Кадровый документооборот хотят сделать электронным

Электронный кадровый документооборот — уже можно!

Закон разрешает 99% кадровых документов вести в электронном виде. В ноябре 2022 в Трудовой кодекс добавили новые статьи 22.1 — 22.3 и теперь работникам не обязательно подписывать ручкой трудовые договоры, заявления на увольнения, приказы о переводе, графики отпусков. Все можно оформить на компьютере или с телефона. В бумажной форме сохранили только 5 видов документов: приказ об увольнении, акт н-1 о несчастном случае, журналы инструктажей, бумажные трудовые и сведения о трудовой деятельности СТД-Р.

Рассказываем, как перевести кадры в цифру

Электронный документооборот с работниками

Что происходит сейчас

Мы получаем от поставщиков электронные счета-фактуры, заключаем договоры по электронной почте, отвечаем на запросы налоговой по электронным каналам связи. Когда-то нас подтолкнули к электронному документообороту и стало удобнее.

Кадры тоже переводят в цифру. Появились электронные больничные, электронные трудовые книжки. В 2022 Минтруд запустил эксперимент по кадровому электронному документообороту (КЭДО) для крупнейших работодателей, участники эксперимента год подписывали электронно любые кадровые документы. С января 2022 изменили Трудовой кодекс и разрешили электронные подписи не только для дистанционных работников, но и для «удаленщиков».

В ноябре 2022 Трудовой кодекс дополнили статьями 22.1-22.3 «Электронный документооборот в сфере трудовых отношений».

Кадровый электронный документооборот с работниками — это создание, подписание, использование и хранение документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе. Определение из Трудового кодекса.

Электронный документооборот с работниками — это тренд 2022 года. Можно подождать, когда нас всех обяжут вести кадры электронно. Или уже сейчас автоматизировать отнимающие время кадровые процессы. На стороне работодателя Трудовой кодекс и закон «Об электронной подписи».

«До пандемии самыми популярными кадровыми процессами для перевода в ЭДО были отпуска, командирование, учет рабочего времени. В 2022 году 7 из 10 компаний внедряли СБИС КЭДО с дистанционными сотрудниками. С ноября 2022 начался бум. Работодатели переводят на электронное подписание приемы на работу, ознакомление с ЛНА, привлечение к дисциплинарной ответственности» — рассказывает Ефимов Михаил руководитель проекта Управление персоналом компании Тензор.

Если кратко, то для перехода на «цифру» нужно:

1. электронные подписи (ЭП) для работников;
2. внутренние документы для легализации ЭДО;
3. электронная система.

ЭП для работников. Какую выбрать

Электронные подписи бывают 3 видов. Простая электронная подпись — ПЭП, усиленная неквалифицированная подпись — НЭП, усиленная квалифицированная — КЭП. Их особенности регулирует закон 63-ФЗ «Об электронной подписи».

В Трудовом кодексе вы прочитаете еще про 2 разновидности электронных подписей: НЭП госключ и ПЭП госуслуги. Первая пока нигде не применяется. Вторая подойдет только тем, кто ведет КЭДО на портале Работа в России. Поэтому дальше про них не упоминаем.

Вид ЭП для сотрудников зависит от того, какую задачу вы решаете:

• Избавляетесь от графика отпусков в Excel и автоматизируете процесс учета рабочего времени, тогда ПЭП хватит.
• Будете знакомить с локальными нормативными актами, подписывать трудовые договоры или принимать дистанционных сотрудников — тогда

Хотите забыть о ручном вводе данных паспорта и заполнять трудовой договор по сканам документов, но подписывать документы пока будете на бумаге. Тогда просто подключите СБИС Управление персоналом и не выпускайте никакие подписи.

Для каких документов использовать ЭП

ПЭП и НЭП может выпустить Работодатель в своей информационной системе. Только для НЭП нужно еще докупить специальную программу.

КЭП выпускает Тензор или другой аккредитованный Минэкономсвязью удостоверяющий центр.

КЭП и НЭП выпускают каждый год, ПЭП действует бессрочно.

Как выпустить НЭП работнику

Специалист по кадрам при приеме на работу вместе с другими документами оформляет заявку на выпуск электронной подписи. Форма снабжена подробными пояснениями, чтобы исключить любую ошибку.

Сотрудник-владелец ЭП проверяет данные и на своем рабочем месте генерирует электронную подпись, при необходимости записывая ее на носитель.

Хочу сам выдавать сотрудникам НЭП

Внутренние документы для легализации ЭДО

Работник «на удаленке» говорит, что не видел в «электронке» задачу и документы. Не знал, что в личном кабинете есть расчетный листок и график отпусков. А его флешку с ЭП забрал ребенок. Как доказать сотруднику, а потом и госорганам, что работодатель выполняет свои обязательства?

Зафиксируйте применение ЭДО внутренними документами фирмы.

Локальный акт о кадровом ЭДО (нужен для любой ЭП).

Это может быть Положение о КЭДО или дополнения в коллективный договор, ПВТР. Опишите в нем, какие документы ведете электронно, какой вид подписи используете, как ее создаете, как визуализируете на электронных документах, как знакомите с документами работников.

Например, для легализации отправки расчетных листков работникам в СБИС укажите: «О составных частях заработной платы (расчетных листках) работники извещаются в личных кабинетах программы СБИС». Это соответствует ст.136 ТК РФ и Письму Минтруда от 21.02.17 № 14-1/ООГ-1560.

Согласие и уведомление работников о введении КЭДО.

Документы подписывают со всеми работниками, которые переведены на электронный обмен кадровыми документами, кроме дистанционных.

С 1 января 2022 не нужно получать согласие у работников, не имеющих трудового стажа на 31.12.2021.

Уведомление, информписьмо и согласие на КЭДО

Соглашение с работниками по использованию ЭП (нужно для ПЭП и НЭП).

Отразите в нем, как определяете лицо, подписывающее документ. Порядок использования ЭП, обязанности работника и работодателя сохранять конфиденциальность подписи.

Соглашения о НЭП с работником

Запретите записывать пароль на стикере и клеить на монитор, раскрывать его даже айтишнику компании. Обяжите регулярно менять пароль. Если выпускаете ЭП сами, в привязке к адресу корпоративной электронной почты и паролю, то сделайте замену первого логин-пароля обязательной. Чтобы в случае трудового конфликта было проще доказать, что подпись ставил работник.

Электронная система. Зачем нужна

По закону есть 2 вида электронных систем, в которых работодатель создает, подписывает и отправляет работнику электронные кадровые документы:

1. государственный сайт Работа в России, или
2. информационная система работодателя, как СБИС КЭДО.

Кадровыми документами можно обмениваться и на сайте Работа в России. Но контролировать ответы от 100 сотрудников уже не удобно. Плюс придется выгружать на государственный сайт кадровые документы по всем работникам. Поэтому дальше обсуждаем информсистему работодателя.

В собственной информационной системе работодателя СБИС работники без участия кадровика заполняют табель, узнают число неотгулянных дней отпуска, подают заявления. Программа напомнит кадровику, что пора подписать у работника приказ или взять объяснение. Кадровик без ручного ввода, по сканам документов оформит прием, увольнение, командировки. Все действия кадровика регламентированы. Поэтому 1 офис-менеджер или неквалифицированный кадровик сможет без ошибок вести 1000 работников.

ПВТР, новую редакцию должностной инструкции, график сменности, график отпусков СБИС разошлет сотрудникам, соберет с них подписи об ознакомлении и в 1 окне покажет кадровику результат: Листок ознакомления с подписями работников.

Электронный документооборот с работниками и самозанятыми

Как переводить в ЭДО конкретные процессы

Прием, ознакомление с ЛНА

Процедура приема на работу самая трудозатратная. Большое количество документов и высокая плата за ошибки при приеме. Даже эту сложную процедуру можно оптимизировать и автоматизировать.

Трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор подписывают НЭП или КЭП. Это прямо разрешает Трудовой кодекс для обычных работников, и для дистанционных, и для «удаленщиков».

Приказ о приеме на работу с ноября 2022 не обязательный документ, поэтому его можно не оформлять вообще.

Чтобы заполнять все эти документы без ручного ввода, по сканам паспорта, просто используйте СБИС.

Как переводить в ЭДО документы по приему

Перевод в ЭДО не запрещен с любой ЭП.

Для фирм и предпринимателей ТК не требует документ. Не оформляйте его вообще или подписывайте любой ЭП. Это подтверждает и Роструд на официальном портале Онлайнинспекция.рф. Ответ на вопрос № 109055 от 17.04.2019: «Законодательство не предусматривает обязанности писать заявление о приеме на работу. В трудовой книжке указывается приказ в качестве основания».

Но заявление обязательно для государственных и муниципальных служащих (ст. 26 закона 79-ФЗ от 27.07.04 «О государственной гражданской службе РФ», ст. 16 закона 25-ФЗ от 02.03.07 «О муниципальной службе в РФ»).

Отпуска и графики отпусков

Процедура оформления отпуска простая. Но отнимает много времени из-за того, что каждый работник ходит в отпуск несколько раз за год.

Сократить трудозатраты можно за счет оптимизации процесса. От каких-то документов избавиться, а что-то перевести в электронный вид.

Например, можно составлять график отпусков по собственной форме, а не по унифицированной № Т-7. В собственную форму включают раздел об ознакомлении сотрудников с графиком, чтобы не создавать отдельных уведомлений, или исключают информацию по использованию ежегодного отпуска, чтобы не тратить время на заполнение.

С 01.03.2013 унифицированная форма Т-7 не обязательна к применению на основании ч. 4 ст. 9 закона 402-ФЗ от 06.12.11 «О бухгалтерском учете».

Как переводить в ЭДО документы по отпуску

Служебные командировки

Приказ о командировании, авансовый отчет и сообщение о праве отказаться от командировки работодатели оформляли электронно еще до нововведений в ТК РФ. Это было связано с тем, что по ТК документы письменные и требуются только при трудовом конфликте. Сейчас трудовое законодательство прямо разрешает переводить в электронный вид документы по командированию.

Как переводить в ЭДО документы по командированию

Переводы и изменение условий труда

Трудовой кодекс требует, чтобы работник использовал НЭП или КЭП для подписания уведомления об изменении условий труда, согласия на перевод, соглашения к трудовому договору (ст. 22.3 ТК РФ). Это логично, поскольку такие документы часто становятся поводом для судебных разбирательств. Для остальных кадровых документов можно применять простую электронную подпись работника.

Электронный документооборот в сфере трудовых отношений: что нужно знать компаниям о нововведениях

Понимание государством важности развития института кадрового электронного документооборота демонстрирует отражение соответствующего запроса в Стратегии развития информационного образа в РФ (Указ Президента РФ от 9 мая 2017 г. № 203 “О Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017 – 2030 годы”). Она содержит положение о задачах применения информационных технологий в сфере взаимодействия государства и бизнеса, среди которых значится продвижение проектов по внедрению электронного документооборота в организациях. Среди прочих задач в Стратегии обозначены создание условий для повышения доверия к электронным документам, а также осуществление в электронной форме идентификации и аутентификации участников правоотношений.

Эксперимент Минтруда РФ по использованию электронных документов

Во исполнение положений Стратегии одной из наиболее существенных государственных инициатив в сфере реформы электронного документооборота в сфере кадрового делопроизводства стало принятие Федерального закона от 24 апреля 2022 г. № 122-ФЗ “О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой”, который проводился до 15 ноября текущего года. Эксперимент, проводимый Минтрудом России, поставил основной целью определение и создание условий для использования документов в электронном виде в трудовых отношениях. Он затрагивал документы, связанные с работой, для которых законодательно предусмотрено оформление на бумажном носителе или ознакомление с ними работника в письменной форме, в том числе под роспись. К ним относятся, например, трудовой договор, локальные нормативные акты, например, график отпусков. Как отметила адвокат, советник, КА “Ковалев, Тугуши и партнеры” Ксения Степанищева на XV Профессиональной конференции “Трудовое право: актуальные вопросы и лучшие практики”, подводя начальные итоги эксперимента, работодатели отметили ряд существенных проблем. Так, например, затрудняло переход на дистанционный документооборот отсутствие единых требований к формату, хранению и обмену документов в электронном виде. Другая проблема затрагивает отсутствие правил работы с документами по истечении срока электронной подписи.

Еще одним важным этапом развития электронного документооборота стало принятие Публичной декларации целей и задач – 2022 (утв. Минтрудом России) 1 . В списках задач указана реализация возможности осуществления электронного документооборота для всех заинтересованных работодателей. Введение и применение документов возможно без дублирования на бумажном носителе. При этом важно обеспечить повышение надежности хранения кадровых документов. Предусмотрена также необходимость сокращения затрат как государства, так и работодателей на ведение документооборота, связанного с работой. При этом работодатель самостоятельно выбирает форму ведения кадровых документов – в электронном или бумажном виде. В отличии от эксперимента, в данное исключение попадают документы, оформление которых законодательно регламентировано только на бумажном варианте или тех, ознакомление которых осуществляется под роспись (в соответствии с Письмом Минтруда России от 6 марта 2022 № 14-2/ООГ-1773).

Поправки в Трудовой кодекс РФ

Наиболее важным этапом цифровой трансформации кадрового документооборота стало принятие Федерального закона от 22 ноября 2022 г. № 377-ФЗ “О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации” (далее – Закон № 377), который вступил в силу 22 ноября (за исключением положения, о котором будет сказано далее). Согласно пояснительной записке к законопроекту, на основе которого принят Закон № 377, предлагается оптимизировать взаимодействие работодателя с сотрудниками в части кадрового документооборота, закрепляется возможность и механизмы ведения и использования кадровых документов в электронном виде без дублирования их на бумажном носителе. При этом при оформлении ряда документов должны дублироваться на бумажном носителе, если в соответствии с трудовым законодательством их оформление возможно в письменном виде или ознакомление с которыми может происходить только под роспись работника – например, трудовой договор.

Анализируя нововведения, Ксения Степанищева выделила следующие ключевые нововведения:
право работодателя на переход на электронный документооборот;

• обязанность по созданию локального акта с информацией о дате перехода на систему электронного документооборота;
• обязанность работодателя заблаговременно уведомить сотрудников о переходе на новую систему документооборота;
• сохранение права работника получения бумажной копии документов по его заявлению;
• работодатель должен использовать усиленную электронную подпись, работник – простую;
• прием на работу осуществляется только на основании трудового договора (приказ о приеме на работу не требуется с 22 ноября);
• сотрудники могут отправлять работодателю кадровые документы (например, заявления или уведомления) через систему “Работа в России”.

Закон дополнил ТК РФ новыми ст. 22.1-22.3. Согласно Закону № 377, электронным документооборотом в сфере трудовых отношений понимается создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе. При этом работодатель может выбрать информационную систему для электронного документооборота. Помимо использования собственной системы (она должна соответствовать трудовому законодательству) предусмотрена возможность осуществлять электронный документооборот посредством Единой цифровой платформы в сфере занятости и трудовых отношений “Работа в России”, включая взаимодействие через портал госуслуг. Путем использования системы электронного документооборота осуществляется взаимодействие работодателя и работника – создание, подписание и предоставление работодателю документов, получение от работодателя документов и ознакомление с ними.

Примечательно, что проведенный эксперимент Минтруда РФ выявил избыточность нормы об оформлении приказа о приеме на работу, содержание которого посчитали аналогичным некоторым положениям трудового договора, в связи с чем авторы законопроекта предложили исключить данную норму из ТК РФ. Прием на работу может осуществляться только на основании трудового договора. Однако сохраняется право оформления приказа при желании.

Также важно обратить внимание, что поправки в ТК РФ вносят пояснения в отношении применения единых требований к составу и форматам электронных документов. Так, Закон № 377 закрепляет обязанность по установлению таких требований за Минтрудом РФ, Роскомнадзором и Росархивом (в соответствии с абз. 13 п. 1 ст. 1 Закона № 377) – данное положение вступит в силу с 1 марта 2023 года.

Анализируя нововведения, Ксения Степанищева выделила как положительный момент возможность применения новых норм только к документам, в отношении которых трудовым законодательством предусмотрено их оформление на бумаге или ознакомление с ними в письменном виде. Также важным моментом выступает возможность ознакомления сотрудников с локальными актами, которая после принятия закона может проходить в электронном виде. Также эксперт обратила внимание на то, что планируется уменьшение количества проверок работодателя, что также является очевидным плюсом реформы.

При этом она отметила ряд моментов, которые так и остались не урегулированы новыми поправками в трудовое законодательство. Так, закон не регулирует последствия отказа работника от перехода на электронный документооборот. Действительно, Закон № 377 устанавливает только условие, согласно которому такой отказ не может являться основанием для увольнения сотрудника (ст. 22.2 Закона № 377), однако других разъяснений по данному вопросу нет. Эксперта также обеспокоила возможность доступа персональных данных работников для межведомственного действия. И, наконец, прослеживается непосредственная зависимость сотрудников от нормального функционирования электронного документооборота и добросовестность оператора информационной системы.

Рекомендации для организаций при переходе на систему электронного документооборота

Для перехода на электронный документооборот компании следует учитывать ряд важных нюансов. Следует заранее подготовиться к возможности такого перехода, оценив текущие кадровые процессы в компании. Также необходимо юридически оформить переход на данную систему. Рекомендуется обеспокоиться вопросами, которые могут возникать уже после внедрения системы – например, взаимодействие с сотрудниками в рамках споров по вопросам использования системы электронного документооборота.

Как оформить приказ о внедрении системы электронного документооборота? Ознакомьтесь со справкой ГАРАНТ: Примерная форма приказа о внедрении системы электронного документооборота

Ключевые моменты, которые следует учитывать работодателю при переходе на систему электронного документооборота, выделил руководитель направления методологии кадрового администрирования управления вознаграждения и кадровой экспертизы “Сбербанк” Алексей Юдин. По мнению эксперта, чек-лист по внедрению кадрового электронного документооборота выглядит следующим образом:

1. Анализ и подготовка решений для соответствия требованиям и процессам;
2. Разработка юридической обвязки внедрения системы;
3. Проработка договора с вендром – лицом, предоставляющим услуги по эксплуатации системы электронного документооборота;
4. Выбор схемы хранения документов;
5. Планирование действий по эксплуатации системы;
6. Обучение сотрудников;
7. Поиск путей работы со спорами по вопросу использованию системы.

Эксперт считает, что в первую очередь следует оценить соответствие компании юридическим и функциональным требованиям и процессам, в том числе выбрать электронную подпись. Еще до внедрения систему следует юридически урегулировать использование системы – составить локальный акт, уведомить работников, конкретизировать и закрепить правила использования системы, сделать правки к стандартным шаблонам трудового договора, а также не забыть о составлении согласия на обработку персональных данных при использовании системы. Отдельное внимание стоит уделить договору с вендором системы электронного документооборота, включая гарантии по доработке, внедрению, поддержке, учитывая обработку персональных данных сотрудников.

Уже после этого Алексей Юдин посоветовал выбирать схему хранения и архивирования документов – у провайдера или компании. Важно также озаботиться планированием действий по тестированию и развертыванию решения, определения владельца. Уже после внедрения системы важно озаботиться обучением сотрудников работе с ней, а также подготовке алгоритма работы с претензиями и спорами, которые касаются кадрового электронного документооборота.

***
Применение электронного документооборота в России не является неким новшеством, так как он уже применялся некоторыми работодателями не только в рамках эксперимента Минтруда РФ, но и самостоятельно, заметила Ксения Степанищева. Проведенный в 2022-2022 годах эксперимент Минтруда РФ в целом продемонстрировал положительные результаты перехода компаний на систему кадрового электронного документооборота. Эксперимент стал важным этапом формирования новых поправок в ТК РФ, так как он позволил выявить ряд критически важных моментов при переходе компаний на систему электронного документооборота.

1 С текстом Публичной декларации целей и задач на 2022 и материалами к ней можно ознакомиться на официальном сайте Минтруда России.

Кадровые документы переводят в электронный вид: читаем свежие поправки в Трудовой кодекс

При участии Юлия Бусыгина

Закончился эксперимент по переходу компаний и предпринимателей на кадровый электронный документооборот. Теперь основные принципы кадрового ЭДО закреплены в Трудовом кодексе — поправки утв. Федеральным законом от 22.11.21 № 377-ФЗ и вступили в силу 22 ноября 2022 года. О том, как и для кого изменится работа с кадровыми документами, мы расскажем в нашей статье.

Что такое кадровый ЭДО

Кадровый электронный документооборот — это создание, подписание, использование и хранение в электронном виде документов, связанных с работой. Дублировать их в бумажном виде не требуется.

Сначала кадровый ЭДО функционировал как эксперимент, проводимый в соответствии с Федеральным законом от 24.04.20 № 122-ФЗ (см. « Переход на электронные кадровые документы и сервис «Работа в России»: что надо знать работодателям »).

Эксперимент завершился 15 ноября 2022 года. На смену ему пришли новые статьи 22.1 — 22.3 Трудового кодекса (утв. Законом № 377-ФЗ). В них закреплены общие моменты, относящиеся к кадровому электронному документообороту.

Переход на кадровый ЭДО — дело добровольное. Так было в ходе эксперимента, и осталось после принятия комментируемых поправок. Работодателям, которые продолжат оформлять кадровые документы на бумаге, санкции не грозят.

Какие документы можно создавать в рамках кадрового ЭДО

Любые документы, связанные с работой. В том числе те, с которыми работника полагается ознакомить под роспись.

Но есть исключения. В электронном виде нельзя создать и использовать:

• акт о несчастном случае на производстве;
• приказ (распоряжение) об увольнении сотрудника;
• бумаги, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда (включая те, на которых должна стоять личная подпись работника).

Подготовить документы по охране труда в специальном сервисе Попробовать бесплатно

Особняком стоят трудовые книжки: как бумажные, так и электронные. Комментируемые поправки на них не распространяются. Трудовые книжки оформляют по другим правилам. Работодатель, получивший письменное согласие сотрудника, может вести его трудовую книжку в электронном виде. При увольнении работник получит сведения из ЭТК (см. «Разработаны новые формы СТД-Р и СТД-ПФР»).

В каких системах вести электронный документооборот

Кадровый ЭДО можно вести в следующих системах:

1. На единой цифровой платформе « Работа в России ». Зайти на нее можно, в том числе, через портал Госуслуг с использованием единой системы идентификации и аутентификации (ЕСИА).
2. В собственной информационной системе (ИС) работодателя, которая позволяет создавать и хранить электронные документы, а также фиксировать их получение сторонами трудового договора. Все расходы, связанные с такой ИС, организация или предприниматель берет на себя.

Обменивайтесь подлинниками документов с сотрудниками через интернет Входящие бесплатно

Порядок взаимодействия платформы «Работа в России» с порталом Госуслуг должно утвердить правительство РФ. Также будет установлен порядок взаимодействия портала Госуслуг с информационной системой работодателя. Но это станет возможным не ранее 1 сентября 2022 года, когда вступят в силу соответствующие положения комментируемого закона.

Форматы электронных кадровых документов

Пока кадровый ЭДО находился на стадии эксперимента (до 15 ноября 2022 года), компании и ИП создавали электронные документы по произвольным форматам.

Но в новой статье 22.1 ТК РФ четко прописано: кадровые электронные документы должны быть составлены по единым форматам. Их разработает Минтруд совместно с Минцифры и Росархивом.

Предусмотрена отсрочка по времени — единые форматы станут обязательными только 1 марта 2023 года. До этой даты работодатели (в том числе участвовавшие в эксперименте), смогут пользоваться произвольными форматами.

Как заверить и хранить документы

В новой статье 22.3 ТК РФ подробно расписано, какие электронные подписи (ЭП) нужно использовать для заверения отдельных кадровых документов (см. ниже табл.).

Для прочих электронных документов, связанных с работой, установлено следующее правило. Работодатели и сотрудники вправе подписывать их усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП), либо усиленной неквалифицированной ЭП (в том числе выданной с использованием инфраструктуры электронного правительства). Для обмена документами в ИС работодателя работник также вправе применять простую ЭП, если такая возможность предусмотрена соглашением сторон трудового договора. Подробнее про электронные подписи см. « Электронная цифровая подпись (ЭЦП): виды и их отличия ».

Какие ЭП применяются для отдельных кадровых документов

Вид документа

Подписи, необходимые при создании и изменении документа:

в ИС работодателя

на платформе «Работа в России»

Работодатель ставит УКЭП.

Сотрудник (при подписании или ознакомлении) ставит УКЭП, либо усиленную неквалифицированную ЭП (в т.ч. выданную с использованием инфраструктуры электронного правительства).

Работодатель и сотрудник могут использовать УКЭП и (или) усиленные неквалифицированные ЭП, выданные с использованием инфраструктуры электронного правительства.

Сотрудник вправе применить простую ЭП, если ее ключ был выдан при личной явке за получением госуслуг в электронной форме.

Договор о материальной ответственности

Договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы

Приказ (распоряжение) о применении дисциплинарного взыскания (сотрудник визирует при ознакомлении)

Уведомление об изменении условий трудового договора (сотрудник визирует при ознакомлении)

Заявление на увольнение, отзыв данного заявления

Сотрудник ставит УКЭП, либо усиленную неквалифицированную ЭП (в т. ч. выданную с использованием инфраструктуры электронного правительства).

Согласие на перевод

Хранить документы, созданные в рамках кадрового ЭДО, полагается «в течение сроков, установленных законодательством Российской Федерации об архивном деле» (новая ст. 22.3 ТК РФ).

Для трудовых договоров, личных карточек и ряда других кадровых документов срок хранения составляет 50 лет (см. «Сроки хранения бухгалтерских и кадровых документов в организации в 2022 году: таблица»). За это время сертификаты ключей ЭП станут недействительными. Как быть в такой ситуации? Новая редакция Трудового кодекса не дает ответа на этот вопрос. Вероятно, соответствующий порядок будет разработан правительством РФ или профильными ведомствами.

Как работодателю перейти на кадровый ЭДО

Прежде всего, нужно принять локальный нормативный акт (с учетом мнения профсоюза, если он есть в организации). В этом акте следует отразить:

• в какой системе (или системах) будет осуществляться кадровый электронный документооборот;
• порядок доступа к ИС работодателя (при необходимости);
• перечень электронных документов и категорий работников, подпадающих под кадровый ЭДО;
• срок уведомления персонала о переходе на электронный кадровый документооборот;
• дата внедрения кадрового ЭДО (не ранее срока уведомления персонала).

Также компания или предприниматель обязаны утвердить порядок осуществления кадрового ЭДО. В нем можно предусмотреть: сроки и периодичность подписания документов и ознакомления с ними; чрезвычайные ситуации, когда допустимо перейти на бумажное оформление и проч.

На работодателей, участвовавших в эксперименте, действие новых статей Трудового кодекса распространяется с 16 ноября 2022 года. Это позволит не прерывать кадровый ЭДО. А указанный локальный нормативный акт и порядок электронного документооборота они могут утвердить до июля 2022 года.

Кадровый ЭДО для работников и соискателей

По общему правилу переход на кадровый ЭДО для сотрудников и кандидатов на трудоустройство добровольный. Если человек не даст своего письменного согласия, его трудовые документы нужно оформлять на бумаге (за счет работодателя). Уволить или отказать в приеме на работу из-за отсутствия согласия, либо ЭП — нельзя. За сотрудником сохраняется право передумать и дать согласие в будущем.

Исключение сделано для тех, кто соответствует двум условиям:

• устраивается на работу после 31 декабря 2022 года;
• не имеет трудовой стаж по состоянию на 31 декабря 2022.

Таких работников и соискателей разрешено подключать к кадровому ЭДО без их согласия.

Добавим, что согласно новой редакции статьи 312.2 ТК РФ (утв. комментируемым Законом № 377-ФЗ), на электронный кадровый документооборот разрешено переводить в том числе дистанционных работников .

Заявления, уведомления и сообщения, направленные сотрудником или соискателем в адрес работодателя посредством ЭДО, считаются поступившими на следующий день. Все расходы на получение электронных подписей работников несет организация (предприниматель).

Кадровый электронный документооборот с 1 января 2022 года

Кадровый электронный документооборот с 1 января 2022 года описан и регламентирован в новых статьях ТК РФ: 22.1-22.3. Переход на кадровый ЭДО – дело добровольное. Организации, которые хотят вести кадровые документы на бумаге, могут оставить все как есть, и не тратится на создание новой или доработку имеющейся программы учета и кадрового документооборота.

Новые статьи по кадровому ЭДО внесены в Трудовой кодекс Федеральным законом от 22.11.21 № 377-ФЗ и вступили в силу сразу после опубликования закона в конце ноября 2022 года.

Трудовой кодекс не обязывает всех переводить кадровый учет в электронный формат. Это можно делать постепенно либо вообще на данном этапе отказаться от перехода на «цифру» отложить все «до лучших времен».

Понятие «кадровый документооборот»

В статье 22.1 ТК РФ дано определение электронного документооборота в трудовых отношениях.

Это: создание, подписание, использование и хранение документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе.

Организациям, которые перейдут на кадровый ЭДО, не нужно дублировать электронные документы на бумаге.

Как организовать электронный кадровый документооборот

В статьях 22.2-22.3. Трудового кодекса РФ описаны системы, с помощью которых можно вести кадровые документы, правила перехода на ЭДО и требования в подписям сторон.

Системы для кадрового ЭДО

Организация может вести электронный документооборот с помощью:

1. Единой цифровой платформы «Работа в России».
2. Разработанной самостоятельно информационной системы.

Доступ к платформе «Работа в России» организован через портал Госуслуг с использованием единой системы идентификации и аутентификации (ЕСИА).

Порядок взаимодействия портала Госуслуг с сайтом «Работа в России» и информационной системой работодателя должно утвердить Правительство. На данный момент такого документа нет. Его можно ожидать во второй половине 2022 года.

Информационная система, собственной разработки, кроме обычных стандартных функций по созданию и редактированию документов должна иметь несколько обязательных функций:

• подписание электронного документа ЭЦП,
• хранение электронного документа,
• фиксация факта получения документа сторонами трудовых отношений.

Расходы на разработку и поддержание информационной системы ЭДО, хранение документов и т.п. несет работодатель, их нельзя перекладывать на работников. Это касается и покупки ЭП работником, у которого ее нет на момент приема на работу.

Требования к кадровым документам

При создании электронных документов нужно соблюдать все требования по их составу и формату, которые установлены законодательством.

В новой статье 22.1 ТК РФ четко говорится, что при создании электронных документов применяются единые требования к составу и форматам электронных документов. Но, этот абзац вступает в силу только с 1 марта 2023 года. До этой даты можно применять неунифицированные формы и ждать, пока новые бланки разработают Минтруд совместно с Минцифры и Росархивом.

Не все документы можно перевести в ЭДО

Большинство кадровых документов можно перевести в электронный формат и вести в информационной системе без дублирования их на бумаге. Большинство, но не все.

Перевести на ЭДО нельзя:

• акт о несчастном случае на производстве;
• приказ (распоряжение) об увольнении сотрудника;
• документы о прохождение инструктажа по охране труда, особенно те, на которых должна стоять личная подпись работник.

Трудовые книжки и ЭДО

Для трудовых книжек новые статьи ТК РФ допускают наличие и бумажной, и электронной версий.

Здесь дублирование сохраняется для тех кто, сохранил бумажную трудовую. Ведь по действующим сейчас правилам, если работник не отказался от бумажной трудовой книжки бухгалтерия или менеджер по кадрам (в компании, где он есть) продолжают вести бумажную трудовую и параллельно ведут электронную, подавая сведения в ПФР по форме СТД-Р.

Как нужно вести электронный документооборот и принимать на работу

Этой теме полностью посвящена статья 22.2 Трудового кодекса РФ.

Приказ о введении кадрового ЭДО

Электронный документооборот вводится в компании на основании приказа, в котором нужно указать:

• сведения об информационной системе, с помощью которой будет вестись ЭДО;
• порядок доступа к ИС;
• перечень электронных документов;
• перечень работников, в отношении которых ведется кадровый ЭДО;
• срок уведомления работников о переходе на электронный документооборот,
• дату введения электронного документооборота, которая не может быть ранее даты указанной на уведомлении.

Порядок осуществления электронного документооборота

Кроме приказа о переходе на кадровый ЭДО нужно создать еще один документ под названием «Порядок осуществления электронного документооборота». В этом документе нужно прописать:

• сроки подписания работником электронных документов и ознакомления с ними с учетом рабочего времени работника;
• порядок проведения инструктажа по взаимодействии с работодателем через ЭДО;
• исключительные случаи, при которых допускается оформление документов на бумажном носителе;
• взаимодействие работодателя с представительным органом работников и комиссией по трудовым спорам (при необходимости).

Согласие работников на кадровый ЭДО

Перейти на кадровый ЭДО можно только с согласия работников, которые уже работают в компании.

Каждого работника нужно уведомить о переходе на электронный документооборот и получить от него письменное согласие. В уведомлении должно быть четко указано, что работник имеет право отказаться.

Если согласия работника нет, это будет считаться отказом работника от электронного взаимодействия. При этом за работником сохраняется право дать указанное согласие в последующем.

Согласие о переходе на электронный ЭДО нужно получить только у работников, которые приняты в компанию до 31 декабря 2022 года.

У тех, кто будет принят на работу после 31 декабря 2022 года и у кого по состоянию на 31 декабря 2022 нет трудового стажа, получать согласие не нужно.

Если компания перейдет на кадровый ЭДО, каждого нового работника, принимаемого в компанию, нужно будет информировать о кадровом ЭДО.

Если у принимаемого на работу новичка, будет в наличии ранее полученная им усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП), он может с ее помощью подписать все документы в нового работодателя. Переоформлять подпись не нужно.

Если у нового работника не окажется УКЭП, организация должна будет за свой счет оплатить ее получение.

Согласно статьи 312.2 ТК РФ на электронный кадровый документооборот разрешено переводить и дистанционных работников.

Важно, не пропустите:

Подписание кадровых документов

Для прочих электронных документов, связанных с работой, установлено следующее правило.

Обе стороны трудовых отношений вправе подписывать кадровые документы усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП), либо усиленной неквалифицированной ЭП (УЭП).

Для простого обмена документами в ИС можно использовать простую ЭП, но эту возможность лучше закрепить в трудовом договоре.

Кадровый ЭДО: что это такое, как внедряется и реализуется

22 ноября вступил в силу Федеральный закон об электронном кадровом документообороте (кадровом ЭДО). Рассказываем, что из себя представляет кадровый ЭДО, какие работодатели могут перейти на его применение и как это правильно сделать.

Что такое кадровый ЭДО

Федеральный закон от 22.11.2022 № 377-ФЗ дополнил ТК РФ новыми статьями 22.1–22.3, раскрывающими сущность и устанавливающими порядок внедрения и осуществления электронного документооборота в сфере трудовых отношений. Под электронным документооборотом в сфере трудовых отношений закон понимает создание, подписание, использование и хранение кадровых документов в электронном виде без дублирования их на бумажном носителе (ч. 1 ст. 22.1 ТК РФ).

В частности, закон позволяет оформлять в электронном виде, без дублирования на распечатанном бланке:

• трудовой договор, в том числе срочный;
• ученический договор;
• договор о полной материальной ответственности;
• приказ о предоставлении отпуска;
• распоряжение о направлении в командировку и т.д.

По сути, оформить в электронном виде можно любой кадровый документ, за рядом исключений, прямо указанных в законе.

Какие документы нельзя перевести в электронную форму

Положения закона об ЭДО не применяются в отношении следующих документов (ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ):

• трудовых книжек;
• актов о несчастном случае на производстве по установленной форме;
• приказов (распоряжений) об увольнении работника;
• документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемых работником.

Все эти документы, за исключением трудовых книжек, как и прежде, требуют обязательного составления на бумажном носителе. Что касается трудовых книжек, то они также продолжают вестись на бумажном носителе, если работники не изъявили желания перейти на электронную трудовую книжку.

Переход на кадровый ЭДО

Переход к кадровому ЭДО может быть осуществлен любым работодателем – организацией или ИП на основании их добровольного волеизъявления. Заставить работодателя отказаться от бумажного кадрового учета в пользу электронного никто не может.

Чтобы перейти от бумажного к электронному кадровому документообороту, работодатель должен разработать и утвердить специальный локальный нормативный акт, определяющий порядок такого перехода, который в обязательном порядке должен содержать следующую информацию (ч. 2 ст. 22.2 ТК РФ):

• сведения об информационной системе, с помощью которой осуществляется ЭДО;
• порядок доступа к информационной системе работодателя (при необходимости);
• перечень электронных документов и перечень категорий работников, в отношении которых осуществляется ЭДО;
• срок уведомления работников о переходе на взаимодействие с работодателем посредством ЭДО;
• сведения о конкретной дате введения ЭДО.

Определившись с порядком перехода на ЭДО, работодатель должен будет определить и утвердить сам порядок кадрового ЭДО.

Утверждение порядка кадрового ЭДО

Порядок осуществления электронного документооборота утверждается работодателем в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов. В данном порядке прописываются (ч. 3 ст. 22.2 ТК РФ):

• сроки подписания работниками электронных документов и ознакомления с ними. Периодичность такого подписания и ознакомления;
• порядок проведения инструктажа работников по вопросам взаимодействия с работодателем через ЭДО;
• исключительные случаи, при которых допускается оформление документов, переведенных в электронный формат, на бумажном носителе.

Утвердив порядок перехода на ЭДО и, собственно, сам порядок осуществления кадрового ЭДО, работодатель должен будет уведомить своих работников и получить их согласие на переход к составлению кадровых документов в электронной форме.

Уведомление работников и получение их согласия

Срок и конкретный порядок уведомления работников о переходе на взаимодействие с работодателем посредством ЭДО устанавливается в локальном акте работодателя, определяющим порядок перехода к ЭДО. Единственное ограничение – дата перехода на ЭДО не может устанавливаться ранее даты уведомления работников. Что касается соискателей, трудоустраивающихся к работодателю, то их также необходимо уведомлять о том, что в компании применяется кадровый ЭДО.

Уведомив работников о переходе на ЭДО, работодатель должен будет получить их письменное согласие на такой переход. Отсутствие письменного согласия работника признается его отказом оформления кадровых документов в электронной форме. При этом за работником сохраняется право дать указанное согласие в последующем.

Согласие не требуется только от лиц, которые приняты на работу после 31 декабря 2022 года и у которых по состоянию на указанную дату отсутствует трудовой стаж (ч. 7 ст. 22.2 ТК РФ). При этом лицо, имеющее по состоянию на 31 декабря 2022 года трудовой стаж, при приеме на работу вправе отказаться от участия в кадровом ЭДО.

Отсутствие согласия работника или соискателя, принимаемого на работу, на переход к ЭДО не может являться основанием для отказа в приеме на работу либо увольнения работника. Не может служить таким основанием и отсутствие у работника/соискателя электронной подписи.

Если работники откажутся от перехода к кадровому ЭДО, то это не лишит их возможности получать документы, связанные с работой, которые ведутся в электронной форме. Работодатель обязан безвозмездно и по первому требованию предоставлять таким работникам все необходимые и надлежащим образом заверенные кадровые документы на бумажном носителе (ч. 9 ст. 22.2 ТК РФ).

При подаче работником заявления о выдаче документов, связанных с работой, или их копий работодатель обязан безвозмездно их предоставить работнику не позднее чем в течение трех рабочих дней со дня подачи заявления.

Выбор системы кадрового ЭДО

Работодатель вправе самостоятельно выбирать вид информационной системы, которая будет им использоваться в целях составления, формирования, подписания и хранения кадровых документов в электронной форме. В указанных целях работодатель может использовать (ч. 4 ст. 22.1 ТК РФ):

• сервис «Работа в России», доступ к которому обеспечивается в том числе посредством единого портала государственных и муниципальных услуг;
• любую другую информационную систему, применяемую работодателем в целях осуществления ЭДО.

Все расходы на эксплуатацию соответствующей информационной системы, а также на создание, использование и хранение электронных документов берет на себя работодатель. Пользование системой кадрового ЭДО работниками осуществляется на безвозмездной основе.

Подписание кадровых документов

Чтобы иметь возможность подписывать электронные кадровые документы, у работников, перешедших на ЭДО, должна быть в наличии соответствующая электронная подпись – усиленная квалифицированная, усиленная неквалифицированная или простая электронная.

При этом конкретный вид подписи зависит от вида подписываемого документа. Так, при подписании следующих документов работники могут использовать исключительно усиленную электронную подпись – как квалифицированную, так и неквалифицированную (ч. 4 ст. 22.3 ТК РФ):

• трудовой договор;
• договор о материальной ответственности;
• ученический договор;
• договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы;
• согласие на перевод;
• заявление об увольнении;
• отзыв заявления об увольнении;
• уведомление об изменении определенных сторонами условий трудового договора;
• при ознакомлении с приказом (распоряжением) о применении дисциплинарного взыскания.

Другие кадровые документы работниками могут подписываться в том числе простой электронной подписью. По заявлению работника работодатель обеспечивает доступ работника к документам, подписанным простой электронной подписью работника в информационной системе работодателя. Это осуществляется путем направления электронного документа в личный кабинет работника на едином портале госуслуг. Конкретный порядок подобного доступа работников к электронным документам позднее установит Правительство РФ.

Все расходы на получение и использование работниками электронной подписи несут исключительно сами работодатели. Причем работник или лицо, поступающее на работу, вправе использовать ранее полученную самостоятельно усиленную квалифицированную электронную подпись (ч. 13 ст. 22.2 ТК РФ).

Электронный документооборот по ТК РФ: новые правила

22 ноября 2022 года президент Владимир Путин подписал закон № 377-ФЗ, который внес в Трудовой кодекс три новые статьи (ст. 22.1 — 22.3). Они регулируют правила электронного документооборота в организации. Давайте разберемся, что стало причиной их принятия и как теперь организации и индивидуальные предприниматели обязаны будут вести кадровое делопроизводство в цифровом виде.

Зачем вообще понадобилось принимать эти изменения?

Дело в том, что долгое время вопрос о законности применения электронных документов в вопросах кадрового делопроизводства вызывал самые противоречивые мнения как у специалистов, так и у органов власти. До начала пандемии, например, даже Минтруда России в своем письме указывало, что право работодателя, какую форму ведения документации ему выбирать — бумажную или электронную — не распространяется на те документы, которые либо предоставляются под роспись работнику, либо прямо предусмотрены ТК: такие документы могут быть исключительно бумажными (письмо от 06.03.2022 N 14-2/ООГ-1773). Подобная же точка зрения имела место быть и у многих региональных судов — в Белгороде, Екатеринбурге, Омске и других городах.

Во время весеннего локдауна позиция министерства начала постепенно меняться. Чиновники начали допускать возможность обмена электронными документами между работодателем и работником, при условии того, что потом они будут оформлены нормативно в надлежащем порядке (см. например, п. 3 письма Минтруда РФ от 27.03.2022 N 14-4/10/П-2741, информацию Роструда от 27.04.2022 (п. 12) и т.д.)

При этом многие суды признавали, что электронные документы, подписанные квалифицированной электронной подписью, все же могут применяться (см. определение Седьмого КСОЮ от 10.09.2022 N 8Г-11673/2020[88-12944/2020, решения Амурского областного суда от 14.07.2022 N 7-286/2021, от 20.05.2022 N 7-205/2021, определение Кемеровского областного суда от 04.09.2018 N 33-8864/2018 и др.). Эта позиция базировалась на законе «Об электронной цифровой подписи», согласно которому электронный документ юридически равнозначен любому аналогичному документу на бумаге, если сам закон не требует предоставления исключительно последних.

В чем заключаются новые правила кадрового документооборота в электронном виде?

Во-первых, законом вводится само понятие электронного документооборота (ЭДО). Это создание, использование, подписание и хранение электронных документов без использования бумажных аналогов (статья 22.1 ТК РФ). Причем эта норма распространяется не только на уже числящихся в штате работников, но и тех соискателей, которые ищут работу впервые: они теперь тоже могут, согласно статье 65 ТК РФ, подавать работодателю все нужные ему документы “в цифре”.

Само собой разумеется, обмен электронными документами в сфере трудоотношений в первую очередь коснется дистанционных работников — для них это вообще форма коммуникации с работодателем, что называется, по умолчанию.

При этом, использовать или нет в своей организации ЭДО, каждый работодатель может решить самостоятельно. Обязанность внедрять электронный документооборот законодателем не установлена (часть первая статьи 22.2 Трудового кодекса). Но если все-таки подобное решение уже принято, то нужно обязательно выпустить соответствующий приказ, с которым ознакомить всех без исключения ваших сотрудников.

Учтите, что согласие работника на переход к электронному кадровому документообороту должно быть получено только письменно, и никак иначе. Исключением может стать только случай, если вы принимаете на работу соискателя после 31.12.2021, и при этом человек на указанную дату не имеет вообще никакого трудового стажа. Такого сотрудника можно перевести на электронный документооборот и без письменного согласия.

Если работник отказался переходить на ЭДО, то все документы, связанные с ним, необходимо продолжать предоставлять в бумажном виде. Но это не отнимает у вашего сотрудника право впоследствии все же согласиться на электронный оборот документов.

Важный момент: согласно закону, некоторые документы в организации должны храниться, обращаться и использоваться по-прежнему только в бумажной форме. Речь, в частности, идет об актах о несчастных случаях и происшествиях или сведениях о том, что работники прошли инструктаж по охране труда и соблюдению ТБ.

Минтруд России позднее должен утвердить документ, которым будут установлены требования к формам, содержанию и форматам тех электронных документов, которые начнут применять с 1 марта 2023 года.

Эксперты считают, что в будущем работодатели, которые станут использовать для электронного документооборота платформу «Работа в России» или доработавшие свои инфосистемы для соответствия требованиям Минтруда РФ, смогут рассчитывать на снижение категории риска и периодичности проведения в отношении себя плановых проверок (вплоть до полной их отмены).

Как технически должен быть организован электронный документооборот в компании?

В первую очередь, каждый работодатель должен определиться, какую информационную систему (ИС) он будет для этого использовать. Самый простой вариант — это специально запущенная для этих целей за счет федерального бюджета интернет-платформа, которая называется «Работа в России». И работодатели, и соискатели, и действующие работники смогут использовать ее бесплатно, в том числе и авторизовавшись через сервис «Госуслуги»

Работодатель может создать для этих целей и собственную ИС, но все расходы по ее созданию, эксплуатации, распространению и хранению электронных документов при этом будет нести уже только он сам.

По мнению экспертов, те бизнесмены, которые станут в своей деятельности в области кадрового оборота использовать платформу «Работа в России», через пару лет смогут всерьез рассчитывать на уменьшение или полную отмену госпроверок в отношении своих компаний.

По умолчанию, при оформлении электронных документов в трудовых отношениях стороны должны будут использовать усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП). Но есть важное различие в статусе сторон при заключении целого ряда документов. Например, использование УКЭП при заключении трудового договора, договора о матответственности или вынесении приказа о взыскании является строгой обязанностью для работодателя, и только лишь правом — для вашего сотрудника.

Отдельно стоит упомянуть ситуацию, когда происходит какой-либо форс-мажор (техногенная или природная катастрофа, авария на производстве, массовые беспорядки, эпидемии и т.д.). Тогда, согласно заранее принятому в организации локальному акту, стороны вправе при решении каких-то трудовых вопросов временно обменяться электронными документами или их образами (сканы, фото, копии и т.д., и т.п.). Но при прекращении подобной ситуации они обязаны будут обменяться соответствующими экземплярами “в бумаге”.

Какие преимущества дает работодателям и работникам переход на ЭДО?

Принятие закона № 377-ФЗ создает для всех сторон трудоотношений целый ряд преимуществ в области кадров и делопроизводства, переведенных на электронный оборот документов.

В первую очередь речь идет о значительном упрощении и ускорении устройства на работу: ведь теперь соискателю совсем не обязательно приезжать в ваш офис для заключения трудового договора — достаточно прислать все нужные документы в электронном виде

Далее, быстрый доступ ко всем необходимым документам приведет к тому, что у отечественного бизнеса будет в разы меньше проблем с Рострудом, налоговой, КТС и прочими инстанциями — просто за счет увеличения прозрачности всех кадровых процедур.

Наконец, это очередной шаг в сторону увеличения процента дистанционных работников, что в условиях пандемии (с непрогнозируемыми сроками окончания последней) является одним из главных факторов обеспечения стабильности рынка труда. Ведь именно благодаря “удаленке” работодатель может сократить значительную часть своих расходов, не теряя при этом в эффективности труда своих работников. А последние, в свою очередь, могут быть уверены в том, что, скорее всего, сохранят свои рабочие места — поскольку резко снижается количество прогулов, опозданий, дисциплинарных взысканий и т.п.