Положение о структурном подразделении: образец по ГОСТу

Положение о структурном подразделении

1. Отдел кадров является самостоятельным структурным подразделением предприятия.

2. Отдел создается и ликвидируется приказом директора предприятия.

3. Отдел подчиняется непосредственно директору предприятия.

4. Отдел возглавляет начальник, назначаемый на должность приказом директора предприятия.

5. Начальник отдела должен иметь профессиональное образование и стаж работы по организации управления кадрами на инженерно-технических и руководящих должностях не менее 5 лет.

6. В своей деятельности отдел руководствуется:

6.1. Конституцией РФ.

6.2. Законами и нормативными правовыми документами по труду.

6.3. Уставом предприятия.

6.4. Положением о персонале.

6.5. Настоящим положением.

7. Работа отдела ведется по годовым и квартальным планам.

8. Начальник отдела один раз в квартал представляет генеральному директору отчет о работе отдела.

II. Структура

1. Структуру и штатную численность отдела утверждает генеральный директор, исходя из условий и особенностей деятельности предприятия, по представлению начальника отдела кадров и по согласованию с отделом организации и оплаты труда.

2. Отдел кадров имеет в своем составе структурные подразделения (группы, секторы, бюро, участки и пр.) согласно нижеприведенной схеме.

Бюро (сектор, группа) приема

Бюро (сектор, группа) увольнения

Бюро (сектор, группа) учета

Бюро (сектор, группа) по работе с рабочими и служащими

3. Распределение обязанностей между работниками бюро (секторов, групп) производится начальником отдела кадров.

4. Главные специалисты (руководители) бюро (секторов, групп и пр.) в составе отдела кадров, другие работники отдела назначаются на должности и освобождаются от должностей приказом директора предприятия по представлению начальника отдела кадров.

5. Работники отдела в своей деятельности руководствуются должностными инструкциями.

III. Задачи

1. Подбор, расстановка и воспитание кадров.

2. Изучение деловых и моральных качеств работников по их практической деятельности.

4. Обеспечение прав, льгот и гарантий работников предприятия.

5. Контроль за состоянием трудовой дисциплины на предприятии.

IV. Функции

1. Разработка кадровой политики и стратегии предприятия.

2. Разработка прогнозов, определение текущей потребности в кадрах и источниках ее удовлетворения на основе изучения рынка труда.

3. Комплектование предприятия кадрами рабочих, служащих и специалистов требуемых профессий, специальностей и квалификации в соответствии с целями, стратегией и профилем предприятия, изменяющимися внешними и внутренними условиями его деятельности.

3. Формирование и ведение банка данных о количественном и качественном составе кадров.

4. Подбор и отбор работников совместно с руководителями заинтересованных подразделений и внесение соответствующих предложений об их назначении на указанные должности, оформление приказов о приеме на работу и другой необходимой для этого документации.

5. Разработка предложений о приеме на работу по конкурсу в соответствии с порядком, установленным законодательством, подготовка и организация работы конкурсной комиссии.

6. Информирование работников внутри предприятия об имеющихся вакансиях, использование средств массовой информации для помещения объявлений о найме работников.

7. Установление прямых связей с учебными заведениями и службами занятости.

8 Оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами руководителя предприятия.

9. Учет личного состава.

10. Выдача справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников.

11. Прием, заполнение, хранение и выдача трудовых книжек.

12. Ведение установленной документации по кадрам.

13. Подготовка материалов для представления персонала к поощрениям.

14. Подготовка материалов по привлечению работников к материальной и дисциплинарной ответственности.

15. Расстановка кадров на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств.

16. Контроль за правильностью расстановки работников и использования их труда в структурных подразделениях предприятия.

17. Изучение профессиональных, деловых и моральных качеств работников в процессе их трудовой деятельности.

18. Организация проведения аттестации работников предприятия, ее методическое и информационное обеспечение, участие в анализе результатов аттестации, осуществление постоянного контроля за ходом выполнения решений аттестационной комиссии.

19. Подготовка необходимых материалов для рассмотрения на комиссии по установлению выслуги лет.

20. Подготовка соответствующих документов по пенсионному страхованию и представление их в органы социального обеспечения.

21. Выдача справок о работе на предприятии, занимаемой должности и размере заработной платы.

22. Обеспечение социальных гарантий трудящихся в области занятости, соблюдения порядка трудоустройства и переобучения высвобождающихся работников, предоставления им установленных льгот и компенсаций.

23. Составление графиков отпусков, учет использования работниками отпусков, оформление очередных отпусков в соответствии с утвержденными графиками и дополнительных отпусков.

24. Оформление и учет командировок.

25. Табельный учет.

26. Контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях предприятия и соблюдением работниками правил внутреннего распорядка.

27. Анализ текучести кадров.

28. Разработка мероприятий по укреплению трудовой дисциплины, снижению текучести кадров, потерь рабочего времени, контроль за их выполнением.

29. Рассмотрение жалоб и заявлений работников по вопросам приема, перемещения и увольнения, нарушения трудового законодательства.

30. Принятие мер к выявлению и устранению причин, порождающих жалобы работников.

Положение о структурном подразделении: образец по ГОСТу

ОТРАСЛЕВОЙ РУКОВОДЯЩИЙ ДОКУМЕНТ

ПОЛОЖЕНИЯ О СТРУКТУРНЫХ ЕДИНИЦАХ И СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ ОБЪЕДИНЕНИЯ, ПРЕДПРИЯТИЯ

Содержание, оформление, порядок разработки и введения в действие

Дата введения 1990-06-01

1. УТВЕРЖДЕН ГНТУ МРП

2. ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ директивным письмом ГНТУ от 02.11.89 N 017-107/К/2539.

3. ИСПОЛНИТЕЛИ: В.Н.БАРАНОВ (руководитель разработки)

4. ЗАРЕГИСТРИРОВАН ГОСМ за N ОР 3062 от 27.11.89.

5. Срок первой проверки – 1993 г.

Периодичность проверки – 5 лет.

6. Введен взамен ОСТ 4Г 0.091.044, ред.2-80.

7. Ключевые слова: положения, структура, структурная единица, структурное подразделение, самостоятельность, задачи, функции, права, ответственность.

Отраслевой руководящий документ РД 107.12.009-89 разработан в целях обеспечения единого подхода на предприятиях отрасли к разработке положений о структурных единицах объединений, филиалах промышленных предприятий, филиалах НИИ (КБ), подразделениях промышленных предприятий и НИИ (КБ). Приведены примеры оформления различного рода положений.

В РД приведены основные требования, регламентирующие содержание, порядок разработки и введения в действие положений.

Настоящий руководящий документ (РД) распространяется на производственные и научно-производственные объединения (далее – объединения), промышленные предприятия (заводы), научно-исследовательские институты (НИИ), конструкторские и конструкторско-технологические бюро (далее – КБ), филиалы заводов, филиалы НИИ и КБ (далее – филиалы).

Настоящий РД устанавливает требования к построению, оформлению, содержанию, порядку разработки, согласования, утверждения и введения в действие положений о структурных единицах объединений, положений о филиалах, положений о структурных подразделениях предприятий.

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Структурные единицы объединений, филиалы, структурные подразделения предприятий действуют на основании положений.

1.2. Положения представляют собой нормативные документы, определяющие юридический статус структурных единиц, филиалов, структурных подразделений, их место в системе объединения, предприятия, внутреннюю организацию, закрепление за ними функций объединения, предприятия.

1.3. Положения разрабатывают о:

структурных единицах объединений;

структурных подразделениях самостоятельных заводов, самостоятельных НИИ, КБ;

структурных подразделениях структурных единиц объединений;

структурных подразделениях филиалов.

К числу структурных подразделений, для которых разрабатывают положения, относятся:

производства (в том числе опытные), функционирующие в качестве структурных подразделений;

цехи основного и вспомогательного производства;

отделения в НИИ, КБ, являющиеся, единой планируемой и отчетной единицей;

отделы (в том числе тематические в НИИ, КБ);

отделы и лаборатории в составе отделений;

бюро в составе производств и цехов.

1.4. Положения не разрабатывают о:

заводах, НИИ, КБ, имеющих права юридического лица;

1. Заводы, НИИ, КБ, имеющие права юридического лица, действуют на основании “Закона о государственном предприятии (объединении)” и Устава.

2. Секторы, несамостоятельные лаборатории, бюро и участки действуют на основании положений о структурных подразделениях, в состав которых они входят.

1.5. Положения также не разрабатывают об отделениях, в которых планируемой и отчетной единицей является не само отделение в целом, а входящие в его состав отделы и лаборатории.

В таких отделениях начальник выступает в роли руководителя научного направления, а работы по этому направлению выполняют отделы (лаборатории) со своим планированием и отчетностью.

В этом случае разрабатывают должностное положение о начальнике отделения, как руководителе тематического направления, а также положения об отделах (лабораториях), входящих в отделение.

1.6. Положения следует разрабатывать в соответствии с:

действующими организационно-распорядительными, нормативными и методическими документами по направлениям деятельности структурной единицы объединения (филиала, структурного подразделения).

При изменении этих документов необходимо вносить соответствующие корректировки или полностью перерабатывать положения.

Примечание. Организационно-распорядительные, нормативные и методические документы, относящиеся к деятельности структурной единицы, филиала, структурного подразделения, выпущенные после утверждения положения об этой структурной единице (филиале, структурном подразделении), действуют наряду с этим положением.

1.7. Содержание положения, количество и наименование разделов зависит от характера объекта (структурная единица, филиал, структурное подразделение), для которого разрабатывают положение, а также от условий, в которых функционирует структурная единица, филиал, структурное подразделение.

В настоящем РД изложение содержания положений производится по следующим группам:

положения о структурных единицах объединений и филиалах;

положение об отделении в НИИ, КБ;

положения о производствах (в том числе опытных), о цехах основного и вспомогательного производства, о самостоятельных участках;

положения об отделах (в том числе тематических в НИИ, КБ), об отделах и лабораториях в составе отделений; о самостоятельных лабораториях и самостоятельных бюро; о бюро в составе производств и цехов.

Общим для положений каждой группы является количество и наименования разделов в них.

1.8. К каждому положению прилагают “Схему подчиненности структурных звеньев” структурной единицы, филиала, структурного подразделения.

Примечание. Структурные звенья – это самостоятельные и несамостоятельные подразделения, должностные лица и исполнители (отдельные работники) предприятия, структурное звено низшего уровня управления – исполнитель (работник).

2. СОДЕРЖАНИЕ ПОЛОЖЕНИЙ

2.1. Положения о структурных единицах объединений и филиалах

2.1.1. Положения о структурных единицах объединений и филиалах должны включать в себя следующие разделы:

1) общие положения;

2) основные задачи;

3) имущество и средства;

4) производственно-хозяйственная деятельность (для заводов – структурных единиц объединений и для филиалов заводов);

научная, научно-техническая и хозяйственная деятельность (для НИИ и КБ – структурных единиц объединений и филиалов НИИ и КБ);

8) ревизия деятельности, реорганизация и ликвидация.

Примечание. Организационную структуру структурной единицы (филиала) разрабатывают и утверждают отдельно.

2.1.2. Раздел “Общие положения” содержит:

полное наименование и административную непосредственную подчиненность структурной единицы (филиала);

уровень хозяйственной самостоятельности структурной единицы (филиала);

правовые, организационно-распорядительные и нормативно-технические документы (НТД), которыми руководствуются в своей работе структурная единица (филиал);

должность руководителя, возглавляющего структурную единицу (филиал);

порядок назначения, утверждения на должность и освобождения от должности руководителя структурной единицы (филиала);

порядок разработки, согласования и утверждения положения о структурной единице (филиале), ее организационной структуры и штатного расписания.

В разделе необходимо также указать, что:

деятельность структурной единицы (филиала) строится на основе плана экономического и социального развития объединения (предприятия);

объединение (предприятие) обеспечивает соблюдение прав структурной единицы (филиала) и осуществляет контроль за выполнением структурной единицей (филиалом) своих обязательств;

структурная единица (филиал) имеет печати с указанием своего наименования и ведет переписку через закрепленное за ним почтовое отделение.

Допускается введение и других необходимых пунктов, конкретизирующих и уточняющих статус структурной единицы (филиала), если эти пункты по своему содержанию не могут быть внесены в другие разделы положения.

2.1.3. В разделе “Основные задачи” приводят перечень основных задач, характеризующих целевое назначение и основные направления деятельности структурной единицы (филиала).

Раздел следует строить таким образом, чтобы каждой основной задаче соответствовала определенная группа функций из раздела “Производственно-хозяйственная деятельность” (“Научная, научно-техническая и хозяйственная деятельность”).

Формулировка основных задач должна раскрывать то, ради чего создана и осуществляет свою деятельность структурная единица (филиал).

2.1.4. В разделе “Имущества и средства” следует указать, какие основные фонды и оборотные средства, а также другие материальные ценности и финансовые ресурсы закреплены за структурной единицей (филиалом).

Кроме того, в разделе необходимо указать, какие фонды (материального поощрения, социального развития и др.) формирует структурная единица (филиал).

Раздел I. Положение о структурном подразделении

Положение о структурном подразделении – документ, предназначенный для нормативно-правовой регламентации деятельности каждого структурного подразделения. Положение определяет статус данного подразделения, отражает его место в системе управления, показывает внутреннюю его организацию.

На основе положения составляется штатное расписание данного подразделения и организуется его повседневная деятельность.

Положения должны быть конкретными и составляться по единой методике и структуре:

1. Общие положения.

6. Взаимоотношения с другими подразделениями.

В разделе “Общие положения” указывается точное наименование подразделения, его место в организационной структуре органа исполнительной власти, степень самостоятельности, в чьем непосредственном подчинении находится данное подразделение, кто непосредственно руководит подразделением. Кроме того, необходимо дать перечень основных правовых, директивных, нормативных и инструктивных материалов, которыми данное подразделение руководствуется в своей деятельности.

Раздел “Задачи” содержит формулировку основных задач подразделения, обеспечивающих эффективный вклад этой деятельности в выполнение задач, стоящих перед данным органом исполнительной власти в целом. Особое внимание при этом необходимо обращать на взаимную согласованность формулировок задач взаимосвязанных подразделений.

В разделе “Структура” следует показать перечень внутренних звеньев, входящих в него (сектора, бюро, группы и т.п.), а также порядок распределения обязанностей между работниками подразделения.

Раздел “Функции” содержит всестороннюю характеристику деятельности данного подразделения. Функции должны быть четко сформулированы на основе глубокого изучения организационной деятельности в целом и необходимости распределения между внутренними звеньями подразделения всего объема работ, возложенных на данное подразделение. Кроме того, указывается степень самостоятельности подразделения в решении тех или иных вопросов.

Раздел “Права” содержат перечень прав, реализуемых руководителем, другими работниками подразделения, необходимых для реализации возложенных на подразделение функций, в соответствии с установившимися разделением и кооперацией труда. Следует выделить специальные права подразделения, если оно наделено ими в отличие от других аналогичных подразделений. Важно при изложении прав подразделения отразить их соответствие действующему законодательству, а также документам, регламентирующим деятельности внутри учреждения.

Раздел “Взаимоотношения с другими подразделениями” определяет взаимосвязи подразделений в ходе осуществления функций учреждения в целом, взаимные обязательства подразделений, отражается характеристика входящей и исходящей документации (отчетной, плановой, аналитической и др.). При разработке данного раздела указывается наименование документации, периодичность представления, наименование подразделения, которое представляет данную информацию, а также наименование подразделения, получающего ее. Очень важно, чтобы данный раздел согласовывался с аналогичными разделами других подразделений, указанных в нем.

В разделе “Ответственность”, с учетом особенностей работы, подразделения отражается характеристика основных позиций, по которым руководитель подразделения несет личную ответственность за выполнение возложенных на подразделение задач, предусматриваемых данным положением, за достоверность информации и документации, подготавливаемой подразделением, за правильность применения тех или иных инструкций, положений и т.п., за рациональную организацию труда исполнителей, за состояние трудовой дисциплины и работу с кадрами.

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Положение о структурном подразделении

Положение о структурном подразделении — документ, в котором определяются: порядок создания (образования) подразделения; правовое положение подразделения в структуре организации; структура подразделения; задачи, функции, права и ответственность подразделения; порядок взаимодействия подразделения с иными структурными единицами организации.

Положение о структурном подразделении

Инженер по организации управления производством, специалист по кадрам

Порядок разработки этого документа аналогичен порядку разработки должностных инструкций. Поэтому в настоящем разделе ограничимся только рассмотрением моделей положений и дадим рекомендации по разработке некоторых разделов.

Одним из самых простых является макет, в котором выделяются разделы:

1. Общие положения.

2. Основные задачи подразделения.

3. Функции подразделения.

Также в макетах положений можно встретить следующие блоки:

1. Организационная структура подразделения.

2. Права подразделения.

3. Взаимоотношения (служебные связи) подразделения с другими подразделениями.

4. Ответственность подразделения.

Теперь кратко по каждому из разделов.

Раздел 1. «Общие положения»

Место подразделения в структуре управления организацией

Указывается, является ли подразделение самостоятельным или входящим в состав иного подразделения

Порядок создания, реорганизации и ликвидации подразделения

Определяется: кто (орган или должностное лицо) создает подразделение, какими документами; кто принимает решение о реорганизации или ликвидации подразделения

Указывается, кому из руководства (руководителю организации или его заместителям, иным руководящим работникам) подчиняется самостоятельное подразделение. Подчиненность определяется по схеме структуры организации

Указывается, какое должностное лицо руководит деятельностью подразделения, в каком порядке производится назначение на должность и освобождение от должности, квалификационные требования к нему

Основополагающие организационно-правовые документы, которыми руководствуется подразделение в своей деятельности

Указывается, какое должностное лицо руководит деятельностью подразделения, в каком порядке производится назначение на должность и освобождение от должности, квалификационные требования к нему

Планирование деятельности подразделения

Указывается, по каким планам ведется работа подразделения

Формы отчетности о деятельности подразделения

Здесь можно указать, в каком порядке отчитывается подразделение: представляет письменный отчет раз в месяц (квартал, год); руководитель организации заслушивает отчет руководителя подразделения; иные формы

Пояснения используемых терминов

Приводятся в том случае, если подразделения выполняют специфические функции и характеризуются специальной терминологией

Раздел 2. «Основные задачи подразделения». Основные задачи подразделения, как правило, определяются на основе матрицы распределения функций управления. Если организация обходится без нее, за основу можно взять положения Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих. Если в состав подразделения входят структурные единицы, то разбивку задач рекомендуется проводить по этим же направлениям.

Раздел 3. «Функции подразделения». При разработке данного раздела также используется матрица распределения функций управления. Если таковой нет, то можно использовать Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих — «вывести» функции из должностных обязанностей руководителей соответствующих подразделений. Поможет определить функции структурного подразделения и ГОСТ 24.525.5-81 «Управление производственным объединением и промышленным предприятием. Управление ресурсами. Основные положения»*.

* М.: Госстандарт СССР, 1981.

Структура раздела «Функции подразделения» может быть представлена в виде текста или таблиц, схем. Например, для положения о юридическом отделе:

Наименование функции

Наименование документа

Определение форм договорных отношений

Схемы договорных отношений

Подготовка проектов договоров

1. Проекты договоров

2. Предварительные договоры

Согласование проектов договоров с контрагентами

1. Протоколы разногласий

2. Протоколы согласования разногласий

Табличная форма удобна. Сложность только в том, что документ является результатом не любой функции, поэтому напротив отдельных функций будут проставляться прочерки.

Для того чтобы одни и те же функции не дублировались в положениях о разных подразделениях, можно использовать способ, который применяется при разработке должностных инструкций (см. рекомендации по разработке раздела «Должностные обязанности» должностной инструкции в пункте 3.1 параграфа 3 настоящей главы — с. 61). Но, в принципе, использование матрицы распределения функций управления должно исключать дублирование.

Раздел 4. «Организационная структура подразделения». Наименование этого раздела может быть и другим, например «Структура» или «Структура и штатная численность».

Предложения по структуре подразделения разрабатываются руководителем подразделения совместно с отделом организации и оплаты труда. По мере деятельности подразделения структура может изменяться.

Структура подразделения может приводиться простым перечислением, например: «В состав отдела кадров входят: сектор приема, сектор увольнения, сектор учета, сектор по консультированию работников». Структуру можно представить и в виде схемы, например:

ОТДЕЛ КАДРОВ

Бюро (сектор, группа) приема

Бюро (сектор, группа) увольнения

Бюро (сектор, группа) учета

Бюро (сектор, группа) консультирования работников

Схема может быть и более сложной — отражать связи между структурными единицами, входящими в состав подразделения.

В разделе «Структура» следует также определить порядок утверждения положений о структурных единицах подразделения.

В небольших организациях подразделения могут и не структурироваться на более мелкие единицы. В этом случае указываются группы специалистов, выполняющие работы по отдельным направлениям, либо вообще отдельные специалисты, а также определяется, в каком порядке утверждаются должностные инструкции специалистов подразделения.

В данном разделе также указывается штатная численность подразделения. Она может приводиться в самом положении или оформляться отдельным приложением.

Раздел 5. «Права подразделения». Прежде чем разрабатывать этот раздел, рекомендуем обратить внимание на порядок разработки раздела «Права» должностных инструкций (см. пункт 3.1 параграфа 3 настоящей главы — с. 66). В отличие от должностной инструкции положение о подразделении наделяет правами не отдельного работника, а все подразделение. Если есть желание, можно «расписать» права работников. Но лучше всего привести общий для руководителя подразделения и его работников перечень прав и отдельным блоком выделить права руководителя. Наделяя последнего правами, предпочтение следует отдавать функциональным правам, так как трудовые у него те же, что и у работников подразделения.

Приведем весьма общий пример раздела «Права» положения об отделе кадров:

1. Отделу кадров для выполнения возложенных на него функций предоставлено право:

1.1. Контролировать по вопросам, входящим в компетенцию отдела, деятельность структурных подразделений организации и отдельных специалистов.

1.2. Запрашивать от структурных подразделений информацию, документацию и материалы, необходимые для решения вопросов, связанных с выполнением возложенных на отдел задач.

1.3. Приглашать представителей сторонних организаций для решения вопросов, входящих в компетенцию отдела.

1.4. Вносить через заместителя генерального директора по персоналу на рассмотрение генерального директора предложения по вопросам, входящих в компетенцию отдела.

1.5. Давать разъяснения и рекомендации по вопросам, входящим в компетенцию отдела.

2. Права, предоставленные отделу, реализует начальник отдела, а также работники отдела в соответствии с установленным должностными инструкциями распределением обязанностей.

3. Начальник отдела имеет персональное право:

3.1. Участвовать в подборе работников отдела на вакантные должности.

3.2. Вносить предложения по деятельности других подразделений организации.

3.3. Представлять по доверенности интересы организации по вопросам подбора персонала в службах занятости, кадровых агентствах.

3.4. Участвовать в подготовке и согласовании планов организации, касающихся персонала.

3.5. Давать подчиненным работникам указания, обязательные для исполнения.

3.6. По согласованию с заместителем генерального директора по персоналу привлекать экспертов, специалистов в сфере управления персоналом сторонних организаций для консультаций, подготовки заключений, рекомендаций и предложений.

3.7. Распоряжаться выделенными трудовыми, материальными, финансовыми и техническими ресурсами и распределять их между структурными единицами.

4. Начальник отдела кадров подписывает (визирует) документы, связанные с подбором и движением кадров, учетные формы.

5. Работники отдела наделены правом:

5.1. Посещать подразделения организации для контроля за состоянием трудовой дисциплины, соблюдением трудовых прав работников.

5.2. Требовать от должностных лиц организации соблюдения трудового законодательства, устранения нарушений трудового законодательства.

5.3. Устанавливать сроки и контролировать выполнение требований.

5.4. При выявлении нарушений трудового законодательства составлять акты, докладные записки, отчеты и представлять их в юридический отдел для правового анализа и последующей передачи на рассмотрение генеральному директору для привлечения виновных к ответственности.

5.5. Присутствовать на совещаниях и участвовать в обсуждении вопросов, входящих в компетенцию отдела.

При разработке данного раздела следует воспользоваться рекомендациями, приведенными в пункте 3.1 «Должностные инструкции» настоящей книги, а также проанализировать приводимые далее варианты положений.

Раздел 6. «Взаимоотношения (служебные связи) подразделения». Все рекомендации по подготовке одноименного раздела, но только должностных инструкций, приведены в пункте 3.1 «Должностные инструкции» настоящей книги. Следует только обратить внимание на то, что «расписывается» взаимодействие подразделений, а не отдельных работников. Поэтому в первую очередь нужно ориентироваться на служебные связи между руководителями различных подразделений, и во вторую (если в этом есть необходимость) — на согласование служебных связей между рядовыми работниками подразделений (т.е. определить, нужно ли получать у руководителя своего подразделения согласие, нужно ли согласовывать свои действия с руководителем другого подразделения, прежде чем взаимодействовать с его работниками).

Способы оформления (текст, схемы, таблицы, др.) могут быть теми же, что и указанные в пункте 3.1 «Должностные инструкции» настоящего справочника.

Раздел 7. «Ответственность подразделения». Порядок разработки этого блока положения также во многом аналогичен порядку составления раздела «Ответственность» должностной инструкции (см. пункт 3.1 параграфа 3 настоящей главы — с. 69). Между тем есть и особенности. Так, желательно в положении, наряду с ответственностью всего подразделения, выделить ответственность его руководителя, так как по общему правилу он в своей деятельности руководствуется положением и в большинстве организаций должностные инструкции на него не разрабатываются.

Можно разделить ответственность на персональную (например, начальника отдела) и коллективную (работников подразделения).

Если разработчику недостаточно вышеперечисленных разделов, рекомендуем следующие структуры текста положений о подразделениях:

Глоссарий. Положение о структурном подразделении

Положение о подразделении (положение об отделе) — это правовой акт, устанавливающий статус, функции, права, обязанности и ответственность структурных подразделений.

Положение о подразделении — содержание

Положение о подразделении может быть типовым и индивидуальным. Типовые положения (например, типовое положение об отделе кадров) разрабатываются для однотипных организаций и структурных подразделений. При наличии типового положения индивидуальные разрабатываются на его основе (например, положение об отделах банка Н-ского филиала). Таким образом, типовое положение, как пример положения о структурном подразделении, часто используется в практической работе.

Не существует нормативно установленных требований к содержанию положения о подразделении. Типовое положение об отделе может включать следующие разделы:

1. Общие положения;
2. Основные задачи;
3. Функции;
4. Права;
5. Ответственность;
6. Взаимоотношения.

Как правило, при разработке положения о подразделении в разделе «Общие положения» указываются полное официальное наименование подразделения, дата, номер и наименование правового акта, на основании которого создано и действует подразделение, чем руководствуется подразделение в своей деятельности, кем возглавляется и кому подчиняется, порядок назначения и освобождения от должности руководителя подразделения, наличие у подразделения печати.

Раздел «Основные задачи» — это перечень крупных задач, решаемых подразделением и определяющих характер и направления деятельности подразделения.

В разделе «Функции» перечисляются действия или виды работ, которые должно выполнять подразделение для осуществления поставленных перед ним задач. Функции должны полностью отражать специфику деятельности подразделения.

В разделе «Права» перечисляются права, которыми должен обладать руководитель для эффективной деятельности.

Раздел «Ответственность» устанавливает виды дисциплинарной, административной и (при необходимости) уголовной ответственности, которую может нести руководитель подразделения в случае невыполнения подразделением своих обязанностей.

В разделе «Взаимоотношения» регламентируются информационные и документационные потоки подразделения; основные документы, создаваемые им; указывается, с какими подразделениями и организациями осуществляется взаимодействие, какую информацию получает и представляет подразделение; устанавливаются периодичность и сроки представления; в каком порядке и кем рассматриваются возникающие разногласия.

Положение об отделе — ответственность

Положения о структурных подразделениях визируются руководителем службы кадров, юристом, заместителем руководителя организации, курирующим данное подразделение, а также руководителем других структурных подразделений, с которыми данное подразделение взаимодействует в работе.

Положения о подразделениях подписываются руководителем подразделения и утверждаются руководителем организации. Положение о подразделении может утверждаться распорядительным документом(постановлением, приказом, распоряжением), если одновременно с утверждением документа необходимо дать поручения, связанные с его применением.

Положение о подразделении — оформление

Положение о структурном подразделении оформляется на общем бланке организации.

Обязательными реквизитами положения о структурном подразделении являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и номер документа (при непосредственном утверждении руководителем), место составления, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа, гриф утверждения.

Разработка положения о структурном подразделении предприятия

Как построить типовое Положение о структурном подразделении в Business Studio и как на его основе построить действующее Положение об отделе (в качестве примера Положения о структурном подразделении рассматривается Положение об отделе кадров) можно подробно посмотреть в методике «Проектирование системы управления».

Положение о структурных подразделениях: общие положения, права и полномочия

На многих государственных и коммерческих предприятиях в качестве одного из локальных документов разрабатывается Положение о структурных подразделениях. В этом акте, кроме вопросов, касающихся развития коллектива, могут освещаться правила общения персонала, порядок участия сотрудников в распределении прибыли, особенности повышения квалификации служащих и так далее. Рассмотрим далее подробно, как составляется Положение о структурном подразделении. Образец документа также будет представлен в статье.

Особенности

Рассматриваемый документ выступает как организационно-технологический акт. В нем определяются:

1. Место отдела в системе предприятия.
2. Функциональная нагрузка, технологическая ответственность.
3. Взаимодействие с другими отделами.
4. Нормативные документы, которыми регламентируется деятельность подразделения организации.

Составление акта осуществляется непосредственно в отделе предприятия. Ответственность за это несет его начальник. Руководитель организации должен рассмотреть и подписать документ. Не предприятии может быть один отдел или несколько. Создание подразделений должно осуществляться по принципу целесообразности. Их деятельность должна быть обоснована и эффективна.

Разделы

Структурное подразделение (примеры: кадровая служба, бухгалтерия, финансовый отдел и пр.) выполняет определенные функции. При составлении документации учитывается специфика деятельности, график, наличие/отсутствие материальной ответственности служащих. В рассматриваемом акте присутствуют следующие разделы:

1. Общие положения.
2. Задачи.
3. Структура.
4. Функции.
5. Взаимодействие с другими отделами.
6. Обязанности, права и полномочия.
7. Ответственность.

Раздел “Общие положения” устанавливает подчиненность отдела конкретному лицу. В нем может также определяться область распространения документа. В частности, речь идет о требованиях к содержанию, правилах составления, принятия, регистрации, внесения дополнений/изменений акта. Здесь же устанавливается правовое положение подразделения. В разделе “Задачи” формулируются ключевые направления деятельности отдела. На любое обособленное подразделение возлагаются обязанности решать вопросы с учетом требований современности. Так, задачи отдела кадров могут предполагать не только прием и увольнение сотрудников. В его обязанности может входить комплексное решение вопросов по формированию эффективно действующего коллектива.

Система и функции

В этом разделе освещается организация работы отдела. В частности, устанавливается численный состав, конкретные обязанности сотрудников. В процессе составления этого раздела может применяться матрица распределения управленческих функций. Если же она отсутствует, то применяются сведения из Квалификационного справочника должностей начальников, специалистов и иных служащих. При установлении функций сотрудников можно воспользоваться также нормами ГОСТ.

Служебные связи с прочими отделами

Организация работы должна осуществляться таким образом, чтобы взаимоотношения между разными участками предприятия были максимально эффективными. При составлении раздела необходимо учесть, что описывать нужно не взаимодействие отдельных сотрудников, а целых отделов. Поэтому ориентироваться необходимо, в первую очередь, на служебные связи между начальниками. В разделе можно указать на необходимость согласования взаимодействий между рядовыми сотрудниками разных отделов. То есть, Положение о структурных подразделениях определяет, нужно ли служащему получать разрешение на взаимодействие с другими специалистами. Отдельно оговаривается, с кем именно следует согласовывать те или иные мероприятия: со своим начальником или должностным лицом другого отдела.

Компетенция и ответственность

Разделы “Ответственность” и “Права и обязанности” составляется в соответствии с возложенными на отдел функциями. Содержание этих разделов можно взять из должностных инструкций. Однако при этом следует учитывать, что Положение о структурных подразделениях наделяет возможностями, устанавливает ответственность и обязанности не конкретного сотрудника, а весь отдел в целом. При желании можно расписать их и относительно каждого служащего. Однако целесообразнее установить полномочия, обязанности для всех работников, выделив отдельно их для начальника отдела. Ответственность можно установить индивидуальную и коллективную. Первая, соответственно, будет относиться к начальнику, а последняя – к сотрудникам. Утверждение Положения о структурном подразделении осуществляется после его согласования с юристом предприятия.

Требования к содержанию

Положение о структурных подразделениях не считается обязательным документом, предусмотренным трудовым законодательством. Но именно в этом акте закрепляется распределение задач, обязанностей и функций между отделами и служащими внутри одного предприятия. Требования к содержанию могут устанавливаться локальными документами (стандартами). Если они отсутствуют на предприятии, то можно использовать “шаблонное” Положение о структурном подразделении – образец. В любом случае в процессе составления документа необходимо исходить из того, что в нем должны присутствовать следующие сведения:

1. Место в системе предприятия (обособленное подразделение или входящее в состав управления, департамента и пр.).
2. Нормативная база. Здесь указываются документы, регламентирующие деятельность (ФЗ, Устав и пр.).
3. Структура отдела.
4. Непосредственный начальник.
5. Ключевые задачи.
6. Ответственность, обязанности, права.

Во избежание возникновения споров по вопросам компетенции необходимо тщательно продумать содержание документа, постараться составить его емким и подробным.

Положение о структурном подразделении организации: назначение

Документ выступает внутренним (локальным) актом. Он составляется для организационно-юридического закрепления за отделом управленческих функций, рационального разделения компетенции между сотрудниками. Акт определяет ответственность и обязанности начальника. Положение выступает как составной элемент документации предприятия. Он является основанием для разработки типовых, персональных (при необходимости) должностных инструкций служащих. Документ разрабатывается согласно действующим организационно-управленческим актам.

Элементы

Положение включает в себя:

1. Титульный лист.
2. Название.
3. Основное назначение.
4. Нормативное основание деятельности отдела.
5. Описание структуры.
6. Функции отдела и распределение ответственности.
7. Информационное и материальное обеспечение.
8. Взаимодействие.
9. Конфиденциальность и делопроизводство.
10. Обеспечение безопасности и надлежащих условий труда.

Состав и порядок разделов, названия отдельных блоков могут изменяться в соответствии со спецификой подразделения.

Характеристика отдела

Раздел “Основное назначение” описывает:

1. Место подразделения в системе предприятия.
2. Подчиненность.
3. Целевое назначение.
4. Правила формирования и ликвидации отдела.

В блоке “Нормативное основание деятельности” приводится перечень документов, в соответствии с которыми разрабатывается Положение, и будет функционировать подразделение. В следующем разделе указывается информация с учетом специфики отдела. В нем, в частности, описывается:

1. Структура подразделения, порядок, в соответствии с которым она формируется и утверждается.
2. Правила назначения на должность начальника, освобождения и замещения. При необходимости описываются квалификационные требования (стаж, категория, образование).
3. Задачи руководителя отдела.
4. Наличие и количество заместителей, порядок, в соответствии с которым между ними распределяются должностные обязанности.
5. Правила утверждения Положений, регламентирующих деятельность структурных единиц подразделения, служебных инструкций для сотрудников.
6. Порядок, в соответствии с которым формируется штат отдела.

Способы отражения информации

Структура подразделения может описываться:

1. Графическим методом. Он представляет собой схематичное отражение структурных единиц. Административные взаимосвязи выделяются сплошными линиями, функциональные – пунктирными.
2. Текстовым способом. В этом случае используется перечисление структурных единиц (групп сотрудников, исполняющих обязанности по конкретным направлениям, или отдельных служащих), приводится описание взаимодействий.

Функции и распределение ответственности

В данном разделе описывают:

1. Основные виды деятельности или работы, которые должен выполнять отдел для реализации задач, поставленных перед ним.
2. Порядок распределения ответственности и функций между сотрудниками.
3. Должностные обязанности, индивидуальные права начальника в соответствии с действующими нормативными актами. Здесь же описывается его ответственность.

Функции излагаются в порядке очередности исполнения или их значимости. В Положении, как правило, оговаривается, что ответственность сотрудников определяется их должностными инструкциями.

Взаимодействие

В этом разделе определяются:

1. Взаимоотношения подразделения с прочими отделами и должностными лицами на уровне информационных и материальных потоков. К последним относят связи, касающиеся деятельности, движения ценностей. Информационное взаимодействие осуществляется посредством передачи документации.
2. Сроки и периодичность выполнения работ, предоставления сведений, материальных ценностей и пр.
3. Порядок, в соответствии с которым осуществляется разрешение конфликтных ситуаций, возникающих между отделами.

Информационное и материальное обеспечение

Этот раздел содержит сведения о:

1. Внутренних и внешних источниках, порядке оснащения отдела мебелью, оборудованием, организационно-техническими средствами и так далее.
2. Ведении учета и обеспечении сохранности ценностей.
3. Порядке предоставления нормативных документов, литературы и прочих информационных ресурсов.

Конфиденциальность и делопроизводство

Этот блок включает в себя сведения о номенклатуре тех дел, которые ведет подразделение. Также в этом разделе указывается лицо, которое несет ответственность за их производство. В случае большого объема номенклатура дел приводится в отдельном документе (приложении). При необходимости в раздел включают виды конфиденциальных сведений, правила обращения с ними и ответственность за разглашение.

Обеспечение безопасных условий труда

В этом разделе приводятся правила поддержания надлежащего санитарно-гигиенического состояния помещений, закрепленных за подразделением. В нем также описывается порядок обеспечения безопасности деятельности. В разделе могут приводиться ссылки на нормативные документы, устанавливающие такие правила. В обязательном порядке указываются ответственные лица.

Составление и согласование документа

Разработка Положения осуществляется подразделением самостоятельно. Как правило, эта задача возлагается на начальника отдела. Сначала составляется проект документа. Он согласовывается с вышестоящей администрацией и заинтересованными служащими. К последним, в частности, могут относиться:

1. Руководители подразделений, с которыми взаимодействует отдел.
2. Начальник кадровой службы.
3. Руководитель юридического отдела.

Конкретный перечень согласующих единиц и служащих устанавливается начальником. Он же организует ознакомление сотрудников с Положением.

Изменения, отмена и пересмотр документа

Корректировки в Положение вносятся начальниками отделов в следующих случаях:

1. При плановом пересмотре документа.
2. При переименовании, реорганизации отдела, изменении его подчиненности, корректировках штатного расписания.
3. По инициативе сотрудников и начальника подразделения для повышения эффективности деятельности.
4. При изменении нормативной базы.

Порядок, в соответствии с которым согласуются изменения, аналогичен тому, что установлен для принятия самого Положения. Срок для внесения корректировок – 1 мес. В случае если необходимо внести большое количество изменений, составляется новая редакция Положения. Плановый пересмотр документа осуществляется не реже 1 раза в 5 лет. Отмена Положения производится при принятии новой редакции либо в случае ликвидации отдела. В случае необходимости изменения вносятся в уставные или учредительные документы предприятия.

Визирование

Руководитель предприятия определяет перечень сотрудников, которые должны поставить грифы согласования в Положении, в соответствии с приказом о распределении обязанностей. Во избежание неточностей, также дублирования тех или иных служебных взаимодействий, функций и, соответственно, для предотвращения вероятных разногласий между начальниками отделов впоследствии, практикуется визирование документов для конкретных служб администрацией тех участков предприятия, с которыми они находятся в постоянной служебной связи. Если грифов больше трех, то они оформляются на отдельной странице или создается “Лист согласования”. На некоторых предприятиях предусматривается визирование Положений начальником юридической службы или юрисконсультом. Подписание документа производится, как выше было сказано, генеральным директором. Этим правом, однако, могут также наделяться и другие руководящие сотрудники. Ими могут быть заместители директора, обеспечивающие функционирование групп отделов.

Дополнительно

С утвержденным Положением о подразделениях должны ознакомиться все сотрудники предприятия. Служащие обязаны поставить свои подписи в документе. Для этого предусматривается специальная графа о доведении или ознакомлении сотрудников с Положением. Подписи ставятся по старшинству – сначала расписывается начальник отдела, затем все служащие. Для фиксации ознакомления с документом может использоваться метод, предусмотренный для должностных инструкций. Он заключается в составлении отдельного листа доведения Положения до сведения служащих. В качестве основания для внесения изменений в документ выступает приказ директора предприятия.

Способы и порядок его оформления аналогичны тем, что установлены для корректировок должностных инструкций. Вместе с этим необходимо учесть важный момент. Внесение корректировок в Положение о подразделениях может, а в ряде случаев обязательно должно повлечь изменение должностных инструкциях сотрудников. В противном случае возникнет несогласованность в деятельности всего предприятия. Положение о подразделениях не обязательно, но крайне желательно разработать, поскольку оно существенно оптимизирует деятельность отделов. С помощью этого документа становится более четким и слаженным взаимодействие между сотрудниками предприятия, начальниками и заместителями. Этот документ значительно упрощает контроль и управление предприятием.