Журнал учета путевых листов: форма 8

Журнал регистрации путевых листов. Пример оформления

Пункт 17 Приказа Министерства транспорта РФ от 11 сентября 2022 г. № 368 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов» требует от юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, эксплуатирующих транспортные средства, вести Журнал регистрации путевых листов:

• Собственники (владельцы) транспортных средств обязаны регистрировать оформленные путевые листы в журнале регистрации путевых листов (далее — журнал).

Однако, в приказе Минтранса № 368 не определена форма журнала регистрации путевых листов, и не сказано какие реквизиты должен содержать журнал.

В данной ситуации можно рассмотреть два варианта:

• Унифицированная форма утвержденная постановлением Госкомстата № 78;
• Самостоятельная разработка формы журнала.

Унифицированная форма Госкомстата

Для учета движения выданных путевых листов можно вести журнал по форме 8, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Но, с 01.01.2013, в связи со вступлением в силу закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, унифицированные формы утвержденные постановлением № 78 перестали быть обязательными к применению.

Форма утвержденная Госкомстатом не является обязательной, но в тоже время она не запрещена, то есть её можно применять для учета выданных путевых листов.

Ниже представлена форма журнала утвержденная постановлением Госкомстата № 78 и пример его заполнения.

Указанная выше форма хорошо подходит для крупных автотранспортных предприятий или для организаций с большим количеством эксплуатируемого транспорта.

Самостоятельная разработка формы журнала

Если же в организации эксплуатируется небольшое количество автомобилей, или штатная структура организации не соответствует форме журнала, то можно разработать свою собственную, более подходящую форму, взять за основу форму утвержденную Госкомстатом и убрав не нужные графы, например, гаражный номер автомобиля, табельный номер водителя, подписи диспетчера и бухгалтера. Так же наоборот, к указанной форме можно добавить нужные графы.

При разработке собственной формы журнала нет каких либо ограничений предусмотренных законодательством, однако нужно понимать что журнал обязательно должен содержать следующие графы:

• Номер путевого листа;
• Дата выдачи путевого листа;
• Фамилия, инициалы и подпись водителя получившего путевой лист.

Согласно пунктам 17 и 18 приказа Минтранса № 368:

• Журнал ведется на бумажном носителе, страницы которого должны быть прошнурованы, пронумерованы, и (или) на электронном носителе. При ведении журнала в электронной форме предусматривается обязательная возможность печати страниц журнала на бумажном носителе.
• В случае ведения журнала в электронной форме внесенные в него сведения заверяются усиленной квалифицированной электронной подписью.

На сайте, в разделе «Документы БДД», можно найти образцы документов необходимых для организации работы по безопасности дорожного движения.

Если у Вас нет времени заниматься составлением документации и поиском её в интернете, или Вы не совсем компетентны в этом вопросе, то на сайте можно приобрести Готовый пакет документов для организации работы по безопасности дорожного движения. Стоимость пакета 2500 рублей. Или мы с нуля разработаем всю документацию необходимую для обеспечения безопасности дорожного движения в Вашей организации. Стоимость услуги от 10000 рублей.

Все документы представлены в электронном виде в формате Microsoft Word и Microsoft Excel с возможностью редактирования. Для того чтобы получить документы достаточно написать на адрес электронной почты putevoji@list.ru, и с Вами свяжутся в течение дня. Документы в электронном виде будут направлены на указанный Вами адрес электронной почты после подтверждения оплаты.

Начальник Транспортного отдела Зуев Серафим

8 комментариев

Добрый день. Уважаемый Серафим, помогите пожалуйста разобраться: Раньше я работал как ИП ( две газели, возят продукты по договору с магазином ), писал путевые, проходили медика и механика, вёл журналы по выпуску и путевым. Сейчас я закрыл ИП и работаю как самозанятый, с теми же магазинами, так же по договору перевожу продукты. Я физ. лицо, обе Газели на мне, езжу без путевок, но как то страшновато ( 1500 кг продуктов, транспортные документы — вроде как коммерческая деятельность). Нужно ли мне сейчас писать путевые, вести журналы и т.д. Спасибо

Игорь, путевые листы Вам вести не обязательно, закон вас не обязывает. Административная ответственность за отсутствие путевого (медик, механик) не предусмотрена. Налоговой вы не интересны, поскольку платите свои 6% с поступлений, не забывайте что все перечисления вам должны быть по чеку.
Статья 20 196ФЗ предъявляет требования только к физ. лицам эксплуатирующим грузовые авто свыше 3500 кг, но у Вас, как я понял, до 3500. но и те требования которые предъявляет статья 20, минимальные. Самое страшное это тахограф.
Ссылка на которую указал Серафим, это частное мнение специалиста этого ресурса, впрочем как и мое, и оно ориентировано на тех кто пользуется услугами таких как вы. Но напомню что админ. ответственность не предусмотрена за отсутствие путевого и следовательно прохождение мед.осмотра и контроллера тех состояния.
Но бывает и такое что требование торговых компаний, которые пользуются услугами самозанятых водителей, в качестве своей отчетности иметь путевые листы, в силу обеспечения ГСМ авто самозанятых, перестраховки бухгалтеров и т.д. Но это очень редкая ситуация.

У меня в журнале ещё марка ТС и гос. рег. знак. Думал, что это обязательно. Прочитал статью и перечитал НПА. Пришёл к выводу, что если формально подходить, то получается обязательные поля это номер путевого листа и дата выдачи. И путевой лист уже зарегистрирован в журнале *смайлик*. Выходит так?

Если формально, то Вы правы. Журнал регистрации путевых листов предназначен только для регистрации, а для этого достаточно присвоить номер и указать дату. Но если требуется отследить движение путевого листа, то необходимо добавить данные лиц получавших путевой лист и их подписи.

Тарас, полностью с вами согласен!
При необходимости можно добавить любую информацию: авто и его гос.ном.знак, фамилию водителя (или водителей). Единственное не понимаю, зачем нужны подписи в этом журнале? Подписи это рудемент, который никому не нужен и ни о чем не говорит.
Допустим, не будет подписи водителя в журнале инструктажа, следовательно инструктаж не проведен, штраф. Проведение требует подтверждения, подпись это подтверждение.
Не будет подписи в журнале выдаче путевых, ну и ничего. Водитель все равно без путевого листа эксплуатировать машину не может.

Чтобы понять, попадают ли грузоперевозки под самозанятость, нужно внимательно разобрать формулировки в законе.

Лицо, занимающееся грузоперевозками по закону считается перевозчиком. А перевозчик — это юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, который принимает на себя по договору обязательства по перевозке пассажиров или грузов и багажа. Так сказано в п. 13 ст. 2 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта»
Так может ли самозанятый заниматься грузоперевозками? Да, может, но для этого ему придется стать индивидуальным предпринимателем с применением спецрежима «Налог на профессиональный доход».
Но самозанятый — это всего навсего режим налогообложения.
Деятельность по оказазанию услуг перевозки пассажиров и грузов не имея статуса ЮР или ИП с точки зрения законодательства незаконна.
До тех пор пока есть пробелы в законах.

Форма №8. Журнал учета движения путевых лист — Образец, бланк 2022 года

Предприятия и ИР, предоставляющие автотранспортные услуги или использующие служебный автотранспорт, обязаны обеспечить регистрацию выдаваемых путевых листов в специально созданном журнале.

Журнал учета движения «путевок» обязан быть пронумерован, прошнурован и заверен печатью в конце, с отображением числа листов. Данные в журнал заносятся ежедневно при выписывании путевых листов и сдаче их обратно по завершению рейса.

Обязательно ли вести его?

Журнал учета путевых бланков по форме 8 используется для контроля выписки «путевок» и сдачи обработанных бланков в бухгалтерию. Надо отметить, что в разных источниках отмечены различные сведения в отношении обязательности создания такого журнала.

Однако, невзирая на то, что типовая форма такого журнала (форма № 8), утвержденная Госкомстатом РФ № 78 от 28.11.1997 г., с 2013 года стала необязательной, предприятия и ИП имеющие автотранспорт, обязаны регистрировать выданные путевые бланки в специальном журнале (п. 1 ст. 1, п. 1 ст. 6 закона РФ № 259-ФЗ от 08.11.2007 г., п. 17 распоряжение Минтранса № 152 от 18.09.2008 г.). При этом, фирме разрешено в самостоятельном порядке формировать свою форму такого журнала.

Остальные субъекты, использующие автотранспорт, журнал учета путевых бланков могут вести по своему желанию. Однако, наличие такого журнала, обеспечит контроль своевременности оформления «путевок», а также правильное списание ГСМ.

Порядок учета

Создавая журнал регистрации путевых бланков надо выполнить следующие требования:

• Журнал, в большинстве своем, создается на один год.
• При потребности, можно уменьшить срок действия такого документа до 1 месяца.
• Все записи вносятся в журнале в хронологической последовательности.
• Ответственность за достоверность записей в журнале, в большинстве, своем возлагается на диспетчера. В набольших фирмах и ИП ответственным за журнал назначается любой работник, согласно трудовому договору и соответствующему распоряжению директора.

Журнал учета «путевок» состоит из двух разделов:

1) Титульного листа, где отображается:

• Название предприятия или ИП.
• Код по ОКПО.
• Время его действия.

2) Табличного раздела, где отмечается:

• Номер документа и дата его выписки.
• Реквизиты водителя, с обозначением его Ф.И.О. и табельного номера.
• Гаражный номер автотранспорта.
• Подпись водителя, означающая, что документ получен.
• Подпись диспетчера или другого лица, выписавшего бланк.

3) После завершения рейса водитель обязан сдать обработанный путевой лист обратно диспетчеру, для дальнейшей передачи в бухгалтерию, под подпись диспетчера или бухгалтера (в зависимости от того кому документ сдается).

В таблице предусмотрена последняя колонка, для фиксирования примечаний, которые могут возникнуть при сдаче «путевки».

Надо отметить, что распоряжением Минтранса РФ № 368 от 11.09.2022 года, отмечено, что журнал может вестись в бумажной форме, с прошнурованными и пронумерованными листами, а также в электронном виде. При создании электронного учета установлено обязательное требование возможности распечатки его на бумаге, а также обязательная электронно-цифровая подпись (ЭЦП).

Следовательно, при ведении электронной регистрации путевых бланков, понадобиться сделать ЭЦП всем заинтересованным лицам (водителям, диспетчеру и бухгалтеру).

Как правильно составить в 2022 году?

оформление журнала учета «путевок» не представляет сложности. В большинстве своем страницы журнала используются, исходя из унифицированного шаблона по форме 8, разработанного Госкомстатом № 78 от 28.11.1997 года. Однако, предприятия вправе по своему усмотрению разработать свою форму, утвердив ее приказом директора (п. 4 ст. 9 закона № 402-ФЗ «О бухучете»).

Создавая журнал, в первую очередь нужно заполнить титульный лист, в котором прописать следующее:

1) Название предприятия, выписывающего путевой лист.

2) Форму по ОКУД.

4) По центру листа нужно отобразить название журнала и период его действия.

5) На страницах журнала отображается:

• № «путевки».
• Дата выписки бланка.
• Ф.И.О. шофера с обозначением его табельного номера.
• Гаражный номер автотранспорта.
• Подпись шофера, свидетельствующая о получении «путевки».
• Подпись диспетчера, выдавшего бланк.
• Примечание (при наличии такового).

Внимание! Все записи по выдаче путевых бланков требуется вносить в хронологической последовательности. При этом, внося записи, нельзя допускать исправлений, зачеркиваний. При аннулировании записи – данный факт отражается в колонке «примечание».

6) По возвращению обработанной «путевки», после завершения рейса или смены, должно расписаться в соответствующей колонке лицо, проверившее правильность заполнения бланка (диспетчер или бухгалтер) с обозначением даты приемки документа.

Образец журнала учета движения путевых листов 2022 года

Скачать бланк и образец

Сроки хранения и ответственность

В большинстве своем журнал движения путевых бланков создается на 1 год, хотя можно сократить его действие до одного месяца. Ответственность за ведение данного журнала может быть возложена приказом директора на диспетчера автотранспортного подразделения или на любое другое лицо, назначенное приказом директора.

Данный журнал относиться к бухгалтерским документам. Обычно такие документы хранятся на предприятии на протяжении срока исковой давности. После истечения такого срока, документы по акту передаются в центральный архив.

Срок хранения подобных документов в архиве регламентируется законом «О бухучете» № 402-ФЗ, а также распоряжением Минкультуры РФ № 558 от 25.08.2010 года. Кроме этого, с 2022 года вступило в действие распоряжение Росархива от № 236 20.12.2019 года, в котором утвержден Перечень архивных документов, с обозначением сроков их сохранности (Рег. в Минюсте РФ под № 57449 06.02.2022 года).

Согласно названных законодательных норм, путевые бланки и журналы их регистрации обязаны хранится 5 лет (ст. 842 и 844 Перечня).

Журналы регистрации путевых бланков, подлежащие передаче в архив, обязаны быть подписаны, прошиты и пронумерованы в установленном порядке.

Правила заполнения журнала учета путевых листов

Журнал движения путевых листов — это обязательный реестр, содержащий данные об использовании автотранспортных средств, находящихся на балансе организации. Вести его обязаны все без исключения организации.

Для чего нужен

Если на балансе организации имеются транспортные средства и их используют в предпринимательской деятельности, компания вправе списать часть производственных затрат на обслуживание этой техники. Но НК РФ позволяет налогоплательщикам не учитывать при налогообложении прибыли расходы только при наличии документации, подтверждающей траты.

В транспортной сфере одним из первичных документов, которые подтверждают производственные расходы, является путевой лист (путевка). Его форму компании утверждают самостоятельно, но следят, чтобы в документе присутствовали все обязательные реквизиты, прописанные в приказе Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152.

Путевка — не единственный документ, который требуют при проверках. Среди запрашиваемых бумаг еще есть журнал учета выдачи путевых листов — отдельная книга, куда заносят всю информацию о маршруте поездки, водителе, используемом транспортном средстве.

Из норм Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» и приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152 следует, что журнал путевых листов обязателен для всех собственников транспортных средств.

Как выглядит

Организация вправе самостоятельно разработать и утвердить книгу учета движения путевок, выданных водителям. Но в ней следует отразить всю необходимую информацию и реквизиты.

За основу чиновники предлагают использовать журнал учета движения путевых листов по форме 8 (код по ОКУД 0345008), утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Это унифицированный бланк, но на основании закона о бухгалтерском учете № 402 от 06.12.2011 его разрешено доработать и менять.

Как заполнять: пошаговая инструкция

Законодательство четко определяет, обязательно ли вести журнал учета путевых листов. Обязательно. Но этого недостаточно: документ нужно заполнять корректно. Объясним, какие правила соблюдать, чтобы не появилось проблем при проверках.

Шаг 1. Обложка

Если вы начали вести новую книгу, заполните обложку. На ней укажите:

• наименование и форму собственности организации;
• код ОКПО;
• месяц и год (период) ведения журнала.

Печать здесь не ставят.

Шаг 2. Основная часть

Страницы представляют собой таблицы из 9 столбцов. В них вписывают:

• номер и дату, когда выдан путевой лист;
• данные о водителе, его табельный номер;
• гаражный номер транспортного средства. Обычно он присваивается в государственных учреждениях, а частные компании этого не делают, и при оформлении допускается не заполнять эту колонку.

Пункт назначения и прочую информацию прописывают в столбце «Примечание».

Это обязательная информация, даже если образец книги регистрации путевых листов организация утверждала самостоятельно.

Записи в книге подтверждают сразу три работника:

• водитель;
• тот, кто занес сведения (например, диспетчер);
• бухгалтер, получивший документ.

Периодичность ведения

Представленный образец заполнения журнала учета путевых листов предполагает, что данные включают без разбивки по месяцам. Но разрешается делать иначе: с наступлением нового месяца фиксировать сведения на новой странице или даже в новом журнале, если в организации часто выдаются путевки.

Законодательство позволяет выдавать водителям документы на поездку на продолжительный срок. Если за это время транспортным средством пользуется не один, а два водителя, каждому из работников выдают путевку на движение. В этом случае по факту их возвращения в журнал учета выдачи водителям путевых листов вписывают все поступившие бухгалтеру документы. При заполнении реестра большая часть информации дублируется, но это нормально.

Купить или распечатать

В продаже имеются готовые бланки, чтобы контролировать движение транспортных средств. Если при печати страницы реестра не пронумерованы, пронумеруйте их самостоятельно. Те же самые требования — к распечатанному документу.

Когда книга учета закончится, ее необходимо подписать как минимум двум ответственным сотрудникам:

• тому, кто ее вел;
• директору или бухгалтеру.

Распечатанный журнал по окончании необходимо не только подписать, но и прошнуровать.

Сроки хранения

В законе нет указаний, сколько хранить такой реестр, будь он распечатанный или купленный в магазине. Но на основании путевых листов рассчитывают зарплату водителей, налог и базу производственных расходов. И поскольку подобные первичные документы хранятся в организации не менее 5 лет, рекомендуем и журнал их учета хранить столько же.

До того как его уничтожить, убедитесь, что срок хранения последнего учетного документа еще не истек. Иначе при необходимости не получится подтвердить наличие и ведение контроля.

Светлана Черных (Кузнецова)

Благодарю за статью! Есть следующий вопрос :при смене наименования организации (ПАО стало АО) необходимо ли заводить новый журнал или возможно продолжать записи в старом?

Журнал учета движения путевых листов: заполняем правильно

Журнал учета путевых листов — это специальная форма, в которой каждая организация, использующая служебный транспорт, должна вести учет движения выдаваемых «путевок».

Обязательно ли вести

Организации и предприниматели, которые оказывают транспортные услуги или просто используют в работе служебные автомобили, обязаны регулярно регистрировать и вести специальный журнал движения путевых листов. Это определено статьей 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ и Приказом Минтранса от 18.09.2008 № 152. Форма журнала учета движения путевых листов утверждена достаточно давно Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. За эти 20 лет ни разу не изменялись ни сама форма № 8, ни порядок ее ведения. Хотя в заполнение путевок законодатели вносили поправки не один раз, последние из которых пришлись на начало 2022 года.

Кроме формы № 8, Постановлением Госкомстата были утверждены еще несколько форм, предназначенных для выдачи соответствующих путевок (для грузовых, легковых автомобилей и автобусов). О них речь в других статьях, мы остановимся подробнее на учетной документации первичного типа, предназначенной для контроля за движением путевок, выданных водителям, и за сдачей отработанных путевок обратно в бухгалтерию организации. Рассмотрим рекомендуемый образец журнала выдачи путевых листов 2022 года: заполнение межотраслевой формы 8 не представляет трудностей.

Какую информацию включать в журнал

Применение такого учетного документа, как журнал учета движения путевых листов, обладает сразу несколькими преимуществами, которые делают использование учетной книги полезным даже для тех фирм, которые не обязаны это делать. В частности, он дает возможность контролировать своевременность и порядок оформления путевок и более оперативно проверять списание горюче-смазочных материалов. Типовая межотраслевая форма № 8 (ОКУД 0345008) представляет собой сшитые в виде книги страницы, на которых нанесена таблица из девяти колонок.

Каждая организация вправе разработать и использовать свою форму этого документа, поскольку его бланк является рекомендуемым и обязательным. Разработка своей таблицы позволит расположить колонки в удобном порядке, убрать ненужные данные и добавить актуальные. В типовом бланке, в частности, указываются:

• номер документа и дата его выдачи;
• табельный номер и Ф.И.О. водителя транспортного средства;
• гаражный номер транспортного средства (указание регистрационного государственного номера в типовой форме не предусмотрено, но его можно учесть в своем бланке);
• подпись водителя о получении путевки;
• подпись лица, уполномоченного на выдачу и приемку путевки (диспетчера);
• дата приемки и подпись бухгалтера;
• графа для примечаний.

Делать записи в документе необходимо в порядке, установленном Приказом Минтранса РФ от 18.09.2008, № 152. Этот порядок является единым для всех пользователей транспортных средств.

Образец заполнения

В заполнении этой типовой формы обычно не возникает проблем. Вести учет путевых листов можно от руки или заполнять бланк на компьютере, а в конце дня распечатывать страницы, чтобы все уполномоченные лица могли расписаться. В рукописном варианте вести документ удобнее, если машин в организации много и диспетчер постоянно выдает и принимает путевки. Титульная страница документа, как обычно, содержит наименование организации, ее ОКПО и период, на который заведен бланк. Никаких подписей и печатей на титульной странице проставлять не нужно. Страницы документа должны быть пронумерованы, и их количество указано на его задней стороне. Прошивать и заверять печатью бланк не обязательно. Образец книги регистрации путевых листов покажет, как заполнить титульную и последующие страницы.

Внутри бланка достаточно заполнять графы по мере надобности. Никакого подведения итога не требуется. Заполненный образец заполнения журнала учета путевых листов выглядит так:

После того как в книге закончатся свободные страницы, ее следует хранить в архиве организации не менее трех лет, после чего можно уничтожить.

Какой порядок заполнения журнала учета путевых листов

Журнал учета путевых листов: обязательно ли вести его

Большинство организаций используют транспортные средства. Но эксплуатация транспорта сопряжена со значительными расходами, и их важно контролировать. Основным документом, подтверждающим расходы и передвижение автомобиля, является путевой лист. Это первичный документ, в котором отражаются подробные сведения о маршруте, грузе, пассажирах, водителе и транспортном средстве. Вести их учет следует в специальном журнале.
ВАЖНО!

Журнал учета путевых листов (ЖУ) обязательно должны вести все организации, которые имеют в собственности транспортные средства (п. 17 приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152).

Закон о бухгалтерском учете № 402 от 06.12.2011 отменил обязательное применение унифицированной формы документа — код по ОКУД 0345008. Форма № 8 утверждена постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78.

Впрочем, учреждение вправе вести ЖУ по этой необязательной форме № 8 либо нужно утвердить в учетной политике собственный вариант, который учитывает специфику деятельности организации.

В приказе № 52н об утверждении форм первичных документов и регистров бухучета, применяемых организациями государственного сектора, форма документа не указана.

Читайте также: Специалист по договорной работе: должностная инструкция, требования при приеме и условия работы

Выполняя требования закона № 402-ФЗ о формах учета хозяйственных операций и условий приказа Минтранса № 152, определите форму и порядок заполнения в учетной политике.

Возможные дополнения

Так как применяется журнал достаточно давно, ряд компаний дополнили графы собственными. Практика показала, что удобно вносить в этот журнал также:

• Маршрут автомобиля, по которому он будет двигаться. Некоторые указывают просто точку прибытия.
• Какие грузы доставляет транспортное средство.
• Пробег.
• Расход топлива, который произошел в результате поездки и пр.

Естественно, все эти данные заполняются только после возвращения путевого листа или даже после его поступления к бухгалтеру организации. Какие бы изменения ни вносились в существующую форму, они должны быть подкреплены отдельными приказом руководителя.

Журнал выдачи путевых листов является одним из первичных документов, которые подтверждают расходы организации или ИП на топливо. Если юридическое лицо выбрало систему налогообложения, при котором учитываются расходы, то этот документ является особо важным при расчете причитающихся с организации налогов.

Порядок учета

Форму путевого листка, как и ЖУ, можно разработать и утвердить самостоятельно либо применять утвержденную постановлением № 78. Документ будет недействительным, если отсутствует хоть один из обязательных реквизитов. Они определены 402-ФЗ и приказом № 152:

1. Название документа.
2. Номер документа в хронологическом порядке.
3. Срок действия.
4. Сведения об организации — собственнике транспортного средства, в том числе ОГРН.
5. Тип и модель автомобиля.
6. Государственный регистрационный знак авто.
7. Показания одометра перед выездом и по возвращению в гараж (стоянку).
8. Дата и время выезда и возвращения в гараж (стоянку).
9. Подпись и Ф.И.О. ответственного работника, который указал показания одометра, дату и время.
10. Ф.И.О. водителя.
11. Дата и время предрейсового и послерейсового медицинских осмотров (освидетельствований) водителя.
12. Штамп, подпись и Ф.И.О. медработника, который провел медицинский осмотр.
13. Отметка об осмотре технического состояния автомобиля перед выездом с указанием даты и времени (минуты и часы).
14. Подпись и Ф.И.О. ответственного за проверку технического состояния транспортного средства (механик, контролер, мастер).

Ведется он по простому алгоритму: в журнале указывают все выписанные путевки, без исключения. Для учета используют сквозную нумерацию с соблюдением хронологического порядка.

ЖУ составляется на месяц, и каждый раз на новой странице, если в учетной политике организации не установлены другие периоды.

Подробнее о том, как правильно составить путевку, читайте в статье «Правила оформления и ведения путевых листов в 2022 году».

Обязательно ли вести журнал

Автотранспортные компании, а также другие организации и индивидуальные предприниматели, эксплуатирующие автотранспортные средства, расходы, например, на бензин, должны подтверждать оправдательными документами. Основными документами первичного учета, определяющими показатели работы транспортных средств, являются путевые листы. Также путевые листы служат для начисления заработной платы водителям и осуществления расчетов за перевозки грузов.

Заметим, что если вы оказываете услуги по отдельным договорам перевозки, то по требованию Минтранса должны вести журнал регистрации путевых листов. Например, по унифицированной форме № 8. Это предусмотрено пунктом 18 , утв. Приказ Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152.

Если же вы платными перевозками вы не занимаетесь и, например, своим транспортом забираете товар у продавца, то вести журнал не обязаны. Однако стоит признать, что журнал он удобен для внутреннего контроля за движением листов. Вы всегда можете определить, кому и какой путевой лист выдан, а также сдан ли он в урочный срок в бухгалтерию. Это важно для своевременного расчета и учета расходов на ГСМ, в частности, в 2022 году.

Журнал предназначен для контроля за движением путевых листов. По нему можно проследить, кому из водителей и когда выдали путевые листы, и вовремя ли они их сдали в бухгалтерию.

Журнал учета путевых листов, образец заполнения

Рассмотрим, как заполнить ЖУ в бюджетном учреждении, на примере. ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» эксплуатирует легковой автомобиль марки «Рено Логан». В январе 2022 года водителю было выписано 3 путевки.

Шаг 1. Заполняем титульную страницу, код ОКПО и наименование организации, указываем период, за который заполняем ЖУ.

Шаг 2. Заполняем табличную часть. Прописываем номер путевки и дату выдачи. Указываем Ф.И.О. (полностью) водителя и его табельный номер. Ставим гаражный номер автомобиля. В примечании указываем пункт назначения и другую информацию.

Шаг 3. Просим подписать ЖУ водителя, диспетчера и бухгалтера. Аналогичным образом отражаем остальные путевки.

После заполнения журнала за месяц (или другой период, установленный в организации) его необходимо пронумеровать и прошить, поставить печать, указать количество листов на оборотной стороне журнала, дату прошивки ЖУ и заверить у руководителя.

Способ ведения

Заполнение журнала выдачи путевых листов можно организовать исключительно в бумажном виде. Возможность внесения необходимой информации в электронном варианте отсутствует (только если у каждого из водителей, диспетчеров и бухгалтеров организации есть своя электронная подпись).

С самого начала ведения документ распечатывается, при необходимости снабжается дополнительными листами. По окончании срока ведения он прошивается, заверяется подписью руководителя организации и хранится еще 5 лет.

В идеале он должен быть в постоянном употреблении сотрудника, который занимается выдачей и приемом от водителей путевых листов.

Сроки хранения и ответственность

Действующее законодательство не устанавливает точных рамок для хранения для этого случая. Храните подшитый и пронумерованный документ в организации не менее 5 лет, так как он содержит информацию о первичке (путевых листках). Определите отдельным приказом ответственное лицо за ведение и хранение ЖУ. Под подпись ознакомьте его с порядком ведения документа.

Если в организации не ведется журнал учета выдачи путевых листов, образец не утвержден, то налоговики могу оштрафовать по п. 1 ст. 126 НК РФ. То есть по запросу налоговой инспекции учреждение должно в установленный срок предоставить требуемую документацию. Если этого не сделать, ИФНС выпишет штраф — 200 рублей за каждый документ.

Кто заполняет

Автоматически ответственным за ведение журнала изначально назначается руководитель организации. Но в подавляющем большинстве случаев он доверяет эту обязанность своим подчиненным. Сделать это можно двумя путями:

• Через трудовой договор (прописав это в качестве прямых обязанностей определенного сотрудника).
• Отдельным приказом. Документ будет называться «Приказ о назначении ответственного за ведение журнала выдачи путевых листов». Он составляется в свободной форме. Главное, чтобы на нем имелись подпись руководителя, реквизиты организации, данные о назначаемом сотруднике и его подпись в знак согласия с содержанием.

Никакой специальной подготовки для ведения журнала назначенному работнику проходить не нужно.

Кому поручается ведение регистра

Журнал учета ведется сотрудником, который назначен приказом директора или ИП. Кроме того, это может быть поручено работнику, в трудовом договоре с которым уже прописана данная обязанность.

Еще один вариант – руководитель вправе привлечь для ведения журнала стороннюю организацию или ИП. Чтобы документально оформить такое сотрудничество, заполняется договор оказания услуг.

Вне зависимости от того, кто делает отметки в таблице, порядок ведения учета не меняется:

• запись делается по каждому путевому листу;
• бланки отмечаются в хронологическом порядке;
• страницы нумеруются подряд.

Если период, на который оформлялся документ, подошел к концу, журнал учета выдачи путевых листов прошивается и подписывается. Нужно убедиться в том, что все страницы регистра пронумерованы.

Назначение журнала регистрации путевых листов

Как уже было отмечено выше, для фиксации факта выдачи путевого листа используется журнал учета путевых листов. Для этих целей долгое время предписывалось применять журнал учета движения путевых листов по форме 8, введенный в действие постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. В 2013 году в закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ были внесены изменения, и указанный формат больше не является безусловным для использования.

Допускается разработка бланка журнала учета путевых листов собственными силами на основе указанной выше формы или принципиально новой, однако при этом состав реквизитов должен быть сохранен. Созданный самостоятельно формат журнала выдачи путевых листов необходимо ввести в действие распорядительным документом руководителя, а порядок заполнения включить в политику учета компании.

Требования к заполнению журнала

Форма № 8 – это журнал, на титульном листе которого указывается название компании, ее статус и период охвата. Собственно журнал – это таблица, в которую вносятся сведения обо всех выданных фирмой путевых листах. Даже, если какой-либо из них будет неправильно заполнен и испорчен, он прикладывается к журналу с пометкой «Испорчен», а его номер должен быть занесен в общем хронологическом порядке в журнал.

Как и многие регистрационные книги, журнал имеет сквозную нумерацию листов, прошивается, заверяется росписью руководителя и печатью организации (если она есть). Ответственность за заполнение документа и достоверность сведений в нем возлагается на сотрудника, назначенного выполнять эту работу распоряжением руководства либо в соответствии с должностными обязанностями. Журнал учета путевых листов, форма 8, скачать можно ниже. Выглядит он так:

Общая информация

ИП и организации, которые занимаются оказанием транспортных услуг или используют в своей работе транспорт, должны регистрировать выданные шоферам путевые листы в специальном журнале. Это сказано в п. 1 ст. 1 и п. 1 ст. 6 ФЗ от 8 ноября 2007 года №259-ФЗ, а также в п. 17 Приказа Минтранса от 18 сентября 2008 года №152.

Другие компании и ИП могут решать самостоятельно, вести им такой журнал или нет.

Назначение документа — следить за своевременностью выписывания и сдачи путевых листов, списания ГСМ, данные о которых были обозначены в переданных водителям путевых листах.

Для справки! Путевой лист дает водителю право управлять транспортным средством, фиксирует сведения о маршруте, расходе ГСМ. Его оформляют на рейс или смену (с 1 марта 2022 года). На месяц «открывать» документ запрещено.

Журнал движения путевых листов заводят на срок не больше 1 года. При надобности это время можно сократить до 1 месяца. Данные вносят обо всех путевых листах без исключений, в хронологическом порядке.

Ведение журнала ложится плечи работника, которого глава компании назначил для этого соответствующим приказом. Также это может быть сотрудник, в чьей должностной инструкции или трудовом договоре прописаны эти обязанности.

После того как журнал будет полностью заполнен, его сшивают и скрепляют подписью главы компании или уполномоченного на это работника. Хранить документ в организации нужно не менее 5 лет.

Как оформлять журнал учета

Журнал регистрации путевых листов имеет унифицированную форму № 8, которая утверждена Госкомстатом РФ в 1997 году. Предприниматели и организации могут использовать этот шаблон и сегодня. Вместе с тем с 1 января 2013 года действует закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 6 декабря 2011 года. На основании этого акта применение унифицированных форм не является обязательным.

Касательно ведения журнала учета путевых листов 2022, стоит учесть ряд моментов:

1. Регистр заводится на срок до 1 года.
2. Руководитель сам определяет продолжительность ведения журнала.
3. Если руководитель решает отказаться от использования унифицированной формы, нужно составить свой образец, который будет содержать те же самые реквизиты.
4. Срок хранения журнала – минимум 5 лет (как и для других первичных документов).

Важно! Перед списанием журнала нужно убедиться, что закончился срок хранения последнего зафиксированного в нем бланка. В противном случае нельзя будет подтвердить ведение контроля.

После внесения отметок в регистр нужно поставить подписи. Подтверждают внесенные данные бухгалтер, сотрудник, ведущий журнал, и сам водитель. В конце унифицированной формы таблицы имеется графа для комментариев. Ее заполнять необязательно. В некоторых случаях в ней ставится наименование населенного пункта, куда следовал водитель, или другие дополнительные отметки.

Отметки о прохождении медосмотра и техосмотра

Правилами оформления путевых листов уточнено, какие отметки ставятся для медосмотра водителя до рейса и по возвращении.

Отметки, подтверждающие медосмотр водителя в путевом листе

По правилам транспорт нельзя выпускать в рейс до проверки его технического состояния. Соответствующие отметки должны быть проставлены в путевом листе.

Отметка, подтверждающая техосмотр

Где и как применяется?

Согласно закону бланк необходимо вести всем компаниям, которые используют в своей деятельности транспортные средства. В документах указывается вся информация о них. Водителям перед поездками выдается путевой лист, а также документы, дающие право на эксплуатацию транспортного средства.

В нем обязательно фиксируется подробная информация о маршруте следования, остатках и заправки топливом, особенностях технического состояния, а также точное время выезда на маршрут и время его завершения. Большие предприятия заполняют документ ежедневно. По нему легко отслеживать часы работы водителя и техническое состояние транспортного средства.

Небольшие компании, которые не занимаются перевозкой пассажиров, оформляют листы на 30 дней. Этот документ обязательно фиксируется в журнале учета путевых листов. Туда вносятся все данные.

Что такое «сведения о перевозке» в путевом листе

С 1 января 2022 года в путевых листах появляется новый обязательный реквизит — «сведения о перевозке», добавленный к перечню существующих реквизитов Приказом Минтранса от 11.09.20 № 368.

В это поле нужно будет вписывать информацию о видах сообщения и видах перевозок.

Виды сообщения и виды перевозок пассажиров и багажа перечислены в статьях 4 и 5 Федерального закона от 08.11.07 № 259-ФЗ.

Виды сообщения

Виды сообщения по статье 4 закона № 259-ФЗ могут быть следующими:

1. Перевозки пассажиров и багажа, грузов осуществляемые в городском, пригородном, междугородном, международном сообщении.
2. Перевозки в городском сообщении в границах населенных пунктов.
3. Перевозки в пригородном сообщении между населенными пунктами на расстояние до 50 км включительно между границами этих населенных пунктов.
4. Перевозки в междугородном сообщении между населенными пунктами на расстояние более 50 км между границами этих населенных пунктов.
5. Перевозки в международном сообщении за пределы РФ или на территорию РФ с пересечением границы, в том числе транзитом.

Виды перевозок

Виды перевозок пассажиров и багажа, согласно статье 5 закона №259-ФЗ подразделяются на:

Назначение и заполнение журнала учета путевых листов по форме 8

Крупные организации и индивидуальные предприниматели, которые используют в своей отрасли различные виды транспорта, предназначенного для грузовых и пассажирских перевозок, обязаны выдавать водителям своих автомобилей путевые листы.

Такой лист служит первичным документом для контроля над расходом топлива и фиксирования километража по маршруту движения автомобиля. Выдача предусматривается раз в сутки в начале рабочего дня или смены, или же может выдаваться на срок до одного месяца в случае длительных командировок, когда водитель выполняет свою работу более одного дня, о чем в журнале должна быть сделана соответствующая заметка.

Путевые листы особенно необходимы в крупных организациях, осуществляющих пассажирские перевозки на рейсовых автобусах, троллейбусах, трамваях и других видах наземного и подземного транспорта, а также для фирм, осуществляющих транспортировку крупногабаритных и других грузов.

Что это за документ

В путевом листе должна быть представлена следующая информация:

• личные данные водителя;
• регистрационный номер автотранспорта;
• личные данные владельца автомобиля или организации, которой принадлежит транспортное средство;
• расходы на топливо (показания спидометра);
• начальные и конечные точки маршрутов;
• их общая протяженность и километраж.

В случае возникновения аварий на дорогах либо иных правонарушений, совершенных водителем, он также обязан предоставить сотруднику ГИБДД помимо других документов свой путевой лист для занесения в него информации о правонарушении.

Оформление листа должно происходить вне зависимости от того, является ли транспортное средство собственностью организации, или же автомобиль принадлежит водителю, но используется им в служебных целях.

При перевозке объемных грузов, требующих лицензии, необходимо заполнить графу «лицензионная карточка», а также указать номера товарных накладных в соответствии с перевозимым грузом, особенно если он представляет материальную ценность. В конце рабочей смены заполненный путевой лист передается диспетчеру, который обязан сделать запись в журнале с сохранением заполненного бланка «путевки».

По мере заполнения, предусмотренного внутренним распорядком организации, журнал необходимо передавать для проверки бухгалтеру. Для этого в журнале учета есть выделенная графа для отметок сдачи документации в бухгалтерию.

В случае отсутствия лица, ответственного за ведение журнала, возможно заключение договора со сторонними организациями, которые занимаются техническим обслуживанием транспорта перед выездом на линию либо предоставляют услуги стоянки транспортных средств. В договоре прописывается соответствующая информация о сотрудничестве сторон для предотвращения спорных ситуаций, касающихся вопросов отчетности.

Посмотреть как осуществляется учет листов в программе 1С можно на следующем видео:

Когда издается и что содержит приказ о премировании сотрудников – смотрите здесь.

Если вас интересует, как рассчитать рентабельность предприятия на примере, прочтите этот материал.

Порядок заполнения

Унифицированная форма №8 журнала учета, утвержденная Госкомстатом, является типовой для всех организаций и состоит из обложечной части и таблицы с графами, надлежащими к заполнению. При необходимости журнал прошивается, а листы пронумеровываются.

На титульном листе журнала указывается название организации и дата начала его заполнения, а также при необходимости другие реквизиты организации, такие как ИНН, ОГРН и прочее. На оборотной стороне он должен быть скреплен печатью и подписями руководителя и главного бухгалтера. В соответствующих графах указываются фамилии и должности лиц, отвечающих за ведение и оформление журнала, и их подписи.

Табличная часть состоит из 9 колонок:

1. Порядковый номер путевого листа.
2. Дата выдачи.
3. Личные данные водителя.
4. Табельный номер.
5. Гаражный номер водителя и марка автомобиля.
6. Подпись о получении листа водителем.
7. Подпись диспетчера и дата приема путевого листа и других документов водителя.
8. Подпись бухгалтера и дата приема листа.
9. Примечание.

В журнале необходимо указывать информацию обо всех выданных путевых листах вне зависимости от их формы. Порядковые номера бланков должны быть сквозными.

Несмотря на типовую форму журнала, законодательство разрешает разработку и ведение своего журнала учета и добавление в него новых пунктов, которые организация посчитает нужными, но при условии, что пункты, обозначенные в утвержденной форме, должны быть приведены в обязательном порядке. Это необходимо учитывать для соблюдения правил проведения расчетов между компанией и заказчиком, а также для контроля работы, выполняемой водителем, и расчета заработной платы.

Ведение журнала очень выгодно крупным предприятиям, так как после подачи отчета в налоговые органы данная информация позволяет существенно сократить налоговые выплаты организации.

Если журнал заполнен неправильно с рядом выявленных ошибок, то все затраты на горюче-смазочные материалы при проведении проверки налоговой службой будут признаны недействительными.

Поскольку путевые листы и журнал учета их движения являются первичными документами, в целях соблюдения норм бухгалтерского законодательства подобная документация должна храниться в архиве не менее пяти лет. Данные нормы предусмотрены для документов как на бумажных, так и на электронных носителях. Многие организации с большим штатом водителей первоначально оформляют журнал в электронном виде, что экономит время, так как заполнение путевых листов и ведение журнала вручную – дело достаточно трудоемкое.