимуществ и правда предостаточно:

Преимущества:

Нет затрат на покупку физической ККМ. Предприниматель просто оформляет аренду виртуальной кассы и платит в среднем от 1500 рублей в месяц.

Централизованное техническое обслуживание. Не придется каждый раз при сбоях программы вызывать специалиста и платить. Достаточно просто обратиться в службу технической поддержки поставщика услуг.

Удаленный контроль. Обычно компании-арендодатели облачных касс предлагают предпринимателю отслеживать все транзакции с помощью личного кабинета.

Но в использовании виртуальной кассы есть один большой недостаток – оплата покупок производится только с помощью банковских карт.

Это не такой уж и минус, если вы продаете товары только через интернет-магазин. 54-ФЗ разрешает выслать клиентам электронные чеки.

А вот для формирования бумажных чеков на пункте выдачи, например, при приеме платежей или продаже товаров, понадобится физическая онлайн-касса. И с точки зрения оптимизации затрат удобнее не устанавливать дополнительную кассу, а использовать одну для приема платежей с сайта и пункта выдачи.

И в этом случае рекомендуем присмотреться физическим онлайн-кассам, которые также работают на облачных технологиях. Такие кассы устанавливаются в пункте выдачи или выдаются курьеру и подключаются к интернет-магазину.

Если клиент оплачивает покупку в интернет-магазине, касса фоном печатает чек, отправляет его покупателю и передает данные в ОФД. То есть не мешает, когда кассир выбивает бумажные чеки.

Вам не придется покупать много ККТ, с помощью одной кассы вы “обслужите” весь бизнес.

Об этом варианте подробнее рассказываем дальше

Одна касса для всего бизнеса

Для того, чтобы оптимизировать затраты при работе интернет- магазина, предлагаем воспользоваться готовым решением от МТС Кассы:

Для старта работы вам потребуется одна стационарная касса. Ее не обязательно покупать. Достаточно оформить аренду кассового аппарата и платить только за нужные услуги. Подробнее о правилах применения ККТ по 54-ФЗ, онлайн-кассах, стоимости аренды, рассказываем в статье.

Узнать подробнее

Что дальше?

Вы устанавливаете онлайн-кассу на пункте выдачи или выдаете ее курьеру и подключаете к интернет-магазину. На кассе в пункте выдачи вы выбиваете печатные чеки, а все платежи через интернет-магазин касса фискализирует фоном, отправляет электронные чеки покупателям и передает данные в ОФД.

Это удобно, так как онлайн и офлайн продажи проходят через одну кассу.

Дополнительные преимущества:

Синхронизация с товароучетной системой. Все товары и остатки склада хранятся в одной базе. Данные по остаткам автоматически обновляются на странице сайта, когда товар поступил, оплачен, отложен или выдан. Клиент не сможет заказать товар, который заканчился на складе.

Своевременный заказ поставщику в нужном объеме. У вас всегда «под рукой» актуальная информация об остатках на складе и неликвидных товаров.

Контроль работы интернет-магазина в личном кабинете. В режиме онлайн вы получаете данные о выручке, статусе заказов, количестве продаж и т.д.

Для владельцев кассового сервиса «МТС Касса» мы создали бесплатное мобильное приложение «МТС Касса. Мой бизнес». Просто установите его на смартфон и просматривайте статистику онлайн по каждой точке продаж в любой точке мира.

Планируете организовать курьерскую доставку? Тогда рекомендуем решение – онлайн-касса в смартфоне сотрудника.

Для старта работы нужна всего одна касса и смартфоны курьеров. Касса устанавливается на пункте выдачи.

Курьеры скачивают на мобильное устройство (смартфон) кассовое приложение МТС и подключаются к онлайн-кассе.

Курьеры используют свой смартфон в качестве кассы и принимают оплату от клиентов.

Данные об оплате поступают на онлайн-кассу, она фоном формирует чеки, направляет их покупателю и в ОФД.

Если у вас есть интернет-магазин, также подключите его к онлайн-кассе. Таким образом, у вас будет всего одна касса для интернет-магазина, курьерской доставки и пункта выдачи.

Узнать подробнее

Переводите торговлю в онлайн?
Мы поможем сделать это всего за 1 день.

Загрузим товары в интернет-магазин, настроим онлайн-оплату и подготовим все для принятия заказов. Вам не придется заботиться о подключении онлайн-кассы, настраивать оплату через платежные сервисы, мы это сделаем за вас

Для чего нужна онлайн ККТ и в чем ее отличия

Собираетесь установить онлайн-кассу, но не знаете, зачем она нужна? Узнайте больше об особенностях онлайн-касс, преимуществах, отличиях и принципах их работы.

Онлайн-касса — ККТ нового образца, которыми должен пользоваться каждый предприниматель, включая онлайн бизнесменов, согласно закону 54-ФЗ. Мы расскажем, чем онлайн-касса отличается от обычной кассы, какие возможности она открывает, и зачем она нужна.

Что значит онлайн-касса?

Это устройство, которое автоматически передает данные о денежных операциях в налоговую через оператора фискальных данных. Все происходит в режиме реального времени через интернет. Раньше вся информация накапливалась в ЭКЛЗ и могла быть получена только при поддержке специалиста ЦТО. Налоговая должна была получить физический доступ к оборудованию. Теперь внутри корпуса взамен устаревшим ЭКЛЗ устанавливается фискальный накопитель, который и обеспечивает передачу данных в реальном времени. Другие отличия важны, но не настолько существенны. Они заключаются в отправке электронной версии чека, специальном программном обеспечении и наличии множества smart-функций в некоторых моделях.

Принцип работы онлайн-кассы

Основное отличие онлайн-кассы от обычной кассы заключается в принципе их работы. Практически во всех случаях ККТ нового образца постоянно подключены к интернету, соединяются с линией ОФД (оператора фискальных данных). Оператор, в свою очередь, шифрует эти данные и пересылает их на сервер ФНС. Полная схема работы выглядит так:

Почему Россия перешла на онлайн-кассы?

Переход на новые ККТ произошел бы даже в том случае, если бы их введение не было обязательным. Они имеют множество преимуществ по сравнению с устройствами с ЭКЛЗ. Вот возможности онлайн-кассы и преимущества ее использования:

• Бумажная работа сведена к минимуму. Не нужно постоянно передавать данные о транзакциях в Федеральную налоговую службу. Вся информация передается автоматически без Вашего участия.
• Экономия на расходных материалах. ЭКЛЗ представлял собой флешку на 16 мегабайт с функцией генерации криптографического кода. На нем могло храниться только 100 тыс. чеков. Спустя год он подлежал замене в любом случае. В отличие от ЭКЛЗ, срок годности фискальных накопителей доходит до 36 месяцев.
• Упрощенная регистрация. Особенности онлайн-кассы упрощают взаимодействие с ФНС. Для регистрации не нужно посещать налоговую. Весь процесс происходит онлайн с помощью интерфейса сайта ФНС.
• Электронная цифровая подпись. Установка предусматривает покупку ЭЦП, которая откладывалась в долгий ящик большинством компаний. ЭЦП позволяет перейти на электронный документооборот и снизить объемы бумажной работы еще больше.

Кроме того, устанавливая онлайн-кассу Вы повышаете лояльность покупателей. Он может в любой момент получить доступ к электронной версии чека, вписав его номер на сайте ФНС или отсканировав QR-код с бумажной версии.

Что переход на онлайн-кассы дает налоговой?

Зачем нужна онлайн-касса налоговой? С ее помощью ФНС может снизить количество выездных проверок к минимуму. Все операции прозрачны, а налоги рассчитываются проще прежнего. Теперь сотрудник может просто сверить размер уплаченных налогов с данными по продажам. Обратите внимание! Новые устройства также помогают вывести оборот из «серой» зоны. Кассиру сложнее совершить сделку в обход процедуры.

Популярные модели: какую выбрать?

Не существует универсальной модели, которая бы подошла одновременно курьерской службе и крупному торговому центру. Все они отличаются по цене, скорости печати чеков, времени автономной работы, а также другим параметрам. Вот описание онлайн-кассы на примере популярных моделей:

Это все, что нужно знать об онлайн-кассах и том, как они работают. Оставайтесь с нами, чтобы узнавать больше об обновлениях в законе 54 ФЗ, ЭЦП, а также контрольно-кассовой технике.

Как правильно выбрать онлайн-кассу для своего бизнеса в 2022 году?

В 2022 году практически не осталось бизнеса, который мог бы не применять онлайн-кассу. Последняя отсрочка заканчивается 1 июля, и теперь даже ИП без сотрудников, которые продают собственные изделия или собственноручно оказывают услуги, должны использовать ККТ. Исключения все равно есть, но их не так много, и об этом мы поговорим далее.

В этой статье предлагаем вам разобраться в предназначении разных типов онлайн-касс и понять, какая подойдет вашему бизнесу.

Что такое онлайн-касса

Россия перешла на онлайн-кассы в 2017 году. Приставка «онлайн» означает, что эти кассы в отличие от касс предыдущего поколения умеют сами передавать фискальные данные и делают это через интернет в момент расчета.

Кассы, которые использовались до 2017 года, записывали фискальные данные на специальный чип, ЭКЛЗ — электронную контрольную ленту защищенную. Эта лента не умела передавать данные дистанционно, поэтому владельцам касс приходилось самостоятельно или с помощью специальных центров технического обслуживания привозить кассу в налоговую и там снимать с ЭКЛЗ данные. Это было неудобно и ненадежно в плане защиты фискальных данных от искажения и обнаружения третьими лицами.

Сейчас в онлайн-кассах вместо ЭКЛЗ — фискальный накопитель. Это тоже маленький чип, но он умеет больше:

• надежно хранит информацию о расчетах без возможности ее скорректировать,
• шифрует сформированный кассовой программой чек и отправляет его в налоговую через ОФД — оператора фискальных данных,
• принимает от ОФД подтверждение о принятии кассового чека.

В 2022 году любая касса — это онлайн-касса. Других быть не может.

Зачем нужна онлайн-касса

Согласно 54-ФЗ, любые расчеты между ИП или юрлицом с одной стороны и физлицом с другой стороны должны проходить через онлайн-кассу. Есть несколько исключений, о них ниже. Также касса нужна для расчетов наличными деньгами и банковскими картами между ИП или юрлицами.

Любая касса выполняет две роли:

• Позволяет ФНС сверять заявленные в отчетных документах предпринимателей доходы с реальными, более точно рассчитывать налогооблагаемую базу, а значит и налоги.
• Позволяет самому предпринимателю лучше контролировать свои доходы. Касса — это первый шаг к автоматизации бизнеса. В связке с ней работает товароучетная программа и периферийные устройства, например, сканер штрихкодов. Развитое кассовое решение позволяет контролировать закупки, движение товаров, маржинальность, работу персонала.

Можно ли не использовать онлайн-кассу

Есть те, кто официально освобожден от применения онлайн-кассы, но их немного:

• Самозанятые ИП или самозанятые граждане, которые продают товары собственного производства или оказывают услуги. Онлайн-кассу им заменяет приложение ФНС «Мой налог»
• ИП на патенте, ведущие определенные виды деятельности. Например, ателье, репетиторы или мастерские по изготовлению ключей.
• Некоторые продавцы на рынках, торгующие с лотка или вразвал.
• Сезонная торговля овощами и фруктами.

Со всеми исключениям можно познакомиться в статье 2 54-ФЗ. Все остальные ИП и юрлица обязаны применять онлайн-кассу. Если этого не сделать, можно получить штраф:

• Для ИП — от ¼ до ½ от суммы расчетов, которые не прошли по кассе, но не менее 10 тысяч рублей;
• Для юрлиц — от ¾ до полного размера суммы расчетов, которые не прошли по кассе, но не менее 30 тысяч рублей.

Если налоговая повторно заметит нарушение и сумма расчетов, не прошедшая по кассе, превысит 1 млн рублей, предприятие ждет приостановление деятельности на срок до девяноста суток.

Какие онлайн-кассы бывают

Кассовое оборудование делится на категории:

• Фискальные регистраторы,
• Автономные онлайн-кассы,
• Мобильные онлайн-кассы,
• Смарт-терминалы,
• С интегрированной банковской частью,
• Облачные онлайн-кассы.

Рассмотрим каждый тип онлайн-касс подробнее.

Фискальные регистраторы

Фискальный регистратор выглядит как небольшая коробочка без дисплея, внутри которой спрятан печатающий механизм и фискальный накопитель. Своего графического интерфейса фискальный регистратор не имеет и отдельно не функционирует. Чтобы работать с ним, устройство нужно подсоединить к компьютеру: десктопу, ноутбуку, планшету, смартфону или специальному POS-компьютеру.

При этом на компьютере должно быть установлено кассовое ПО, которое и будет посылать фискальному регистратору команды на печать чека, запись данных в фискальный накопитель и их передачу в ОФД.

Принцип работы системы, включающей в себя фискальный регистратор:

• кассир сканирует штрихкод товара, и информация попадает в кассовую программу;
• покупатель предоставляет денежные средства за покупку (наличные или карту);
• кассовая программа передает данные о покупке в фискальный регистратор;
• фискальный регистратор формирует и печатает чек, а также электронную версию чека отправляет в ОФД;
• покупатель получает бумажный или электронный чек.

Фискальный регистратор подходит для любой стационарной точки, где есть электропитание, нет минусовых температур и где можно расположить компьютер. Система на базе фискального регистратора позволяет гибко настраивать кассовое решение: подсоединять и убирать по мере необходимости периферийные устройства, использовать на компьютере кассовое и товароучетное ПО — поэтому оно особенно подходит тем, кто смотрит в сторону автоматизации бизнеса и хочет иметь задел для ее развития.

Устройства различаются по скорости печати чека, запасу прочности печатающей головки и наличию автоотреза чеков. Крупный и средний бизнес выбирают производительные фискальные регистраторы с автоотрезом, так как у них большой поток покупателей и нужно бороться с очередями на кассах.

Малый бизнес с небольшим потоком покупателей выбирает фискальные регистраторы с менее производительными печатными механизмами, без автоотреза и под узкий чек 44-57 мм (чтобы не переплачивать за чековые ленты в процессе эксплуатации).

Есть фискальные регистраторы с питанием от аккумулятора и беспроводными интерфейсами подключения, которые можно использовать в курьерских службах, такси, при оказании мобильных услуг.

Автономные онлайн-кассы

Автономная онлайн-касса — один из самых простых контрольно-кассовых аппаратов. Внешне он похож на калькулятор, имеет кнопки и небольшой экран. Касса может работать от внутреннего аккумулятора или сети, отправлять данные в ОФД через Wi-Fi или сим-карту. Такие устройства отлично подходят для микробизнеса, где нет товарной номенклатуры или она ограничивается сотней позиций. В большинство автономок можно загрузить номенклатуру и успешно с ней работать, но анализировать продажи и вести товароучет на них трудно: их функциональность в этом плане сильно ограничена.

Автономные кассы как правило не могут полноценно работать с маркировкой: максимум, на них можно продавать маркированный товар, а вот для приемки придется обустраивать отдельное рабочее место с компьютером и 2D-сканером. АТОЛ 91Ф, АТОЛ 91Ф Lite и АТОЛ 92Ф поддерживают работу с маркировкой в части выбытия кода маркировки при продаже.

Смарт-терминалы

Смарт-терминал внешне представляет собой планшет с сенсорным экраном и со встроенным принтером чеков. По размеру как автономная онлайн-касса, а по функциональности ближе к POS-системам на базе фискального регистратора.

Кассовая программа и фискальный накопитель зашиты в корпусе смарт-терминала, а личный кабинет для учета товара и управления бизнесом находится в облаке и доступен с любого устройства по паролю.

Смарт-терминалы могут работать как через проводной интернет, так и через Wi-Fi или сим-карту. К ним легко подключить периферийные устройства, например, банковский терминал, сканер штрихкодов, денежный ящик.

Смарт-терминалы SIGMA от АТОЛ созданы специально для сферы услуг, общественного питания, предприятий торговли малого и микробизнеса. SIGMA позволяет вести аналитику по продажам, доходам и расходам, контролировать эффективность работы сотрудников, вести товароучет, создавать акции, скидки и бонусные программы, собирать отзывы клиентов и даже рассылать СМС.

Мобильные онлайн-кассы

Мобильная онлайн-касса — это небольшое устройство, которое работает без подключения к электросети, на аккумуляторе. Для передачи данных в кассе используется сим-карта или Wi-Fi . Такая касса имеет печатающий механизм, чтобы выдавать покупателям бумажный чек.

По своей конструкции мобильная онлайн-касса может быть фискальным регистратором, который работает с софтом на телефоне, самостоятельным смарт-терминалом или автономкой.

Такая касса прекрасно подходит для выездной торговли (некоторые аппараты даже выдерживают морозную погоду), курьерских служб и служб доставки (цветов, лекарств, еды).

Онлайн-кассы с интегрированной банковской частью

Это онлайн-касса со встроенным эквайрингом: в ней уже есть все для приема оплаты картами. Она может быть и стационарной, и мобильной. Чаще всего такие кассы используют курьеры, а также предприниматели, осуществляющие торговлю вне помещений.

Выбирая такое решение, необходимо помнить, что в случае выхода из строя банковской части перестает работать все устройство. Этим кассы с интегрированной банковской частью сильно проигрывают системам, где касса и эквайринговый терминал разнесены.

Облачные кассы

Некоторым предпринимателям закон разрешает использовать облачные кассы. Это когда у вас одна касса обслуживает сразу несколько мест расчетов, а сама она при этом находится в ЦОД (центре обработки данных) облачного сервиса. Вы не храните и даже не владеете кассой — вы ее арендуете и пользуетесь как онлайн-сервисом с любого устройства или подключаете ее по API к платежной форме своего сайта.

В каких ситуациях можно применять облачную онлайн-кассу:

• Онлайн-магазин принимает оплату на сайте или в приложении. Для приема оплаты в точке самовывоза нужна стационарная онлайн-касса.
• Курьеры принимают оплату по месту доставки.
• Водители такси или кондукторы в общественном транспорте принимают оплату на борту.
• Оплату принимают автоматические устройства, например, вендинговые аппараты.
• Управляющая компания или ресурсоснабжающая организация принимает платежи онлайн. Для приема оплаты в офисе компании нужна стационарная онлайн-касса.
• Специалист оказывает услуги на выезде и берет плату на месте.

Главные преимущества облачной онлайн-кассы:

• Все операционные издержки на поддержание кассы в рабочем состоянии ложатся на специалистов облачного сервиса. Устройство находится под их присмотром 24/7/365, в надежном и оптимальном для работы техники помещении.
• Одна облачная онлайн-касса заменяет десятки стационарных онлайн-касс. Например, водители таксопарка для получения оплаты за проезд могут не брать на свой борт мобильные кассы, а подключаться к единой для всех облачной кассе через приложение в телефоне. Это может сэкономить миллионы рублей в год.

АТОЛ Онлайн хранит облачные кассы в собственных дата-центрах с уровнем надежности Tier III — 3 уровне из 4 возможных, согласно международному стандарту надежности и отказоустойчивости центров обработки данных TIER Standard of Topology Uptime Institute.

В помещении дата-центра АТОЛ Онлайн поддерживается оптимальная температура, работают резервные источники питания и резервные выходы в интернет, действует строгий пропускной режим. В таких условиях облачные онлайн-кассы крайне редко выходят из строя, но если такое случится, дежурные инженеры восстановят их работоспособность за 20 минут.

Самостоятельно выстроить такой уровень надежности и отказоустойчивости работы онлайн-касс может позволить себе только очень крупный бизнес. Для большинства предпринимателей и компаний, которые ведут свой бизнес в интернете, доставляют товары или дистанционно оказывают услуги, проще и выгоднее передать все издержки по обеспечению работоспособности онлайн-кассы стороннему облачному сервису. У АТОЛ такой сервис называется АТОЛ Онлайн.

Как понять, что онлайн-касса соответствует 54-ФЗ

54-ФЗ обязывает предпринимателей использовать только те онлайн-кассы, которые входят в реестр контрольно-кассовой техники. Этот список ведет Федеральная налоговая служба. Загляните в него перед покупкой онлайн-кассы, чтобы узнать:

• разрешает ли ФНС использовать онлайн-кассу определенного производителя и модели,
• какие форматы фискальных документов она поддерживает,
• есть ли у нее специальное предназначение: только для расчетов в интернете, только для автоматических устройств, только для формирования БСО.

Каждая касса включается в реестр на основании отдельного приказа ФНС. Все кассы АТОЛ были включены в этот документ и имеют официальное подтверждение соответствия требованиям 54-ФЗ.

Критерии выбора кассы

Место расчетов. Если место расчетов находится за пределами вашего предприятия — например, ваши клиенты оплачивают товары и услуги на вашем сайте или оплату с них берет ваш курьер, — вы имеете право применять облачную кассу. Если у вас офлайн-торговля, общепит или вы оказываете услуги на территории предприятия, облачная касса вам не подойдет.

Автоматизация бизнес-процессов. Некоторые предприниматели хотят просто продавать: все, что им нужно — соблюдать требования 54-ФЗ. В таком случае достаточно автономной онлайн-кассы. Но если вы из тех предпринимателей, которые постоянно анализируют ассортимент и ведут строгий товароучет, думают над оптимизацией бизнес-процессов и измеряют эффективность сотрудников, вам понадобится смарт-терминал или решение на базе фискального регистратора.

Габариты онлайн-кассы. Если у вас маленький павильон на рынке или торговом центре, вам подойдут автономные онлайн-кассы или смарт-терминалы. Если у вас площадь позволяет установить на прилавке компьютер, можно рассмотреть фискальный регистратор.

Температура эксплуатации. Самые морозостойкие — автономные онлайн-кассы. Если вы торгуете на улице или в неотапливаемом помещении, выбираете автономки: некоторые из них выдерживают до минус 10 градусов.

Маркировка. Если вы торгуете маркированным товаром и хотите его на кассе как принимать, так и продавать, выбирайте решение на базе фискального регистратора или смарт-терминал. Автономная онлайн-касса позволит только продать маркированный товар.

Наличие аккумулятора. Для развозной или рыночной торговли важно, чтобы онлайн-касса работала без подключения к электросети. Все мобильные и автономные онлайн-кассы оснащены встроенным аккумулятором. На смарт-терминалах тоже есть аккумуляторы, но они как правило рассчитаны на пару часов работы без электросети: например, чтобы выйти к гостям ресторана и рассчитать их. Фискальные регистраторы, если они не относятся к типу мобильных, не работают от аккумулятора.

Какая нагрузка на торговую точку. Если у вас большой поток покупателей, например, супермаркет, то лучше рассмотреть фискальный регистратор: за счет передачи многих функций кассовой программе, использующей мощности компьютера, он работает быстрее. Если поток покупателей средний или маленький, подойдет смарт-терминал. Для небольшого потока покупателей подойдет автономная онлайн-касса.

Кому нужны онлайн-кассы в 2022 году

В 2022 году бизнес окончательно переходит на онлайн-кассы. С июля их обязаны поставить индивидуальные предприниматели без наемных работников — это последняя категория, которой государство давало отсрочку. Без кассы пока могут работать только самозанятые и некоторые узкие категории бизнеса. Рассказываем, почему не стоит менять ИП на самозанятость, кому сейчас точно потребуется онлайн-касса и как установить ее с минимальными затратами.

Что такое онлайн-касса

Суть онлайн-касс. Это электронное устройство, которое помогает клиенту подтвердить оплату товара или услуги, а государству — получить информацию о доходах предпринимателя. Касса формирует и печатает чек, хранит и посылает по интернету сведения о продажах в Федеральную налоговую службу.

Как работает онлайн-касса. В любой кассе есть фискальный накопитель (ФН) — защищенное устройство, на нем в зашифрованном виде хранится информация об операциях, совершенных на кассе.

Касса посылает информацию о продажах не напрямую в налоговую службу, а сначала оператору фискальных данных (ОФД). Эта организация уже транслирует данные налоговой.

Например, вы покупаете хлеб в супермаркете. Кассир «пикает» сканером штрихкод — информация о товаре сохраняется на онлайн-кассе. После продажи касса формирует чек и сохраняет данные, затем печатает чек для покупателя. Одновременно касса посылает информацию о продаже оператору фискальных данных и получает подтверждение. ОФД посылает данные в налоговую, а покупатель берет чек у кассира. Бумажный чек вручать необязательно, вместо него ОФД может отправить покупателю электронный на телефон или почту.

Зачем нужна онлайн-касса

Онлайн-кассы нужны прежде всего государству, чтобы знать доходы бизнеса. Предпринимателям приходится их ставить по закону. Но если работать открыто и платить все налоги, работа с кассой идет бизнесу на пользу.

Сокращает отчетность. Одновременно с фискальной реформой налоговая уменьшает количество обязательных деклараций для предпринимателей. Это возможно, поскольку государство и так получает полную информацию о доходах с касс.

Убирает необходимость плановых проверок. ФНС реже проверяет предприятия, которые применяют в работе онлайн-кассы. Их деятельность абсолютно прозрачна для власти и не вызывает вопросов.

Помогает вести товароучет. На кассу можно загружать товары при приемке, следить за товарными остатками, а при продаже они будут списываться. Например, «Дримкас» дает владельцам касс доступ к личному кабинету онлайн-кассы с товароучетной системой — она надежнее бумажной тетради, но проще бухгалтерских программ.

Позволяет проводить акции. В личном кабинете владелец кассы устанавливает скидки, создает программу лояльность для клиентов, печатает брендированные чеки с информацией о скидках и промокодами.

Помогает вести базу клиентов. На кассе можно сохранять данные покупателей, чтобы потом сделать рассылку с напоминанием или персональную скидку.

Контролирует сотрудников. В кабинете видно, сколько товаров приняли работники магазина у поставщика, сколько продали, какие сейчас остатки и даже когда открыли и закрыли смену. Владелец бизнеса легко заметит воровство или отсутствие сотрудника на рабочем месте.

Штраф за отсутствие онлайн-кассы 2022

Если предприниматель не применяет кассу в работе, его могут крупно оштрафовать. Налоговая узнаёт об этом во время контрольной закупки или по жалобе покупателя. Штрафы в ст. 14.5 КоАП

Онлайн-касса для ИП в 2022 году — штраф. За деятельность без онлайн-кассы штрафуют на 25-50% от сумм, проведенных мимо кассы. Минимальный штраф — 10 тыс. ₽. Если предприниматель попадется во второй раз и общая сумма нарушений достигает 1 млн ₽, его работу могут приостановить на 90 дней.

Для ООО. Юрлица штрафуют на 75-100% от суммы мимо кассы, не меньше чем на 30 тыс. ₽. При повторном нарушении работу предприятия также остановят на 90 дней.

По сути, максимальный штраф за работу без кассы ничем не ограничен — он зависит только от того, сколько предприниматель успел продать без регистрации на кассе .

Отдельно штрафуют за более мелкие нарушения, если:

• использовать устаревшую или незарегистрированную кассу — 1,5-3 тыс. ₽ для ИП, 5-10 тыс. ₽ для ООО.
• не выдать покупателю бумажный или электронный чек — 2 тыс. ₽ для ИП, 10 тыс. ₽ для ООО.

С кассой всех этих штрафов легко избежать.

Кто обязан применять онлайн-кассу в 2022 году

Короткий ответ — все, кто принимает наличную оплату и банковские карты. Это касается трех основных категорий: торговли, общепита и сферы услуг. При этом неважно, как они продают — лично или через сайт. Онлайн-касса для интернет-магазина тоже обязательна.

Не играет роли и правовая форма. Кассы по закону ставят ИП и ООО на любой системе налогообложения. Нужна онлайн-касса УСН и с патентом, за исключением нескольких видов бизнес-деятельности. Выбрать онлайн-кассу для перехода на 54-ФЗ

С этого июля на кассы переходит последняя категория бизнесменов, у которой была отсрочка. Это ИП без наемных работников, которые:

• продают товары, которые произвели сами;
• оказывают клиентам услуги,
• выполняют работы.

Предприниматели устанавливают онлайн-кассу. Это нужно делать даже в том случае, если вы принимаете деньги через виртуальный кошелек, переводами в онлайн-банке или с помощью эквайринга.

Кто освобожден от применения онлайн-касс

В законе прописаны льготные категории бизнеса, которым касса по закону не требуется. Среди них: Бизнес, который не требует кассы, в 54-ФЗ

• те, кто принимают деньги у ИП и юрлиц на расчетный счет, безналично;
• ИП на патенте из списка в 54-ФЗ;
• ИП, сдающие квартиру в аренду;
• самозанятые;
• банки;
• владельцы вендинговых автоматов, принимающих только монеты и работающих без электричества;
• те, кто ремонтирует обувь и изготавливает ключи;
• продавцы непродовольственных товаров на рынках, выставках, ярмарках;
• торговцы печатной прессой, мороженым, бахилами;
• те, кто присматривают за детьми, пожилыми, больными, инвалидами;
• ТСЖ, ЖК, ЖСК при расчетах с членами кооператива;
• те, кто торгуют в нестационарных точках;
• магазины в отдаленной местности.

В этих сферах бизнеса можно не ставить кассу и не выдавать чеки, а предлагать покупателям рукописную или печатную квитанцию.

Кому нужна онлайн-касса в 2022 году

К 2022 году, за четыре года реформы онлайн-касс, на них перешли почти все основные категории предпринимателей.

Единственная форма бизнеса, для которой пока была отсрочка, — ИП без наемных работников. Бизнесмены из этой категории имеют право не применять кассу до этого июля, если продают свои товары или оказывают услуги.

Предполагалось, что эта категория предпринимателей сможет платить налог как самозанятые. Однако далеко не для всех из них выгодно выбирать этот статус.

ООО и ИП, которые торгуют на упрощенке и общей системе

ИП, которые торгуют в розницу и занимаются общепитом, на патенте с работниками

ИП на ЕНВД и патенте с работниками

ООО и ИП на ЕНВД

ИП на ЕНВД без работников

ООО и ИП, которые оказывают услуги с работниками

1 июля 2022

ИП, которые оказывают услуги, без работников

Почему не стать самозанятым

Чтобы полностью избежать расходов на кассу, предприниматель может приостановить работу как ИП и выполнять ее в режиме самозанятого. Но многих такое решение приведет к негативным последствиям. Кому нельзя быть самозанятым

Лицензия. Если вы работаете в области, где нужна лицензия или разрешение на деятельность, при переходе на самозанятость вы их теряете. Например, самозанятому нельзя быть турагентом, медицинским работником или управлять домом в ЖКХ.

Работа с недвижимостью. Самозанятые не могут продавать или сдавать в аренду нежилые помещения.

Найм работников. Этот статус не позволяет физлицу заключать трудовые договоры и расширять штат.

Перепродажа товара. Нельзя, например, покупать продукты у поставщика и продавать их в своем магазине.

Подакцизная продукция. Самозанятые не имеют права продавать алкоголь, сигареты и любые товары с маркировкой: одежду, белье, обувь, туалетную воду и другие.

Лимит дохода. Если ваша выручка больше 2,4 млн ₽ в год, или в среднем более 200 тыс. в месяц, с этого дохода придется платить налог не 4-6%, а 13%.

Работа с контрагентами. ИП покупает товары у других компаний и переводит партнерам деньги с расчетного счета — им не нужно использовать кассу. Если будете работать как самозанятый, то при расчетах с вами контрагентам надо будет пробивать чек. Для них это может быть неудобно.

ИП с кассой не сталкивается с такими трудностями.

Когда покупать онлайн-кассу

Новому бизнесу — до первой продажи. Владелец бизнеса должен приобрести и установить кассу еще до момента, как примет деньги от первого клиента. Поэтому касса — обязательный этап для тех, кто собирается брать деньги с физлиц, такой как регистрация ИП или ООО.

Тем, кто переходит на кассы — как можно раньше. У ИП без сотрудников есть отсрочка до июля. Государство дало предпринимателям достаточно времени, чтобы подготовиться.

Однако мы рекомендуем приобретать кассу не в самый последний месяц, а заранее. Ближе к лету начинается ажиотаж: обычно в это время предприниматели срочно ищут кассы, чтобы не получить штраф. Из-за этого сервисные центры перегружены, купить устройство труднее и дороже.

Если приобрести кассу заранее, у вас будет время ее зарегистрировать и научиться с ней работать.

Бюджетная касса с программой для компьютера

Указывайте наименование товара в чеке, ведите клиентскую базу, следите за статистикой продаж.

Онлайн-касса: инструкция, как установить

Выбрать и купить онлайн-кассу. Важно, чтобы устройство было в реестре ККТ. В него входят, например, все кассы «Дримкас», цена самой бюджетной начинается от 10,9 тыс. ₽.

Купить ФН. Он устанавливается внутрь кассы, на нем хранится информация обо всех пробитых чеках. Цена — от 6 тыс. ₽, он бывает на 13, 15 или 36 месяцев. На упрощенке можно использовать на 36.

Заключить договор с ОФД. Обычно это стоит около 1,5 тыс. ₽ в год.

После этого кассу можно зарегистрировать в налоговой.

Регистрация онлайн-кассы

За помощью с регистраций можно пойти в сервисный центр, а можно сделать все самостоятельно. Если у бизнесмена есть электронная подпись, зарегистрировать кассу получится онлайн. Налоговую службу посещать не придется.

Открыть личный кабинет налоговой службы. Выберите на главной странице кабинет ИП или юрлица, авторизуйтесь в нем с электронной подписью.

Указать данные кассы. В кабинете откройте раздел «Учет ККТ» и нажмите «Зарегистрировать». Заполните информацию о кассе: номер, модель, адрес установки, информацию об ОФД.

Активировать ФН. Откройте электронный отчет о регистрации кассы и возьмите из него регистрационный номер. Его нужно будет указать в кабинете пользователя ОФД. В ответ ОФД пришлет отчет — по данным из него можно будет активировать ФН.

В итоге напротив кассы в кабинете ФНС появится зеленая отметка — можно начинать продажи.

Что нужно знать об онлайн-кассах в 2022 году

1. Онлайн-касса — электронное устройство, которое пробивает покупателю чек и сообщает в налоговую службу о продаже.
2. На кассы уже перешли почти все виды бизнеса, которые работают с физлицами.
3. Если ИП или ООО не применяет онлайн-кассу, предпринимателя оштрафуют, при повторном нарушении — остановят деятельность.
4. До июля еще действует отсрочка на онлайн-кассу для ИП без работников. Позднее они обязаны купить кассу или начать работать как самозанятые.
5. У самозанятого много ограничений, многим предпринимателям этот статус по закону не подходит. Купить онлайн-кассу часто выгоднее.
6. Устанавливать кассу лучше заранее, чтобы избежать штрафов. Можно разом купить все необходимое и зарегистрироваться онлайн.

Онлайн-кассы и фискальные регистраторы Дримкас

Фискальный накопитель и год ОФД идут в комплекте. Все модели в реестре ККТ и соответствуют требованиям 54-ФЗ.

Что это такое и для чего вводят онлайн-кассы?

Онлайн-кассы — это современные кассовые аппараты, имеющие фискальный накопитель, способный шифровать информацию о чеках и передавать ее налоговикам в режиме онлайн. О назначении и функциях этих современных средств расскажем в нашем материале.

Как сегодня выглядит современный кассовый аппарат и для чего его вводят

Что такое онлайн-касса с 2017 года? Для ответа на этот вопрос обратимся к закону о применении контрольно-кассовой техники от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

Последняя редакция этого нормативного акта не содержит термина «онлайн-касса». Применяемые в наличных расчетах кассовые устройства обозначены в нем по-прежнему как «контрольно-кассовая техника». Кассовые аппараты (онлайн-кассы) в современной трактовке закона № 54-ФЗ (ст. 1.1) — это ЭВМ, иные компьютерные устройства и их комплексы, способные:

• обеспечить запись и хранение фискальной информации;
• формировать фискальные документы (ФД);
• передавать ФД налоговикам через спецоператора;
• печатать ФД на бумаге и высылать чеки покупателям.

Во внешнем виде современной кассы глобальных изменений не произошло, однако ее внутреннее устройство претерпело определенные конструктивно-технологические изменения, связанные с тем, что:

• для выполнения требований закона № 54-ФЗ техническое исполнение кассы должно позволить осуществление информационного обмена с налоговиками через спецоператора в режиме реального времени (онлайн);
• вместо электронной контрольной ленты защищенной (ЭКЛЗ) и фискальной памяти во внутреннем устройстве современной кассы должен присутствовать фискальный накопитель — особый модуль памяти.

Закон № 54-ФЗ предъявляет специальные требования к этому модулю и самой кассе — об этом расскажем далее.

Для чего вводят онлайн-кассы? В результате повсеместного внедрения современных кассовых аппаратов решается целый комплекс задач, направленных:

• на повышение прозрачности налогообложения;
• усиление эффективности госконтроля наличного оборота и легальности использования денежных средств;
• защиту прав потребителя (у покупателя отпадает необходимость в хранении бумажных чеков для возможности предъявления претензий, например, кассовые чеки можно будет проверить на сайте ФНС).

Подробности см. здесь.

Таким образом, онлайн-касса с 2017 года представляет собой усовершенствованную ККТ, способную не только напечатать кассовый чек, но и исполнять иные функции, включая информационный обмен с налоговиками посредством интернета.

Кто пока еще может работать без онлайн-кассы, см. здесь.

Требования к современной ККТ и фискальным накопителям

В законе № 54-ФЗ подробно описаны обязательные функции и конструктивные особенности современной кассы (ст. 4). Их можно объединить в следующие группы:

• Технические. Закон содержит описание обязательных внешних (корпуса с нанесенным на него заводским номером) и отдельных внутренних (например, таймера) элементов кассы, а также возможные варианты технических решений по расположению устройства для печати ФД.
• Обеспечительные. Перечислены разнообразные функции онлайн-касс обеспечительного характера (по печати ФД, шифровке информации, поиску записанного на фискальный накопитель ФД и др.).
• Информационные. Определена задача по информированию пользователя онлайн-касс об отсутствии подтверждений оператора и неполадках в работе кассы.
• Технологические. Законом закреплено требование о необходимости приема онлайн-кассами подтверждений оператора (в том числе в зашифрованном виде) и передачи фискальных данных в накопитель.
• Протокольные. Закреплена обязательная функция кассового устройства по исполнению протоколов информационного обмена.
• Иные функции.

Требования к фискальным накопителям расшифрованы в ст. 4.1 закона № 54-ФЗ. Исходя из содержания статьи, это устройство призвано решать целый комплекс задач — от хранения и шифрования фискальной информации до обеспечения противодействия угрозам ее безопасности.

У фискального накопителя важная миссия — накапливать фискальную информацию и хранить ее вне зависимости от наличия или отсутствия доступа к интернету. Технические неполадки, блокирующие возможность онлайн-передачи данных налоговикам, не остановят процесс расчетов хозяйствующих субъектов с клиентами (покупателями), и онлайн-кассы по-прежнему будут пробивать чеки благодаря этому современному модулю памяти.

При этом пользователю кассовой техники не следует забывать о том, что накапливание данных без передачи налоговикам может происходить только в течение 30 дней. По окончании этого временного отрезка работа кассы автоматически блокируется, и осуществлять печать чеков и фиксировать продажи становится невозможно.

Нормативные разъяснения по применению онлайн-касс с 2017 года

Закон № 54-ФЗ является центральным нормативным звеном в процедуре перехода на применение онлайн-касс. Для того чтобы эта система заработала в полную силу, к указанному закону разрабатываются дополнительные подзаконные акты и разъяснения. К примеру, для корректного исполнения требований ст. 2 закона № 54-ФЗ разработаны следующие подзаконные акты:

Какой пункт и статью закона № 54-ФЗ поясняет

Приказ Минкомсвязи России от 05.12.2016 № 616

Установлен критерий численности населения, по которому региональные власти ориентируются при составлении списка отдаленных от сетей связи населенных пунктов

Постановление Правительства РФ от 15.03.2017 № 296

Расшифрованы правила выдачи и учета документов взамен кассовых чеков (без применения ККТ при расчетах в отдаленных и труднодоступных местностях)

Перечни населенных пунктов, расположенных на отдаленных и труднодоступных территориях, утвержденные региональными властями

Перечислены населенные пункты, в которых в связи с удаленностью от линий связи возможно применение касс в автономном режиме или можно работать без ККТ (если территория попадает в разряд труднодоступной)

Отдельные вопросы особенностей применения закона № 54-ФЗ и нюансов работы с кассами нового поколения разъясняют налоговики (см. письма ФНС России от 27.01.2017 № ЕД-4-20/1435, от 11.11.2016 № АС-4-20/21345@ и др.) и чиновники Минфина (письмо от 24.01.2017 № 03-01-15/3102, от 07.02.2017 № 03-01-15/6586 и др.).

Разрешает ли закон № 54-ФЗ применение виртуальных касс

Под виртуальной кассой понимается объект для учета кассовых расчетов:

• не имеющий физического существования;
• реализующий свои функции посредством компьютерных технологий.

Онлайн-кассы, речь о которых велась в предыдущих разделах и требования к которым описаны в законе № 54-ФЗ, в настоящее время не могут быть виртуальными — в ст. 4–4.1 закона № 54 напрямую сказано, что и ККТ, и фискальный накопитель должны иметь корпус и иные физические элементы.

Учитывая стремительное проникновение прогресса во все сферы нашей жизни, онлайн-кассы можно рассматривать как промежуточный шаг к полностью виртуальным кассам, что предполагает в перспективе:

• полный отказ от фискального чипа;
• использование виртуальной кассы без фискальных принтеров.

Таким образом, современная онлайн-касса по закону № 54-ФЗ не может быть виртуальной, она должна иметь физическое исполнение.

Если вы не можете единоразово потратить средства на приобретение онлайн-касс, можно взять аппарат в аренду. Подробности см. здесь.

Можно ли продлить срок использования действующей ККМ в магазине

При решении данного вопроса необходимо учитывать, что с 2017 года:

• по нормам закона № 54-ФЗ все онлайн-кассы должны иметь возможность подключения к интернету (иметь в своей электронной начинке Ethernet-порт, встроенный GPRS- или Wi-Fi-модем);
• наименование модели применяемой кассы и фискального накопителя должно присутствовать в специальных реестрах, размещенных на сайте ФНС;
• во всех онлайн-кассах вместо ЭКЛЗ должен обязательно функционировать фискальный накопитель.

Законом № 54-ФЗ не запрещено использование хозяйствующим субъектом уже применяемых им кассовых машин, если:

• после их модернизации онлайн-касса будет соответствовать предъявляемым к ней законом № 54-ФЗ требованиям;
• модели ККТ и накопителя будут включены в соответствующие реестры.

Какие нюансы учесть при модернизации касс под обновленный закон № 54-ФЗ, узнайте в этом материале.

Если модель применяемой кассы отсутствует в реестре ККТ или ее переоснащение технически затруднительно или невозможно, без приобретения новой кассы не обойтись.

С учетными нюансами модернизации имущества вас познакомят размещенные на нашем сайте статьи:

Итоги

Современные кассовые аппараты (онлайн-кассы), помимо фиксации выручки и печати чеков, должны обладать дополнительными функциями: сохранять, шифровать и передавать в режиме реального времени фискальную информацию через спецоператора в налоговую инспекцию, а также отправлять электронные чеки покупателям.

Повсеместный ввод современных кассовых аппаратов направлен на повышение прозрачности налогообложения, повышение эффективности госконтроля наличного оборота и легальность использования денежных средств, а также на защиту прав потребителя (у покупателя отпадает необходимость в хранении бумажных чеков для возможности предъявления претензий).

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.