Правила заполнения журнала учета больничных листов

Журнал учета листов нетрудоспособности

Отсутствие работника на рабочем месте по причине болезни должно быть подтверждено предоставлением им листка нетрудоспособности из медицинского учреждения. В противном случае оплата не будет произведена. Как известно, в большинстве случаев работодатель оплачивает только первые три дня болезни, остальные дни выплачиваются из Фонда социального страхования.

Дорогие читатели! Для решения именно Вашей проблемы — звоните на горячую линию или задайте вопрос на сайте. Это бесплатно.

Но даже в таком случае для грамотного ведения учета социальных выплат многие работодатели заводят журнал регистрации больничных листов, чтобы в дальнейшем не возникало трудностей по вопросу оплаты больничных выплат, отчетах перед Фондом социального страхования и других спорных моментах.

Необходимость ведения журнала

Ведение книги регистрации листов нетрудоспособности не является обязательным условием и не закреплено в законодательстве Российской Федерации. Однако её создание носит рекомендательный характер, согласно пункту 10 «Путеводителя по кадровым вопросам».

Рекомендация по ведению книги регистрации больничных бюллетеней обусловлена:

1. Возможностью сверки данных учета рабочего времени при подписании соответствующего табеля.
2. Возможностью подсчета дней для увеличения отпуска в случае совпадения больничных дней с отпускными.
3. Отслеживание предоставления работниками бюллетеней нетрудоспособности в установленные законом сроки (в течение 6 месяцев со дня восстановления полной трудоспособности).
4. Возможностью предоставления отчётности по больничным бюллетеням перед фондом социального страхования в случае проверки.
5. Отслеживание совокупного количества оплачиваемых больничных дней каждого работника для подсчета лимита, установленного законом.
6. Разрешение спорных моментов в случае утери бюллетеня нетрудоспособности.

Заполнение журнала: особенности и форма

Каждый работодатель вправе вести журнал учета по своему усмотрению. Однако существует стандартная разработанная форма, которая используется большинством организаций.

Основными моментами, которые должны быть указаны на титульном листе документа, являются:

1. Указание полного наименования и реквизитов организации, которая принимает бюллетени нетрудоспособности.
2. Указание названия документа «Журнал (или книга) учета (или регистрации) больничных листов». Обозначение документа носит добровольный характер и может быть выбрано также на усмотрение работодателя.
3. Период действия документа – указывается дата открытия и дата закрытия журнала регистрации.
4. Срок хранения документа на предприятии.
5. Указание данных лица, ответственного за ведение книги учета, и его подпись.

Во внутренней таблице документа нужно создать следующие столбцы:

1. Номер бюллетеня нетрудоспособности.
2. Данные работника, предоставившего больничный лист (фамилия и инициалы, должность).
3. Причина ухода на больничный.
4. Дата предоставления бюллетеня нетрудоспособности.
5. Период действия листа нетрудоспособности.
6. Наименование медицинской организации, выписавшей бюллетень.
7. Общее количество дней отсутствия работника.
8. Подпись лица, принявшего бюллетень, и работника, предоставившего его.

Графы таблицы устанавливаются по усмотрению должностного лица и могут либо дополняться, либо уменьшаться. Образец книги регистрации больничных листов можно посмотреть здесь.

Также существуют некоторые правила составления и оформления журнала учета, несоблюдение которых влечет за собой потерю юридической силы документа:

• составление книги ведется как в электронном, так и в печатном виде. При этом если заполнение ведется в печатном виде, то все записи должны быть сделаны перьевой или гелевой ручкой черного цвета;
• все страницы журнала должны иметь нумерацию, а сам документ в обязательном порядке должен быть прошит; также на последней странице должны проставляться дата закрытия, инициалы и подпись ответственного лица, а также количество прошитых и пронумерованных страниц. Также при желании руководителя указанные данные могут быть скреплены печатью организации;
• запрещено использование корректирующих средств; в случае допущения ошибки в документе он либо полностью переделывается, либо ошибка зачеркивается, пишется надпись «Исправлено» и закрепляется подписью ответственного лица;
• все вносимые данные должны быть правдивы и точны на момент внесения их в книгу учета.

Лицо, ответственное за ведение документа

Лицо, отвечающее за ведение журнала, выбирается непосредственно руководителем предприятия.

Но так как больничные листы передаются работником в отдел кадров, то, соответственно, именно работники этого подразделения занимаются ведением и заполнением книги регистрации листов нетрудоспособности.

Если на предприятии отсутствует отдел кадров, то работники, как правило, отдают больничные бюллетени в бухгалтерию. В таком случае ответственность за ведение книги учета ложится на бухгалтера предприятия.

В любом случае независимо от того, кто занимается ведением и заполнением журнала, на его титульном листе должны быть прописаны данные (фамилия и инициалы), занимаемая должность и подпись ответственного лица.

Период и место хранения журнала

Период хранения журнала регистрации больничных определяется приказом Минкультуры России от 25.08.2010 №558 (ред. от 16.02.2016). В этом документе сказано, что, как и больничные листы, журналы учета бюллетеней нетрудоспособности хранятся на предприятии в течение пяти лет.

Однако если обратиться к Налоговому кодексу (первая часть) РФ ФЗ №146 от 31.07.1998 (ред. от 03.08.18) ст. 23, то, согласно подпункту 6 пункта 3.3, хранение документов, касающихся уплаты страховых взносов, должно осуществляться на протяжении шести лет.

Хранение книги регистрации бюллетеней нетрудоспособности осуществляется на предприятии в течение 6 лет. Что касается места хранения, то, согласно Положению Минфина СССР №105, журнал должен храниться в специальном помещении или закрытом шкафу под ответственность установленного лица.

После истечения установленного срока документ передается в архив предприятия.

Возможные санкции за отсутствие журнала регистрации

Так как ведение книги учета больничных листов носит рекомендательный характер и не закреплено в законодательстве РФ, а решение по открытию такого документа принимается непосредственно руководителем организации по его усмотрению, то, соответственно, никакой ответственности перед законом за отсутствие этого документа на предприятии не предусмотрено.

Если журнал регистрации был создан на предприятии, и было установлено ответственное за него лицо, то руководство должно выпустить приказ о назначении конкретного человека, который будет отвечать за правильное ведение и заполнение данного документа.

Соответственно, санкции за незаполнение или неправильное ведение книги будут применяться к этому должностному лицу в рамках внутреннего устава организации.

Образец заполнения журнала больничных листов

Журнал учета больничных листов – образец заполнения вы можете загрузить на нашем сайте. Кто должен вести такой журнал? Как выглядит его форма? Как вообще ведется учет больничных? Является ли больничный БСО? Ответы на эти и некоторые другие вопросы вы найдете в нашей статье.

Как ведется учет больничных листов в бухгалтерии

Для учета больничных листов целесообразно вести соответствующий журнал. Он пригодится специалисту кадровой службы фирмы в целях отслеживания сроков хранения больничных в организации, а также:

• получения сведений о периоде нетрудоспособности для отражения данного периода в табеле учета рабочего времени;
• отслеживания фактов своевременного предоставления больничных листков работниками;
• получения сведений о периоде нетрудоспособности для продления на соответствующий период отпуска работника;
• быстрого поиска нужного больничного листа во время проверки по требованию сотрудников ФСС.

Узнать о том, как продлевается отпуск при больничном, вы можете в этой статье.

Что представляет собой журнал регистрации больничных

Изучим подробнее то, как может выглядеть журнал, в котором отражаются сведения о больничных листах.

Унифицированный образец журнала учета больничных листов законодательством не установлен. Организация вправе самостоятельно разработать формат соответствующего документа.

Можно ли вести журнал учета больничных листов в электронной форме, подробно разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в готовое решение.

Основным элементом структуры журнала, о котором идет речь, может быть таблица, где будут отражены:

• номера больничных листков;
• названия медицинских организаций, в которых оформляются больничные листки;
• Ф. И. О. сотрудников, оформляющих больничные;
• даты предоставления больничных сотрудниками;
• периоды временной нетрудоспособности в соответствии с больничными листками;
• сведения о нарушениях режима лечения и иных обстоятельствах, предопределяющих расчет пособия по временной нетрудоспособности в особом порядке, например в минимальной величине по МРОТ.

Журнал допустимо вести как в электронном, так и в бумажном виде. Во втором случае все листы документа должны быть пронумерованы и прошнурованы.На обороте обязательно указывается общее количество листов.Здесь же проставляются подпись ответственного за ведение журнала лица и печать организации (при ее наличии).

ВАЖНО! Ведение журнала учета больничных листов не является обязанностью хозяйствующих субъектов. Поэтому и санкций за его непредставление не предусмотрено. Однако в организациях с большой численностью персонала все же желательно формировать такой документ. Он помогает структурировать информацию обо всех случаях нетрудоспособности, которых на крупных предприятиях обычно бывает много.

Узнать больше о расчете больничного в минимальном и максимальном размерах вы можете у нас на сайте.

Храниться журнал, также как и листки нетрудоспособности, может в специальном помещении или в сейфе (п. 6.2 Положения, введенного письмом Минфина СССР от 29.07.1983 № 105).

Сроки хранения журнала

Во многих правовых актах больничный лист именуется документом строгой отчетности (информация ФСС от 01.07.2011, решение ВС РФ от 27.03.2002 № ГКПИ 02-311, приказ Минздрава РФ от 29.01.2004 № 29). Но насколько правомерно относить листки нетрудоспособности к БСО?

Является ли больничный бланком строгой отчетности?

Под термином «документ строгой отчетности» может пониматься:

1. Документ, выдаваемый одним субъектом правоотношений другому «под отчет», когда утеря передаваемого документа недопустима и может сопровождаться санкциями. В данном случае — больничные передаются в медучреждения как документы строгой отчетности (пп. 6, 16 Инструкции по приказу № 29).
2. Документ, применяющийся в рамках денежных расчетов (как правило, юридических лиц с физическими) как аналог чека ККТ.

Порядок учета расчетных документов регламентируется большим количеством общеотраслевых нормативных актов. Основной — закон «О применении ККТ» от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

В свою очередь, порядок применения больничного как документа строгой отчетности пока что никак не регламентирован на уровне общеотраслевых норм. Однако приказ № 29 детально регламентирует учет листков нетрудоспособности медучреждениями.

Таким образом, листок нетрудоспособности в контексте документов строгой отчетности, применяемых фирмой-работодателем, правомерно рассматривать только на уровне локальных нормативных актов хозяйствующего субъекта.

Узнать больше о применении, в свою очередь, расчетных БСО вы можете в статье «Что относится к бланкам строгой отчетности (требования)?».

Где можно скачать образец журнала регистрации больничных

Скачать образец журнала учета больничных листов вы можете на нашем портале. Данный документ содержит все те информационные блоки, что мы рассмотрели выше. Скачать журнал учета больничных листов вы можете по ссылке ниже.

Скачать образец

Журнал можно распечатать — с нужным количеством разворотов и с таблицей, где отражаются сведения о листках нетрудоспособности, прошить и пронумеровать. Порядок применения журнала может быть прописан в учетной политике предприятия.

Узнать больше об особенностях применения учетной политики в организации вы можете в статье «Готовая учетная политика – образец для организации».

Итоги

Больничные листки, предоставляемые сотрудниками работодателю, должны храниться в организации не менее 5 лет (по одной из точек зрения — не менее 6 лет). В целях отслеживания их движения в фирме может применяться журнал учета листков нетрудоспособности. Данный журнал, в котором могут отражаться и иные сведения о соответствующих листках и периодах нетрудоспособности работников, может применяться и в целях оптимизации работы кадровой службы компании.

Узнать больше о различных нюансах применения больничных листков в организации вы можете в этой рубрике нашего сайта.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Как вести журнал регистрации больничных листов в 2022 году

После передачи сотрудником в бухгалтерию листка нетрудоспособности у руководителя появляется ответственность за хранение документа. Решить задачу помогает ведение журнала регистрации (учета) больничных.

Для чего нужен журнал регистрации больничных листов

Систематизация внутренней документации позволяет оптимизировать ряд рабочих процессов. Ведение журнала учета больничных листков целесообразно по следующим причинам:

• он помогает своевременно отметить достижение лимита оплачиваемых дней нетрудоспособности;
• становится проще следить за соблюдением сроков предоставления листков;
• сокращается время поиска запрошенных ФСС документов;
• он помогает отследить все случаи, когда нужно увеличить количество дней отпуска по причине перенесенного во время отдыха заболевания.

Перечисленные достоинства проявляются только при систематическом подходе. Если документ ведется в свободном порядке и используется только время от времени, это приводит к формированию неверной информационной базы и сопутствующим ошибкам.

Как заполнять журнал регистрации больничных листов

Не существует унифицированного образца, одинаково актуального для всех учреждений и организаций. За счет этого у руководителей имеется возможность самостоятельного выбора способа представления и упорядочивания больничных листков своих подчиненных. Имеет смысл детально рассмотреть вопрос работы с журналом и официальным путем закрепить основные положения в локальной документации компании, а также установить единый формат журнала. Сформированная таким образом инструкция позволит снизить вероятность ошибок и разночтений.

Моменты, на которые следует обратить внимание при подготовке журнала или рекомендаций по работе с ним:

• титульная страница или шапка должна содержать идентифицирующую компанию данные, а также информацию о датах начала и окончания ведения журнала;
• при формировании сводной таблицы стоит включить такие пункты, как: номер листка, ФИО сотрудника, период нетрудоспособности, наименование организации, выдавшей листок нетрудоспособности, дата предоставления документа;
• дополнительно можно указать вид нетрудоспособности, общее (суммарное) количество дней нетрудоспособности, номер больничного листка, подразделение или отдел, в котором трудится сотрудник, и выделить целый столбец под примечания.

Примечания необходимы для указания особых обстоятельств, влияющих на расчет оплаты больничного.

Заполнять журнал можно ручным способом, но лучше это делать в программе 1С. Для этого нужно будет разработать шаблон документа, утвердить его в локальной документации компании и внедрить его в программное обеспечение.

Сколько хранить журнал

Сроки хранения журнала строго регламентированы. Согласно Приказу Минкультуры от 25.08.10 г. №558 журнал учета больничных листков следует хранить 5 лет при условии, что организация работает с данным регистром.

Обязательно ли вести журнал

Журнал учета больничных листков не является обязательным. Это значит, что контролирующие и принимающие отчеты органы не имеют право требовать его с организаций.

Однако если во внутренней документации компании прописано, что журнал ведется или имеется инструкция по работе с ним, то организации придется его заполнять и делать это корректно. Хранить документ нужно будет либо в сейфе, либо в специальном помещении.

Ответственность, если журнал не ведется

На законодательном уровне не предусмотрено каких-либо санкций за отсутствие подобного документа, поскольку он не является обязательным. Вопрос о целесообразности его ведения решается администрацией компании. Проблемы у кадровика или бухгалтера могут возникнуть только в том случае, если внутри организации принято вести данный журнал, но он не заполнялся или с ним работали не по установленному образцу.

Журнал учета (регистрации) больничных листов призван структурировать информацию обо всех случаях нетрудоспособности в организации. Однако обязательным документ не является и не существует единого способа его ведения. Руководитель сам решает вопросы, касающиеся работы с журналом. Задача может быть перепоручена и непосредственно исполнителю – кадровому работнику, секретарю или специалисту по документообороту.

В целях экономии времени и исключения ошибок целесообразно закрепить форму журнала в 1С:ЗУП, а сам документ заполнять автоматически в программе.

Приказ Фонда социального страхования РФ и Минздрава РФ от 29 января 2004 г. N 18/29 “Об утверждении Инструкции о порядке обеспечения бланками листков нетрудоспособности, их учета и хранения” (с изменениями и дополнениями)

В целях совершенствования системы обеспечения бланками листков нетрудоспособности приказываем:

1. Утвердить Инструкцию о порядке обеспечения бланками листков нетрудоспособности, их учета и хранения (приложение).

2. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя председателя Фонда социального страхования Российской Федерации В.В.Линника и заместителя Министра здравоохранения Российской Федерации Р.А.Хальфина.

Председатель Фонда
социального страхования
Российской Федерации

Министр здравоохранения
Российской Федерации

Зарегистрировано в Минюсте РФ 19 февраля 2004 г.

Регистрационный N 5573

Информация об изменениях:

Приказом Министерства здравоохранения и социального развития РФ и Фонда социального страхования РФ от 23 июля 2004 г. N 42/130 в Инструкцию, утвержденную настоящим приказом, внесены изменения, вступающие в силу с 1 января 2005 г.

Инструкция
о порядке обеспечения бланками листков нетрудоспособности, их учета и хранения
(утв. приказом Фонда социального страхования РФ и Минздрава РФ от 29 января 2004 г. N 18/29)

С изменениями и дополнениями от:

ГАРАНТ:

С 1 июля 2011 г. действует новая форма бланка листка нетрудоспособности, утвержденная приказом Минздравсоцразвития России от 26 апреля 2011 г. N 347н

1. Настоящая Инструкция определяет порядок обеспечения бланками листков нетрудоспособности медицинских организаций, имеющих лицензию на осуществление работ и услуг по оказанию соответствующей медицинской помощи, включая проведение экспертизы временной нетрудоспособности, а также их учета и хранения.

2. Изготовление бланков листков нетрудоспособности обеспечивает Фонд социального страхования Российской Федерации (далее – Фонд).

3. Бланки листков нетрудоспособности направляются предприятием-изготовителем в региональные отделения Фонда.

4. Региональные отделения Фонда обеспечивают бланками листков нетрудоспособности медицинские организации по мере необходимости, на основании отчетов-заявок на получение бланков листков нетрудоспособности, представляемых ими на соответствующий квартал года в порядке, установленном пунктом 14 настоящей Инструкции.

Не допускается запас бланков листков нетрудоспособности в медицинских организациях, превышающий квартальный запас потребности.

5. Выдача бланков листков нетрудоспособности осуществляется с оформлением накладных в двух экземплярах, один из которых (первый) передается медицинской организации, второй – остается в региональном отделении Фонда.

Доставка бланков листков нетрудоспособности от регионального отделения Фонда производится за счет средств получателя бланков.

6. Бланки листков нетрудоспособности являются документами строгой отчетности и должны храниться в специальных помещениях, сейфах или в специально изготовленных шкафах, обитых оцинкованным железом, с надежными внутренними или навесными замками. Помещения, сейфы, шкафы, где хранятся бланки, должны быть закрыты на замки и опечатаны печатью.

Бланки листков нетрудоспособности подлежат систематическому бухгалтерскому учету за балансовым счетом.

7. Региональные отделения Фонда и медицинские организации обязаны вести строгий количественный учет бланков листков нетрудоспособности.

8. Учет прихода и расхода бланков листков нетрудоспособности осуществляется на бумажном и магнитном носителях по программе, разработанной и переданной Фондом:

8.1. Региональными отделениями Фонда – в Книге прихода и расхода бланков листков нетрудоспособности (приложение N 1), заполняемой при получении бланков от предприятия-изготовителя и выдаче бланков медицинским организациям;

8.2. медицинскими организациями – в Книге получения бланков листков нетрудоспособности (приложение N 2), заполняемой при получении бланков от органа управления здравоохранением, и Книге распределения бланков листков нетрудоспособности (приложение N 3).

Сверка данных Книги получения бланков листков нетрудоспособности и Книги распределения бланков листков нетрудоспособности в медицинской организации осуществляется не реже одного раза в квартал.

9. Книги прихода и расхода бланков листков нетрудоспособности должны быть пронумерованы, прошнурованы, и иметь на последней странице запись: наименование организации, количество страниц, печать организации и подпись руководителя. Записи в книгах производятся в хронологическом порядке при совершении операции лицом, ответственным за получение, выдачу и хранение бланков листков нетрудоспособности.

10. Лицо, ответственное за получение, хранение, выдачу бланков листков нетрудоспособности (далее – ответственное лицо), назначается приказом руководителя организации (регионального отделения Фонда, медицинской организации).

Ответственное лицо получает бланки листков нетрудоспособности на основании доверенности, оформленной в установленном порядке (с подписью руководителя, главного бухгалтера, заверенных круглой печатью).

11. Лечащие врачи медицинской организации (в отдельных случаях – фельдшеры, зубные врачи) либо работники медицинской организации, оформляющие листки нетрудоспособности централизованно, на основании приказа руководителя медицинской организации получают бланки листков нетрудоспособности, прошитые за левый верхний угол, под отчет от ответственного лица. При получении новых бланков листков нетрудоспособности указанные лица обязаны сдать корешки ранее полученных бланков.

12. Корешки бланков листков нетрудоспособности хранятся в медицинских организациях в течение трех лет, после чего уничтожаются в этой же организации в соответствии с Актом об уничтожении корешков бланков листков нетрудоспособности, срок хранения которых истек (приложение N 4).

13. Медицинские организации ведут учет испорченных, утерянных, похищенных бланков листков нетрудоспособности в Книге учета испорченных, утерянных, похищенных бланков листков нетрудоспособности (приложение N 5).

В конце года медицинские организации передают информацию об испорченных, утерянных и похищенных бланках листков нетрудоспособности в региональное отделение Фонда.

Испорченные бланки листков нетрудоспособности хранятся в медицинских организациях в отдельной папке с описью, в которой указываются фамилия, имя, отчество лечащего врача (в отдельных случаях -фельдшера, зубного врача), дата сдачи, номера и серии испорченных бланков.

Уничтожение испорченных бланков листков нетрудоспособности производится в медицинских организациях по истечении 3 лет комиссией, созданной по приказу руководителя медицинской организации, по Акту об уничтожении испорченных бланков листков нетрудоспособности (приложение N 6).

14. Все медицинские организации обязаны представлять в региональные отделения Фонда:

ежеквартально, в срок до 5 числа месяца, следующего за отчетным кварталом, отчеты-заявки на получение бланков листков нетрудоспособности на соответствующий квартал (приложение N 7). Отчеты-заявки представляются независимо от того, имеется ли необходимость в получении новых бланков листков нетрудоспособности;

ежегодно, до 1 февраля текущего года заявку на бланки листков нетрудоспособности на следующий календарный год (приложение N 8).

Отчет-заявка и заявка подписываются руководителем и главным бухгалтером медицинской организации и заверяются печатью.

ГАРАНТ:

О формировании заявок на изготовление бланков листков нетрудоспособности см. письмо Фонда социального страхования РФ от 12 июля 2005 г. N 02-18/11-6255

15. Региональные отделения Фонда на основании данных, представленных медицинскими организациями, ежегодно, не позднее 10 февраля текущего года, представляют в Фонд социального страхования Российской Федерации заявку на бланки листков нетрудоспособности на следующий календарный год (приложение N 8).

ГАРАНТ:

О распределении бланков листков нетрудоспособности см. информацию Фонда социального страхования РФ от 11 января 2005 г. N 02-18/11-9

16. Ответственность за получение, хранение и распределение бланков, а также за учет и отчетность по ним несут руководители и главные бухгалтеры региональных отделений Фонда, медицинских организаций.

Лечащие врачи (в отдельных случаях – фельдшеры, зубные врачи), а также работники медицинской организации, оформляющие листки нетрудоспособности централизованно, на основании приказа руководителя медицинской организации, несут личную ответственность за сохранность полученных бланков.

17. Региональные отделения Фонда осуществляют контроль за организацией учета, хранения бланков листков нетрудоспособности в медицинских организациях независимо от их организационно-правовой формы, формы собственности и ведомственной подчиненности.

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Excel

Приложение N 1
к Инструкции о порядке обеспечения
бланками листков нетрудоспособности,
их учета и хранения

Книга прихода – расхода бланков листков нетрудоспособности региональным отделением Фонда

Дата получения бланков

Накладная на получение бланков

Кол-во полученных бланков

Дата выдачи бланков

Количество выданных бланков

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Excel

Приложение N 2
к Инструкции о порядке обеспечения
бланками листков нетрудоспособности,
их учета и хранения

Книга получения бланков листков нетрудоспособности медицинской организации

Дата получения бланков

Количество полученных бланков

Остаток бланков от предыдущей партии

Общее количество бланков

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Excel

Приложение N 3
к Инструкции о порядке обеспечения
бланками листков нетрудоспособности,
их учета и хранения

Книга распределения бланков листков нетрудоспособности медицинской организации

Количество бланков в наличии

Количество выданных бланков

Получатель бланков (или лицо, сдающее корешки)

Реквизиты корешков бланков

Количество возвращенных корешков бланков

Подпись лица, получающего бланки, возвращающего корешки бланков

Лицо, ответственное за хранение бланков и корешков бланков

* Для структурных подразделений медицинской организации (участковая больница, ФАП).

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Excel

Приложение N 4
к Инструкции о порядке обеспечения
бланками листков нетрудоспособности,
их учета и хранения

Акт
об уничтожении корешков бланков листков нетрудоспособности, срок хранения которых истек

Перечень уничтоженных корешков бланков листков нетрудоспособности

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Excel

Приложение N 5
к Инструкции о порядке учета и хранения
листков нетрудоспособности,
их учета и хранения

Книга учета испорченных, утерянных, похищенных бланков листков нетрудоспособности

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Excel

Приложение N 6
к Инструкции о порядке обеспечения
бланками листков нетрудоспособности,
их учета и хранения

Акт
об уничтожении испорченных бланков листков нетрудоспособности

Перечень уничтоженных бланков листков нетрудоспособности:

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Excel

Приложение N 7
к Инструкции о порядке обеспечения
бланками листков нетрудоспособности,
их учета и хранения

Отчет-Заявка
на получение бланков листков нетрудоспособности медицинской организацией

Количество бланков листков нетрудоспособности

Остаток на начало отчетного периода

Заказано на. кв. 20. г. (отчетный период)

Получено в. кв. 20. г (отчетном периоде)

Израсходовано в . квартале 20. г.

Остаток на конец отчетного периода

Заказано на. кв. 20. г.

* Лицензия на медицинскую деятельность в части права на осуществление экспертизы временной нетрудоспособности.

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Excel

Приложение N 8
к Инструкции о порядке обеспечения
бланками листков нетрудоспособности,
их учета и хранения

Заявка
на бланки листков нетрудоспособности на 20_____г.
медицинской организации или регионального отделения ФСС РФ

С изменениями и дополнениями от:

Количество бланков листков нетрудоспособности

заказано на предыдущий год

остаток на 01.01.20__ г

потребность на 20__ г.

в том числе по кварталам

Определяется порядок обеспечения бланками листков нетрудоспособности медицинских организаций, имеющих лицензию на осуществление работ и услуг по оказанию соответствующей медицинской помощи, включая проведение экспертизы временной нетрудоспособности, а также их учета и хранения. Приводятся формы, необходимые для осуществления указанного документооборота.

Изготовление бланков листков нетрудоспособности обеспечивает ФСС России. Все медицинские организации обязаны представлять в органы управления здравоохранением ежеквартально, в срок до 5 числа месяца, следующего за отчетным кварталом, отчеты-заявки на получение бланков листков нетрудоспособности вне зависимости от необходимости в этих бланках.

Бланки листков нетрудоспособности являются документами строгой отчетности и должны храниться в специальных помещениях, сейфах или в специально изготовленных шкафах, обитых оцинкованным железом, с надежными внутренними или навесными замками. Помещения, сейфы, шкафы, где хранятся бланки, должны быть закрыты на замки и опечатаны печатью. Бланки подлежат систематическому бухгалтерскому учету за балансовым счетом.

Приказ Фонда социального страхования РФ и Минздрава РФ от 29 января 2004 г. N 18/29 “Об утверждении Инструкции о порядке обеспечения бланками листков нетрудоспособности, их учета и хранения”

Зарегистрировано в Минюсте РФ 19 февраля 2004 г.

Регистрационный N 5573

Настоящий приказ вступает в силу по истечении 10 дней после дня его официального опубликования

Текст приказа опубликован в “Российской газете” от 28 февраля 2004 г. N 40, в Бюллетене нормативных актов федеральных органов исполнительной власти от 8 марта 2004 г. N 10, в журнале “Еженедельный бюллетень законодательных и ведомственных актов”, март 2004 г., N 12, в журнале “Главврач”, 2004 г., N 3

В настоящий документ внесены изменения следующими документами:

Приказ Министерства здравоохранения и социального развития РФ и Фонда социального страхования РФ от 23 июля 2004 г. N 42/130

Журнал учета больничных листов

Листы нетрудоспособности относятся к бланкам строгой отчетности. Они должны храниться в специально изготовленных оцинкованных шкафах с надежными замками. Помещения и сейфы, где хранятся больничные, опечатываются печатью. Медицинские организации обязаны контролировать поступление и расходование листов нетрудоспособности, чтобы исключить случаи их утраты. Разберем, как ведется учет листов нетрудоспособности, зачем нужен журнал учета больничных листов, кто должен вести журнал учета и как он заполняется. Также рассмотрим, нужно ли вести учет электронных листов нетрудоспособности.

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону 8 (800) 302-57-35 Бесплатный звонок для всей России.

В статье расскажем:

Как ведется учет листов нетрудоспособности?

Медицинских организаций обеспечиваются бланками листов нетрудоспособности Фондом социального страхования (Приказ ФСС РФ № 18, Минздрава РФ № 29 от 29.01.2004).

Бланки листков нетрудоспособности подлежат систематическому бухгалтерскому учету за балансовым счетом. Должен производиться контроль за их количеством и расходованием.

Для учета бланков больничных листов в медицинской организации используются следующие регистры:

1. Книга получения бланков листов нетрудоспособности медицинской организацией. Заполняется при получении бланков от органов управления здравоохранением. Фиксирует, какое количество документов было получено от ФСС.
2. Книга распределения бланков листов нетрудоспособности медицинской организацией. Заполняется при передаче бланков врачам медицинской организации, ответственным за экспертизу временной нетрудоспособности пациентов.
3. Книга учета испорченных, утерянных, похищенных бланков листов нетрудоспособности. Заполняется в случае порчи, утраты, хищения бланков. В конце года сведения передаются в ФСС и размещаются на сайте ведомства. Это позволяет проверять сомнительные листы нетрудоспособности на подлинность.
4. Журнал регистрации листов нетрудоспособности. Заполняется при выдаче листа нетрудоспособности пациенту.

Лечащие врачи медицинских организаций и иные сотрудники, назначенные ответственными за больничные листы, получают прошитые бланки под отчет и после использования документов сдают корешки.

Ежеквартально проводится сверка поступления и распределения бланков листов нетрудоспособности.

Зачем нужен журнал учета больничных листов?

Учет листов нетрудоспособности необходим для контроля за движением бланков. В целях отслеживания информации по каждому бланку используется Журнал учета листов нетрудоспособности.

Благодаря ведению журнала решаются следующие задачи:

• фиксируется, кому выдан лист нетрудоспособности;
• отслеживается лимит дней нетрудоспособности, подлежащих оплате;
• отслеживается срок, на который открыт больничный лист;
• осуществляется поиск больничных листов;
• контролируется сохранность больничных листов.

Следует знать! Медицинская организация отдельно ведет бухгалтерский учет бланков листов нетрудоспособности. С этой целью ведутся Книги получения и распределения. Также фиксируются факты порчи, утраты и хищения документов. Систематизированная информация позволяет контролировать количество и движение документов, следить за тем, какие номера бланков получены, использованы и утрачены по каким-либо причинам.

Коды заболеваний в больничных листах

Как отметить больничный в табеле учета рабочего времени

Дубликат больничного листа – для чего нужен и как его получить

Кто должен вести журнал учета больничных листов?

Журнал регистрации листов нетрудоспособности (форма 036-У) ведется медицинскими организациями, наделенными правом проводить экспертизу временной нетрудоспособности и выдавать больничные листы на основании лицензии на осуществление медицинской деятельности.

Решение о необходимости регистрации больничных листов принимается руководителем по своему усмотрению. Обычно издается приказ о назначении лиц, ответственных за листы нетрудоспособности.

Нужно помнить! Помимо медицинской организации учет больничных листов может вести работодатель. За регистрацию поступивших документов отвечает кадровая служба или бухгалтерия. Учет ведется для табелирования сотрудников и расчета пособия по временной нетрудоспособности. В целях регистрации больничных листов используется журнал в произвольной форме.

Как заполняется журнал учета больничных листов?

Форма Журнала регистрации листов нетрудоспособности утверждена только для медицинских организаций. Для работодателей унифицированный бланк не предусмотрен. На практике ведется журнал, разработанный самостоятельно с учетом общепринятой практики.

Медицинской организацией

Лечебные учреждения приобретают готовую книгу регистрации листов временной нетрудоспособности (форма № 036-у), прошнуровывают, пронумеровывают, заверяют печатью и подписью руководителя.

В Журнал вносят следующие сведения:

• номер больничного листа;
• ФИО пациента;
• возраст пациента;
• адрес проживания пациента;
• место работы и выполняемая работа пациента;
• диагноз;
• ФИО врача;
• с какого по какое число месяца сотрудник освобожден от работы;
• количество дней больничного листа;
• отметку о направление пациента в другую медицинскую организацию.

Записи делаются четко и разборчиво без зачеркиваний и исправлений. В случае ошибок вносятся исправления, которые должны быть заверены печатью учреждения и подписью руководителя.

Важно! Ежемесячно проводится проверка правильности ведения книги регистрации листов временной нетрудоспособности. Анализируется заболеваемость, продолжительность болезни. Фиксируется, сколько бланков испорчено, утеряно или похищено.

Работодателем

Работодатели самостоятельно разрабатывают форму журнала регистрации листов нетрудоспособности с учетом своих потребностей. Для них учет больничных листов необязателен.

В журнал регистрации вносятся следующие сведения:

• наименование организации (на титульном листе);
• номер листа нетрудоспособности;
• наименование медицинского учреждения, оформившего больничный;
• должность и ФИО сотрудника;
• период временной нетрудоспособности;
• основание выдачи больничного;
• сведения о нарушении режима лечения;
• дата поступления больничного листа работодателю.

Помимо наименования организации может быть указан ИНН, ОГРН, юридический адрес, лицо, ответственное за ведение журнала.

Следует знать! После регистрации листа нетрудоспособности его передают бухгалтеру, который производит расчет пособия по временной нетрудоспособности. Далее больничный передается в ФСС. Работодатель с ближайшим авансом или зарплатой переводит сотруднику денежные средства за первые три дня временной нетрудоспособности. За оставшиеся дни пособие оплачивается фондом.

Нужно ли вести учет электронных больничных листов?

При оформлении электронного больничного листа бумажный бланк документа не заполняется. Все сведения о случае временной нетрудоспособности заполняются в системе ФСС.

Медицинская организация заполняет свою часть листа нетрудоспособности и сообщает пациенту его номер. Работодатель через личный кабинет организации в системе ФСС на основании сведений о номере электронного больничного заполняет вторую часть.

Медицинские организации и работодатели имеют доступ ко всем электронным листам нетрудоспособности в личном кабинете сайта ФСС. При необходимости достаточно авторизироваться с помощью ЭЦП и получить необходимые сведения. При этом у них нет полномочий на удаление из системы уже заполненного больничного листа.

Таким образом, вести Журнал регистрации электронных листов нетрудоспособности нецелесообразно, поскольку они автоматически учитываются в онлайн-сервисе социального страхования.

Заключение эксперта

1. После получения бланков листов нетрудоспособности от ФСС медицинские организации должны организовать их учет. С этой целью ведутся несколько регистров: Книга получения бланков листов нетрудоспособности медицинской организацией, Книга распределения бланков листов нетрудоспособности медицинской организацией. Книга учета испорченных, утерянных, похищенных бланков листов нетрудоспособности. Журнал регистрации листов нетрудоспособности.
2. Журнал регистрации листов нетрудоспособности по форме № 36-у заполняется при выдаче больничного листа пациенту. Он позволяет зафиксировать, кому выдан документ, использовал ли пациент лимит дней временной нетрудоспособности. Также по журналу можно производить поиск листов нетрудоспособности и отслеживать сроки больничного.
3. Учет больничных листов ведется не только медицинскими учреждениями, но и работодателями. Организации самостоятельно разрабатывают форму документа и вносят в него необходимые сведения.
4. В настоящее время листы нетрудоспособности оформляются в электронном виде через систему ФСС без выдачи дубликата на бумажном носителе. В связи с автоматизацией учета больничных листов вносит информацию об электронных документах в Журнал регистрации листов нетрудоспособности не требуется.

При возникновении трудностей с поиском листов нетрудоспособности, ведением Журнала регистрации желательно привлечь квалифицированного юриста, который специализируется на данной категории дел и поможет разобраться в сложившейся ситуации. Юристы нашего сайта всегда готовы проконсультировать работников и работодателей по вопросам, касающимся журнала учета больничных листов. Оставьте заявку и получите консультацию.

Как оплачивается больничный лист совместителю

Как исправить ошибку в больничном листе

Как оплачивается больничный в праздничные и выходные дни

Ответственность за поддельный больничный лист и проверка на подлинность

Облагается ли больничный лист НДФЛ? Особенности расчета

Максимальный срок больничного листа

Если у вас остались вопросы, пишите в комментариях, мы разберем вашу ситуацию и дадим развернутый ответ

© 2018-2022 Socprav.ru – правовой помощник. Все права защищены

Мы используем файлы cookie, чтобы предоставить пользователям больше возможностей. Условия использования смотрите здесь.

Сайт не занимается деятельностью по предоставлению юридических услуг. Содержание сайта не является рекомендацией или офертой, вся информация носит ознакомительный характер. При использовании материалов гиперссылка на Socprav.ru обязательна.

Заполнение журнала регистрации больничных листов: скачать образец и бланк

Содержание

• Учет журнала регистрации больничных листов на предприятии
• Анализ данных, получаемых на основании информации журнала учета
• Лица, ответственные за ведение регистрационных данных
• Порядок заполнения журнала регистрации
• Состав информации журнала учета
• Инструкция по заполнению журнала регистрации
• Образец заполнения журнала регистрации листов
• Порядок хранения журнала регистрации больничных листов
• Ответственность за неведение журнала
• Рубрика “Вопросы и ответы”

Листы нетрудоспособности являются подтверждением периода болезни и основанием для получения пособия. После сдачи документа работодателю обеспечивается их учет и хранение. Наиболее оптимальным вариантом систематизации данных служит ведение специального журнала регистрации листов нетрудоспособности. Обязательные требования к необходимости ведения журнала отсутствуют, но использование формы упрощает контроль и учет документов в организациях с численностью более нескольких человек. В статье расскажем про заполнение журнала регистрации больничных листов, дадим образец оформления.

Учет журнала регистрации больничных листов на предприятии

Ведение журнала не является трудоемкой задачей. Журнал учета больничных листов является внутренней формой учета, предназначенной для использования данных для операций:

• Внесения данных в табель учета рабочего времени.
• Начисления пособия в составе заработной платы.
• Формирования отчетности в ФСС и ПФР.
• Составления сводов по запросу руководителя. Руководители используют информацию для контроля длительности, анализа уровня заболеваний и получения прочих данных.
• Проведения контроля срока представления листа нетрудоспособности.
• Определение лимитируемых дней нетрудоспособности для различных случаев: по одному договору, по уходу за ребенком или другим близким родственником.

Задача учета данных о нетрудоспособности в журнале регистрации – упрощение кадрового документооборота предприятия.

Анализ данных, получаемых на основании информации журнала учета

В проведении мероприятий по улучшению охраны труда и снижению уровня заболеваемости на предприятии используется информация журнала учета. Работодатель имеет возможность анализировать данные:

• Динамику количества дней заболевания по периодам или в сравнении с предшествующим годом.
• Количество дней заболеваний по структурным отделениям.
• Потребность в продлении или переносе отпуска при наступлении заболевания в периоде отдыха.
• Своевременность предоставления листков нетрудоспособности.
• Наличие случаев нарушения больничного режима.
• Статистику заболеваемости совместителей.

По результатам анализа определяются профилактические мероприятия по улучшению охраны труда. Дополнительно работодатель может принять меры по усилению дисциплинарной ответственности по фактам нарушения больничного режима или задержки предоставления листка нетрудоспособности. Читайте также статью: → «Оформление больничного листа 2022».

Лица, ответственные за ведение регистрационных данных

Прием, хранение и систематизацию листков нетрудоспособности осуществляют кадровые работники, табельщики или иные лица, назначенные руководителем согласно должностной инструкции. Установление обязанностей лица может производиться на основании приказа руководителя предприятия.

Ряд предприятий малого бизнеса не имеет отдельно выделенной в штате кадровой единицы. Учет документации кадрового назначения ведет бухгалтерия или руководитель (индивидуальный предприниматель). Возможен вариант ведения журнала несколькими лицами, осуществляющих прием ЛН от работника. Данные о лицах, вносящих сведения, необходимо указывать в примечании к записи или отдельном столбце формы.

Порядок заполнения журнала регистрации

Несмотря на отсутствие требований к ведению журнала и указаний по его заполнению при оформлении и внесении учетных записей необходимо придерживаться общих правил ведения регистрационных книг. Предприятие может разработать форму самостоятельно, использовать журналы, предлагаемые кадровыми ресурсами. Журнал должен иметь титульный лист, нумерацию страниц, содержать данные об ответственном лице, периоде ведения.

Титульный лист содержит общую информацию о журнале:

Ведение журнала может осуществляться как на бумажном носителе, так и в электронном виде. Учет данных позволяет сократить время на подготовку сведений для ФСС при проведении камеральной проверки.

При использовании электронной формы документ может быть распечатан в любое время и использован для формирования реестра проведенных в заданном периоде листков нетрудоспособности с предъявлением в ФСС. Систематизация данных позволяет исключить возникновение ошибок в учете.

Состав информации журнала учета

Перечень информации журнала должен быть достаточной для пользователей. При заполнении необходимо соблюдать последовательность указания данных.

Работодатель самостоятельно определяет оптимальный для учета перечень информации. К необязательной для заполнения информации относят:

• Подразделение, табельный номер работника.
• Основания выдачи листа нетрудоспособности.
• Сведения о медицинском учреждении.

При необходимости в журнал вводят дополнительную строку для внесения данных о получателе документа при передаче его в бухгалтерию. Потребность учета лиц отсутствует в организациях, где кадровая работа производится работниками бухгалтерии. Читайте также статью: → «Оформление и образец дубликата листка нетрудоспособности».

Инструкция по заполнению журнала регистрации

Начало заполнения журнала осуществляется после оформления титульной страницы. Особенность внесения данных:

• Заполнение журнала на бумажном носителе производится чернилами темного цвета.
• Все записи должны хорошо читаться, при допущении ошибок корректируемая информация должна быть изменена в установленном порядке.
• Запись данных осуществляется на отдельной строке в хронологическом порядке.
• Данные в журнал регистрации вносятся из больничных листов. В бланках не разрешено менять нумерацию, вносить дополнительные данные, кроме заполняемой работодателем части.

Основным отличительным признаком документа ЛН является уникальный номер. Новые формы бланков не содержат серии. Номер листка нетрудоспособности составляет 12 цифр, размещенных в правом углу под штрих-кодом. Читайте также статью: → «Коды заболеваний в больничном листе».

Образец заполнения журнала регистрации листов

Работник ООО «Урожай» Смирнов Андрей Валентинович предоставил в отдел кадров предприятия больничный лист по уходу за ребенком. Документ за номером 012 338 546 700 выдан МУП ГП № 23. Период заболевания составил с 1 по 10 февраля 2017 года. На предприятии производятся операции:

1. Прием листка нетрудоспособности у работника.
2. Внесение данных о документе в журнал учета.
3. Передача документа в бухгалтерию для расчета и осуществления выплаты.

Фрагмент книги учета:

При расчете листка нетрудоспособности работник бухгалтерии должен обращать внимание на кодировку. В отношении ряда категорий нетрудоспособности предусмотрен лимит оплачиваемых дней. Так, по уходу за ребенком до 7 лет максимальное число оплачиваемых дней составляет не более 60 в год. В случае превышения лимита период не оплачивается, больничный лист является подтверждением уважительной причины отсутствия на работе.

Порядок хранения журнала регистрации больничных листов

Документооборот и ответственное лицо должны быть закреплены в учетной политике предприятия. Срок хранения журнала устанавливается руководителем из расчета внутренних потребностей. Целесообразным является установление срока хранения журнала учета равным периоду хранения листков нетрудоспособности.

Согласно требований законодательства о страховых взносах и пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ срок хранения листков нетрудоспособности составляет не менее 6 лет. Период исчисляется с года, следующего за оплатой пособия по временной нетрудоспособности.

Хранение журнала необходимо осуществлять одновременно с листками нетрудоспособности. Документы, подтверждающие нетрудоспособность, не являются для предприятий бланками строгой отчетности, требующих соблюдения особого порядка хранения.

Ответственность за неведение журнала

Законодательно закрепленные требования к ведению журнала учета отсутствуют. Руководители каждого предприятия или лица, ответственные за учет, самостоятельно определяют потребность систематизации информации по учету листов нетрудоспособности.

Соответственно, административная или иная ответственность за отсутствие на предприятии журнала регистрации отсутствует. Инспекторы ФСС не имеют законодательной возможности запрашивать журнал к предъявлению или применить санкции.

Рубрика “Вопросы и ответы”

Вопрос №1. Нужно ли сшивать журнал регистрации листов нетрудоспособности?

Необходимость прошивки журнала учета устанавливается по условиям внутреннего делового оборота. Данные используются для внутреннего учета, что определяет свободный характер порядка оформления в соответствии с решением руководителя. Порядок делового документооборота прописывается в учетной политике.

Вопрос №2. Как производится корректировка данных при внесении ошибочных записей?

При допущении ошибок неверная запись подлежит зачеркиванию. Корректоры и ретушь не допускаются. Верные данные вносятся сверху или ниже на отдельной строке. Исправление заверяется ответственным лицом с расшифровкой данных и указанием даты корректировки.

Вопрос №3. Используются ли записи журнала регистрации больничных листов при утере документов?

Предприятия могут утратить учетный документ. При получении дубликата требуется иметь данные листка, внесенные в журнал – номер и серию бланка, период нетрудоспособности, основание выдачи.

Вопрос №4. Вносится ли информация в журнал учета ЛН при утере и получении дубликата?

Данные о полученном дубликате вносят в примечание к строке.

Вопрос №5. Может ли руководитель вменить в обязанности ведение журнала учета листков нетрудоспособности после трудоустройства?

В практике ведения деятельности возникают случаи необходимости открытия журнала после достижения определенной численности, роста заболеваемости на предприятии, фактов нарушения дисциплины. Если потребность в журнале возникла после утверждения требований по должностям кадровика или бухгалтера, вменение обязанности по ведению формы производится на основании приказа. Расширение функций не является изменением условий труда, требующих заключения дополнительного соглашения.