Оформление протокола заседания комиссии образец

Как составить протокол совещания

Протокол собрания — это документ, в котором фиксируется информация о присутствующих лицах, поставленных вопросах, ходе ведения обсуждения и принятых решениях.

В каких случаях составляют протокол

Протокол является подтверждением факта проведения собрания и доказательством принятых на нем решений и озвученной информации. В ряде случаев такая документальная фиксация является обязательной и предусматривается законом, так как полученный документ является основанием для совершения последующих действий. Например, протокол собрания участников (учредителей) ООО при его создании, который впоследствии предоставляется в налоговую инспекцию для регистрации юридического лица. Для обычной текущей хозяйственной деятельности любого предприятия нет императива по протоколированию каждой встречи, но во избежание недоразумений, особенно если планируется принятие решений или назначение ответственных лиц, рекомендуем хотя бы кратко зафиксировать ход события. Обязанность по ведению протокола обычно возлагается на секретаря в организации либо в процессе проведения встречи назначается иной сотрудник, о чем вносится информация в протокол.

Какую форму используют для протокола

Выделяют три формы документа:

краткая. В тексте отражаются только поставленные вопросы и принятые по ним решения;
полная. Кроме информации по повестке и итогам голосования, включает в общем виде высказанные мнения и состоявшиеся выступления;
стенографическая. Полностью воспроизводит то, что озвучивалось на собрании.

Для всех форм предусматривается наличие в тексте:

названия документа;
даты, места, времени проведения мероприятия;
информации о присутствующих лицах, председателе и секретаре.

Краткая

Полная

Стенографическая

Общество с ограниченной ответственностью «Clubtk.ru»

аппаратного совещания у руководителя

г. Санкт-Петербург

«01» февраля 2022 г.

1. Генеральный директор — Воронов Андрей Викторович.

2. Главный бухгалтер — Смирнова Валентина Федоровна.

3. Секретарь-делопроизводитель — Петрова Мария Степановна.

4. Начальник юридического управления — Федоров Федор Федорович.

5. Начальник отдела продаж — Сидоров Петр Петрович.

6. Начальник отдела кадров — Иванов Иван Иванович.

Председатель собрания: Воронов Андрей Викторович.

Секретарь собрания: Петрова Мария Степановна.

Выплата премий за январь 2022 г.

1. Сидорова Петра Петровича, который отметил, что по итогам работы за январь 2022 было заключено 22 договора поставки на общую сумму 3 млн руб. По состоянию на 01.02.2022 покупателями по всем заключенным договорам оплачено 2,5 млн руб. Таким образом, сотрудниками перевыполнен план продаж на январь на 120%. Учитывая, что денежные средства по заключенным в январе договорам поставки практически полностью выплачены, предлагается поощрить работников отдела премией в повышенном размере.

2. Главного бухгалтера, Смирнову Валентину Федоровну, которая озвучила, что по итогам работы за январь имеется возможность выплаты премии в повышенном размере сотрудникам отдела продаж, но общий размер премиальных выплат за январь для всех работников Общества не должен превышать 595 000 рублей. Исходя из установленных приказом генерального директора стандартных размеров премий, предлагается сотрудникам отдела продаж выплатить премии каждому в двойном размере, остальным работникам общества — в стандартном.

1. Подготовить приказ по премиям по итогам января 2022 г.

Срок исполнения: до 05.02.2021. Ответственный: Иванов Иван Иванович.

2. Сотрудникам отдела продаж осуществить выплату в двойном размере, остальным работникам — в стандартном размере.

Читайте также:

Покупка авто без документов последствия

Срок исполнения: до 10.02.2021. Ответственный: Смирнова Валентина Федоровна.

Председатель ________________ Воронов Андрей Викторович

Секретарь _______________ Петрова Мария Степановна

Правила оформления протоколов

Унифицированной формы нет. Понимание в общих чертах, как правильно составить протокол совещания, дает ГОСТ Р 7.0.97-2016. Документ предусматривает:

наименование организации, используйте фирменный бланк или обычный лист А4;
название, место составления, номер и дата документа. Датой указывается дата проведения собрания;
список присутствующих лиц;
данные председателя и секретаря;
повестку собрания;
голосование, если оно проводилось;
общие выводы по итогам мероприятия, если требуется.

Текст излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «решили»), если документ составлен более чем на 1 странице, то вторая и последующие страницы нумеруются. Для единообразия документов допускается утвердить бланк распорядительным актом организации.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как организовать делопроизводство и документооборот в организации. Используйте эти инструкции бесплатно.

5 образцов протокола заседания комиссии для бесплатного скачивания

В процессе профессиональной деятельности компании периодически требуется принятие различных решений, для которых собирается соответствующее заседание комиссии. Для документальной фиксации решений, принятых на проведенном мероприятии, оформляется протокол.

В статье предлагаем скачать 5 образцов протокола заседания комиссии по различным вопрос — проверке знаний по охране труда, пожарной безопасности, электробезопасности.

Что такое протокол заседания комиссии — его назначение

Протокол заседания комиссии представляет собой документ, в котором отражается ход и результат обсуждения встречи. Документ одновременно несет в себе несколько характеристик – он является как информационной, так и распорядительной бумагой. Объясняется это тем, что в нем отражается ход заседания и его результат, то есть постановляющую часть.

Протокол обязательно оформляется на различных заседаниях, собраниях, семинарах, совещаниях и других мероприятиях подобного характера.

За оформление определенный сотрудник несет соответствующую ответственность. Также для бумаги установлен срок для его подготовки – не более 5 дней с момента проведения заседания.

Все виды протоколов оформляются и составляются по одному общему принципу. Информация, в них отраженная, должна быть содержательной, полной и достоверной. К оформленному должным образом протоколу заседания комиссии прикладываются дополнения. В качестве таковых могут выступать различные доклады, справки и другие материалы.

Протокол отражает суть встречи, ее особенности и решения, на ней принятые. Последний, в свою очередь, должны быть донесены до всех заинтересованных лиц. Входит в число документов, имеющих особую важность. Вследствие этого документы подлежат хранению в архиве сроком не менее 10 лет.

Документация, в зависимости от особенностей ситуации ее составления, может иметь несколько форм. Среди таковых нужно отметить следующие:

полная. Подразумевается, что помимо итогов заседания, в протоколе отражается информация о выступлениях ее участников;
краткая. Включает себя только стандартную часть с реквизитами и итоговое постановление;
сокращенная. В таком протоколе инициалы и должности выступающих лиц указываются в порядке их доклада. По итогам каждого выступления делается резюме;
стенографическая. Основная часть оформляется на основе стенограммы. В ней подробно отображается обсуждение каждого вопроса, поднятого на заседании комиссии.

Действующим законодательством РФ допускается использование любой формы протокола. В каждом случае оформляется документ, подходящий для определенной ситуации.

Как оформляется

Протокол заседания комиссии – документ, не имеющий унифицированного бланка для оформления. В связи с этим допускается его составление в свободной форме. Как правило, оформление происходит с использованием чистых листов бумаги формата А4. Исправлений и ошибок быть не должно.

Как и оформление практически всех документов, подготовка начинается с шапки. В ней указывается следующая информация:

наименование документа;
дата и место оформления.

Далее должна располагаться основная часть. Она включает в себя следующие данные:

список присутствующих на встрече лиц – с указанием их инициалов и должности;
перечень вопросов, подлежащих обсуждению;
подробная информация о каждом рассмотренном вопросе;
результаты голосования (при условии проведения такового);
принятые решения по каждому вопросу.

После того, как заседание заканчивается, ответственный специалист подготавливает чистый лист, в котором участники встречи ставят свои личные подписи.

Указанный вариант оформления протокола носит примерный характер. В каждом случае при составлении документа учитываются особенности конкретной ситуации, а также выбранная форма бумаги – полная, краткая и т.п.

Следует отметить, что, если в заседании принимало участие более 15 человек, перечисление участников в самом протоколе не осуществляется. В таком случае на отдельном листе, в виде приложения, составляется список лиц с указанием инициалов и должностей.

Скачать образец

Выводы

Протокол заседания комиссии представляет собой документ, носящий одновременно информационный и распорядительный характер. В нем содержится информация по вопросам, обсуждение которых производилось на встрече, а также решения, по ним принятые.

Форма документа может быть полной, краткой, сокращенной и стенографической. Для каждого заседания выбирается наиболее подходящий вариант. Унифицированного образца для оформления не предусмотрено, поэтому он составляется в свободной форме с учетом всех необходимых к соблюдению рекомендаций.

Образец протокола заседания комиссии

В данной статье мы предлагаем вашему вниманию образец, который представляет собой полный протокол заседания комиссии. Протоколы имеют одинаковые правила оформления, которые не зависят от вида конкретного заседания. Таким образом, одинаково оформляются заседания аттестационных или экспертных комиссий, рабочих групп или комитетов и т.д., если соответствующие нормативные акты не регламентируют это специально.

Как правило, протокол составляют на основании записей, которые велись во время заседания или на основании материалов, переданных секретарю на заседание. Для оформления протокола используют общие бланки, формат которых закреплен инструкцией по делопроизводству, или же на обыкновенных листах А4. Ниже вы найдете образец протокола заседания комиссии, где представлены все необходимые реквизиты документа, а также их расположение.

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «КОШКИН ДОМ»

ПРОТОКОЛ

заседания (его вид)

«_____» __________ 20___ г. № _________

Председательствующий – К.С. Хромченко

Секретарь – А.Я. Кручинина

Присутствовали : 11 человек (список прилагается)

или же идет их перечисление в алфавитном порядке

Об исполнении сметы расходов за 2013 год.

Доклад финансового директора Кладышевой Е.В.

О компьютеризации отдела маркетинга

Доклад начальника отдела IT Малинина Р.С.

Кладышеву Е.В. – текст доклада прилагается

Мартовский Г.Ю. – подчеркнуа важность…

Вопрос: экономия средств по статье …?

Читайте также:

Взыскание Долгов в Москве

Храмова П.С. – текст выступления прилагается

Малинина Р.С. – проинформировал о начале работы …

2.1. Принять к сведению и использованию в работе.

2.2. Юридическому департаменту (Селиверстов Б.Ю.) доработать проект регламента. Срок – 14.10.2013.

2.3. Завершить … к 31.10.2013. Ответственный – начальник отдела снабжения Петренко М.Э.

Председательствующий	К.С. Хромченко
Секретарь	А.Я. Кручинина

Еще один пример составления протокола заседания экспертной комиссии можно найти в другой статье. В статье приведенобразец оформления протокола, который при необходимости можно скачать в формате doc.

Имеются и некоторые нюансы, давайте поговорим о них. Дата протокола, которая указывается при помощи слов и цифр, должна совпадать с датой заседания, даже если сам документ оформлялся позднее. Производится раздельная регистрация каждого вида протокола, а номера начинают присваивать с начала года. Номер протокола также может включать буквенный индекс. Если проводилось совместное заседание, то номер может быть составным, то есть через дробь.

Если на заседании присутствовало более 15 человек, то перечисление в форме протокола не осуществляется. В данном случае необходимо оформить ссылку на список, который станет неотъемлемой составляющей протокола. Если в заседании принимали участие представители разных фирм, то необходимо будет указать их места работы и должности.

Каждый из вопросов повестки необходимо будет пронумеровать и начинать с таких предлогов как «О…» и «Об…»

Каждый рассматриваемый вопрос излагается по стандартной схеме: «СЛУШАЛИ»-«ВЫСТУПИЛИ». Если вопросы не задавались или же не проводилось обсуждение, то эта часть может быть пропущена. Далее идет часть «ПОСТАНОВИЛИ» или «РЕШИЛИ».

При написании фамилий следует внимательно относиться к падежам, например, слушали – кого? После фамилии в текст протокола необходимо включить основное содержание выступления. Данный текст необходимо излагать в прошедшем времени и от третьего лица в единственном числе, например: «предложил», «ознакомил», «отметил» и т.д. Также их можно оформить как отдельные приложения к протоколу.

Принятое решение должно быть сформулировано в форме, которая установлена в распорядительных документах. Например, «утвердить положение», «подготовить решение» и т.п. Если на заседании были даны поручения, то также должны быть указаны ответственные исполнители и сроки исполнения. Если есть необходимость, то могут быть приведены итоги голосования, которые указываются в постановляющем разделе. Например, так: «за» – 7 голосов, «против» – нет, «воздержалось» – 3 голоса, решение принято 7 голосами.

Подписание протокола проводится председательствующим и секретарем, подписи других участников заседания не требуются. В некоторых случаях протокол должен быть утвержден руководителем организации. Это касается, например, протокола заседания экспертной комиссии. В таком случае необходимо добавить гриф утверждения.

Мы надеемся, что приведенные в статье образцы помогут вам без труда составить любой протокол заседания.

Составление и оформление протоколов заседаний, собраний

Составление и оформление протоколов заседаний, собраний осуществляется в соответствии с ГОСТ 7.0.97-2016 и пунктом 5.7 Методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», разработанных ВНИИДАД.

Протокол – документ, в котором зафиксирован ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях, совещаниях, собраниях, конференциях. Поэтому, с одной стороны, протокол может быть информационным документом (содержащим информацию о ходе обсуждения управленческих вопросов), с другой – это распорядительный документ, т.к. содержит постановляющую часть.

Протокол документирует деятельность постоянно действующих коллегиальных органов, таких как педагогический совет, ученый совет, профсоюзный комитет. Обязательно протокол ведётся на собраниях, конференциях, семинарах, совещаниях.

Составление и оформление протоколов заседаний, собраний: ответственность за подготовку протокола и за правильность записей в протоколе несёт секретарь. Протокол должен быть оформлен не позднее 5 дней со дня заседания.

Все виды протоколов оформляются на общем бланке, который включает следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа (протокол), дата и номер протокола, место составления протокола, заголовок к тексту, текст, подписи.

Протокол должен отражать содержание заседания, собрания, отвечать требованиям полноты и достоверности информации.

Нумерация протоколов собраний, заседаний коллегиальных органов ведётся в пределах календарного года.

Заголовок к тексту протокола – это название протоколируемого мероприятия (совещание, заседание, собрание) и наименование коллегиального органа, работа которого протоколируется.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть текста протокола должна включать следующие вопросы:

кто руководит проведением протоколируемого мероприятия;
кто вёл протокол;
кто присутствовал на совещании (заседании, собрании);
кто был приглашён (при необходимости) на совещание, заседание, собрание;
какие вопросы обсуждались на совещании, заседании, собрании.

Информация о председателе, секретаре, присутствующих и приглашённых включает фамилии и инициалы должностных лиц. Дополнительно для лиц, приглашённых на совещание, указывается занимаемая должность.

На собраниях, где большое количество участников (более 15) перечисление присутствующих в водной части нецелесообразно, поэтому составляется отдельный список присутствующих на собрании, а в разделе «присутствовали», указывается общее количество присутствующих, со ссылкой на прилагаемый список.

к протоколу конференции

трудового коллектива КГПУ

присутствующих на собрании трудового коллектива КГПУ

Секретарь личная подпись И.О. Фамилия

Разделы «присутствовали» и «приглашённые» важны для протокола, т.к. влияют на юридическую силу документа. Для протоколов коллегиальных органов, собраний важно указывать общее количество членов коллегиального органа, трудового коллектива, необходимых присутствовать.

Рассматриваемые вопросы перечисляются в разделе «Повестка дня». Формулировка вопросов повестки дня должна начинаться с предлогов «о» (об), наименование должности и фамилия докладчика пишется в родительном падеже.

Если вопросов несколько, они нумеруются арабскими цифрами и располагаются в порядке обсуждения.

1. О выполнении коллективного договора за 2022 год. Доклад ректора Н.И. Петрова

2. О внесении изменений в Устав. Сообщение проректора Т.И. Тихонова.

Основная часть текста протокола излагается в соответствии с вопросами повестки дня. Построение каждого вопроса осуществляется по схеме: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Эти слова печатают прописными буквами.

После слова «СЛУШАЛИ»: в именительном падеже указывается фамилия докладчика и излагается тема доклада. Если имеется текст доклада, после фамилии докладчика делается отметка: «Текст доклада прилагается».

В разделе «ВЫСТУПИЛИ»: последовательно указывают фамилии лиц, принявших участие в обсуждении доклада, и высказанные ими мнения. Фамилии выступивших и содержание их выступлений записываются в форме 3 лица единственного или множественного числа: «считает», «предлагает» или «считают», «предлагают».

При необходимости в этом же разделе протокола фиксируются вопросы, заданные докладчику, и его ответы.

В разделе «РЕШИЛИ»: («ПОСТАНОВИЛИ») записывается принятое решение.

Принятые решения формулируются в неопределенной форме глагола: «доработать…», «одобрить…», «проинформировать…».

По одному вопросу может быть принято несколько решений, в этом случае они нумеруются арабскими цифрами.

При необходимости наряду с решением указываются результаты голосования: количество голосов, поданных «за», «против», «воздержавшихся», а также, если голосование было тайным, — количество выданных бюллетеней.

Если один из участников заседания не согласен с решением, он может представить особое мнение по принятому решению. Оно излагается на отдельном листе и присоединяется к протоколу. В этом случае в протоколе после записи соответствующего решения делается запись: «Особое мнение Петрова А.П. прилагается».

Принимаемые решения коллегиального органа (педагогического совета, совета директоров,профкома) требуют голосования. В этом случае после раздела Постановили указывается:

ГОЛОСОВАЛИ: за — …против — …воздержались

Например: форма полного протокола

Постановление (решение) указывается в протоколе полностью. Протокол подписывается председателем и секретарём. К протоколу подшиваются представленные на рассмотрение материалы: справки, доклады, проекты и т.д.

Решения, принятые на заседании, доводятся до работников организации в виде копии самого протокола или выписки, постановляющей части из него, либо в виде других распорядительных документов: приказов, решений, составленных на основании протокола.

Протоколы относятся к числу важных документов организации, поэтому хранятся не менее 10 лет и передаются на постоянное архивное хранение.

По объёму фиксированных данных, в зависимости от вида заседания и статуса коллегиального органа выбирается форма протокола:

Краткая, в тексте которых указывается лишь постановление.
Сокращённая, в тексте которых печатают фамилии выступающих в порядке их выступления. Название каждого доклада заканчивается решением или постановлением.
Полная, в тексте которых кроме постановлений, кратко записывают выступления докладчиков и других участников собрания, совещания, заседания.
Стенографическая, форма протокола составляется на основе стенографического отчёта: о заседании (стенограммы) и дословно передаёт процесс обсуждения каждого вопроса и выработку решения по нему.

Полные и стенографические протоколы составляют на основе рукописных стенографических или магнитофонных записей, которые ведутся во время заседания.

Например: форма краткого протокола

Пример краткого протокола

660049 г. Красноярск тел. (3912) 23-23-16

ПРОТОКОЛ

заседания президиума профсоюзного комитета

28 октября 2022 г. №14

Председатель: Белова Е.Н.

Секретарь: Моисеева В.Н.

Присутствовали члены президиума из 11 человек – 9 человек, в том числе: Арнольд Е.В., Багдасарьян И.С., Дзяугис С.В., Иванова Е.В., Коваленко Т.Д., Моисеева В.П., Смирнова Ю.Н., Ценюга И.Н., Яблокова Н,Н. (указываются в алфавитном порядке)

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1.Об итогах участия во Всероссийской акции протеста 15 октября 2022 года профсоюзной организации КГПУ

Сообщение: зам. председателя Ценюга И.Н.

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1 Информацию об участии во Всероссийской акции протеста 15 октября 2022 года принять к сведению.

1.2 Выразить благодарность первичным профсоюзным организациям, принявшим активное участие во Всероссийской акции работников образования.

2.Об информационной работе в профсоюзной организации.

Доклад председателя организационно-массовой комиссии профкома Моисеевой В.Н.

ПОСТАНОВИЛИ:

2.1 Принять к сведению информацию об информационной работе в профорганизации.

2.2 Выписать газету «Мой профсоюз» в 3-х экземплярах.Ответственная Моисеева В.Н.

2.3. Оформить стенд профсоюзной информации в учебном корпусе № 4 и № 5. Ответственная Багдасарьян И.С. до 01.12.2020

Председатель Белова Е.Н. Белова

Пример сокращённого протокола

660049 г. Красноярск тел. (3912) 23-23-16

ПРОТОКОЛ

заседания президиума профсоюзного комитета

28 октября 2022 г. № 14

Председатель: Белова Е.Н.

Секретарь: Моисеева В.Н.

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1.Об итогах участия во Всероссийской акции протеста 15 октября 2022 года профсоюзной организации КГПУ

Сообщение: зам. председателя Ценюга И.Н.

ВЫСТУПИЛИ: Ценюга И.Н., Смирнова Ю.Н.

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1 Принять к сведению информацию об участии во Всероссийской акции протеста 15 октября 2022 года.

ГОЛОСОВАНИЕ: единогласно

2.Об информационной работе в профсоюзной организации.

Доклад председателя организационно-массовой комиссии профкома Моисеевой В.Н.

ВЫСТУПИЛИ: Моисеева В.Н., Яблокова Н.Н.

ПОСТАНОВИЛИ:

2.1 Принять к сведению информацию об информационной работе в профорганизации.

2.2 Выписать газету «Мой профсоюз» в 3-х экземплярах, ответственная Моисеева В.Н.

2.3. Оформить стенд профсоюзной информации в учебном корпусе № 4 и № 5, ответственная Багдасарьян И.С. до 01.12.2013

ГОЛОСОВАНИЕ: единогласно

Председатель Белова Е.Н. Белова

Секретарь Моисеева В.Н. Моисеева

В практике часто оформляем выписки из протоколов. Выписка из протокола копирует части текста подлинного протокола. Поэтому содержит все реквизиты заголовочной части протокола и отдельные реквизиты основной части текста протокола: «СЛУШАЛИ» — «ПОСТАНОВИЛИ» — «ГОЛОСОВАНИЕ». Выписку из протокола подписывает секретарь. Она состоит из слова «Верно», указания должности лица, заверяющего копию (выписку), личной подписи, фамилии, инициалов и даты. Если выписка даётся для представления в другую организацию, то она заверяется печатью.

Профсоюзная организация КГПУ им. В.П. Астафьева

660049 г. Красноярск тел. (3912) 23-23-16

ВЫПИСКА из ПРОТОКОЛА

заседания президиума профсоюзного комитета

28 октября 2022 г. № 14

Председатель: Белова Е.Н.

Секретарь: Моисеева В.Н.

Присутствовали члены президиума из 11 человек – 9 человек, в том числе:Арнольд Е.В., Багдасарьян И.С., Дзяугис С.В., Иванова Е.В., Коваленко Т.Д., Моисеева В.П., Смирнова Ю.Н., Ценюга И.Н., Яблокова Н,Н. (указываются в алфавитном порядке)

ПОВЕСТКА ДНЯ:

2.Об информационной работе в профсоюзной организации.

2.СЛУШАЛИ: Моисееву в.н.

ВЫСТУПИЛИ: Арнольд Е.В., Белова Е.Н.

ПОСТАНОВИЛИ:

2.1 Принять к сведению информацию об информационной работе профорганизации.

2.2 Выписать газету «Мой профсоюз» в 3-х экземплярах, ответственная Моисеева В.Н.

2.3. Оформить стенд профсоюзной информации в учебном корпусе № 4 и № 5, ответственная Багдасарьян И.С. до 01.12.2013

ГОЛОСОВАНИЕ: единогласно

Председатель Белова Е.Н. Белова

Секретарь Моисеева В.Н. Моисеева

Если информация оказалось полезной, оставляем комментарии, делимся ссылкой на эту статью в своих социальных сетях. Спасибо!

Выписка из протокола заседания комиссии

Выписка из протокола заседания комиссии – документ, который может потребоваться в самых разных случаях.

Что такое протокол заседания комиссии

На предприятиях и в организациях работа всевозможных комиссий не такое уж и редкое явление. Обычно в состав комиссий включается несколько сотрудников компании, которые профессионально решают поставленные перед ними задачи. Комиссии бывают учредительные, аттестационные, приемочные, инвентаризационные, они собираются по поводу конференций, семинаров и т.д. При этом работа любой комиссии обязательно фиксируется в специальном протоколе. В него заносятся сведения о том, кто входит в комиссию, какие цели перед участниками были поставлены, каким образом они были достигнуты и решение комиссии.

Внимание! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Бланк и образец
Онлайн просмотр
Бесплатная загрузка
Безопасно

Образец и бланк документа актуален для 2022 и 2022 годов.

Виды протоколов

Протоколы условно можно поделить на два типа. К первому относятся краткие протоколы – они обычно применяются для регистрации работы комиссий, созванных в оперативном порядке, в том числе и незапланированных заранее. В них вносится только та информация, которая касается обсуждаемых вопросов, мнения участников и общего решения. А вот в полных протоколах сведения более объемны. В них вписываются не только основные данные, но и вся процедура заседания, включая подробное обсуждение, реплики, мнения, ход голосования, итоги. На таких заседаниях с полным протоколом всегда есть председатель, который им руководит и секретарь, который во всех деталях фиксирует происходящее. Иногда полный протокол может достигать нескольких страниц.

Зачем делать выписку

Зачастую информация, содержащаяся в протоколах, отражает секретные моменты текущей деятельности фирмы и не предназначена для широкой аудитории. Выписка помогает решить эту проблему.

С ее помощью заинтересованные лица получают нужные им данные, а конфиденциальность протокола сохраняется. Также выписка целесообразна при чрезмерно большом объеме протокола. Как правило, речь в выписке идет только о каком-то конкретном принятом решении.

Если говорить о практике, которая имеет широчайшее распространение, то выписки из протоколов заседаний помогают руководству компаний осуществлять деятельность по организации работы своих предприятий, контролировать работу производств, регулировать выполнение распоряжений, приказов (иногда выписки даже являются своего рода их заменителем) и т.д.

При помощи выписок государственные надзорные ведомства, контрагенты, банковские кредитные учреждения своевременно информируются о деятельности фирмы.

Чем отличаются выписка и копия

Некоторые работники организаций ошибочно полагают, что копия и выписка – это одно и то же. Это не совсем так. Между ними есть принципиальное отличие: копия – это абсолютно идентичный оригиналу документ, который делается обычно при помощи копировальной техники. Выписка же – это только некоторая часть оригинала и достаточно часто формируется она от руки (когда из документа берутся только те куски текста, которые требуются в каком-то конкретном случае).

Кто делает выписку

Выписку обычно делает сотрудник предприятия, в чьем ведении находится работа с протоколами, в том числе по их сохранению (это может быть секретарь, юрист или сам руководитель организации).

При этом выписка обязательно должна быть заверена уполномоченным на этом работником компании. Также на выписке должна стоять печать (если компания применяет штампы для визирования бумаг).

Как получить выписку

Чтобы получить требуемую выписку от заинтересованного лица, должен поступить соответствующий запрос или заявление в письменном виде с обозначением причин, по которым ему нужен данный документ и указанием учреждения, для предоставления в которое он понадобился.

Образец выписки из протокола заседания комиссии

При необходимости сделать выписку, посмотрите ее пример – с его помощью вы без труда сделаете то, что вам нужно.

Протокол – виды, правила ведения и оформления, образцы

Деловая документация есть на любом предприятии. Она должна составляться по всем правилам и требованиям. Для фиксации обсуждения вопросов и принятых решений используют протокол. Он необходим при организации различных семинаров, конференций и заседаний. Протокол — это документ, который фиксирует деятельность коллегиальных органов комитета или министерства.

Понятие протокола

Управленческая деятельность предприятий фиксируется на разных носителях. Оформлять протокол нужно согласно установленным требованиям, правилам и стандартам. Этот документ необходим для выполнения управленческих задач и действий. Записи в протоколе делают на обычном листе либо используют магнитные ленты, карты, дискеты.

Состав документации для управления предприятием определяют с учётом функций и задач организации. На заседании решаются важные вопросы и характер сотрудничества с другими предприятиями. Документирование регламентируется в соответствии с унифицированной системой документации (УСД). Унифицированная система представляет собой комплекс бумаг, которые имеют немаловажное значение для деятельности любого производства и компании. Все документы должны создаваться с учётом единых правил и требований. Только в таком случае они будут являться ценными и значимыми. УСД создаются при помощи вычислительной техники и традиционных методик обработки данных.

Задачи и предназначение

Протоколы являются одними из главных управленческих документов. Они включены в состав единой унифицированной системы, которая отвечает за порядок ведения организационно-распорядительных бумаг на предприятии. Протокол — это документ, где фиксируются ответы на все вопросы, разбор которых проходил на конференции, заседании или собрании. Здесь записываются принятые решения. Важно помнить и знать, что на любом предприятии есть документация, которая называется протоколом, но она не попадает под стандартное определение. При сотрудничестве с посредниками и партнёрами оформляются протоколы, связанные с намерениями, разногласиями и согласованиями. Во время собрания акционеров и инвесторов также составляют документ с указанием счётной комиссии.

Протоколы есть на любом предприятии и в разных организациях, в которых присутствуют постоянные или временные коллегиальные органы и рабочие комиссии. Главная форма деятельности таких компаний — это обсуждение определённых вопросов, относящихся к производству. О дальнейших действиях принято говорить на заседании. Чтобы прийти к общему мнению, проводят голосование. На территории Российской Федерации появилось много акционерных обществ. Именно по этой причине предприниматели начали задействовать протоколы. Высшими органами, которые отвечают за управление акционерными обществами, являются коллегии. Протоколы детально отображают деятельность компаний, поэтому их относят к категории управленческой документации. Коллегиальные органы фиксируют информацию о собраниях акционеров, заседаниях совета директоров и руководящих лиц, отвечающих за управление производственной деятельностью. Ознакомиться с основными положениями о работе акционерных обществ можно в правовых актах. В них указана информация о правильном составлении протоколов и их содержании.

Читайте также:

Зеленая карта в Белоруссию

Порядок оформления

Ход обсуждения и решения вопросов должен фиксироваться в определённой последовательности. В документации отражаются результаты после собрания, совещания, конференции или заседания коллегиальных органов. Протоколы бывают общественного порядка и договорного типа. Ко второму виду относятся согласования цен и разногласия. Бланк общественного порядка — это фиксации дорожно-транспортных происшествий, заключений санитарного инспектора и т. д. Протоколирование в обязательном порядке осуществляется при проведении:

конференций коллегий;
семинаров федеральных органов исполнительной власти;
собраний трудового коллектива, акционеров;
заседаний совета директоров.

полное название организации;
наименование документа;
регистрационный номер и дата его выдачи;
место издания и составления протокола;
подробное описание хода заседания;
подпись каждого участника.

Если один из перечисленных пунктов отсутствует или не обозначен, тогда документ считается недействительным. В таком случае нужно вносить правки и проверять наличие всей информации.

Разновидности документации

в полном протоколе детально отображаются все выступления и вопросы, которые разбирались на конференции или собрании;
в кратком указаны только Ф. И. О. людей, которые выступали на заседании (тема выступления описывается вкратце, без подробных пояснений).

Выбор формы протокола зависит от решения главного руководителя коллегиального органа или владельца компании. В верхней части указывают заголовок. В нем отображается полное наименование коллегиального органа или конференции. Он может выглядеть следующим образом: «Протокол совещания об утверждении новых инвесторов», «Протокол заседания комиссии, которая проводит аттестацию деятельности организации». Ниже под заголовком идёт текст. Он включает в себя вводную и основную часть. Сначала пишут информацию в краткой форме. Секретарь фиксирует данные председателя, количество участников, которые пришли на собрание. Если их много, то в документе делается отметка, после чего все приглашённые перечисляются на отдельном листе. В протоколе можно указать не более 15 фамилий. Их пишут в алфавитном порядке. Рядом с каждым человеком нужно указать его должность и место работы. Эти данные прописывают и в том случае, когда на встречу пришла большая группа людей. Если совещания проводятся на постоянной основе, и состав участников не изменяется, тогда должности присутствующих указывать не нужно. Перечисление оформляется по всей ширине строки с одним междустрочным интервалом. После вводной части пишут повестку дня.

Здесь нужно отобразить все технические и прочие вопросы, которые разделяют в зависимости от важности и сложности. Их, как правило, обсуждают в первую очередь на планёрке.

Описание разделов

предложения слушали;
во время заседания выступали следующие участники;
постановление и решение было принято (список сотрудников, заключение).

Нужно ознакомиться с правилами оформления согласно ГОСТу:

Раздел «Слушали». Если протокол составляется по краткому содержанию, тогда здесь указывается только фамилия выступающего. В полном документе дополнительно обозначаются инициалы и подробное содержание доклада. Секретарь должен написать сообщение, всю информацию и отчёт. Когда докладчик представляет на всеобщее обозрение вопросы в письменном виде, тогда в поле темы выступления нужно сделать пометку, что текст прилагается. Вместе с протоколом подшивается копия с содержанием.
Раздел «Выступили». В кратком документе указываются только фамилии людей, которые предложили свои варианты решения спорных вопросов и конфликтов на предприятии. В полном протоколе отображают всю информацию, которая прозвучала на конференции. Это могут быть даже встречные вопросы, дискуссии и обсуждения.
Раздел «Постановили». Здесь фиксируют общее решение, которое было принято с помощью голосования. Его формулируют кратко, лаконично и без лишних подробностей. Важно детально отобразить информацию, чтобы она не имела другого толкования и была осмыслена правильно. В этом разделе указывают фамилии людей, которые принимали участие в голосовании, поддержали идею, выступили против или воздержались от дискуссии. Решение может содержать неограниченное количество пунктов. Они должны нумероваться и располагаться в порядке значимости.

В самой нижней части документа ставятся подписи председателя, должностного лица и секретаря. После основного текста делают отступ в три межстрочных интервала.

Для оформления используют общий бланк компании, предприятия или организации. Он может состоять из нескольких частей. В нём обязательно указывают, что это за документ. После заседания делаются копии, которые предоставляются должностным лицам, заинтересованным в его получении. Для этого на предприятии составляется указатель рассылки с перечнем людей, которым нужен документ. За этот процесс ответственность несёт главный исполнитель подразделения, который занимался подготовкой вопросов для рассмотрения на конференции. Каждая копия обязательно заверяется печатью. Многие компании нарушают общепринятое оформление и не придерживаются образца протокола общего собрания. Специально для них были составлены разные примеры с подробными подсказками.

Общепринятый образец

Заполнять бланк нужно с учётом того, какой тип заседания проводится. Есть оперативные планёрки или длительные конференции, которые длятся несколько дней. Существует стандартный образец, который поможет ознакомиться с подробностями, схемой и правилами составления документа. Благодаря ему многие компании перестали допускать нарушения и ошибки.

Общество с ограниченной ответственностью «Аллиум» Протокол № 124 общего собрания сотрудников г. Москва 20 января 2019 года Общее количество сотрудников, которые работают в организации, — 200 человек. На собрание пришло и приняло участие — 150 человек (основной список с фамилиями и должностями прилагается к протоколу). Предложили: председателем собрания назначить Кожевникова А. В, секретарём — Шумилову А. А. Постановили: председателем собрания сделать Кожевникова А. В, секретарём — Шумилову А. А. Голосовали: «за» — 120 человек, «против» — 20 человек, воздержались от голосования 10 человек. Принято: решение единогласное, проголосовало большинство людей. Председатель заседания (подпись). Секретарь (подпись). Это образец протокола заседания комиссии, который составлен без ошибок и соответствует действующему законодательству Российской Федерации. В нём должны обязательно подписываться уполномоченные сотрудники. В верхней части бланка протокола нужно указать дату организации и проведения совещания. Когда конференция переносится на несколько дней, заполнять дату её начала и окончания нужно через тире. Если в процессе заседания рассматривались разные вопросы, то для каждого из них составляется отдельный протокол. Бланкам присваивают порядковый номер. Благодаря образцу можно определить тип, важность и понятие протокола, а также узнать, чем он может отличаться от другой документации.