Случаи, когда ФСС не возместит пособия

Возмещение расходов в ФСС

Возврат, зачет, выделение средств — все это формы возмещения расходов на ФСС. Работодатели, которые потратили свои деньги на социальные платежи, имеют полное право компенсировать затраты.

Сделать это можно, обратившись в территориальный Фонд социального страхования. Способ возмещения расходов также выбирает сам работодатель.

Порядок возмещения довольно простой — страхователю нужно подготовить заявление, произвести расчет затрат, подлежащих компенсации, и собрать сопроводительные документы.

Но даже в такой простой схеме возникают проблемы. Самая распространенная — неверный расчет самих пособий и возмещаемых расходов. Это механическая ошибка, которую легко исправить и вновь обратиться в ФСС за возмещением.

Если же фонд отказывает в компенсации затрат из-за неверно оформленных документов или необоснованности страхового случая, страхователю придется доказывать свою правоту.

Здесь потребуется мощная правовая поддержка — опытный юрист по социальным выплатам и компенсациям будет полезен не только для подготовки обращения в ФСС, но и для дальнейшего разбирательства с органом социального страхования.

Как возместить расходы в ФСС

Относительно расходов на соцнужды работодатель является страхователем. Организации перечисляют пособия по временной нетрудоспособности и материнству, после чего Фонд социального страхования компенсирует эти расходы.

Сам процесс возмещения устроен так: предприятие выступает посредником между органами соцстраха и своими работниками, оплачивая страховые случаи. В конце месяца страхователь рассчитывает страховые взносы и перечисляет их в Федеральную налоговую службу.

Если в течение отчетного периода (того же месяца) были произведены расходы на пособия по временной нетрудоспособности и материнству, организация уменьшает ежемесячный платеж на величину этих затрат (ч. 2 ст. 431 НК РФ). По итогам квартала/полугодия/года проводится сверка — выявляются задолженности и переплаты. Перерасход подлежит возмещению.

Что же такое в данном случае перерасход? Это превышение фактически произведенных издержек на пособия сотрудникам над итоговыми начислениями. Эта сумма требует возмещения, которое проводится или в формате зачета переплаты в счет будущих периодов, или же в виде возврата реальных денег страхователю (ст. 4.6 255-ФЗ от 29.12.2006).

В чем состоит главная сложность? В порядке возмещения. Ранее все операции проводились через ФСС — и уплата взносов, и возмещение расходов, и отчетность. С 2017 года оплата и отчеты идут через Федеральную налоговую службу, а компенсации продолжает контролировать соцстрах. При этом прямой возврат денег также осуществляет ФНС.

Обобщенный порядок взаиморасчетов выглядит так:

1. Страхователь направляет в ФСС заявление о возмещении расходов.
2. Соцстрах изучает документы, параллельно запрашивая у ФНС сведения о долгах и переплатах страхователя.
3. Страховой орган принимает решение о компенсации и направляет уведомление страхователю.
4. Соцстрах информирует ФНС о необходимости перечисления компенсации страхователю.
5. ФНС переводит на расчетный счет страхователя указанную сумму.

Получается, что решение о выделении средств принимает соцстрах, а компенсацию выплачивает налоговая инспекция. Если страхователь хочет, чтобы контролирующие органы приняли положительное решение и возместили все расходы на пособия, он должен предоставить только достоверные сведения, корректные расчеты и полноценные обоснования.

Что нужно подготовить для возмещения затрат в ФСС

Возмещение пройдет, только если работодатель предоставит в территориальный Фонд социального страхования полный пакет документов-оснований.

Главные бланки — это заявление о выделении средств (компенсации, возмещении), справка-расчет и расшифровка расходов. Все формы рекомендованы. Если у страхователя есть необходимость, он может доработать регистры под свою компанию, предоставив пояснения в ФСС.

Справка-расчет и расшифровка расходов — это аналоги таблиц 1 и 2 из предыдущей формы отчета 4-ФСС. В справочном материале (аналогичном таблице 1), который готовят для целей возмещения расходов, указывают:

• общую величину долга на начало и конец отчетного периода (месяца, квартала, полугодия);
• итоговую сумму начисленных страховых взносов;
• дополнительные начисления;
• не принятые к возмещению расходы;
• средства, потраченные на нужды соцобеспечения.

И это далеко не все, что можно указать в справке. Еще раз повторимся — форма не унифицирована, и если у вас есть потребность включить информацию, связанную с отраслевой спецификой, включайте и обосновывайте изменения бланка.

Расшифровка расходов (аналогичная таблице 2) представляет собой полную детализацию всех страховых затрат работодателя. Это важный нюанс — многие по ошибке включают в расшифровку только те расходы, которые планируют компенсировать.

Заявление на выделение средств — это прямое обращение к страховому органу. Суть заявления — возмещение расходов, поэтому в тексте указываем все сопутствующие сведения. Прописываем полное наименование страхователя, причину обращения, сумму затрат к возмещению и реквизиты для перечисления денег.

Последняя составляющая обращения за компенсацией расходов — это сопроводительная документация. Страхователь должен обосновать издержки на соцобеспечение своих сотрудников, поэтому предоставить придется все бланки, подтверждающие произведенные платежи. Вот что потребует у вас ФСС:

1. Временная нетрудоспособность: трудовая книжка или трудовое соглашение с сотрудником, больничный лист, расчет компенсации.
2. Беременность и роды: трудовая книжка или соглашение, больничный лист из женской консультации, расчет пособия, справка о постановке на учет в ранние сроки беременности, заявление и приказ о предоставлении отпуска по беременности и родам.
3. Единовременное пособие при рождении ребенка: трудовая книжка или соглашение, справка из ЗАГСа о рождении ребенка, заявление о компенсации, справка от второго супруга о том, что его работодатель не платил аналогичное пособие.
4. Ежемесячное пособие по уходу за ребенком до полутора лет: трудовая книжка или соглашение, расчет выплаты, свидетельство о рождении, справка от второго супруга о том, что его работодатель не платил аналогичное пособие.
5. Соцпособие (погребение): трудовая книжка или соглашение, справка из ЗАГСа, заявление.

Страхователь может компенсировать и оплату дополнительных выходных дней одному из родителей, если ему потребовался уход за детьми-инвалидами, не достигшими совершеннолетия.

Перечень ситуаций для возмещения расходов закрыт. Это значит, что никаких других оснований для компенсации у ФСС не предусмотрено.

Специалисты соцстраха изучают документы и выносят положительный или отрицательный вердикт. При утвердительном решении расходы страхователя возмещаются в течение десяти дней.

Нередки и встречные проверки на поданные заявления — сотрудники ФСС инициируют выездной или камеральный контроль в случае необоснованности или неполноты представленных сведений. В таких ситуациях возмещение перечисляется уже после окончания проверочных мероприятий и исправления всех ошибок.

Поручите задачу профессионалам. Юристы выполнят заказ по стоимости, которую вы укажите. Вам не придётся изучать законы, читать статьи и разбираться в вопросе самим.

ФCC не принял к зачету пособия – как учесть такие суммы?

ФСС не принял к зачету пособия — что делать в таком случае? В статье ниже мы расскажем, почему ФСС может не принять ваши соцрасходы к зачету, можно ли спорить с госорганом и как отразить в учете и отчетности не зачтенные ведомством суммы.

Важно! Статья актуальна в отношении пособий, выданных до 31.12.2020. С 2022 года зачетный механизм отменен, а пособия оплачивает напрямую ФСС.

Почему ФСС не принял к зачету пособия?

Траты на оплату листков нетрудоспособности, декретных и детских пособий, а также иные меры соцподдержки работников работодателю компенсирует ФСС: либо соцвыплаты засчитываются в счет взносов на временную нетрудоспособность и материнство (ВНиМ), либо возмещаются страхователю на расчетный счет.

Для принятия соцрасходов к зачету или возмещению ФСС должен их проверить. Согласно подп. 4 п. 1 ст. 4.2 и п. 4 ст. 4.7 закона «Об обязательном соцстраховании на случай ВНиМ» от 29.12.2006 № 255-ФЗ соцстрах имеет право не засчитывать расходы на выплату пособий по госсоцстрахованию, если они произведены:

• на основании неверно оформленных либо выданных с нарушением законодательства документов;
• с нарушением законодательства РФ о соцстраховании;
• вовсе без подтверждающих документов.

ФСС может обвинить организацию в создании искусственных условий для возмещения или зачета бюджетных средств. Мы разобрали такие случаи в этой статье.

ФСС также отказывает в возмещении или зачете, если считает, что больничный лист поддельный.

Как бухгалтеру действовать при подозрении, что листок нетрудоспособности поддельный, читайте здесь.

Можно ли подтвердить правомерность расходов иными документами, если ФСС не принял к зачету расходы на оплату листков нетрудоспособности в связи с их утерей? Ответ на это вопрос вы можете найти в КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе бесплатно и переходите к разъяснениям эксперта.

Итак, у ФСС есть полномочия отказать страхователю в зачете или возмещении соцвыплат. Организация может в таком случае либо спорить с фондом в суде, либо согласиться с госорганом. Если возместить соцвыплаты так и не удалось, то бухгалтеру придется внести ряд корректировок в учет и отчетность по не принятым фондом расходам.

Алгоритм отражения в учете пособий, не принятых ФСС к зачету

Если ФСС не принял облагаемое пособие и отказал в возмещении или зачете соцвыплат, то бухгалтер должен поступить следующим образом:

• Сторнировать в бухучете суммы незачтенных пособий.
• Списать незачтенные суммы в расходы либо удержать их с работника.
• Исчислить с незачтенной соцвыплаты страховые взносы — это наиболее безопасный путь для страхователя в настоящий момент, рекомендованный ФНС и Минфином (письма от 22.09.2017 № ЕД-4-15/19093 и от 01.09.2017 № 03-15-07/56382 соответственно).

С требованием чиновников начислять взносы можно и поспорить. Поможет вам в этом подборка правоприменительной практики, которую вы найдете в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе, его можно получить бесплатно.

• Доплатить взносы в ФНС либо в ФСС (за периоды до 2017 года) — если вы уменьшаете ежемесячные соцвзносы на ВНиМ на суммы пособий, то после отказа ФСС в зачете пособий нужно доплатить администратору взносов на ВНиМ (до 2017 года — ФСС, с 2017 года — ФНС) в размере суммы соцвыплаты, не принятой к зачету
• Начислить и удержать НДФЛ с работника — данный пункт не касается пособия по временной нетрудоспособности, с которого НДФЛ и так удерживается. А вот с другими видами соцпособий ситуация сложнее. По аналогии с начислением страхвзносов: если ФСС отказывается засчитывать выплату пособия, то оно прекращает быть страховым обеспечением по обязательному соцстрахованию. А значит, не относится к выплатам, из сумм которых подоходный налог не удерживается. Следовательно, если работник отказывается вернуть пособие, не зачтенное ФСС, то такая выплата становится его доходом, с которого надо удержать подоходный налог. Однако в законе отсутствует прямая обязанность взимать НДФЛ с не зачтенных соцстрахом пособий. Но если не удержите НДФЛ, но начислите страхвзносы, это может вызвать вопросы у налоговиков, так как между базой для начисления страхвзносов и базой по подоходному налогу возникнет разница.
• Разобраться с возможной переплатой по НДФЛ — если работник вернул пособие, ранее облагаемое подоходным налогом, то у него возникает переплата. Вы должны сообщить о ней сотруднику (п. 1 ст. 231 НК РФ), а затем эту переплату либо зачесть в счет будущих платежей по НДФЛ, либо вернуть работнику на основании заявления исключительно на его банковский счет.
• Перечислить взносы и НДФЛ* в бюджет.
• Рассчитать пени по взносам и подоходному налогу* и также перечислить государству. На момент признания соцвыплат невозмещаемыми у организации образуется недоимка по страхвзносам и НДФЛ*. А пени рассчитываются за период от дня, следующего за установленной датой перечисления страхвзносов за месяц, в котором было выплачено пособие, до дня, предшествующего дню погашения задолженности по взносам или подоходному налогу.

1. Скорректировать отчетность — нужно внести исправления в бухгалтерскую и налоговую отчетность, в том числе в отчеты по персоналу: 2-НДФЛ**, 6-НДФЛ** (за периоды с 2016 года), 4-ФСС, РСВ-1 (за периоды до 2017 года), ЕРСВ (за периоды начиная с 2017 года).

* Если подоходный налог ранее не был удержан и вы решили все же его удержать.

** Корректируется, если вы предпочли удержать подоходный налог с сумм, ранее им не облагаемых.

Рассмотрим подробнее каждый этап.

Учет пособий, не принятых к зачету ФСС: работник вернул пособие

Бухучет соцвыплат, не зачтенных или не возмещенных соцстрахом, зависит от того, вернул ли работник пособие, а также облагалось ли оно изначально подоходным налогом.

По незачтенным пособиям — в бухучете бухгалтер сторнирует записи по начислению сумм данных выплат. Дата бухпроводки будет соответствовать дате решения фонда о непринятии к зачету расходов. Затем не подтвержденные фондом соцрасходы могут быть удержаны с работника, но только в 2 случаях:

• предоставление работником заведомо неверных сведений для начисления пособия (поддельный больничный, справка о заработке за последние 2 года с завышенными суммами доходов работника);
• допуск бухгалтером счетной ошибки.

Согласно ч. 4 ст. 137 ТК РФ, ч. 4 ст. 15 закона 255-ФЗ, ч. 1 ст. 138 ТК РФ такие суммы можно удержать из трудовых доходов работника, но не более 20% заработка за каждый месяц. В остальных ситуациях возврат излишних соцвыплат производится работником добровольно.

Если работник возвращает пособие добровольно либо соцвыплату удерживают из его зарплаты, то бухзаписи будут следующие:

Дебет

Кредит

Содержание записи

Сторно начисления незачтенной соцвыплаты

Сторно пособия по нетрудоспособности за первые 3 дня болезни

Сторно НДФЛ с пособия по временной нетрудоспособности

Соцвыплата отнесена на счет расчетов с персоналом по прочим операциям.
Если работник уже уволился, но переплату возвращает — задействуйте счет 76

Работник добровольно вернул сумму неправомерно выплаченного пособия либо эта сумма была удержана из его зарплаты

Доплачено незачтенное пособие — так как на его сумму ранее были уменьшены взносы на ВНиМ к уплате

Излишне удержанный НДФЛ возвращен работнику на банковскую карту

Учет пособий, не принятых к зачету ФСС: работник не вернул пособие

Пособие с работника нельзя взыскивать, если незачет соцвыплаты возник из-за неверного толкования бухгалтером законодательства при расчете суммы пособия (ч. 4 ст. 15 закона 255-ФЗ). Кроме того, руководитель вправе принять решение не взыскивать пособие независимо от причины незачета (ст. 240 ТК РФ).

Если работник не возвращает соцвыплату, то сделайте следующие проводки:

Дебет

Кредит

Содержание операции

Сторно начисления незачтенной соцвыплаты

Не зачтенная фондом выплата отнесена на счет прочих расходов

69 по субсчетам расчетов с фондами либо с ФНС в части начисления страхвзносов

Начислены на не зачтенное ФСС пособие страховые взносы

Удержан НДФЛ с соцвыплаты (кроме пособия по временной нетрудоспособности)

69 с/счет «Пени, штрафы по соцвзносам»

Начислены пени по опоздавшим в бюджет соцвзносам

68 с/счет «Пени, штрафы по НДФЛ»

Начислены пени по недоимке по НДФЛ

69/68 по субсчетам расчетов с фондами либо с ФНС в части начисления страхвзносов/НДФЛ, 69 с/счет «Пени, штрафы по соцвзносам», 68 с/счет «Пени, штрафы по НДФЛ»

Перечислены страховые взносы, НДФЛ, пени по страхвзносам и НДФЛ в бюджет

НДФЛ удерживайте с работника в том случае, если он не вернул суммы неверно выплаченных пособий, налог не был удержан ранее и вы решили, что безопаснее его удержать. Если работник уже уволился — сообщите в ФНС о невозможности удержать подоходный налог.

В налоговом учете не принятые ФСС к зачету пособия в расчете налога на прибыль не участвуют, поэтому возникает постоянная разница и постоянное налоговое обязательство.

О фиксации разниц между бухгалтерским и налоговым учетом читайте здесь.

Упрощенцы также не учитывают в расходах не зачтенные соцстрахом пособия.

Как отражать облагаемое взносами не зачтенное ФСС пособие: отчетность налогового агента

Если фонд отказался засчитывать или возмещать пособие, то нужно внести корректировки в ряд отчетной документации налогового агента:

Отчетность

Пособие изначально облагалось НДФЛ, работник его вернул

Пособие изначально облагалось НДФЛ, работник его не вернул

Пособие изначально не облагалось НДФЛ, работник его вернул

Пособие изначально не облагалось НДФЛ, работник его не вернул

Исключите сумму пособия из 2-НДФЛ и сдайте корректирующую справку

Сдайте корректирующую 2-НДФЛ по сотруднику, код больничного 2300 замените на код 4800

Ничего исправлять в 2-НДФЛ не нужно

У работника появился доход, который следует отразить в 2-НДФЛ под кодом 4800 и удержать подоходный налог. Если на момент обнаружения не зачтенного фондом пособия работник уже уволился, то 2-НДФЛ следует сдавать с признаком 2

6-НДФЛ (если незачтенное пособие обнаружено в 2016 году и позднее)

Сдайте корректирующую 6-НДФЛ за период неправомерной выплаты пособия, а также за предшествующие периоды — поскольку раздел 1 формы 6-НДФЛ заполняется нарастающим итогом с начала года

Ничего исправлять в 6-НДФЛ не нужно

У работника появился доход, сдайте корректирующую 6-НДФЛ за период неправомерной выплаты пособия, а также за предшествующие периоды

Подробнее о корректировке квартального расчета по НДФЛ читайте здесь.

Как отражать облагаемое взносами не зачтенное ФСС пособие: отчетность страхователя

4-ФСС

Порядок исправления зависит от года выплаты незачтенного пособия. Если это 2016 год и раньше, то исправляются прежде всего данные в таблице 2: страхователь исключает не принятые фондом соцвыплаты из соответствующих строк и граф таблицы. Соответственно уменьшаются показатели по строкам «Расходы на цели обязательного соцстрахования» и «Задолженность за территориальным органом ФСС на конец отчетного (расчетного) периода». А сумму не принятого соцстрахом пособия бухгалтер зафиксирует в одноименной строке 5 таблицы 1.

Еще страхователю по общему правилу нужно будет откорректировать строки 1–4 таблицы 3 и строки 1–3 таблицы 6 (в части общей суммы выплат и вознаграждений в пользу физлиц и распределения этих сумм на облагаемые и не облагаемые страхвзносами). На сумму доначисленных страховых взносов корректируются строки 2 таблицы 1 и таблицы 7 «Начислено к уплате страховых взносов» — если недоимка обнаружена в том же году, в котором выплатили первоначально пособие. Соответственно вносятся правки в строки, фиксирующие задолженность за страхователем на конец отчетного периода.

Если корректируется 4-ФСС уже за периоды 2017 года, то там нет таблиц по расчетам взносов и выплат на ВНиМ. Исправлению подлежит база для расчета взносов на травматизм, общая сумма выплат и вознаграждений в пользу физлиц, сумма начисленных взносов и задолженность за страхователем на конец периода.

РСВ-1

За периоды до наступления 2017 года уточнять персонифицированные сведения следует по форме СЗВ-КОРР (постановление Правления ПФР от 11.01.2017 № 3п). В этой форме вы приводите персональные данные работника, исправленные суммы выплат в его пользу и рассчитанные суммы взносов. В случае неполного отражения в отчетности страхвзносов за какие-либо отчетные периоды, суммы доначислений отражаются нарастающим итогом в 120-й строке и в разделе 4 годовой формы РСВ-1 отдельной строкой по каждому периоду.

ЕРСВ

Новый расчет по страховым взносам страхователи сдают за периоды начиная с 2017 года. Общий принцип корректировки расчета в случае отказа ФСС в возмещении или зачете тот же, что и при исправлении формы 4-ФСС за 2016 год: нужно исключить незачтенные пособия из Приложения 3, а также скорректировать базу для начисления каждого типа страхвзносов и общую сумму выплат и вознаграждений в пользу физлиц. Также корректируются строки, содержащие информацию о сумме начисленных страхвзносов и суммы по строкам 070 и 090 приложения 2.

Подробнее о порядке уточнения персонифицированных сведений в ЕРСВ читайте здесь.

Итоги

ФСС нередко отказывает работодателям в зачете или возмещении выплат по соцстрахованию. С фондом можно попробовать поспорить в суде. Если же отказ окончательный, то работодателю предстоит корректировать учет и отчетность в бюджет на суммы незачтенных пособий.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Нарушения, при которых ФСС отказывает в возмещении расходов

ФСС – администратор расходов на выплату страхового обеспечения на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством. Указанные полномочия накладывают на фонд обязанности по проведению проверок страхователей в отношении расходов, финансирование которых осуществляется за счет средств фонда (ч. 1 ст. 4.7 Закона № 255-ФЗ). Камеральные и выездные проверки расходов на выплату страхового обеспечения проводятся в порядке, аналогичном порядку, установленному Законом № 125-ФЗ. Рассмотрим нарушения, которые выявляются по результатам проверок.

Виды страхового обеспечения по социальному страхованию приведены в ст. 8 Закона № 165-ФЗ. К ним, в частности, относятся:

пособие по беременности и родам;

единовременное пособие женщинам, вставшим на учет в медицинских организациях в ранние сроки беременности;

единовременное пособие при рождении ребенка.

Предлагаем рассмотреть нарушения, которые наиболее часто выявляются в ходе проверок.

Страховой случай не подтвержден документально

Согласно ч. 4 ст. 2, ст. 13 Закона № 255-ФЗ застрахованные лица имеют право на получение страхового обеспечения (пособий) только при соблюдении условий и наличии необходимых подтверждающих документов, оформленных в установленных законодательством РФ порядке.

В силу п. 5 ст. 13 Закона № 255-ФЗ основанием для назначения и выплаты пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам является представленный застрахованным лицом листок нетрудоспособности утвержденной формы, выданный ему медицинской организацией. Форма листка нетрудоспособности утверждена Приказом Минздравсоцразвития РФ от 26.04.2011 № 347н, а порядок его заполнения – Приказом Минздравсоцразвития РФ от 29.06.2011 № 624н (далее – Порядок № 624н).

Как отмечается в Определении ВС РФ от 04.04.2016 № 304-КГ16-2017 по делу № А27-15847/2014, обязанность по документальному подтверждению расходов по обязательному социальному страхованию возлагается на страхователя, и в отсутствие таких доказательств (нет листков нетрудоспособности, не получены ответы лечебных учреждений) нельзя говорить об их связи с наступившим страховым случаем. В связи с этим у ФСС нет оснований для принятия к зачету и возмещения в установленном порядке спорных расходов.

Обратите внимание: наличие данного листка нетрудоспособности является документальным подтверждением страхового случая (ч. 1 ст. 22 Закона № 165-ФЗ).

Листок нетрудоспособности выдан с нарушением Порядка № 624н

В ходе проверок контрольный орган нередко выявляет листки нетрудоспособности, выданные с нарушениями. Так, в Постановлении АС УО от 17.02.2017 № Ф09-12390/16 по делу № А60-20699/2016 суд отказал в удовлетворении требований администрации города о признании недействительным решения ФСС о непринятии к зачету расходов на выплату страхового обеспечения по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством. Причиной отказа явилось нарушение п. 11, 13 Порядка № 624н, касающееся продления листка нетрудоспособности при сроках, превышающих 15 календарных дней, без решения врачебной комиссии.

В силу п. 3 ч. 1 ст. 11 Закона № 165-ФЗ страховщики имеют право не принимать к зачету расходы на обязательное социальное страхование, произведенные с нарушением законодательства РФ. Страховщик вправе не принимать к зачету расходы, если работодатели произвели выплаты по листкам нетрудоспособности, не соответствующим установленным требованиям. В постановлении судьями было обращено внимание на то, что обязанность проверки листков нетрудоспособности для выплаты пособия лежит на администрации предприятия (работодателя), которое производит выплату пособия. Только при надлежащем исполнении этой обязанности у учреждения возникает право возмещения средств за счет ФСС, а у последнего – принятия обязательства к зачету. Вывод суда соответствует правовой позиции, изложенной в постановлениях Президиума ВАС РФ от 11.12.2012 № 10605/12, ВАС РФ от 26.11.2013 № 9383/13.

Однако не все ошибки, допущенные при выписке листков нетрудоспособности, являются существенными, о чем свидетельствует обширная судебная практика.

В Постановлении АС ЗСО от 26.04.2017 № Ф04-973/2017 по делу № А03-14272/2016 рассматривался спор по поводу ошибок, допущенных в фамилии застрахованного лица. Впоследствии медицинское учреждение выдало дубликат листка нетрудоспособности взамен испорченного. Однако ФСС его не принял, поскольку он был выдан за пределами проверяемого периода, что, по мнению страховщика, не могло свидетельствовать о несении спорных расходов именно в проверяемом периоде. Суд отказал ФСС в его требованиях, обоснованно указав, что сам по себе факт наличия ошибок в листке нетрудоспособности, допущенных медицинским учреждением, не является основанием для отказа в принятии к зачету произведенных страхователем расходов и включении данных расходов в базу для начисления страховых взносов.

Аналогичное мнение изложено в Постановлении АС ЗСО от 14.04.2017 № Ф04-725/2017 по делу № А46-11541/2016. В нем арбитры встали на сторону организации, указав, что выявленные в ходе проверки нарушения по оформлению листков нетрудоспособности допущены не страхователем, а медицинским учреждением. Фонд не доказал, что установленные проверкой недостатки в оформлении больничного листка влияют на данные, имеющие существенное значение для принятия к зачету расходов по обязательному социальному страхованию.

В дополнение к вышесказанному добавим, что судьи по поводу ошибок и нарушений, допущенных при выписке листков нетрудоспособности, отмечают следующее:

если ошибки в листках нетрудоспособности носят устранимый характер, это не является основанием для отказа в принятии к зачету произведенных страхователем расходов (см. Постановление АС СКО от 27.05.2016 № Ф08-3232/2016 по делу № А32-38535/2015);

если отсутствие страхового случая установлено не было, нецелевое расходование средств социального страхования отсутствует, в связи с этим отсутствуют и убытки, которые якобы понес фонд (см. постановления АС ЗСО от 20.03.2017 № Ф04-496/2017 по делу № А27-18599/2016, от 14.04.2016 № Ф04-1416/2016 по делу № А45-14489/2015).

Одновременная выплата зарплаты и пособия по нетрудоспособности

В силу пп. 1 п. 1 ст. 1.2 Закона № 255-ФЗ обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством представляет собой систему создаваемых государством правовых, экономических и организационных мер, направленных на компенсацию гражданам утраченного заработка или дополнительных расходов в связи с наступлением страхового случая. Как следует из материалов проверки, рассмотренных в Постановлении АС ДВО от 10.04.2017 № Ф03-969/2017 по делу № А73-12219/2016, по штатному расписанию числятся всего три должности сторожа управления. При этом замена сторожа, который болеет и временно нетрудоспособен, другим работником не отражена в табелях рабочего времени. Следовательно, сторож, который должен был быть в отпуске по временной нетрудоспособности, выполнял свои трудовые обязанности по трудовому договору в полном объеме. Ввиду обнаруженных обстоятельств ФСС было отказано в возмещении расходов на выплату пособия по временной нетрудоспособности.

Определением ВС РФ от 22.08.2017 № 303-КГ17-10708 организации было отказано в передаче дела № А73-12219/2016 в Судебную коллегию по экономическим спорам ВС РФ для пересмотра в порядке кассационного производства данного постановления.

Неправильно произведена замена лет при расчете пособия

Согласно п. 1 ст. 14 Закона № 255-ФЗ пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, ежемесячное пособие по уходу за ребенком исчисляются исходя из среднего заработка застрахованного лица, рассчитанного за два календарных года, предшествующих году наступления временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком. В случае если в двух календарных годах, непосредственно предшествующих году наступления указанных страховых случаев, либо в одном из указанных годов застрахованное лицо находилось в отпуске по беременности и родам и (или) в отпуске по уходу за ребенком, соответствующие календарные годы (календарный год) по заявлению застрахованного лица могут быть заменены в целях расчета среднего заработка предшествующими календарными годами (календарным годом) при условии, что это приведет к увеличению размера пособия.

Как отмечается в Постановлении АС СЗО от 05.04.2017 № Ф07-2439/2017 по делу № А56-36338/2016, выплата пособия на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством направлена на частичное возмещение работнику утраченного им заработка в связи с наступлением страхового случая. При этом работнику должен возмещаться не любой заработок, а полученный им непосредственно перед наступлением страхового случая.

Принимая во внимание указанные обстоятельства, суд пришел к правомерному выводу о том, что замена календарных лет, которые используются в целях расчета среднего заработка для исчисления пособий, может осуществляться не на любые предшествующие годы, а на годы, непосредственно предшествующие наступлению страхового случая.

Поскольку в 2014 году работница находилась в отпуске по беременности и родам в связи с рождением первого ребенка и в отпуске по уходу за ним, а 2013 году имела заработок, при исчислении пособия в связи с рождением второго ребенка в 2015 году она вправе была заменить только 2014 год на 2012 год.

Таким образом, ФСС правомерно отказал организации в полном возмещении расходов на выплату страхового обеспечения, рассчитав размер пособия с учетом произведенной замены 2014 года исходя из сумм заработка за период с 01.01.2012 по 31.12.2013.

Превышен размер пособия по уходу за больным ребенком

В соответствии с п. 1 ч. 3 ст. 7 Закона № 255-ФЗ при осуществлении ухода за больным ребенком пособие за счет средств ФСС выплачивается с учетом следующих особенностей:

при амбулаторном лечении за первые 10 календарных дней оно выплачивается в размере, определяемом в зависимости от продолжительности страхового стажа застрахованного лица, а за последующие дни – в размере 50% среднего заработка;

при стационарном лечении – в размере, определяемом в зависимости от продолжительности страхового стажа застрахованного лица (восемь лет и более – 100% среднего заработка, от пяти до восьми лет – 80% среднего заработка, до пяти лет – 60% среднего заработка).

Как отмечается в Постановлении АС ВВО от 03.03.2016 № Ф01-209/2016 по делу № А82-3568/2015, организацией при расчете пособия не были учтены положения п. 1 ч. 3 ст. 7 Закона № 255-ФЗ. В связи с этим непринятие ФСС к зачету произведенных расходов является правомерным.

Выплата пособия по недооформленным документам

В силу ст. 13 Закона № 81-ФЗ право на ежемесячное пособие по уходу за ребенком имеют в том числе матери либо отцы, другие родственники, опекуны, фактически осуществляющие уход за ребенком, подлежащие обязательному социальному страхованию и находящиеся в отпуске по уходу за ребенком. Названное пособие назначается по месту работы застрахованных лиц, поименованных в п. 1 ст. 13 данного закона, в размере 40% среднего заработка (ст. 15 Закона № 81-ФЗ). Правила и условия назначения указанного пособия определены Порядком № 1012н.

Так, в п. 54 Порядка № 1012н приведен перечень документов, которые представляются для назначения и выплаты ежемесячного пособия по уходу за ребенком. К ним, в частности, относится справка с места работы (службы) отца (матери, обоих родителей) ребенка о том, что он (она, они) не использует указанный отпуск и не получает пособия. При этом в случае, если отец (мать, оба родителя) ребенка не работает (не служит), предоставляется справка из органов социальной защиты населения по месту жительства отца, матери ребенка о неполучении ежемесячного пособия по уходу за ребенком (для одного из родителей – в соответствующих случаях).

Как следует из материалов проверки, организация назначила пособия по уходу за ребенком в отсутствие справок о неполучении по месту работы другим родителем пособия по уходу за ребенком до достижения им возраста полутора лет. Данный факт послужил основанием для неприятия произведенных расходов ФСС (см. Постановление АС ЗСО от 20.06.2017 № Ф04-1726/2017 по делу № А70-10159/2016).

Выплата пособия лицу, работающему неполный рабочий день

Статьей 11.1 Закона № 255-ФЗ предусмотрена возможность сохранения права матерью на получение ежемесячного пособия по уходу за ребенком при условии, что она, находясь в отпуске по уходу за ребенком, предоставленном на основании ст. 256 ТК РФ, работает на условиях неполного рабочего времени и продолжает осуществлять уход за ребенком. Напомним, что в соответствии со ст. 91 ТК РФ нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю.

Как отмечается в определениях ВС РФ от 24.05.2017 № 307-КГ17-1728 по делу № А13-2070/2016, от 18.07.2017 № 307-КГ17-1728 по делу № А13-2070/2016, сокращение рабочего времени менее чем на пять минут в день не может расцениваться как мера, необходимая для продолжения осуществления ухода за ребенком, повлекшая утрату заработка. В данной ситуации пособие по уходу за ребенком уже не является компенсацией утраченного заработка, а приобретает характер дополнительного материального стимулирования работника. Указанные обстоятельства свидетельствуют о злоупотреблении организацией правом в целях предоставления своему сотруднику дополнительного материального обеспечения, возмещаемого за счет средств фонда. Аналогичное решение принято в Постановлении АС УО от 28.07.2017 № Ф09-3191/17 по делу № А76-24837/2016.

Недостоверность сведений, представленных в ФСС

С 01.01.2017 вступило в силу Постановление Правительства РФ от 22.12.2016 № 1427, в соответствии с которым пилотный проект по выплатам работникам пособий из ФСС напрямую продлен до 31.12.2019. С 01.07.2017 в пилотном проекте участвует 59 субъектов РФ. Напомним: пилотный проект заключается в том, что расходы на выплату пособий, связанных с временной нетрудоспособностью, материнством и детством, в указанных субъектах осуществляются через региональные отделения ФСС напрямую застрахованным лицам. При этом организации-работодатели передают все необходимые сведения для назначения пособий страховщику.

В силу ст. 15.1 Закона № 255-ФЗ физические и юридические лица несут ответственность за достоверность сведений, содержащихся в документах, выдаваемых ими застрахованному лицу и необходимых для назначения, исчисления и выплаты пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, ежемесячного пособия по уходу за ребенком. Как следует из материалов проверки, организация, представляя в ФСС сведения, необходимые для назначения и выплаты пособий, указала неверное количество календарных дней в расчетном периоде и неверные сведения о среднем заработке застрахованных лиц за расчетный период, включив в него суммы вознаграждений, выплаченные данным лицам по договорам гражданско-правового характера. В связи с этим расчет пособия был произведен неверно, что повлекло его переплату. Поскольку срок исковой давности не был пропущен, суд вынес решение о возмещении убытков фонда, связанного с переплатой пособия по уходу за ребенком (см. постановления АС ВВО от 18.08.2017 № Ф01-3211/2017 по делу № А43-15657/2016)

Аналогичные решения были вынесены в постановлениях АС ВВО от 28.03.2016 № Ф01-612/2016 по делу № А43-5593/2015, от 04.03.2016 № Ф01-243/2016 по делу № А43-7778/2015.

Иные нарушения, выявляемые в ходе проверок

Кроме перечисленных выше нарушений, на практике выявляются случаи, при которых ФСС также отказывает в принятии к зачету произведенных расходов. К ним относятся нарушение требований, установленных (Постановление АС ДВО от 21.04.2017 № Ф03-495/2017 по делу № А51-13753/2016):

в пункте 1 ч. 1 ст. 7, ч. 5 ст. 14 Закона № 255-ФЗ, – дважды начислено и выплачено пособие по временной нетрудоспособности по листку нетрудоспособности;

в пункте 1 ч. 2 ст. 8 Закона № 255-ФЗ (нарушение больничного режима), – работнику выплачено пособие по временной нетрудоспособности в размере, превышающем МРОТ;

в статье 4.2 Закона № 81-ФЗ, Порядке № 1012н – при исчислении единовременного пособия при рождении ребенка работнику начислена и выплачена сумма в завышенном размере, не соответствующем году рождения ребенка, что подтверждается справкой выданной отделом загса.

Поскольку пособия по временной нетрудоспособности, единовременное пособие при рождении ребенка были выплачены работникам с нарушением норм законов № 255-ФЗ, 81-ФЗ, Порядка № 1012н в части, касающейся исчисления размера подлежащих выплате пособий, суд указал, что фондом правомерно не приняты к зачету расходы по выплате страхового обеспечения в размере, превышающем установленный законодательством.

В заключение отметим, что суммы начисленных работнику излишних выплат, которые не приняты к зачету территориальным органом ФСС по результатам проверки правильности расходования средств фонда, признаются объектом обложения страховыми взносами на общих основаниях. Поэтому учреждениям следует избегать нарушений, связанных с назначением и выплатой пособий, финансирование которых осуществляется за счет средств указанного фонда.

Когда ФСС отказывает в возмещении пособия

Нередки ситуации, когда работодатель (страхователь), произведя выплату страхового обеспечения по обязательному социальному страхованию и подав в Фонд социального страхования заявление (о возмещении расходов), получает отказ.

Разберем различные случаи отказа в возмещении расходов, понесенных работодателями на выплату пособий по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, а также причины принятия Фондом соответствующих решений.

Нормативно-правовое обоснование

Федеральным законом от 19.05.1995 № 81-ФЗ «О государственных пособиях гражданам, имеющим детей» (далее — Закон № 81-ФЗ) устанавливается единая система государственных пособий гражданам, имеющим детей, в связи с их рождением и воспитанием, которая обеспечивает гарантированную государством материальную поддержку материнства, отцовства и детства.

В силу части 1 статьи 3, части 1 статьи 4 Закона № 81-ФЗ пособие по беременности и родам, единовременное пособие женщинам, вставшим на учет в медицинских учреждениях в ранние сроки беременности, и ежемесячное пособие по уходу за ребенком являются государственными пособиями и выплачиваются за счет средств ФСС РФ.

Условия, размеры и порядок обеспечения пособиями по беременности и родам граждан, подлежащих обязательному социальному страхованию, предусмотрены Федеральным законом от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством».

В подпункте 1 пункта 1 статьи 2 Закона № 255-ФЗ установлено, что обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством подлежат граждане Российской Федерации, работающие по трудовым договорам.

В силу пункта 5 названной статьилицами, работающими по трудовым договорам, в целях Закона№ 255-ФЗ, признаются лица, заключившие в установленном порядке трудовой договор, со дня, с которого они должны были приступить к работе, а также лица, фактически допущенные к работе в соответствии с трудовым законодательством.

Частью 1 статьи 14Закона № 255-ФЗ установлено, что пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, ежемесячное пособие по уходу за ребенком исчисляются исходя из среднего заработка застрахованного лица, рассчитанного за два календарных года, предшествующих году наступления временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком.

Согласно части 2 статьи 1.2 Закона № 255-ФЗ, в том числе, страховым случаем по обязательному социальному страхованию признается уход за ребенком до достижения им возраста полутора лет.

В соответствии с подпунктом 5 части 1 статьи 1.4 Закона № 255-ФЗ одним из видов страхового обеспечения по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством является ежемесячное пособие по уходу за ребенком.

В пункте 1 статьи 9 Федерального закона от 16.07.1999 № 165-ФЗ «Об основах обязательного социального страхования» установлено, что отношения по обязательному социальному страхованию возникают у страхователя (работодателя) по всем видам обязательного страхования с момента заключения с работником трудового договора.

В силу статьи 12 Закона № 165-ФЗ страхователь обязан выплачивать страховое обеспечение застрахованным работникам при наступлении страхового случая. Основанием для назначения и выплаты страхового обеспечения застрахованному лицу является наступление документально подтвержденного страхового случая (пункт 1 статьи 22 Закона № 165-ФЗ).

Итак, для возникновения у работодателя обязанности по выплате страхового обеспечения по рассматриваемому виду социального страхования необходимо:

• наличие трудовых отношений на дату наступления страхового случая;
• непосредственно наступление страхового случая;
• документальное подтверждение наступления страхового случая.

Принятия Фондом решения о возмещении страхователю страховых взносов

Согласно подпунктам 4 и 5 пункта 2 статьи 11 Закона № 165-ФЗ страховщики обязаны обеспечивать контроль за правильным начислением, своевременной уплатой и перечислением страховых взносов страхователями, а также за расходами на обязательное социальное страхование, предусмотренными федеральными законами о конкретных видах обязательного социального страхования; контролировать правильность и своевременность назначения и выплаты страхового обеспечения застрахованным лицам.

В соответствии с подпунктом 3 пункта 1 статьи 11 Закона № 165-ФЗ страховщик имеет право не принимать к зачету расходы на обязательное социальное страхование только в том случае, если данные расходы произведены страхователем с нарушением законодательства Российской Федерации.

Следовательно, Фонд социального страхования в силу закона наделен полномочиями по контролю и проверке правильности расходования денежных средств на выплату страхового обеспечения.

Важно! Интересы сотрудника, имеющего право на получение пособий по государственному социальному страхованию, в данном случае не затрагиваются.

При подаче заявления юридическим лицом с требованием возместить произведенные в пользу застрахованного лица страховые выплаты Фонд проводит проверку.

В ходе проверки Фонд при наличии необходимости запрашивает документы, которые, в первую очередь, подтверждают трудовую деятельности и непосредственно осуществление выплаты в пользу застрахованного лица.

Кроме того, в случае возникновения у Фонда сомнений в реальности трудовых отношений, наличия сомнений в правомерности выплаты по страхованию Фондом могут быть запрошены и иные документы, например:

• диплом об образовании — для установления факта соответствия лица занимаемой должности;
• копия трудовой книжки — для оценки способности выполнения соответствующей функции застрахованным лицом;
• табель учета рабочего времени — для подтверждения нахождения работника на рабочем месте;
• результат осуществляемой деятельности — например, какой-либо овеществленный предмет, если работа связана непосредственно с созданием новых объектов; если деятельность связана с работой с людьми можно, к примеру, представить отчет о работе из автоматизированной информационной системы, а также иные доказательства, подтверждающие реальность осуществления деятельности.

Таким образом, для получения соответствующего возмещения работодатель должен доказать реальность трудовых отношений с застрахованным лицом.

Со своей стороны, Фонд в случае отказа должен подтвердить надлежащими доказательствами вывод о создании искусственной ситуации, направленной на незаконное возмещение средств Фонда.

При проведении проверок нередки случаи, когда у Фонда возникают сомнения в объективной необходимости введения новой должности. Конечно, работодатель в случае появления сомнений со стороны Фонда может представить доказательства наличия такой необходимости. Например, представить документы, указывающие на расширение предприятия, рост количества заказов со стороны контрагентов и др.

Между тем, суды придерживаются той позиции, что целесообразность принятия новых работников, определение порядка распределения должностных обязанностей между работниками является прерогативой работодателя и не входит в компетенцию Фонда.

Вызывает определенные сомнения у Фонда заключение трудового договора с работником в период осуществления последним ухода за ребенком.

Однако, такие обстоятельства не свидетельствуют о незаконности действий работодателя, так как в статье 64 Трудового кодекса Российской Федерации установлен запрет на необоснованный отказ в заключении трудового договора, в частности, по мотивам, связанным с беременностью или наличием детей.

Следовательно, непринятие на работу женщин, находящихся в отпуске по уходу за ребенком, напротив, будет нарушением действующего трудового законодательства.

Следует отметить, что в тех случаях, когда в результате проверки, проведенной Фондом, будет установлено, что лицо принято на должность незадолго до наступления страхового случая, не соответствует требованиям, предъявляемым к должности, фактически (при наличии заключенного трудового договора) трудовую деятельность не осуществляло, доказательства наличия результатов труда не представлены, Фонд вполне обоснованно (с точки зрения судов) может отказать в возмещении расходов на цели социального обеспечения.

Позиции высших судов относительно полномочий Фонда

Так, в Постановлении Президиума Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 29.06.2004 № 2901/04 указано, что руководитель вправе принять на работу любое лицо и установить ему вознаграждение в любом размере. Вместе с тем, решение вопроса о правомерности предъявления к зачету расходов, произведенных в пользу застрахованного лица, не может ставиться в зависимость только от наличия у работодателя полномочий в сфере гражданско-правовых отношений. Таким образом, для получения соответствующего возмещения работодатель должен доказать не только факт выплаты заработной платы и отчисления соответствующих взносов, но и подтвердить реальность трудовых отношений.

Согласно правовой позиции Президиума Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации, изложенной в Постановлении от 19.07.2011 № 282/11, условиями, необходимыми для возмещения страхователю расходов по обязательному социальному страхованию, являются наличие между страхователем и застрахованным лицом трудовых отношений; подтверждение наступления страхового случая листком нетрудоспособности; документальное подтверждение выплаты пособия застрахованному лицу.

Вместе с тем, указанные обстоятельства имеют правовое значение в том случае, если по результатам проверки не установлены обстоятельства, свидетельствующие о незаконности получения денежных средств из ФСС РФ под видом возмещения пособия по беременности и родам и единовременного пособия.

Таким образом, Фонд вправе оценивать трудоустройство застрахованных лиц как фиктивное, делать выводы о необходимости трудоустройства работников, устанавливать действительность возложенных на работника функций, поскольку Фонд наделен полномочиями по оценке обоснованности и документального подтверждения заявленных страхователем расходов по обязательному социальному страхованию.

В следующем номере мы разберем иные случаи, когда Фонд социального страхования отказывает в возмещении произведенных выплат по обязательному социальному страхованию.

Привет, Гость! У «Клерка» новый курс!

(ФСБУ 5/2019, ФСБУ 25/2018, ФСБУ 26/2020, ФСБУ 6/2020, ФСБУ 27/2021.)

Успейте записаться, пока есть места! Обучение онлайн 1 месяц. Старт курса уже 15 февраля, программа здесь.

Когда ФСС накажет за выплату пособий

Юрист «Пепеляев Групп» Екатерина Мартемьянова в своей статье рассказала, как проверяющие доказывают, что детские пособия выплачены неправомерно; какие признаки укажут на то, что страховой случай не наступил; что грозит руководителю, если ФСС привлечет фирму к ответственности.

Когда откажут в зачете расходов

Ежемесячное пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет выплачивают застрахованному лицу, которое фактически ухаживает за ребенком. Это могут быть мать, отец или бабушка.

Право на пособие сохраняется, если его получатель работает на условиях неполного рабочего времени (ч. 2 ст. 11.1 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ, далее — Закон № 255-ФЗ). Но если режим работы не позволяет осуществлять уход за ребенком, ФСС не считает произведенные выплаты социальными пособиями.

Так, в деле ОАО «Северсталь-инфоком» работнику, который был в отпуске по уходу за ребенком, установили режим работы на условиях неполного рабочего дня с занятостью 99,00 процентов в день. ФСС решил, что в этом случае пособие платить неправомерно. Но суды трех инстанций приняли позицию страхователя. У компании были формальные основания, чтобы выплатить пособие. Работник одновременно и трудился, и пребывал в отпуске по уходу за ребенком. Верховный суд отменил решения нижестоящих инстанций. Он указал, что при сокращении рабочего времени на пять минут в день, ухаживать за ребенком фактически невозможно, пособие по уходу за ребенком уже не является компенсацией утраченного заработка. Страхователь злоупотребил правом, выплатив дополнительное материальное обеспечение работнику за счет средств фонда (определение Верховного суда от 18.07.2017 № 307КГ17-1728). Данный подход был воспринят и нижестоящими судами.

В законе не предусмотрено на сколько нужно сокращать рабочее время. В указанных судебных актах также нет критериев, которые бы позволили определить — достаточно ли работнику времени, чтобы ухаживать за ребенком и при этом трудиться. Поэтому вопрос о том, на сколько нужно сократить рабочий день без риска получить претензии от ФСС, открыт.

Единственным ориентиром может стать установленный объем компенсации утраченного работником заработка — 40 процентов (п. 1 ст. 11.2. Закона № 255-ФЗ). При сокращении рабочего времени на 40 процентов и более объем выплачиваемого страхового обеспечения будет соответствовать объему утраченного работником заработка.

Такое сокращение рабочего времени также обеспечит работнику реальную возможность ухаживать за ребенком. Иную договоренность между работником и работодателем фонд всегда может оспорить по основаниям, которые указаны выше.

Какие риски грозят фирме при фиктивном устройстве на работу беременных

Компания принимает на работу беременную женщину непосредственно перед наступлением страхового случая, то есть перед отпуском по беременности и родам. Фонд считает, что в этом случае фирма, как правило, хочет неправомерно воспользоваться средствами ФСС.

В законе не указаны сроки, которые беременная должна отработать до наступления страхового случая. Нет там и ограничений по выплате пособия, которые бы зависели от срока беременности на дату приема на работу (постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 28.09.2018 № Ф08-7397/2018).

Но работодатель должен доказать реальность трудовых отношений (постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 11.09.2018 № А70-455/2018). Важно понимать, что кадровых документов тут, как правило, недостаточно. Даже если компания представит весь комплект: трудовой договор, должностную инструкцию, табель учета рабочего времени, расчетные ведомости о выплате заработной платы.

Так, например, в деле ООО «Торговый дом новые технологии» суд согласился с выводом ФСС о фиктивном трудоустройстве работницы на должность офис-менеджера непосредственно перед наступлением страхового случая. Цель — получить от фонда возмещение пособия, выплаченного работнице.

Компания не представила достаточных доказательств, которые бы подтвердили, что работница действительно выполняла свои обязанности в спорный период. Кроме того, гражданку допросили в судебном заседании, но она не смогла четко пояснить, в чем заключалась ее трудовая деятельность (постановление Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 21.02.2019 № А33-7095/2018).

При рассмотрении другого дела ООО «АйТи Сервис» суд также поддержал позицию фонда, поскольку фирма вообще не доказала, что вела деятельность, платила сотрудникам зарплату и страховые взносы в ФСС.

В ходе проверки выяснилось, что на момент принятия сотрудницы на работу в магазине уже были оформлены четыре продавца-кассира. Все они находились в отпуске без сохранения заработной платы. Компания не смогла представить разумных доводов о необходимости принять на восемь рабочих дней нового кассира при наличии четырех, отправленных в отпуск без сохранения зарплаты.

Фирма заявила, что по Трудовому кодексу не вправе отказать беременной в приеме на работу. Но ФСС указал, что законом не предусмотрена обязанность работодателя принимать на работу всех обратившихся к нему беременных женщин. Суд с ним согласился (постановление Арбитражного суда Уральского округа от 06.03.2019 № Ф09-9490/18).

Конечно, страхователь не обязан доказывать экономическую или производственную необходимость приема на работу беременных женщин. Это самостоятельное основание, чтобы признать позицию ФСС неправомерной (постановления арбитражных судов Восточно-Сибирского округа от 26.04.2019 № А19-20894/2018, Поволжского округа от 09.04.2019 № Ф06-44919/2019).

Но если совокупность обстоятельств говорит о злоупотреблении, то отсутствие экономической обоснованности может стать решающим фактором в споре.

Так произошло в деле ООО «Автобус». Суд решил, что страхователь, трудоустроив беременную, создал искусственные условия, чтобы получить средства из фонда. Компания не представила никаких доказательств необходимости ее трудоустройства. Наоборот, под нового сотрудника, которого взяли заведомо на непродолжительный срок, в штатное расписание включили новую должность. А после того как работница ушла в декрет, ее обязанности успешно исполняли бухгалтер и диспетчер. Причем без дополнительной оплаты (постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 25.06.2018 № А70-13978/2017). Аналогичные выводы содержит постановление Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 03.06.2019 № А33-11508/2018 (оставлено в силе определением Верховного суда от 14.10.2019 № 302-ЭС19-17311).

Что не стоит делать во время отпуска по беременности и родам

Приведем пример неправомерной с точки зрения ФСС выплаты пособия по беременности и родам в ситуации, когда компания заключает с работницей, ушедшей в отпуск, гражданско-правовой договор. В деле ГБУ «Центр пожаротушения и охраны лесов Оренбургской области» суд установил, что в течение всего периода отпуска по уходу за ребенком работодатель и работница заключали договоры возмездного оказания бухгалтерских услуг и она оказывала услуги, идентичные ее трудовой функции.

Суд поддержал позицию фонда об отказе в зачете сумм, выплаченных в качестве пособия по беременности и родам. Он пришел к выводу, что в период отпуска работница продолжала исполнять должностные обязанности и фактически получала зарплату. Следовательно, утраты заработка не произошло и оснований для выплаты страхового обеспечения нет (определение Верховного суда от 30.11.2018 № 309-КГ18-19673).

Негативные последствия для компании

Когда работодатель неправомерно выплачивает пособие, ФСС настаивает, что эти суммы нужно включить в облагаемую страховыми взносами базу. Аргумент: такие пособия следует считать доходами от трудовой деятельности. Но судебная практика по этому вопросу неоднозначна.

Так, в деле ООО «Механоремонтный комплекс» суды поддержали позицию ФСС и подтвердили правомерность доначисления страховых взносов на суммы пособий по уходу за ребенком до 1,5 лет. Этот подход получил поддержку на уровне Верховного суда (определения от 08.10.2018 № 309-КГ18-15106, от 30.11.2018 № 309-КГ18-19673).

В другом споре по делу ООО «Максидом» суды указали, что выплаченные пособия имеют статус страхового обеспечения. Указанные выплаты не изменяют свою социальную направленность, даже если ФСС не принял их к зачету. Рассматривать пособие как вознаграждение за труд нельзя (постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 15.04.2019 № А56-90333/2018). Но приведенный выше вывод окружного суда Верховный суд в порядке кассационного производства не проверял.

Штраф за искажение данных персучета. Помимо того что ФСС доначисляет страховые взносы на неправомерно выплаченные пособия, он еще и штрафует организации за предоставление недостоверных сведений персонифицированного учета. Суды поддерживают проверяющих. В частности, в деле ООО «Объединенная сервисная компания» суд пришел к выводу, что санкции за искажение данных правомерны (постановление Арбитражного суда Уральского округа от 20.12.2018 № Ф-09-2023/18).

В большинстве случаев необоснованная выплата пособия — это результат согласованных действий работодателя и работника. Такие злоупотребления влекут за собой отказ ФСС в возмещении страхователю понесенных затрат, начисление пеней, а также штраф.

Материальную выгоду в данной ситуации получает работник, а негативные последствия — работодатель, который вряд ли сможет возместить свои потери за счет работника. При принятии решений о выплате спорных пособий руководителям не нужно также забывать о возможности взыскания с них убытков, причиненных по их вине юридическому лицу (п. 1 ст. 53.1 ГК).

Что предпринять, если ФСС отказался возмещать больничное пособие

Если листок нетрудоспособности, на основании которого вы исчислили пособие, оформлен с ошибками либо вообще поддельный, специалисты ФСС могут не принять расходы в виде выплаченных пособий (п. 4 ч. 1 ст. 4.2 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ). Решение ФСС можно попытаться оспорить. Но довольно часто фирмы соглашаются с фондом. И либо взыскивают излишне выданное пособие с сотрудника, либо переквалифицируют пособие в обычную выплату за счет работодателя. И в том и в другом случае от бухгалтера потребуется внимательно внести все исправительные записи.

Если вы прежде зачли начисленное пособие в счет уплаты страховых взносов, доплатите взносы в ФСС. При этом, если срок уплаты взносов прошел, придется заплатить также и пени. Крайний срок уплаты страховых взносов – 15-е число месяца, следующего за месяцем начисления (ч. 5 ст. 15 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ, далее – Закон N 212-ФЗ). А пени взимаются от суммы недоимки за каждый день просрочки, включая день уплаты, по процентной ставке, равной 1/300 ставки рефинансирования Банка России (ч. 6 ст. 25 Закона N 212-ФЗ). Если же вы не засчитывали пособие в счет уплаты взносов, а подавали заявление на получение денежных средств от фонда, доплачивать взносы в случае отказа не нужно.

Читайте также. Подробно о том, как считать пени за несвоевременную уплату страховых взносов, читайте на с. 44 этого номера журнала.

Внесите корректировки в налоговый учет. Это необходимо, если ваш объект – доходы минус расходы и вы уменьшили налоговую базу по УСН на сумму пособия за первые три дня болезни работника, выплаченную за счет собственных средств. Дело в том, что к расходам относят пособия, выплаченные в соответствии с законодательством (пп. 6 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). А раз ФСС нашел неточности в листке нетрудоспособности, значит, пособие оформлено с нарушениями. Поэтому оставлять его в расходах рискованно. Даже в том случае если работник не будет ничего возвращать. Ведь после того, как вы получили отказ от ФСС, выплата пособия становится безвозмездной. Поэтому ваши расходы не являются экономически оправданными (п. 2 ст. 346.16 и п. 1 ст. 252 НК РФ). Поэтому исключите пособие из расходов, пересчитайте и доплатите налог по УСН. Если вы корректируете налог за прошлый год, подайте уточненную декларацию.

Если же ваш объект – доходы, вы могли уменьшить на сумму больничного пособия, начисленную за счет собственных средств, налог к уплате (п. 3.1 ст. 346.21 НК РФ). В таком случае вам следует внести корректировки в разд. IV книги учета, исключив из суммы налогового вычета величину не принятого ФСС пособия. Причины те же, что указаны для “упрощенцев” с объектом “доходы минус расходы”. Пособие выплачено с нарушениями. Значит, уменьшать на него налог при УСН к уплате опасно.

Ситуация N 1. Работник возвращает полученное пособие

Если работник согласен вернуть пособие, предложите ему написать заявление с просьбой удержать эту сумму при ближайшей выплате зарплаты. На основании заявления вы сможете вычесть из зарплаты любую сумму без ограничений (Письмо Роструда от 26.09.2012 N ПГ/7156-6-1).

Принудительно взыскать с сотрудника сумму пособия вы сможете, только если докажете, что он представил вам документы с заведомо неверными сведениями или сокрыл важные данные (ч. 4 ст. 15 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ). Например, если вы получите от ФСС подтверждение того, что больничный лист фальшивый. Или же направите запрос в организацию, где работник трудился раньше, и выясните, что его справка о заработке поддельная. И из-за этого вы неверно определили сумму пособия. Имейте в виду, что при каждой выплате зарплаты вы сможете удержать с сотрудника принудительно не более 20% от причитающейся на руки суммы.

Важное обстоятельство. Если работник вернул пособие, не забудьте пересчитать его НДФЛ. И исключить сумму пособия из доходов, облагаемых этим налогом.

Ваши дальнейшие действия такие.

Пересчитайте НДФЛ. Ведь больничные пособия облагаются этим налогом (п. 1 ст. 217 НК РФ). А раз пособие работник вернул, значит, этот доход следует исключить из налоговой базы по НДФЛ. И, соответственно, уменьшить сумму начисленного налога.

Сдайте уточненный расчет 4 – ФСС. Это нужно сделать, если вы уже успели отчитаться перед ФСС за период, в котором выплатили пособие. Составьте уточненный расчет, исключив из него сумму возвращенного пособия. Напомним, что выплаченные пособия по временной нетрудоспособности отражаются в строке 15 таблицы 1, а также в таблице 2 формы 4 – ФСС, утвержденной Приказом ФСС РФ от 26.02.2015 N 59. Соответственно, показатели этих таблиц вам нужно уменьшить.

Внесите корректирующие записи в бухгалтерский учет. Сторнируйте ранее начисленное пособие и НДФЛ с него. Затем сумму пособия за минусом НДФЛ отразите как задолженность работника на счете 73 “Расчеты с персоналом по прочим операциям”. И спишите этот долг после того, как удержите пособие из зарплаты.

Пример. Бухгалтерские проводки при возврате работником пособия, которое не принял ФСС

ООО “Радуга” применяет УСН. Общество выплатило сотруднику пособие по временной нетрудоспособности за 7 дней. Начисленная сумма пособия – 5600 руб., в том числе за счет собственных средств – 2400 руб., за счет ФСС – 3200 руб. Удержанный НДФЛ – 728 руб. (5600 руб. x 13%). Однако специалисты фонда отказались возмещать расходы организации, так как обнаружили, что листок нетрудоспособности поддельный. Работник согласился вернуть пособие. Сумму 4872 руб. (5600 руб. – 728 руб.) удержали из его зарплаты. Бухгалтерские проводки будут такие:

Дебет 20 (26, 44) Кредит 70

Дебет 69, субсчет “Расчеты по социальному страхованию”, Кредит 70

Дебет 70 Кредит 68, субсчет “Расчеты по НДФЛ”,

Дебет 73 Кредит 70

• 4872 руб. – учтена задолженность сотрудника в сумме ошибочно выплаченного пособия;

Дебет 70 Кредит 73

• 4872 руб. – удержана задолженность из зарплаты работника.

Ситуация N 2. Вместо пособия вы начисляете работнику выплату за счет своих средств

Как уже было сказано, если работник не будет возвращать полученные деньги, значит, пособие переквалифицируется в выплату за ваш счет. Тогда действия следующие.

Начислите страховые взносы с суммы выплаты. Дело в том, что страховыми взносами не облагаются лишь государственные пособия, выплаченные в соответствии с законодательством (п. 1 ч. 1 ст. 9 Закона N 212-ФЗ). А пособия, которые фонд не принял, уже не подходят под это определение. Поэтому проверяющие считают, что это обычные выплаты в рамках трудовых отношений (ч. 1 ст. 7 Закона N 212-ФЗ). Значит, с них нужно начислить страховые взносы во все фонды (Письмо Минздравсоцразвития России от 30.08.2011 N 3035-19). В том числе и взносы в ФСС на случай травматизма (п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ).

Суть вопроса. Если вместо пособия вы начисляете обычную выплату за счет собственных средств, она будет облагаться страховыми взносами во все фонды (Письмо Минздравсоцразвития России от 30.08.2011 N 3035-19).

Сдайте уточненный расчет 4 – ФСС. Как и в предыдущей ситуации, это необходимо, если вы уже отчитались за период, в котором было выдано спорное пособие. Исключите из расходов сумму пособия, а кроме того, добавьте в расчет суммы доначисленных взносов в ФСС на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, а также на травматизм. И исправьте суммы облагаемых и необлагаемых выплат. Корректировки внесите в строки 2 и 15 таблицы 1, строку 1 или 2 таблицы 2 и строку 2 таблицы 7, а также в таблицы 3 и 6.

Отразите доначисленные взносы в ПФР и ФФОМС в текущем расчете РСВ-1 ПФР. Напомним, что ПФР рекомендует сдавать уточненные расчеты только до 1-го числа третьего месяца, следующего после окончания расчетного периода (Письмо ПФР от 25.06.2014 N НП-30-26/7951). А после этого срока отражать доначисленные или уменьшенные взносы нужно в текущих расчетах. Следуя этим рекомендациям, запишите доначисленные взносы в строке 120 разд. 1, а также в разд. 4 расчета РСВ-1 ПФР, форма которого утверждена Постановлением Правления ПФР от 16.01.2014 N 2п (в ред. Постановления Правления ПФР от 04.06.2015 N 194п).

На заметку. В бухгалтерском учете невозмещенное пособие, начисленное как безвозмездная выплата, отражается в составе прочих расходов (п. 11 ПБУ 10/99).

Не забудьте подать также вместе с текущим отчетом корректирующие сведения индивидуального персонифицированного учета за прошлый период. Сведения заполните на работника, которому вы начислили обычную выплату вместо пособия. Напомним, что в корректирующие сведения включаются все данные, которые были в исходных, но уже с учетом исправлений. А вам нужно будет изменить сумму выплат и начисленных пенсионных взносов.

Внесите корректирующие записи в бухгалтерский учет. Пособие теперь вы начислили не за счет ФСС, а за счет собственных средств. И эту выплату следует рассматривать как безвозмездную. Поэтому правильнее ее учитывать в составе прочих расходов (п. 11 ПБУ 10/99 “Расходы организации”). Бухгалтерские проводки такие:

• сторнировано пособие в части, начисленной за счет средств работодателя;

• сторнировано пособие в части, начисленной за счет ФСС;

Дебет 91, субсчет “Прочие расходы”, Кредит 70

• начислена выплата вместо непринятого пособия;

Дебет 91, субсчет “Прочие расходы”, Кредит 69

• начислены страховые взносы.

Эксперт журнала “Упрощенка”

Мы используем файлы Cookie. Просматривая сайт, Вы принимаете Пользовательское соглашение и Политику конфиденциальности. –> Мы используем файлы Cookie. Просматривая сайт, Вы принимаете Пользовательское соглашение и Политику конфиденциальности.