О выдаче расчетных листков в электронном виде
Если выдавать расчетные листки каждому работнику на бумажных носителях проблематично, всегда можно перейти на передачу расчетных листков в электронном виде.
В соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ, все работодатели обязаны письменно информировать работников о составных частях заработной платы, размерах начислений и удержаний.
Для выполнения этой обязанности, работодатели разрабатывают и утверждают форму расчетного листка. Как правило, работодатели пользуются по умолчанию той формой расчетного листка, которая предусмотрена в бухгалтерской программе.
Трудовой кодекс не регламентирует то, каким способом выдавать работникам расчетные листки. Поэтому работодатели могут самостоятельно установить форму выдачи расчетных листков – на бумажных носителях или в электронном виде.
Некоторые работодатели считают, что если выдали расчетный листок на бумаге, то меньше риск получить штраф.
Однако, это не так. Штрафные санкции по жалобе работника грозят работодателю за невыдачу расчетных листков.
Административная ответственность за невыдачу расчетных листков предусмотрена статьей 5.27 Кодекса об административных правонарушениях РФ.
В тоже время ежемесячная распечатка и выдача расчетных листков всем работникам – работа более трудоемкая, чем рассылка файлов расчетных листков на электронные адреса работников.
Работодатели вправе направлять работникам расчетные листки в электронном виде. Главное, чтобы этот способ был прописан в локальном акте или трудовом договоре.
Если мы выдаем расчетные листки несколькими способами, прописываем оба варианта..
Суды соглашаются с тем, что работодатель ничего не нарушает, если отправляет расчетные листки по электронной почте.
В локальном положении об оплате труда работников для малых предприятий или в трудовом договоре с работниками для микропредприятий можно прописать следующие формулировки обязанности работодателя, касающиеся выдачи расчетных листков:
Работодатель обязуется выдавать расчетные листки в день выплаты окончательного расчета за отработанный месяц одним из способов:
– на бумажном носителе;
– в электронном виде на адрес электронной почты работника.
Вместе с тем работодатель должен доказать, что выдавал расчетные листки своим работникам. Для этого нам придется просить работников написать заявление, где указать, на какой адрес электронной почты направлять расчетные листки.
Для выбора формы расчетного листка работник должен представить работодателю заявление по утвержденной работодателем форме.
Для того, чтобы получить расчетный листок в бумажном виде, работник должен обратиться к работодателю и получить расчетный листок лично под подпись в журнале учета выдачи расчетных листков.
Для того, чтобы получить расчетный листок в электронном виде, работник должен в заявлении указать адрес своей электронной почты.
В заявлении на имя работодателя работник пишет:
В соответствии со статьей 136 Трудового кодекса Российской Федерации прошу направлять мне файлы расчетных листков на электронную почту по адресу (таком-то). От получения расчетных листков на бумажных носителях отказываюсь.
По правилу, установленному частью 6 статьи 136 ТК РФ, заработная плата выплачивается не реже чем каждые полмесяца в день. В связи с этим возникает вопрос: сколько раз нужно выдавать расчетные листки?
Поскольку работодатель обязан выплачивать заработную плату два раза в месяц, то и расчетных листков должно быть два, поскольку трудовым законодательством установлено, что листок выдается при выплате заработной платы, при этом не важно, аванс это или расчет.
На практике работодатели выдают расчетный листок только один раз в месяц – при окончательном расчете за месяц.
Однако это вряд ли будет нарушением, так как главная функция расчетного листка – это проинформировать работника о всех начислениях и удержаниях.
Если остались вопросы или что-то непонятно,
Вы можете попробовать найти нужную информацию, воспользовавшись поисковой строкой:
Самый лучший дуэт для этой песни
Как же украсила Светлана эту песню! Придала ей и нежность и шарм. В дуэте эта композиция звучит более выигрышной.
Самое непростое в жизни — понять, какой мост следует сжечь, а какой перейти.
Рассылка расчетных листков в программах 1С
Статьей 136 ТК РФ регламентируется порядок, место и сроки выплаты зарплаты. Законодательством установлено, что работодатель обязан выдавать сотруднику расчетный листок, который содержит всю информацию о всех его начислениях и удержаниях. Но в законе не указан конкретный способ выдачи расчетного листка. Организация может выдавать расчетный листок на руки, а может и осуществлять рассылку этого отчета сотрудникам по электронной почте. Но данное положение должно быть закреплено приказом организации. О том, как это настроить в программных продуктах 1С расскажем в этой статье.
Такая возможность имеется как в программе 1С: ЗУП ред. 3.1, так и в 1С: Бухгалтерии предприятия ред. 3.0. Для рассылки расчетных листков сотрудников необходимо выполнить предварительную настройку учетной записи в программе.
Рассылка расчетных листков из программы 1С: ЗУП ред. 3.1
Для начала необходимо выполнить настройку учетной записи для рассылки отчетов.
Шаг. 1. Откройте раздел «Администрирование» – «Органайзер».
Шаг 2. Разверните пункт меню «Почта» и перейдите по ссылке «Настройка системной учетной записи».
Шаг 3. В открывшемся окне настройки укажите:
• электронную почту и пароль от нее;
• имя отправителя – это может быть название организации или имя ответственного лица;
• остальные параметры оставьте по умолчанию.
Шаг 4. Система выполнит проверку настроек учетной записи.
Шаг 5. По окончании этой процедуры, вы можете закрыть окно или нажать «Перейти к учетной записи» и проверить еще раз ее настройки.
В карточке учетной записи указано, что она предназначена для отправки писем. Нажав кнопку «Проверить настройки», система отправит на указанную электронную почту тестовое письмо.
В разделе «Учетные записи электронной почты» появится системная учетная запись программы 1С: ЗУП. Название «Системная учетная запись» мы не меняли, но вы можете назвать ее по своему усмотрению.
Для осуществления рассылки сотрудникам в их карточке в разделе «Личные данные» укажите их электронные адреса (E-mail).
Шаг 6. Перейдите в раздел «Кадры» – «Сотрудники». Откройте нужного сотрудника и в верхней части окна нажмите на гиперссылку «Личные данные».
Шаг 7. В поле «Email:» укажите электронную почту сотрудника. Сохраните внесенные сведения – «Ок».
Предварительная настройка выполнена. Перейдем к рассмотрению настройки самой рассылки отчета «Расчетный листок».
Варианты создания рассылки расчетного листка.
Рассылку «Расчетного листка» можно настроить двумя способами.
• из отчета «Расчетный листок»;
• в разделе «Администрирование».
1 Вариант.
Шаг 1. Перейдите в раздел «Зарплата» – «Отчеты по зарплате» и выберите пункт «Расчетный листок».
Шаг 2. В форме отчета «Расчетный листок» нажмите кнопку «Еще» и в пункте меню «Отправить» выберите команду «Создать рассылку отчетов…»
Шаг 3. Откроется окно создания рассылки с уже подобранным отчетом «Расчетный листок» и остается ее донастроить.
2 вариант.
Рассмотрим еще один вариант создания рассылки отчетов. Отметим, что он подходит не только для расчетного листка, но и для рассылки других отчетов.
Шаг 1. В разделе «Администрирование» перейдите в пункт «Печатные формы, отчеты и обработки».
Шаг 2. По гиперссылке «Рассылки отчетов» откроется настройка рассылки.
Шаг 3. Нажмите кнопку «Создать».
Шаг 4. В открывшемся окне создания настройки рассылки внесем необходимые нам данные.
• укажите название рассылки – «Рассылка расчетных листков»;
• в поле «Отправлять» выберите «Свой отчет для каждого получателя»;
• поле «Получатели» укажите – «Физические лица»;
• Нажмите «Подбор» и выберите вид отправляемого отчета – «Расчетный листок».
Отчет «Расчетный листок» находится в разделе «Зарплата».
Обратимся к нижней части документа – «Настройки отчета».
Шаг 5. Отметьте галочкой строку «Сотрудники» и установите значение «Получатель», нажав кнопку «Установить получателя».
Период настройки автоматически установлен – «Прошлый месяц». Нас этот вариант устраивает.
Шаг 6. На закладке «Расписание» задайте расписание рассылки. Например, «Ежемесячно», каждые 5 день начала месяца, с 9-30 ч.
Данная закладка не обязательна к заполнению. Можно рассылку выполнять самостоятельно, например, по мере готовности отчетов.
Шаг 7. На закладке «Доставка (эл. почта)», нажав на гиперссылку «Укажите получателей», подберите список сотрудников для рассылки» по кнопке «Подобрать».
Обратите внимание, что у сотрудников, у которых внесен адрес электронной почты, он прописан рядом с их фамилией. У кого адрес не отображен, необходимо внести информацию в его карточку – «Сотрудники» – «Личные данные».
Шаг 8. Нажмите «Записать и закрыть» – настройка рассылки сохранена.
Если рассылка настроена на выполнение действий по расписанию, то программа автоматически в обозначенное время осуществит рассылку отчетов.
Пользователь при необходимости может задать команду рассылки самостоятельно по кнопке «Выполнить сейчас».
По окончании процесса программа сообщит, что рассылка расчетных листков выполнена.
1С: ЗУП автоматически отправит расчетные листки адресатам. Проверим почту, указанную у сотрудника, убедимся, что письмо с расчетным листком от ООО «Петровские зори» доставлено.
Файл заархивирован. Скачаем и откроем его.
Перед нами расчетный листок сотрудника Виноградова Г.И.
Немного потраченного времени и «выдача» расчетных листков сотрудникам автоматизирована. Налицо оптимизация работы бухгалтера и экономия средств на бумаге и заправке картриджа для печати.
Рассылка расчетных листков в программе 1С: Бухгалтерия предприятия ред. 3.0
Настройка учетной записи в программе 1С: Бухгалтерия предприятия выполняется аналогично программе 1С: ЗУП. Пример настройки электронной почты в этой программе мы уже рассматривали ранее.
Создание рассылки можно также выполнить двумя способами.
1 Вариант.
Из самого отчета «Расчетный листок», который можно найти в разделе «Зарплата и кадры» – «Отчеты по зарплате».
Нажмите кнопку «Еще» и в пункте меню «Отправить» выберите команду «Создать рассылку отчетов…»
2 вариант.
В разделе «Администрирование» – «Печатные формы, отчеты и обработки» гиперссылка «Рассылки отчетов».
Как видите, в программе 1С: Бухгалтерия предприятия, варианты настройки рассылки отправки расчетных листков такие же, как и в 1С: Зарплата и управление персоналом, т.к. применяется единый механизм БСП (Библиотека стандартных подсистем).
Как правильно выдавать расчетный листок работнику?
На первый взгляд, передача расчетных листков по электронной почте — современный, быстрый и экономичный способ информирования работников о составе и сумме их заработной платы. Но не все так просто. Персональные данные работника, содержащиеся в расчетном листке, должны быть специальным образом защищены при их передаче через интернет.
Пока в этом вопросе не все однозначно: Минтруд не видит препятствий для передачи расчетных листков по электронной почте, а ФСБ категорически запрещает это делать, если работодатель не выполнит комплекс мероприятий по защите персональных данных. Все подробности — в нашем материале.
Когда расчетный листок можно отправить по электронной почте
Трудовое законодательство предъявляет определенные требования к расчетному листку — к составу указываемых в нем сведений и обязанностям работодателя, связанным с его передачей работникам (ст. 136 ТК РФ).
Расчетный листок содержит в себе персональные данные работника — как минимум, это размер его заработной платы. Разглашение такой информации по закону не допускается (ст. 88 ТК РФ, ст. 7 Закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»).
В итоге работодатель вправе отправить работнику расчетный листок через интерфейс почтового интернет-сервиса, если он одновременно выполнит:
- требования законодательства о защите персональных данных — осуществит комплекс мер для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий в отношении персональных данных;
- требования трудового законодательства — предусмотрит в своих локальных нормативных актах условие о возможности передачи расчетных листков посредством электронной почты и оформит все необходимые сопутствующие документы.
Если все это не сделать, работодателя ждут серьезные наказания (об этом расскажем далее).
А теперь детальнее остановимся на законодательных требованиях, обязательных для выполнения работодателем при передаче расчетных листков по электронной почте.
Что определено Правительством РФ, ФСБ и ФСТЭК
Учитывая, что расчетный листок содержит персональные данные работника, для его законной отправки сотруднику через интернет работодателю придется выполнить требования федерального закона о персональных данных, а также постановлений и приказов в сфере защиты персональных данных:
- Закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (ст. 3, 6, 7, 19 и др.);
- Постановления Правительства РФ от 15.09.2008 № 687 «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных. », от 01.11.2012 № 1119 «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке. »;
- Приказы ФСБ России от 10.07.2014 № 378 «Об утверждении состава и содержания организационных и технических мер. », от 09.02.2005 № 66 «Об утверждении Положения о разработке, производстве, реализации и эксплуатации шифровальных (криптографических) средств защиты информации»;
- Приказы ФСТЭК от 18.02.2013 № 21, от 13.06.2001 № 152;
- другие НПА в сфере обработки и защиты персональных данных.
Работодателю следует помнить, что передача (подготовка передачи) персональных данных по электронной почте без использования сертифицированных ФСБ России средств криптографической защиты информации (СКЗИ) запрещена, так как не обеспечивает защиту персональных данных от раскрытия, модификации и навязывания (ввода ложной информации).
Кроме того, в целях обеспечения безопасности персональных данных их передача по электронной почте допустима только при выполнении базовых мер: реализации антивирусной защиты (АВЗ.1), обеспечение защиты персональных данных от раскрытия и модификации (ЗИС.3) и других необходимых мер.
ТК РФ — о передаче расчетных листков по электронной почте
Про расчетный листок в ТК РФ содержится мало информации (ст. 136 ТК РФ):
- с его помощью работодатель исполняет обязанность по информированию сотрудников о составных частях их зарплаты, начисленных и удержанных суммах, а также об общей денежной сумме, подлежащей выплате;
- форму расчетного листка и порядок его выдачи работодатель определяет самостоятельно с учетом мнения профсоюзного органа в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ.
Но о том, как работодателю передавать расчетный листок своим сотрудникам (на бумаге или в электронном виде), в ТК РФ не сказано.
Для дистанционных работников возможность получения электронных расчетных листков реализуется в рамках обмена электронными документами (ст. 312.1 ТК РФ).
Несмотря на жесткие законодательные ограничения в вопросах обеспечения защиты персональных данных, чиновники Минтруда и эксперты сайта «Онлайнинспекция. РФ» не видят особых препятствий в возможности передачи расчетных листков по электронной почте. Остановимся подробнее на их разъяснениях.
Разъяснения чиновников про использование электронной почты для передачи расчетных листков
Минтруд не возражает против передачи расчетных листков по электронной почте, если такой способ закреплен в локальном акте компании (Письмо от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560).
Эксперты сайта «Онлайнинспекция. РФ» считают так же: что работодатель вправе отказать работнику, просящему отправить ему расчетный листок по электронной почте, если такой способ не предусмотрен в трудовом договоре, коллективном договоре, локальном нормативном акте.
Однако ранее эксперты этого сервиса выступали категорически против отправки расчетного листка по электронной почте. Свою позицию они обосновывали ссылкой на ст. 136 ТК РФ, обязывающую работодателя исключительно в письменной форме извещать работников о частях и размерах их зарплаты (вопрос № 18276 от 16.09.2014).
Но спустя некоторое время их разъяснения по этому вопросу стали менее категоричными. В одном из ответов они высказались аналогично разъяснениям Минтруда: если в трудовом договоре, коллективном договоре, локальном нормативном акте предусмотрен порядок извещения работника о составных частях заработной платы (расчетный листок) посредством электронной почты, то данный порядок не нарушает положений действующих норм трудового законодательства (вопрос № 99711 от 25.07.2018, вопрос № 120279 от 28.02.2020).
5 подсказок работодателю по электронному расчетному листку
Если работодатель способен выполнить все требования действующего законодательства по защите персональных данных, для передачи расчетных листков по электронной почте ему необходимо осуществить еще ряд обязательных действий по документальному обоснованию такого способа у себя в компании. Это поможет обезопаситься от претензий со стороны проверяющих и при необходимости доказать правомерность своих действий в суде в спорах с сотрудниками.
Наши подсказки помогут это сделать.
Подсказка 1. Утвердите форму электронного расчетного листа отдельным приказом.
Как составить такой приказ, показано в образце:
С приказом ознакомьте всех сотрудников под роспись.
Обратите внимание: законодательство не требует обязательного указания в расчетном листке фамилии, имени и отчества работника. Вместо ФИО можно указывать табельный номер, что позволит в случае утраты конфиденциальности данных расчетного листка не допустить разглашения персональных данных работника.
Подсказка 2. Согласуйте форму электронного расчетного листка с профсоюзным органом.
Это условие прописано в ст. 136 ТК РФ и должно выполняться работодателем, если в компании функционирует представительный орган работников.
Подсказка 3. Соберите с работников заявления о получении расчетного листка по электронной почте.
Заявление пишется на имя руководителя компании (или адресуется иному ответственному лицу по правилам, установленным в компании) и содержит указание на электронный адрес, на который работник будет получать электронный расчетный листок, а также иную необходимую информацию.
Подсказка 4. Пропишите порядок передачи электронных расчетных листков в локальном нормативном акте или трудовых договорах с сотрудниками.
В качестве локального нормативного акта, к примеру, может выступать коллективный договор или положение об оплате труда.
Образец выдержки из положения об оплате труда:
С локальным нормативным актом ознакомьте сотрудников под роспись.
Подсказка 5. С каждого работника возьмите письменное согласие на обработку персональных данных.
Сведения, содержащиеся в расчетном листке, являются персональными данными конкретного сотрудника, которые работодатель не вправе разглашать другим работникам без его письменного согласия (ст. 88 ТК РФ, ст. 7 Закона № 152-ФЗ).
Подсказка 6. Обеспечьте хранение расчетных листков.
Расчетные листки необходимо хранить 6 лет после года, в котором их составили (п. 295 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236). А при отсутствии лицевых счетов — 75 лет.
Чиновники не возражают против хранения расчетных листков в электронном виде. Важно, чтобы у компании была возможность их представления по запросу проверяющих (Постановление АС Уральского округа от 14.12.2016 № Ф09-10983/16).
Работодателю придется серьезно позаботиться об обеспечении защиты электронных расчетных листков при их хранении. При организации такой защиты следует руководствоваться законодательными требованиями в области защиты персональных данных.
Работодателю на заметку: подборка рекомендаций экспертов «Онлайнинспекция. РФ»
Многие работодатели уже освоили безбумажные технологии и передают работникам расчетные листки в электронной форме. Однако вопросов по этому поводу возникает немало. Представляем вам подборку разъяснений экспертов сайта «Онлайнинспекция. РФ» по расчетным листкам, выдаваемым в электронной форме.
- Можно ли размещать расчетные листки на корпоративном портале?
Чиновники не против размещения расчетных листков в электронном виде на корпоративном портале компании и не считают обязательным оформление работником письменного согласия на получение расчетных листков подобным образом (вопрос № 112886 от 15.08.2019).
Получается, что работодатель вправе размещать расчетные листки в электронном виде на корпоративном портале компании, где каждый работник, введя пароль, смог бы увидеть (распечатать, сохранить) свой расчетный листок. При этом у каждого сотрудника должен быть индивидуальный логин и пароль, а в компании должна быть разработана инструкция по доступу и работе с порталом, с которой все сотрудники должны быть ознакомлены.
Трудовая инспекция, по мнению экспертов, при таком способе выдачи расчетных листков не будет иметь оснований для привлечения работодателя к административной ответственности за невыполнение информационной обязанности по ст. 136 ТК РФ.
- Можно ли выдавать расчетные листки по СМС?
Эксперты сайта «Онлайнинспекция.РФ» высказались против выдачи расчетных листков путем рассылки через СМС. Позицию обосновали ссылкой на ст. 136 ТК РФ, в которой содержится требование о предоставлении работнику расчетного листка в письменном виде. По их мнению, предоставление расчетного листка по СМС не является соблюдением данного требования (вопрос № 26331 от 19.12.2014).
- Можно ли высылать расчетные листки на электронный адрес третьего лица?
Работодатели, передающие расчетные листки по электронной почте, по мнению экспертов сайта «Онлайнинспекция.РФ», не вправе отправлять листки на адрес третьего лица, к примеру бригадира (вопрос № 98625 от 18.06.2018). При этом не имеет значения, что сотрудники напишут заявление с просьбой о такой форме передачи расчетного листка, а сами расчетные листки представляют собой запароленные pdf-файлы с персональным паролем для каждого сотрудника.
Дело в том, что при направлении расчетных листков на e-mail бригадира невозможно доказать, что работник получил свой листок. Таким образом, работодатель в случае спора не сможет доказать выполнение своей обязанности об уведомлении работника о составных частях заработной платы. Следовательно, направление расчетных листков на почту третьего лица не допускается.
Если же сотрудник, в компании которого закреплен порядок передачи расчетных листков в электронном виде, по каким-либо причинам не может их получать, есть выход — информировать его о составе и размере зарплаты работодатель может через линейного руководителя при наличии доверенности, удостоверенной директором компании (вопрос № 135649 от 17.08.2020).
- Нужно ли получать подпись работника в получении расчетного листка?
Работодатель обязан выдавать работникам расчетный листок при выплате заработной платы. При этом законодательством не установлено требование о выдаче его под роспись. Однако несмотря на это, эксперты сайта «Онлайнинспекция.РФ» рекомендуют выдавать его под роспись, что подтвердит в случае необходимости факт выдачи (вопрос № 80194 от 21.11.2016).
Эксперты также не видят необходимости в получении подписи работника и в том случае, если расчетный листок выдан, к примеру, в специальном терминале (вопрос № 89532 от 01.09.2017). В подобных терминалах расчетные листки заведены на каждого работника. Информация по ним выбирается по уникальному табельному номеру на зачипированном пропуске, то есть защищена. Для работника имеется возможность распечатать расчетный листок в любое удобное для него время.
А в том случае, если в компании расчетные листки выдаются электронным способом и в трудовых договорах, коллективном договоре или локальном нормативном акте этой компании предусмотрена обязанность сотрудников расписываться в журнале выдачи расчетных листков, выполнять такое требование обязательно (вопрос № 107986 от 22.03.2019).
- Как часто работодатель обязан выдавать расчетные листки?
О количестве расчетных листков, которые работодатель обязан передавать работнику, в ТК РФ ничего не сказано. При этом разъяснения экспертов сайта «Онлайнинспекция. РФ» противоречивы. В одном из ответов они высказали позицию, что расчетных листков должно быть не менее двух в месяц, так как с такой периодичностью законодательство предписывает работодателю выплачивать зарплату по ч. 6 ст. 136 ТК РФ (вопрос № 82664 от 27.01.2017).
В другом ответе на аналогичный вопрос отмечено, что периодичность выдачи расчетных листков работодатель может утвердить в локальном нормативном акте. Как правило, расчетный листок выдается 1 раз по окончании рабочего месяца в день выплаты окончательного расчета (вопрос № 68012 от 02.03.2016).
Так как законодательство не уточняет этот момент, работодатель самостоятельно решает вопрос периодичности выдачи расчетных листков своим работникам. Как в локальном акте будет отражено, с такой частотой необходимо передавать расчетные листки. Этот подход можно применять как к бумажным расчетным листкам, так и листкам, переданным работникам посредством электронной почты.
- Нужно ли передавать работнику пустой расчетный листок?
По мнению экспертов сервиса «Онлайнинспекция. РФ» работодатель обязан выдать работнику расчетный листок в любом случае. В том числе пустой расчетный листок выдается сотруднику, находящемуся в отпуске без сохранения заработной платы, у которого по этой причине отсутствуют начисления в конкретном периоде (вопрос № 56866 от 24.09.2015).
Ответственность работодателя
Передавая расчетные листки по электронной почте, работодателю за малейшие просчеты могут грозить наказания:
- За нарушение законодательства о труде по ч. 1 ст.5.27 КоАП РФ.
К примеру, за передачу расчетных листков работникам не тем способом, который указан в локальных нормативных актах компании или трудовых договорах, штраф может составить:
- от 30 000 руб. до 50 000 руб. — на компанию;
- от 1 000 руб. до 5 000 руб. — на должностных лиц (ИП).
- За нарушение требований законодательства о защите персональных данных.
Например, за передачу расчетного листка через третье лицо (коллегу сотрудника) и отсутствие письменного согласия сотрудника на такой способ передачи, то есть за нарушение п. 1 ст. 3, ст. 7 Закона № 152-ФЗ. Штраф в таком случае может составить 75 000 руб. (ч. 2 ст. 13.11 КоАП РФ).
За передачу персональных данных по электронной почте без применения сертифицированных ФСБ России средств криптографической защиты информации (СКЗИ) к работодателю могут применяться следующие виды ответственности:
- дисциплинарная (п. «в» п. 6 ст. 81 ТК РФ);
- административная (ч. 1 ст. 13.6, ч. 6 ст. 13.12, ст. 13.14, ч. 7 ст. 15.15 КоАП РФ);
- гражданско-правовая (ст. 151 ГК РФ);
- уголовная (ст. 272 УК РФ).
Работодателю также может грозить штраф за применение неутвержденной формы расчетного листка (Постановление ВС РФ от 23.12.2010 № 75-АД10-3).
Подводим итоги
- Трудовое законодательство предоставляет работодателю выбирать способ передачи расчетных листков сотрудникам: на бумаге или электронно. Главное — чтобы применяемый способ был зафиксирован в трудовых договорах с сотрудниками или в локальном акте компании (в положении об оплате труда, коллективном договоре и др.). Минтруд с этим не спорит.
- Расчетный листок содержит персональные данные сотрудника, поэтому его передача по электронной форме возможна только при соблюдении требований законодательства о защите персональных данных.
Привет, Гость! У «Клерка» новый курс!
(ФСБУ 5/2019, ФСБУ 25/2018, ФСБУ 26/2020, ФСБУ 6/2020, ФСБУ 27/2021.)
Успейте записаться, пока есть места! Обучение онлайн 1 месяц. Старт курса уже 15 февраля, программа здесь.
Если у работников нет электронной почты, можно ли расчетные листки в электронной форме отсылать руководителям подразделений?
М. К. Башарина
автор ответа, консультант Аскон по трудовым вопросам и кадровому делопроизводству
Вопрос
В компании предусмотрена рассылка электронных листков на рабочую почту сотрудников. Однако есть подразделения, в которых работают сотрудники, не имеющие рабочую электронную почту, личная электронная почта у этих сотрудников также отсутствует. Компания планирует в данном случае направлять расчетные листки этих сотрудников на рабочую электронную почту руководителям их подразделений.
Каким образом можно документально оформить такую рассылку во избежание нарушений Закона о защите персональных данных? Какие документы (заявления) работодатель может запросить у сотрудников в данном случае? Необходимо ли составлять дополнительные соглашения к трудовому договору, если отсутствует коллективный договор?
Ответ
Нет необходимости составлять дополнительные соглашения к трудовым договорам сотрудников. Достаточно закрепить рассылку расчетных листков по электронной почте в локальном акте организации (например, в ПВТР или Положении о заработной плате). Работников нужно ознакомить с таким локальным нормативным актом (внесенными в него изменениями) под подпись.
В данной ситуации рекомендую оформить с руководителями подразделений обязательство о неразглашении персональных данных работников.
Обоснование
При обработке персональных данных работника работодатель обязан следовать требованиям, установленным ст. 86 ТК РФ, в частности:
- обеспечить за счет собственных средств защиту персональных данных от неправомерного использования и утраты (п. 7);
- знакомить работников под подпись с локальными нормативными актами, устанавливающими порядок обработки персональных данных (п. 8).
В силу п. 1 ст. 6, ст. 9 Закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных» обработка персональных данных осуществляется с согласия работника. Поскольку в случае возникновения спора доказать получение согласия работника на обработку его персональных данных должен работодатель (ч. 3 ст. 9 Закона о персональных данных), целесообразно оформить такое согласие письменно.
На работодателя возложена обязанность по защите персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты (п. 7 ст. 86 ТК РФ). Следовательно, работники, которые имеют доступ к персональным данным других работников, обязаны не разглашать эти данные, которые стали им известны в связи с выполнением ими трудовых обязанностей. При этом привлечь к ответственности работников, которые разгласили такую информацию, можно, только если она стала известна им в связи с исполнением трудовых обязанностей и они обязались не разглашать такие сведения (п. 43 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2). Следовательно, работодатель должен оформить с работниками, которые в силу своих должностных обязанностей имеют доступ к персональным данным других работников, обязательство об их неразглашении.
Если в трудовом договоре, коллективном договоре, локальном нормативном акте работодателя предусмотрен порядок извещения работника о составных частях заработной платы (расчетный листок) посредством электронной почты, то данный порядок не нарушает положения ст. 136 ТК РФ (Письма Минтруда России от 21.02.2017 N 14-1/ООГ-1560, Роструда от 18.03.2010 N 739-6-1). Суды также не считают рассылку расчетных листков по электронной почте нарушением (Апелляционное определение Московского городского суда от 12.05.2017 по делу N 33-17642/2017).
Рекомендуем зафиксировать порядок рассылки расчетных листков по электронной почте в том локальном нормативном акте, который регулирует весь порядок их выдачи. В частности, в этом документе нужно отразить:
- на какие электронные адреса могут высылаться расчетные листки – корпоративные или личные;
- форму запроса у работника личного электронного адреса при необходимости;
- порядок подтверждения факта получения электронного письма с расчетным листком работником (например, направление писем с уведомлением о прочтении) и т.д.
Работников нужно ознакомить с таким локальным нормативным актом (внесенными в него изменениями) под подпись (абз. 10 ч. 2 ст. 22, ч. 3 ст. 68 ТК РФ).
М. К. Башарина
автор ответа, консультант Аскон по трудовым вопросам и кадровому делопроизводству
Автоматическая рассылка расчетных листков сотрудникам в программе ЗУП 3.1
Программа ЗУП предоставляет возможность автоматически рассылать сотрудникам расчетные листки. Для этого необходимо выполнить определенные действия.
Настройка учетной записи электронной почты отправителя (организации)
Настройка учетной записи электронной почты, с которой будет осуществляться автоматическая рассылка расчетных листков (и других электронных сообщений), производится в разделе Администрирование – Органайзер – Почта – Настройка системной учетной записи. В открывшейся форме:
Введите адрес почты в формате user@server.net и пароль учетной записи электронной почты отправителя (организации).
В разделе Использовать учетную запись укажите, для каких целей будет использоваться учетная запись: для отправки почты и для получения почты (по умолчанию установлены оба флажка).
В разделе Для кого учетная запись:
• выбором соответствующего переключателя установите, кто может использовать учетную запись – все пользователи (переключатель «Для всех») или только текущий пользователь, создающий учетную запись (переключатель «Только для меня»)
• в поле Имя отправителя укажите имя владельца учетной записи, которое будет указываться в корреспонденции, при этом оно может отличаться от имени пользователя в программе.
Далее производится определение параметров подключения к почтовому ящику отправителя (организации). В большинстве случаев параметры определяются автоматически (переключатель Определить параметры подключения автоматически (рекомендуется) установлен по умолчанию).
Настройка сервера исходящей почты
Укажите Имя пользователя учетной записи в формате user@server.net. Оно может отличаться от основного, в таком случае будет предназначено только для отправки писем.
При необходимости введите Пароль учетной записи (если он не введен, программа запросит его при отправке писем). Чтобы программа могла рассылать сообщения от данной учетной записи без участия пользователя (например, согласно расписанию), пароль рекомендуется заполнить. Тем не менее решение о хранении паролей в информационной базе принимается в каждом случае индивидуально.
При необходимости установите флаг Безопасная проверка пароля.
В поле Сервер укажите адрес SMTP-сервера, например, smtp.server.net.
Укажите Порт компьютера для отправки почтовых сообщений, например, 465.
Установите флаг Использовать безопасное соединение (SSL).
При необходимости установите флаг Требуется авторизация на сервере входящей почты перед отправкой.
Настройка сервера входящей почты
Укажите Имя пользователя учетной записи в формате user@server.net. Оно может отличаться от основного, в таком случае будет предназначено только для получения писем.
При необходимости введите Пароль учетной записи (если он не введен, программа запросит его для получения писем).
При необходимости установите флаг Безопасная проверка пароля.
В поле Сервер укажите адрес POP3-сервера, например, imap.server.net.
Выберите Протокол сервера входящей почты: POP или IMAP.
Укажите Порт компьютера для получения входящей почты, например, 993.
Установите флаг Защищенное соединение (SSL).
Дополнительные настройки
Введите наименование учетной записи, чтобы оно кратко характеризовало учетную запись, отражало назначение данной учетной записи и ее владельца. Именно наименование будет появляться в различных списках
Укажите длительность ожидания сервера – например, 30 сек.
Проверка параметров учетной записи
Далее выполняется проверка введенных или автоматически определенных параметров учетной записи . Программа отправляет стандартное почтовое сообщение и проверяет возможность соединения с сервером входящих почтовых сообщений (если учетная запись используется для получения почты). В результате в программе будет создана учетная запись электронной почты организации , перейти к которой можно по одноименной кнопке или через раздел Администрирование – Органайзер – Почта – Настройка системной учетной записи / Учетные записи электронной почты.
Ввод адресов электронной почты получателям (сотрудникам)
Для возможности автоматической рассылки расчетных листков получателям (сотрудникам) следует ввести адрес электронной почты. Он вводится в карточке сотрудника (Кадры – Сотрудники – Личные данные) или физического лица (Кадры – Физические лица – Адреса, телефоны) в поле Email.
Попутно вы сразу можете вывести столбец e-mail в справочник через Еще – Изменить форму.
Теперь после внесения в карточку физического лица сведений об электронной почте вы увидите эту информацию и в общем списке физлиц
Таким же образом вы можете вывести в этот список номера телефонов и.т.д.
Настройка рассылки расчетных листков
Предусмотренная в программе возможность создания рассылки отчетов предназначена для их автоматического формирования и доставки получателям. Рассылка позволяет автоматизировать процесс получения отчетов так, что не открывая программу, можно получить в нужное время готовый отчет на электронную почту или в определенный каталог в виде файла.
Создать рассылку расчетных листков можно непосредственно из отчета Расчетный листок (Зарплата – Отчеты по зарплате – Расчетный листок) по кнопке Еще – Отправить – Создать рассылку отчетов. (или по кнопке Отправить отчет по электронной почте – Создать рассылку отчетов. ) либо через раздел Администрирование – Печатные формы, отчеты и обработки – Рассылки отчетов – Создать.
Настройка рассылки производится следующим образом:
В поле наименование введите наименование рассылки.
Флаг Подготовлена обозначает готовность рассылки к выполнению. Включение флажка активизирует дополнительные проверки заполнения реквизитов.
Укажите вид рассылки (ее цель) в поле Отправлять:
Отчеты указанным получателям (установлено по умолчанию) – одинаковые отчеты отправляются одновременно всем получателям, указанным в поле Получатели (выберите тип получателей: Пользователи или Физические лица). Для этого вида рассылки отчетов предусмотрена не только отправка по электронной почте, но и возможность публикации сформированных отчетов в папке файлов программы, в сетевом каталоге или на сайте FTP.
Свой отчет для каждого получателя (в нашем примере выберите данный вариант рассылки) – используется, если нужно персонализировать содержимое отправляемых отчетов по каждому получателю. Тип получателей (Пользователи или Физические лица) выберите в поле Получатели (в нашем примере – Физические лица). В настройках отборов отчетов появляется возможность указать получателя рассылки. Таким образом, для каждого получателя будет сформирован собственный отчет с отбором по этому получателю
Только мне (личная рассылка автора) – отчеты получает только пользователь, создавший эту рассылку (автор), по почте, указанной в поле Почтовый адрес (автоматически проставляется адрес электронной почты текущего пользователя). Личные рассылки видны только автору.
Закладка «Отчеты»
(в заголовке отображается количество отчетов, входящих в рассылку):
в табличной части для рассылки можно выбрать один или несколько отчетов из списка. В дальнейшем по завершении настройки рассылки по кнопке Просмотр можно будет предварительно сформировать выбранный отчет
в разделе Настройки отчета выводятся возможные настройки выбранного отчета. С помощью флажков можно выбрать нужные настройки и указать значения, по которым будет выведен отчет. В нашем примере сделайте отбор по сотрудникам, получающим рассылку. Для этого установите флаг в строке Сотрудник, затем не убирая курсор, нажмите на кнопку Указать получателя рассылки. Такая настройка позволит формировать для каждого получателя свой отчет с показателями, доступными только для него. Также можно сделать другие настройки отчета, например, в строке Период изменить период формирования расчетных листков (по умолчанию – прошлый месяц).
Закладка «Расписание»
Можно настроить автоматическую отправку отчетов с некоторым интервалом или в некоторые дни недели, описав, по каким дням и в какое время программа должна отправлять эту рассылку. На основании каждой рассылки отчетов в программе формируются одноименные регламентные задания «Рассылка отчетов».
Для регулярной автоматической рассылки установите флаг Выполнять по расписанию.
Есть возможность автоматического составления расписания по кнопке Заполнить по шаблону. В результате из предложенного списка можно выбрать нужное расписание, например, в первый день месяца. Расписание при этом заполнится автоматически.
Предусмотрена возможность самостоятельного выбора периодичности расписания (частотности срабатывания рассылки). Рассылка может выполняться:
• Ежедневно – с заданной частотой в днях. Период повтора выбирается в одноименном поле.
• Еженедельно – по выбранным дням недели. Выбор устанавливается с помощью флажков.
• Ежемесячно – по выбранным месяцам в требуемый день месяца. Выбор месяцев устанавливается с помощью флажков, номер дня с начала или с конца месяца, в который будет производиться рассылка – в соответствующих полях.
• Произвольное – позволяет детально настроить каждый параметр расписания. В открывшемся окне Расписание настраивается детальная разработка своего расписания. При этом необязательно заполнять его сразу, после закрытия окна становится доступна кнопка Изменить. по которой можно вернуться к настройке расписания в любое время.
Время начала запуска рассылки укажите в одноименном поле. При выборе произвольной настройки расписания время начала настраивается в окне Расписание.
В поле Ответственный выберите пользователя – автора рассылки (по умолчанию – текущий пользователь). При запуске по расписанию рассылка будет выполняться от имени указанного пользователя.
Закладка «Доставка»
В заголовке отображается, посредством чего осуществляется доставка.
Описываются все возможные способы доставки настраиваемой рассылки. Содержимое закладки может меняться в зависимости от выбранного вида рассылки в поле Отправлять.
Только мне (личная рассылка автора) – доставка выполняется только по электронной почте по единственному адресу, который указывается в поле Почтовый адрес.
Отчеты указанным получателям – кроме доставки по почте появляется возможность сохранить (опубликовать) готовые отчеты. Для этого установите флаг Публиковать (признак необходимости публикации рассылки). Выберите соответствующее значение:
• В папку – отчеты будут сохранены в указанную папку подсистемы «Работа с файлами».
• В сетевой каталог – отчеты будут сохранены в выбранный сетевой каталог. Запись производится с сервера, поэтому рекомендуется указывать сетевой путь в формате UNC, например, \sererfolder. Укажите адрес этого каталога в поле Windows или Linux, в зависимости от того, под управлением какой операционной системы происходит работа на компьютере.
• На FTP ресурс – отчеты будут сохранены на ftp-сервере. Заполните необходимые параметры.
По кнопке Проверить можно выполнить проверку публикации путем записи и удаления тестового файла. Тест считается успешным, если ошибок не возникло. Установленный флаг Отправлять по электронной почте является признаком использования электронной почты для отправки отчетов (или уведомлений).
По ссылке Укажите получателей> укажите получателей рассылки – подбором из справочника Физические лица. Можно из списка получателей рассылки исключить конкретное лицо, установив напротив него флаг в колонке Исключен. Для рассылки расчетных листков в качестве получателей удобнее использовать заранее созданную группу физических лиц в одноименном справочнике. При выборе группы все ее члены будут получать рассылку. Для исключения из рассылки физическое лицо следует извлечь из этой группы.
В поле От из выпадающего списка выберите учетную запись организации для отправки отчета (поле является обязательным для заполнения).
По кнопке Проверить производится проверка учетной записи электронной почты путем отправки тестового сообщения. Тест считается успешным, если ошибок не возникло.
По умолчанию шаблон письма (тема и текст письма) формируется автоматически с использование некоторых параметров. При необходимости содержание письма можно изменить. Добавление параметра в тему письма осуществляется правой кнопкой мыши в одноименном поле по команде Параметр, в текст письма – по кнопке Параметр (или правой кнопкой мыши в поле текста по команде Параметр). Для выбора доступны следующие параметры
• Дата рассылки – дата рассылки
• Автор – пользователь, запустивший рассылку
• Получатель – представление получателя рассылки. Доступен только для вида рассылки Свой отчет для каждого получателя
• Наименование рассылки – наименование рассылки
• Сформированные отчеты – список отчетов и форматов, в которые они были сохранены
• Заголовок системы – заголовок информационной базы (может быть задан в разделе Администрирование – Общие настройки)
• Способ доставки – представление ресурса, на котором был опубликован отчет
Для просмотра готового варианта темы и текста письма выберите Предварительный просмотр.
По умолчанию установлен формат письма HTML, можно изменить его на обычный текст. В формате HTML доступны стандартные команды форматирования текста (часть из них размещена в виде кнопок, остальные можно найти, нажав на кнопку Еще).
Закладка «Дополнительно»
Дополнительные настройки рассылки.
В поле Форматы сохранения отчетов (по умолчанию) определите форматы, в которых по умолчанию будут сохранены отчеты. Выбранные с помощью флажков форматы будут общие для всех отчетов. Можно выбрать несколько форматов.
В табличной части для каждого отчета можно задать свой набор форматов в колонке Форматы. В колонке Отправлять пустой установите флаг для отправки сформированного отчета, даже если он пустой (по умолчанию флаг снят). Отчеты с графикой всегда считаются не пустыми.
Установите флаг Транслитерировать имена файлов, если необходимо, чтобы имена сохраненных файлов содержали только латинские буквы и цифры (для возможности переноса между различными операционными системами). Например, файл «Отчет.mxl» будет сохранен с именем «Otchet.mxl»
Установите флаг Архивировать в ZIP, чтобы архивировать сформированные отчеты в формате *.zip. Если отчеты отправляются по электронной почте, рекомендуется включать архивацию для снижения объема вложений. В результате становятся доступными:
поле для ввода наименования архива (формируется автоматически по указанному в поле шаблону). Если нажать правой кнопкой мыши по этому полю, с помощью команды Параметр можно изменить шаблон наименования (для изменения доступны параметры: Дата рассылки и Наименование рассылки);
поле Пароль, которое заполняется при необходимости.
В поле Адрес ответа укажите адрес электронной почты, на который будут высылаться ответы на рассылку.
Установите флаг Отправлять письма через скрытые копии, чтобы получатели не знали, кто еще получает отчеты из данной рассылки.
Рассылки можно группировать по различным признакам. Чтобы поместить данную рассылку в определенную группу, выберите ее из списка в поле Группа.
Далее нажмите на кнопку Записать объект.
Выполнение рассылки расчетных листков
Рассылку расчетных листков (Администрирование – Печатные формы, отчеты и обработки – Рассылки отчетов) по сохраненным настройкам можно запустить вручную в любой момент времени с помощью кнопки Выполнить сейчас (если не задано расписание для регулярной автоматической рассылки). Перед ее запуском можно предварительно посмотреть расчетный листок выбранного получателя по кнопке Просмотр. При выполнении рассылки остается возможность выбрать в качестве получателя конкретного сотрудника, а не весь указанный в настройках список. Рассылка будет выполнена, если установлен флаг Подготовлена. По завершении будет выдано сообщение, что рассылка выполнена. Расчетные листки будут отправлены по электронной почте от имени отправителя указанным получателям (каждому сотруднику отправится только его расчетный листок).
Перед запуском этой обработки создайте резервную копию базы. Это можно сделать прямо в папке базы (путь к которой указан в стартовом меню), либо через Администрирование – Обслуживание – Резервные копии и восстановление.
По кнопке События рассылки. можно открыть журнал регистрации, предварительно отфильтровав его по событиям рассылки со времени последнего запуска.
Выдача расчетных листков по электронной почте
Трудовой кодекс предписывает выдавать персоналу расчетные листки, при этом обязательна их письменная форма. Про возможность электронной передачи документа прямо говорится только в статье 312.1 ТК РФ – для дистанционных сотрудников. Но.
В соответствии со статьей 136 ТК РФ работодатель обязан письменно сообщать работнику информацию о заработной плате, ее составляющих и о произведенных удержаниях из начисленных доходов. Для этого существует расчетный листок. Законодательством форма документа не утверждена – компания или предприниматель-работодатель вправе самостоятельно разработать его бланк. Во многих организациях пытаются сократить бумажный документооборот и переходят на электронный обмен. А можно ли отправлять расчетный листок по электронной почте?
Что говорится в законодательстве
Трудовой кодекс предписывает выдавать персоналу расчетные листки, при этом обязательна их письменная форма. Про возможность электронной передачи документа прямо говорится только в статье 312.1 ТК РФ – для дистанционных сотрудников. Для них законом прямо предусмотрена возможность передачи данных в электронном виде, но для другого персонала такое указание отсутствует. Однако и выдача расчетных листков по электронной почте прямо в кодексе не запрещена.
Мнение Министерства труда
21.02.2017 г. в ответ на обращение работодателя Министерство труда и соцзащиты выпустило письмо № 14-1/ООГ-1560, в котором изложило позицию ведомства, возможна ли отправка расчетных листков по электронной почте. По мнению специалистов, такое извещение сотрудников о заработке не противоречит Трудовому кодексу, однако нужно, чтобы электронная форма была предусмотрена в коллективном или индивидуальном трудовом договоре, либо ином локальном документе работодателя. Позднее подобная позиция нашла подтверждение и в письме Минтруда от 24.05.2018 N 14-1/ООГ-4375. Таким образом, ведомством признано, что рассылка расчетных листков по электронной почте правомерна.
Правильное оформление
Работодатель несет ответственность за исполнение требований законодательства. За нарушения предусмотрены штрафы до 50 000 руб. для компаний и до 5000 руб. для ИП (ст. 5.27 КоАП РФ). Поэтому, прежде чем направлять расчетные листки по электронной почте, нужно все правильно оформить. Для этого руководству компании придется:
● Внести изменения в трудовой или коллективный договор, либо отразить изменение формы извещения в другом локальном документе организации.
● Уведомить сотрудников о новых принятых правилах порядка оповещения. Ознакомить с нововведениями каждого из них под подпись.
● Собрать заявления работников – рассылка расчетных листков по электронной почте должна производится с согласия сотрудников.
Чтобы избежать ненужных конфликтов, сначала придется должным образом оформить все кадровые документы, и только затем можно отправлять электронные сведения.
Заявление на получение электронного листка
Работодатель должен получить письменное обращение от каждого работника на получение расчетных листов по электронной почте. Заявление требуется и для того, чтобы узнать электронный адрес, по которому следует высылать данные по заработку. Сотрудник может самостоятельно определить, на какую почту работодателю следует направлять форму, либо компания сама выбирает, как организовать рассылку (например, это может быть личный кабинет работника на корпоративном сайте).
Потребуется и согласие на обработку персональных данных. Доступ к конфиденциальным сведениям, содержащимся в расчетном листке, должны иметь только сотрудник и уполномоченный представитель работодателя.
Образец заявления на получение расчетного листка в электронном виде:
Подтверждение получения электронного документа
При проведении проверки компании или ИП придется доказывать инспектору ГИТ, что расчетный листок по электронной почте был отравлен. Иначе – налицо нарушение трудового законодательства. Если работодатель отправил работнику расчетный листок по электронной почте, как подтвердить получение? Для этого нужно настроить в электронной почте получение уведомлений о прочтении сообщения. В большинстве программ есть такая возможность. Работодателю придется организовать хранение этих доказательств. Если подтверждения получения расчетного листка по электронной почте нет, то безопаснее выдать бумажный вариант документа сотруднику.
Можно ли применять бумажный и электронный вариант одновременно?
Может возникнуть ситуация, что расчетный листок некуда отправить – у сотрудника нет доступа в интернет, соответственно, и электронного адреса тоже. Тогда компании во внутреннем документе, содержащем порядок выдачи расчетных листков, стоит предусмотреть, что возможно применять бумажную форму и электронную одновременно.
Таким образом, законом не запрещается использовать электронный документооборот при извещении персонала о заработной плате. Компания имеет право воспользоваться электронной формой, но сначала потребуется привести в соответствие принятому порядку все кадровые документы.
Загрузка...