Самое важное на «Блоге кадровика» за 2-8 декабря

Актуальные изменения в разделе 10 Трудового кодекса РФ

2021 год без грамма сомнения можно считать переломным годом в области охраны труда для работодателей и профильных служб (специалистов). Регуляторная гильотина не пощадила ничего и отменила устаревшие требования, одним махом введя новые: правила по охране труда, порядок проведения медицинских осмотров, санитарно-гигиенического контроля, расчета рисков и прочее. Но нет дыма без огня, и на горизонте замаячили новые грядущие перемены в фундаментальном плане – изменения в разделе X Трудового кодекса Российской Федерации. Их приняли в действие 02.07.2021 Федеральным законом № 311-ФЗ.

Какие изменения ТК РФ вступят в силу с 1 марта 2022 года?

Основные «новшества» в десятой главе Трудового кодекса Российской Федерации произошли в оценке профессиональных рисков, правил использования средств индивидуальной защиты, учета и ведения расследования микротравм на производстве, порядка обучения по охране труда, проведения аудита внутри организации, появлении новых прав и обязанностей у работодателя. Рассмотрим изменения по отдельности.

Внимание!

«Обновленный» раздел X Трудового кодекса Российской Федерации вступит в законную силу 1 марта 2022 года.

Изменение 1: профессиональные риски

Теперь эта обязанность закрепилась глобально в обновленном разделе 10 ТК РФ. Работодатель на системном уровне обязан внедрить оценку профрисков, а также проводить их оценку при появлении нового оборудования (объектов) и вновь образованных рабочих мест.

Сами риски теперь разделены на риск возможного травмирования и риск возникновения профессионального заболевания. Поэтому перед работодателем стоит задача – обнаружить опасности, проанализировать их, а затем через возможные мероприятия снизить уровень риска.

Управление профессиональными рисками

Четыре процедуры необходимо отвести для опасностей:

  1. Контроль соблюдения требований охраны труда в подразделениях организации.
  2. Расследование несчастных случаев.
  3. Расследование заболеваний, ставших профессиональными.
  4. Анализ причин возникновения микротравм.

Согласно ст.214 десятой главы ТК РФ «работодатель обязан обеспечить систематическое выявление опасностей и профессиональных рисков, их регулярный анализ и оценку; разработку мер, направленных на обеспечение безопасных условий и охраны труда, оценку уровня профессиональных рисков перед вводом в эксплуатацию производственных объектов, вновь организованных рабочих мест». Рекомендации по классификации, обнаружению, распознаванию и описанию опасностей Министерством труда на данный момент определены в виде проекта № б/н от 05.07.2021, не вступившего в силу.

Изменение 2: использование средств индивидуальной защиты (СИЗ)

Основное изменение в Трудовом кодексе по СИЗ произошло в утверждении единых типовых норм выдачи СИЗ, определенных в зависимости от воздействия вредных факторов. Новые единые нормы придут на смену отраслевым нормам выдачи СИЗ. На текущий момент единые нормы пока не опубликованы, но известно, что отраслевые нормы можно будет использовать в работе до 31.12.2024.

Единые нормы выдачи СИЗ станут «базой» для определения норм выдачи СИЗ внутри организации, опирающихся на результаты проведенной специальной оценки условий труда, профессиональных рисков, а также мнения профсоюзной организации (если таковая существует в организации) (ч.4 ст.221 раздела Х).

Помимо новых норм выдачи СИЗ появилась обязанность обучения работников использованию СИЗ. Без проведенного обучения работника по правилам использования СИЗ нельзя допускать к работе. В данном случае работодатель вправе отстранить работника от работы без сохранения заработной платы (ч.1 ст.75 главы 10).

По новым требованиям Трудового кодекса (ч.6 ст.216.1 раздела 10) работник вправе отказаться от выполнения работы, если работодатель не обеспечил его средствами индивидуальной защиты.

Изменение 3: расследование микротравм

Новая обязанность появилась у работодателя по учету и расследованию причин возникающих микротравм, если работник обратится о случившемся своему руководителю. Порядок расследования указан в статье 226 раздела Х.

Дополнительные указания по учету микротравм Министерство труда должно утвердить в ближайшее время.

Если работник, получивший микротравму, сообщит своему руководителю или обратится в медпункт, то специалист по охране труда в течение суток должен выявить причину возникновения микротравмы, запросить у пострадавшего работника объяснение, осмотреть опасное место и опросить свидетелей (если таковые имеются).

Затем необходимо оформить справку о причинах микротравмы, зафиксировать ее в журнале установленного образца и разработать план корректирующих действий для устранения аналогичных микротравм в будущем.

Изменение 4: самообследование

Относительно новых поправок (ст.22 раздела Х) работодателю под собственную ответственность Министерство труда доверило проведение самостоятельных проверок (аудитов) на соответствие требованиям законодательства в области охраны труда.

Самообследование

Аудит (самообследование) – нововведение, вступившее в силу с 01.07.2021 года (Закон «О государственном контроле (надзоре) и муниципальном контроле в РФ». На специальном сайте Министерства труда можно пройти самообследование по специальным проверочным листам.

Прошедший самообследование работодатель получит возможность оформить декларацию соблюдения обязательных требований, которую в дальнейшем необходимо зарегистрировать в Роструде. Однако декларации можно будет лишиться, если государственная инспекция труда обнаружит фальсификацию данных. Между тем организация, получившая декларацию, может получить «бонус» в свою репутацию для взаимодействия со своими клиентами, что в организации соблюдаются все требования охраны труда на должном уровне.

Изменение 5: обновленные права и обязанности работодателя

Принципы обеспечения безопасности труда

Безопасность труда отныне будет опираться на два «кита» согласно ст.209.1 раздела Х — принципа: профилактику (предупреждение) опасностей и минимизацию повреждения работников.

Читайте также:
Оформление и получение гражданства Уругвая

Реализацию первого принципа нужно будет возложить на исполнение планов по улучшению условий труда, устранению или значительное снижение рисков до минимума, а во втором – установить меры, минимизирующие (ликвидирующие) последствия рисков.

Часть 7 ст.209 раздела 10 устанавливает общие требования безопасного рабочего места.

4 класс условий труда – под запретом

Если проведенная СОУТ выявит 4 класс условий труда на рабочих местах, то на них подлежит приостановка работы.

Перед работодателем в дальнейшем встанет задача по устранению факторов, определяющих 4 класс, проведению внеплановой спецоценки условий труда (оценки профрисков).

Отстраненные от выполнения трудовых функций работники будут получать средний заработок и сохранение места работы. Также работников на основании ст.216.1 раздела Х можно перевести на другие должности с оплатой труда не ниже среднего заработка по прежней работе.

Работы, которые автоматически не будут находиться под запретом, это работы, выполняемые в рамках аварийно-спасательных работ по предотвращению и ликвидации чрезвычайных ситуаций.

Тотальная диджитализация

Организации получают право отчасти уйти от бумажной работы в сторону ведения электронного документооборота с обязательным хранением всей базы данных.

Также появляется возможность внедрения дистанционного видеонаблюдения за производственными процессами и выполнением работ. Но работники должны быть предварительно уведомлены об этом (абзац 4 ст.214.2 раздела 10).

Для того, чтобы сделать условия рабочих мест «прозрачными» для Роструда, у работодателя есть возможность предоставить им удаленный доступ к наблюдению за безопасным производством работ, к электронным базам документов в области охраны труда.

Изменение 6: «расширенные» права работодателя

Также на законодательном уровне работодателю добавляют обязанности:

  • по улучшению условий охраны труда;
  • оборудовать рабочие места коллективными средствами защиты;
  • приостанавливать выполнение работ (оказание услуг) до устранения причин возникновения угрозы жизни и здоровью работников;
  • на основании индивидуальной программы реабилитации (абилитации) создавать условия труда для работающих инвалидов;
  • перед проведением работ согласовать с подрядчиками мероприятия, направленные на предотвращение угрозы здоровья работников.

Что делать специалисту по охране труда в связи с принятием новой редакции ТК РФ?

Рассмотрим основные направления, которые необходимо охватить в первую очередь:

  1. Произвести дополнение инструкций в соответствии с новыми требованиями. В инструкции по охране труда и должностные инструкции необходимо внести обязанности работникам по применению сырья и материалов по технологии, правильному использованию исправного (!) оборудования и инструментов. А при выявленных недостатках в работе и нарушениях (в том числе и других работников) незамедлительно сообщать своему руководителю. Пункты по использованию при выполнении работ средств индивидуальной защиты (СИЗ) необходимо дополнить, что неиспользование СИЗ влечет к отстранению от выполнения работы без сохранения заработной платы.
  2. Производить информирование работников о существующих профессиональных рисках, требуемых действиях по защите от вредных и опасных факторов. Для удобства можно разработать реестр рисков в виде таблицы по производственным подразделениям и передать его руководителям подразделений для ознакомления работников. Дополнительно реестры можно разместить на стендах (уголках) по охране труда, чтобы представленная информация была открыта и вседоступна. Также необходимо при взаимодействии с кадровой службой внести изменения в рамках описания существующих рисков в трудовые договоры работников.
  3. Предупредить работников об используемых системах видеонаблюдения и средствах контроля на рабочих местах.
  4. Организовать беспрепятственный доступ работников к существующему реестру нормативно-правовой документации в организации, а также не забывать производить периодическую актуализацию данного реестра.
  5. При наличии рабочих мест с 4 классом условий труда – произвести доведение информации о запрете работ в таких условиях с марта 2022 года. До этого периода по возможности произвести улучшения условий труда для установления более низкого класса (замену несоответствующего современным нормам оборудования, модернизацию системы вентиляции, замену ручного труда на автоматизированный и т.д.). Чем быстрее начать производить улучшения, тем меньше работники проведут «дома» с оплачиваемой средней зарплатой. По окончанию улучшений условий труда необходимо провести заново СОУТ.
  6. Комитет по охране труда потребует перемен в пересмотре Положения о самом комитете, с включением в него обязанности по проведению проверки условий труда, представлению руководителю организации разработанных предложений по решению выявленных недостатков. Члены комитета также должны участвовать в ознакомлении работников об охране труда, возможных рисках на рабочих местах, в разработке локальных нормативных актов по охране труда, проведении СОУТ и оценки рисков.
  7. Учет микротравмам. В организации необходимо будет завести соответствующий журнал для учета всех получаемых работниками ссадинах, ушибов, поверхностных ран, которые в процессе работы не привели к временной нетрудоспособности. Помимо этого, специалисту по охране труда предстоит выяснить причину возникшего повреждения у работника, выполнявшего свои трудовые обязанности, а также разработать предложения по избежание в будущем аналогичных микротравм. Однако, учет микротравмы должен происходить только с обращения работника (ученика, практиканта), который также может принять участие в выяснении причин случившегося.
  8. При случившемся групповом, тяжелом или смертельном несчастном случае необходимо оповестить федеральные органы исполнительной власти. Ранее такого требования не было. Также оповестить необходимо вышестоящую организацию, если ваша организация является филиалом (подразделением). Одну из копий акта о расследовании тяжелых и смертельных несчастных случаев с марта 2022 года необходимо будет отправить в орган исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области охраны труда.
  9. Информировать Управление Роспотребнадзора о случае острого заболевания (отравления) только при установлении, что причиной случившегося стали вредные или опасные производственные факторы.
Читайте также:
Продажа бытовой химии как бизнес

Чем сулят перемены в разделе X Трудового кодекса?

Подытожив вышесказанное, можно понять, что из-за избыточности точечных нововведений и нюансов, к марту 2022 года наступит тихий ужас и бешеный аврал в работе специалистов по охране труда, работодатели уже могут опасаться проведению внеплановых проверок на соответствие новым требованиям законодательства, а профильные министерства – утонут в расшифровке по применимости тех или иных нормативных актов. Наша задача – помочь всем разобраться во всех этих тонкостях.

Скачать новую редакцию трудового кодекса

Сделаны по изменениям от 1.03.2022

Новости и события на «Блоге кадровика» за неделю (2-8 декабря)

Начинается эксперимент по внедрению электронных кадровых документов. Он будет проходить с января 2020 года по декабрь 2022. Правительство само определит кандидатов на участие в нем и предложит им стать «электронными» работодателями (кстати, за их собственный счет). Скорее всего, к эксперименту подключатся крупнейшие корпорации с большим опытом ведения ЭДО. Их финансовые возможности, весьма придутся ко двору.

Кадровикам придется отдуваться за низкую зарплату в своей фирме. Если зарплата ниже среднеотраслевых значений по региону, ФНС может вызвать на зарплатную комиссию представителей работодателя. Например, работников кадровой службы, чтобы они дали пояснения по системе оплаты труда, и если что — ответили на вопросы контролеров из Трудинспекции, ПФР, ФСС, прокуратуры, силовых структур. Представители всех этих ведомств могут входить в комиссию.

При потерянной трудовой книжке данные о стаже можно запросить в Росархиве и внебюджетных Фондах. В Росархив подается специальное письменное заявление в бумажном или электронном виде. В ПФР или ФСС — запрашиваются справки, отражающие длительность стажа исходя из периодичности уплаты взносов за работника.

Среднесписочную численность для Росстата надо считать по новой формуле. В ней учитывается отдельный самостоятельный показатель — списочная численность (СЧ), которую не стоит путать со среднесписочной (ССЧ). Формула введена отдельным, вступающим в силу с 1 января 2020 года, приказом Росстата, который включает много разъяснений по ее применению в разных ситуациях: рекомендуем прочитать их внимательно.

Оплата спортзала работнику облагается НДФЛ и взносами. Данную точку зрения изложил Минфин в одном из недавних писем. Ведомство считает оплату спортзала материальной выгодой и указывает, что в законе нет норм, освобождающих ее от налогообложения.

Свежие статьи

Об отсрочке и рассрочке по налогам

Разъясняем, что понимать под отсрочкой и рассрочкой уплаты налога, чем отличаются эти термины. Рассказываем об основаниях и порядке получения отсрочки или рассрочки по налогам в 2020 году.

Об изменениях в УСН в 2020 году

Эти изменения прошли двумя «волнами»: первая — сделала ряд новшеств нормативными еще осенью 2019 года, вторая принесла нововведения, вступающие в силу с 2020. Подробно пишем и о тех, и о других. Отдельно рассказываем об изменениях в ключевых критериях применения УСН в 2020 году.

О дальнейшем развертывании пилотного проекта ФСС

В 2020 году территория проекта, начатого в 2011 году, продолжит расширяться. А по итогам года будет принято решение об осуществлении прямых выплат из ФСС по страховым случаям во всех регионах страны. Приводим полный список субъектов РФ, которые участвуют в пилотном проекте на его финальной стадии. Также разъясняем ключевые особенности роли работодателя в нем.

Об оплате больничного на ребенка в 2020 году

Рассказываем о том, кому полагается такой больничный, а также приводим алгоритмы его расчета. В том числе разъясняем, как работодателю получить возмещение больничного из ФСС (если он работает в регионе, не участвующем в пилотном проекте).

О размере и расчете пособия по БиР

Рассказываем о том, в каком размере может быть представлено пособие по беременности и родам, и от чего зависит в 2020 году его величина в различных ситуациях. Рассматриваем сценарий расчета, если у работницы не было доходов за 2 года, предшествующих году выхода в декрет. Как и, наоборот — когда доход был и имелся нужный стаж. И еще один распространенный сценарий — когда у мамы недавно закончился один декрет, а она уже выходит в очередной.

О размере и расчете пособия по уходу за ребенком

Объясняем, на какую величину пособия по уходу за ребенком до 1,5 лет может рассчитывать работница в 2020 году и каким образом определяется размер выплаты в конкретных случаях. Приводим формулы и примеры ее расчета.

О выборе лучших месяцев для отпуска

Приводим расчеты отпускных в декабре 2019 — если вам захочется куда-нибудь уехать на праздники. В материале много наглядных цифр, и все по делу.

Читайте также:
Региональный материнский капитал в Кургане в 2022 году

О форме ОДВ-1 за 2019 год

Рассказываем о назначении формы и о порядке ее заполнения в различных случаях. Знакомим с ее образцом.

Об отмене 4-НДФЛ

С 2020 года эту декларацию сдавать не надо. А налоговикам достаточно будет увидеть, что авансы плательщика на ОСН вовремя и в нужной сумме уплачены в бюджет.

О коэффициентах на ЕНВД

При расчете налога на вмененке применяются два коэффициента — К1 и К2. Причем первый из них выполняет функцию дефлятора — показателя, корректирующего величину налога с учетом уровня инфляции. Поэтому, он может меняться каждый год, и на 2020-й установлена его новая величина.

Оба коэффициента нужно корректно отразить в декларации. Показываем, как именно это сделать в статьях — по показателю К1, по коэффициенту К2.

О кодах вида предпринимательской деятельности для ЕНВД

Применение ЕНВД без претензий со стороны налоговиков возможно только при указании правильного кода вида деятельности в формах для ФНС. Рассказываем, как узнать верный код для вмененки и приводим перечень действующих кодов.

О формах для военкомата

Кадровик может регулярно иметь дело с Формой 6 (где показываются работники в статусе военнослужащих запаса и забронированных) и Формой 18 (где отражаются похожие сведения — дополенные довольно большим перечнем идентификаторов организации-работодателя). Рассказываем о заполнении обеих форм (с примерами), о сроках их предоставления.

Штрафы на кадровиков

Один из самых главных вопросов, которые волнуют многих кадровиков, штрафуют ли специалиста по кадрам или инспектора по кадрам за нарушения трудового законодательства вместо руководителя организации или начальника отдела кадров?

С руководителем кадровой службы, понятно, он относится к руководителям структурных подразделений, которые хочешь и не хочешь, но относятся к должностным лицам. А как быть с рядовыми кадровыми сотрудниками? Являются ли они должностными лицами, подлежащим административной ответственности? Постараюсь пролить свет на эти вопросы.

Общие положения

Согласно законодательству, привлекать к административной ответственности могут как граждан и должностных лиц, так индивидуальных предпринимателей и юридических лиц.

В зависимости от статуса виновного варьируются и последствия нарушения закона, от административных штрафов до дисквалификации должностного лица.

Например, за ненадлежащее оформление трудового договора, светит штраф в размере:

  • от 10 000 до 20 000 рублей (на должностное лицо);
  • от 5000 до 10 000 рублей (на ИП);
  • от 50 000 до 100 000 рублей (на юридическое лицо).

Причем, никто не запрещает налагать штраф одновременно на должностное и юридическое лицо.

Что же такое должностное лицо по КоАП?

Должностное лицо

Если не усложнять, то это лицо, выполняющее организационно-распорядительные или административно-хозяйственные функции (ст. 2.4 КоАП).

Административный кодекс РФ не расшифровывает указанные функции.

Для того, что более менее понимать, что к ним относится, некоторые суды приводят в пример выдержки из Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 16.10.2009 г. N 19 «О судебной практике по делам о злоупотреблении должностными полномочиями и о превышении должностных полномочий».

Согласно указанным документам:

Организационно-распорядительные функции – руководство трудовым коллективом, формирование кадрового состава, определение трудовой функции работника, применение мер поощрения и награждения, наложение дисциплинарных взысканий.

Административно-хозяйственные функции — управление и распоряжение имуществом и (или) денежными средствами, находящимися на балансе и (или) банковских счетах организаций (учреждений, воинских частей и подразделений), совершение иных действий (например, принятие решений о начислении заработной платы, премий, осуществление контроля за движением материальных ценностей, определение порядка их хранения, учета и контроля за их расходованием).

Таким образом, к должностным лицам вполне относятся все руководители организаций, структурных подразделений, в том числе директора по кадрам, руководители (начальники) отделов кадров, т.к. они в большинстве случаев осуществляют указанные функции.

Что касается специалистов по кадрам или инспекторов по кадрам. Исходя из указанных выше формулировок, они не могут относиться к должностным лицам, т.к. не выполняют организационно-распорядительные или административно-хозяйственные функции. Но согласно судебной практике, они также привлекаются к административной ответственности, как и руководители, т.к. суды считают их должностными лицами.

Штрафы на кадровиков

Основной костяк штрафов на кадровых работников приходится по нарушениям трудового законодательства (статья 5.27 КоАП) и при работе с иностранными гражданами.

Потом уже идут остальные нарушения, касающиеся отсутствия уведомления о приеме на работу бывшего государственного служащего или предоставления той или иной установленной отчетности.

Здесь следует отступить и напомнить читателям 2kk.info, что по общему правилу, за все нарушения трудового законодательства, ответственным является руководитель организации и именно его чаще всего привлекает трудовая инспекция, как должностное лицо. Сложность в том, что руководитель организации может быть дисквалифицирован за повторные нарушения, о чем есть достаточно много судебной практики.

Дисквалифицировать работников кадровой службы в теории можно, если они относятся к категориям лиц, указанным в ст. 3.11 КоАП (государственные и муниципальные служащие, члены совета директоров, лица, осуществляющие организационно-распорядительные или административно-хозяйственные функции в органе юридического лица и т.д.), но на практике я это еще не встречала. Кто знает о таких случаях, пожалуйста, напишите, в комментариях к этой статье или на почту.

Читайте также:
Судебная практика защиты прав потребителей в сфере ЖКХ

Кроме того, к административной ответственности также привлекается и само юридическое лицо, т.к. штрафы по указанным статьям намного выше остальных категорий виновных.

Нарушение трудового законодательства

Основная статья – 5.27 КоАП «Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права».

Статью 5.27.1 КоАП «Нарушение государственных нормативных требований охраны труда, содержащихся в федеральных законах и иных нормативных правовых актах РФ», в настоящей статье я не рассматриваю, т.к. она касается охраны труда, а не кадров.

Итак. Некоторые суды признают работника отдела кадров должностным лицом, ответственным за нарушение трудового законодательства.

Специалист по кадрам – должностное лицо

Так, специалист по кадрам была привлечена к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП за отсутствие уведомления уволенному работнику о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Кадровому специалисту был назначен административный штраф в размере 2000 рублей (максимальный по этой части 5000 рублей).

Некоторые нет, т.к. рядовой кадровик не имеет подчиненных работников, и он не обладает организационно-распорядительными или административно-хозяйственными функциями.

Специалист по кадрам – не должностное лицо

За отсутствие в трудовых договорах работников условий труда на рабочем месте, специалист по кадрам была подвергнута административному наказанию в виде административного штрафа в размере 2000 рублей (максимальный 5000 рублей) по ч. 1 ст. 5.27 КоАП. Суд отметил, что специалист по кадрам относится к категории специалистов и не имеет подчиненных ему работников. Он также не обладает полномочиями по руководству коллективом, расстановке и подбору кадров, организации труда или службы подчиненных, поддержанию дисциплины, применению мер поощрения и наложению дисциплинарных взысканий, а также полномочиями по управлению и распоряжению имуществом и денежными средствами учреждения, принятию решений о начислении заработной платы, премий, осуществлению контроля за движением материальных ценностей, определению порядка их хранения и т.п.

Работа с иностранными гражданами

Очень сильно, не повезло кадровикам, работающим с иностранными гражданами.

По моим ощущениям из всей массы административных штрафов на кадровиков они лидируют либо встают наравне с общими основаниями по статье 5.27 КоАП «Нарушение трудового законодательства». Причем основная масса судов, признают кадровиков должностными лицами.

Кадровиков, работающих с иностранными гражданами привлекают по:

  • ст. 18.15 «Незаконное привлечение к трудовой деятельности в РФ иностранного гражданина или лица без гражданства – например, за привлечение к трудовой деятельности иностранного гражданина без разрешения или патента (штраф от 25 000 до 50 000 рублей) или за не уведомление (штраф от 35 000 до 50 000 рублей);
  • ст. 18.9 «Нарушение правил пребывания в РФ иностранных граждан и лиц без гражданства» — штраф от 40 000 до 50 000 рублей.

Инспектор по кадрам – должностное лицо

Инспектор по кадрам муниципальной организации была привлечена к административной ответственности по ч. 3 ст. 18.15 КоАП за не уведомление соответствующего территориального органа, о прекращении трудового договора с иностранным гражданином и подвергнута минимальному административному штрафу в размере 35 000 рублей.

Представитель организации попытался оспорить штраф заявив, что инспектор по кадрам не можется являться должностным лицом.

Суд с этим не согласился, сославшись на приказ о приеме на работу, должностную инструкцию, в соответствии с которой на работника была возложена обязанность по уведомлению территориального органа исполнительной власти в сфере миграции о приеме и увольнении иностранных граждан.

Исходя из этого, инспектора по кадрам признали должностным лицом, наделенным организационно-распорядительными функциями.

Инспектор отдела кадров – должностное лицо

Инспектора отдела кадров привлекли к административной ответственности по ч. 4 ст. 18.9 КоАП в виде штрафа в размере 42 000 рублей, за не уведомление об изменении срока пребывания в РФ иностранного гражданина, т.е. неисполнение принимающей стороной обязанности в связи с осуществлением миграционного учета, если эти действия не содержат признаков уголовно наказуемого деяния.

Кадровик был признан должностным лицом в силу приказа об ответственности за регистрацию иностранных граждан. Ссылка в решение на должностную инструкцию отсутствует.

И только в одном судебном решение (а я их рассмотрела 50 штук) суд признал кадрового специалиста, работающего с иностранными гражданами, не должностным лицом.

Специалист отдела кадров – не должностное лицо

Суд в Амурской области не согласился с представителем МВД оштрафовавший специалиста отдела кадров по ч. 1 ст. 18.15 КоАП за привлечение к трудовой деятельности в РФ иностранного гражданина без патента. Штраф по этой статье на должностное лицо от 25 000 до 50 000 рублей.

Инспектор МВД посчитал, что кадровик является должностным лицом в силу должностной инструкции, по которой работник является ответственным лицом за оформление иностранных граждан и направление уведомлений.

Читайте также:
Образец заявления на выписку ЕГРН

Суд в своем решении привел текст Постановлений ВС РФ, которые я указывала выше, а именно, что относится к организационно-распорядительным или административно-хозяйственным функциям, а также на должностную инструкцию, в соответствии с которой специалист отдела кадров не относится к категории руководителей.

Не уведомление о приеме на работу бывшего государственного служащего

Согласно ст. 64.1 Трудового кодекса РФ, работодатель при заключении трудового договора с гражданами, замещавшими должности государственной или муниципальной службы, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами РФ, в течение двух лет после их увольнения с государственной или муниципальной службы обязан в 10-ый срок сообщать о заключении такого договора представителю нанимателя (работодателю) государственного или муниципального служащего по последнему месту его службы.

За отсутствие уведомления в установленный законом срок предусмотрена административная ответственность по ст. 19.29 КоАП с наказанием в виде штрафа от 20 000 до 50 000 рублей (для должностных лиц) и от 100 000 до 500 000 рублей (для юридических лиц).

Начальник отдела кадров была признана виновной по ст. 19.29 КоАП за не сообщение в 10-дневный срок о приеме на работу бывшего федерального государственного служащего.

Согласно должностной инструкции, на начальника отдела кадров возложена обязанность по обеспечению контроля за соблюдением норм трудового законодательства в работе с персоналом, а также знание трудового законодательства, законодательства и нормативных актов по вопросам выполняемой работы, порядка оформления, ведения и хранения документации, связанной с кадрами и их движением.

Непредоставление первичных статистических данных

Есть такая статья 13.19 КоАП «Непредоставление первичных статистических данных», за нарушение которой предусматривается административный штраф в размере от 10 000 до 20 000 рублей (для должностных лиц) и от 20 000 до 70 000 рублей (для юридических лиц).

Кадровые специалисты также привлекаются по этой статье.

Специалист отдела кадрового и правового обеспечения была привлечена к административной ответственности по ч. 1 ст. 13.19 КоАП в виде штрафа в размере 10 000 рублей (максимальный штраф 20 000 рублей), за непредоставление первичных статистических данных (формы № 1 кадры). Согласно приказу работник была назначена ответственным лицом за подготовку статистической отчетности.

Ответственность руководителя кадровой службы

Не секрет, что руководитель кадровой службы также является ответственным лицом за нарушения трудового законодательства, если не наравне с руководителем организации, то уж точно рядом.

В сегодняшней статье я делала акцент на обычных специалистах кадровых служб, почти не затрагивая руководящий состав, т.к. руководитель отдела кадров практически всегда признается должностным лицом, выполняющим организационно-распорядительные или административно-хозяйственные функции.

В принципе, переложить эту ответственность на реального виновного, того же специалиста по кадрам в теории можно, тем более, судя по практике, их также признают должностными лицами, но следует знать, что встречаются решения судов, которые априори считают руководителей ответственными за работу своего отдела. И это, наверно, правильно, руководитель отвечает перед законом, подчиненный работник перед своим руководителем.

Начальник отдела кадров была признана виновной в совершении административного правонарушения, предусмотренного ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, и подвергнута административному наказанию в виде штрафа в размере 3000 рублей, за отсутствие подписи работника о получении экземпляра трудового договора.

Начальник отдела кадров попыталась обжаловать решение суда, сославшись на ненадлежащий субъект административного правонарушения, т.к. в момент проверки она находилась в ежегодном отпуске, поэтому подготовкой документов занимались руководитель охраны труда и специалист по кадрам.

Суд отметил, что руководитель отдела кадров, является ответственным лицом за ведение документации, руководит работниками своего отдела, ответственна за выполнение ими должных обязанностей.

Но, исходя из обстоятельств дела, судья признал нарушение малозначительным, заменив штраф 3000 рублей на устное замечание.

Ответственность юридического лица

А вот переложить всю ответственность за нарушения трудового законодательства с юридического лица на того же руководителя кадровой службы уже не получится, т.к. за указанные нарушения могут отвечать одновременно эти два субъекта (ст. 2.1 КоАП), а не только один руководитель. Тут уж зависит от настроения проверяющего. Тем более, штрафы на юридическое лицо – очень лакомый кусочек и вполне позволяют обеспечить соблюдение цели административного наказания – предупреждение совершения новых правонарушений.

ООО было привлечено к административной ответственности в виде штрафа по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Санкция данной статьи предусматривает для юридических лиц штраф от 35 000 до 50 000 рублей.

Организация попыталась оспорить постановление ГИТ, сославшись на виновность начальника отдела кадров (в трудовых договорах работников не были указаны обязательные условия).

Суд отметил, что даже при наличии состава административного правонарушения в действиях руководителя отдела кадров, это никак не может исключать ответственность юридического лица.

Что успеть сделать кадровику в уходящем году

Главное, что нужно сделать кадровику в декабре 2020 года, — составить график отпусков. По статье 123 ТК РФ очередность предоставления отпусков определяется ежегодно и утверждается работодателем не позднее чем за две недели до наступления календарного года. Таким образом, крайний срок утверждения графика — 17.12.2020.

Читайте также:
Как часто будут проверять компанию Роструд

Кроме определения очередности, в том числе пожеланий отдельных категорий работников, например с несовершеннолетними детьми или беременных женщин, необходимо проверить, все ли сотрудники использовали в уходящем году обязательный минимум — 14 календарных дней отпуска непрерывно. Если есть возможность и еще не поздно, предложите им двухнедельный отпуск.

Еще один момент среди того, что должен делать работник кадровой службы в конце года, — подведение итогов по неиспользованным отпускам: необходимо подсчитать остатки отпусков каждого сотрудника и распределить их в планируемом графике на 2021 г. Не стоит забывать о запрете непредоставления отпуска в течение двух лет подряд и о появлении неоднозначной судебной практики по срокам компенсации неиспользованного отпуска при увольнении. Разница в позиции судов обусловлена применением конвенции №132 Международной организации труда «Об оплачиваемых отпусках» от 24.06.1970 в составе правовой системы Российской Федерации. В соответствии с положениями конвенции работник вправе использовать ежегодный оплачиваемый отпуск за соответствующий период работы в течение 18 месяцев после окончания того года, за который предоставляется отпуск. Но Трудовой кодекс Российской Федерации таких сроков не устанавливает. Более того, Конституционный суд в постановлении №38-П от 25.10.2018 вынес окончательное решение по этому вопросу: у работника никакие отпуска не сгорают, и неважно, в течение какого времени они копились.

Чтобы минимизировать риск санкций со стороны государственных органов, потенциальных разногласий и судебных споров с работниками, рекомендуем не допускать излишнего накопления неиспользованных дней отпуска, придерживаться утвержденного годового графика отпусков.

В КонсультантПлюс найдете инструкции и образцы заполнения всех документов. Используйте бесплатный доступ, чтобы все правильно и вовремя заполнить.

2. Новое штатное расписание на 2021 год

Рекомендуем включить в план работы кадровика в конце года подготовку справок о принятых и уволенных за текущий год сотрудниках, об имеющихся в компании вакансиях. С учетом полученных данных стоит обновить штатное расписание, обсудить его с руководством, вывести неактуальные штатные единицы, ввести новые вакансии, проверить наличие соответствующих положений о структурных подразделениях, должностных инструкций, договоров о полной материальной ответственности и другой сопутствующей кадровой документации.

Планируя новые вакансии, не стоит забывать, что в соответствии с пп. 1 п. 1 и п. 2 статьи 17 ФЗ «О специальной оценке условий труда» оценку следует проводить в течение 12 месяцев с момента ввода в эксплуатацию новых рабочих мест.

Что касается обновленного штатного расписания, то оно должно вступить в силу с 01.01.2021.

В связи с изменениями штатного расписания нельзя забывать, что надо успеть до конца года отделу кадров предусмотреть индексацию заработной платы. Коммерческие организации руководствуются локальными нормативными актами (ст. 134 ТК РФ). Конституционный суд в определении №913-О-О от 17.06.2010 признал, что индексация заработной платы положена всем лицам, работающим по трудовому договору. Поскольку единый порядок индексации зарплаты законом не предусмотрен, каждый работодатель обязан определить его самостоятельно. В любом случае индексацию заработной платы необходимо проводить.

Напомним, что на федеральном уровне (закон появится в ближайшее время) и в регионах меняется МРОТ. Так, с 01.01.2021 платить оклад ниже 12 792 руб. при условии, что человек отработал полный месяц, запрещено. Что касается региональных показателей, то в Москве он составит 20 361 руб. (действует с 01.10.2020). В Санкт-Петербурге новое региональное соглашение о минимальной заработной плате на 2021 г. пока обсуждается, но уже сейчас платить сотрудникам оклад меньше 19 000 руб. нельзя, а тарифная ставка составляет 14 300 руб. Информацию о ситуации в других регионах уточняйте в территориальных трудовых инспекциях.

3. План обучения в 2021 году

Не забудьте включить в план работы кадровика на 2021 г. проверку сроков удостоверений о прохождении обязательного обучения и аттестации ответственных лиц и руководителей. Речь идет об охране труда, пожарной безопасности, работе с отходами, электробезопасности (в зависимости от специфики деятельности компании).

Рекомендуется составить план обучения на следующий год, предусмотрев в нем график прохождения как обязательного, так и периодического обучения, посещения семинаров. В плане следует определить круг лиц, подлежащих обучению, уточнить стоимость мероприятий и место их проведения (зачастую группы на обучение формируются заранее по предварительным заявкам). При наличии специалистов по охране труда надо запросить у них такие данные.

Обратите внимание на ограничения, которые вводятся из-за коронавируса. Возможно, новый год для кадровика начнется с поисков качественных дистанционных курсов.

4. Плановые проверки в 2021 году и самоконтроль

Уточните планы проверок государственных органов в новом, 2021, году, чтобы знать, не попала ли ваша компания в списки плановых проверок (они проводятся прокуратурой, трудовой инспекцией, ФСС, ФНС). Генеральная прокуратура Российской Федерации формирует ежегодный сводный план проведения плановых проверок и размещает его на своем официальном сайте до 31 декабря текущего календарного года. Ежегодные планы проверок публикуются и на официальных сайтах контролирующих органов. Напомним, в отношении некоторых компаний действуют так называемые надзорные каникулы, но с небольшими нюансами.

Читайте также:
Как определить долю в совместном имуществе?

Отметим, что контроль соблюдения трудового законодательства фактически переведен на риск-ориентированный подход. Роструд утвердил проверочные листы, по которым самостоятельно можно проконтролировать выполнение всех требований закона (приказ ведомства №655 от 10.11.2017 «Об утверждении проверочных листов (списков контрольных вопросов) для осуществления федерального государственного надзора за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права»). В обязательном порядке ко всем работодателям их начали применять с 01.07.2018.

Параллельно рекомендуется подвести итоги работы с государственными и муниципальными органами:

  • по квотам рабочих мест для инвалидов и (или) молодежи (центр занятости населения);
  • по сдаче отчетности и форм в службу статистики (в соответствии с календарем, опубликованным на сайте Федеральной службы государственной статистики).

Не забудьте проверить документы воинского учета (для военкомата, местной администрации).

Список дел кадровика

5. Работа в выходные дни (новогодние праздники)

Если кому-то из сотрудников придется работать во время новогодних выходных, вспомните, что нужно подготовить кадровику в конце года в таком случае, — согласия и приказы о привлечении к работе в праздничные дни (график дежурств). Уведомите о предстоящем выходе охрану или администрацию здания.

Изменения из-за второй волны коронавируса

Из-за повторной вспышки заболевания вводят новые ограничения и меняют стандартные правила. Уже обсуждают продление новогодних каникул, из-за чего могут перенести сроки сдачи январской отчетности. Бесплатно отслеживайте изменения с помощью специального обзора в КонсультантПлюс. На одной странице собраны все правила, ограничения, меры поддержки на период пандемии.

6. Бюджет отдела персонала на следующий год

При наличии инструментов финансового планирования в компании самое время подвести итоги уходящего года и с учетом них составить бюджет отдела персонала на 2021 г. В бюджете отдела персонала предусмотрите:

  • средства фонда оплаты труда (оклады, премии, индексация, фонд материальной помощи);
  • обеспечение сотрудников социальным пакетом (добровольное медицинское страхование, компенсации проезда, мобильной связи, питания);
  • ресурсы для подбора персонала (доступ на сайты для поиска сотрудников, услуги рекрутинговых агентств);
  • затраты на обучение персонала (обязательное, аттестации, повышение квалификации, семинары, тимбилдинг);
  • корпоративные мероприятия (подарки, поздравления, банкеты);
  • услуги различных компаний (архивариусы, почтовые, курьерские услуги, расходы на канцелярию, доступ к правовым базам).

7. Мониторинг изменений трудового законодательства

Мы советуем внимательно изучить обзоры трудового законодательства и убедиться в том, что кадровое делопроизводство компании ведется в полном соответствии с законодательными нововведениями. Рекомендуем обратить особое внимание на некоторые важные изменения.

Пенсионная реформа

С 01.01.2019 действует пенсионная реформа, а с 01.01.2021 начинается очередной ее этап. Гражданам, которые собираются оформлять пенсию в следующем году, необходимо разъяснить особенности выхода на заслуженный отдых.

Особенности работы с мигрантами

Обратите внимание на работников-мигрантов. Если в организации трудятся таковые, проверьте, чтобы их доля не превышала допустимую, обратите внимание на регистрацию. И помните о правилах взаимодействия с иностранными гражданами в период, когда срок действия документов, разрешающих пребывание на территории РФ, подходит к концу. Кроме того, по приказу МВД №536 от 30.07.2020 с 01.01.2021 действуют новые формы уведомлений об осуществлении иностранными гражданами трудовой деятельности в РФ.

Электронные трудовые книжки

С нового года вступят в силу нормы, предусматривающие переход на трудовые книжки в электронный формат. Поскольку новые правила затрагивают и интересы работников, рекомендуем проводить разъяснительную работу в коллективе, объяснять, что изменится, какие у работников есть возможности, какие новые обязанности появились у работодателей. Пересмотрите все документы, которые должны сделать кадровики к новому году и в которые необходимо внести изменения с учетом нововведений.

Диспансеризация для лиц старше 40 лет

Сотрудников старше 40 лет придется ежегодно освобождать от работы для прохождения диспансеризации. Такая обязанность появилась уже сейчас, но воспользоваться правом работники, скорее всего, смогут только в следующем году, поскольку во многих регионах введены ограничения на проведение медосмотров и диспансеризации (см. федеральный закон №261-ФЗ от 31.07.2020).

Оплата труда работникам государственных и муниципальных учреждений

В 2021 г. правительство займется пересмотром требований к системам оплаты труда работников государственных и муниципальных учреждений. Не исключено, что уже в следующем году таким организациям придется перейти на новые правила работы (см. федеральный закон №362-ФЗ от 09.11.2020).

8. Архив

В конце года целесообразно начать работу с архивом кадровых документов компании — организовать процесс хранения отработанных документов за предыдущий год, а с учетом истечения сроков хранения устаревших документов — план их уничтожения, подготовить реестры приказов на 2021 год. Организовать архив разрешается как своими силами, так и путем привлечения сторонней организации, которая профессионально занимается архивным делом.

9. Новогодний корпоратив

Подготовить корпоратив — задача, которая тоже часто ложится на плечи сотрудников отдела персонала. Определиться с бюджетом и форматом мероприятия рекомендуем заранее. Конечно, с учетом ограничений, введенных в большинстве регионов из-за коронавируса, задача усложняется. Но вариантов по-прежнему множество, даже несмотря на рекомендации Роспотребнадзора не проводить корпоративы и введение запрета на массовые мероприятия с количеством участников более 50 человек в помещении.

Читайте также:
Льгота на квартиру пенсионерам при покупке и продаже

Один из вариантов — разделить сотрудников, к примеру, по залам, таким образом, чтобы мероприятие в кафе или ресторане все-таки состоялось. Другое предложение — для закаленных телом и духом — встретиться на открытом воздухе.

Если живое общение никак не удается, есть альтернатива — онлайн-вечеринка. Люди собираются в рамках видеоконференций, самостоятельно организуя себе банкет — кто из легкого вина, а кто с напитками покрепче. Участники обсуждают какие-то общие вопросы, танцуют под общую музыку, строят планы.

В компаниях, где онлайн не приветствуется, а офлайн собраться не удается, уделите внимание подаркам и сюрпризам. На денежные средства, отложенные на праздник, закупите новую рабочую технику или аксессуары, закажите именные сувениры чуть подороже, оформите абонементы в заведения по интересам сотрудников. Либо выплатите всем премии, выдайте материальную помощь.

Это только несколько вариантов, что сделать сотрудникам по итогам года, чтобы поднять их дух и настроение. Для создания праздничного настроения проявите не только организаторские, но и творческие способности!

Мы не сомневаемся, что наших читателей-кадровиков отличает смекалка, чувство юмора и умение найти выход из любой ситуации. И они непременно организуют незабываемый праздник, даже несмотря на пандемию коронавируса и введенные ограничения!

    Светлана Черных (Кузнецова)

Очень хорошие подсказки! К великому сожалению сейчас немодно встречаться с коллективом, говорить об итогах года, говорить о перспективах и ожиданиях в следующем году, отметить лучших в коллективе методами морального и материального поощрения. Продумать какое-либо чувствительное поощрение. Так и люди себя будут чувствовать причастными к общим делам.

Кадровое делопроизводство с нуля — пошаговые инструкции 2020

Кадровый учет и делопроизводство с нуля – пошаговые инструкции 2020 года теперь доступны и нашим читателям. Организация кадрового документооборота на предприятии с марта 2014 года регламентируется новым ГОСТом, которому должны следовать все кадровики. Рассмотрим порядок организации кадрового делопроизводства на предприятии.

Кадровый учет: кто ответственен за ведение кадрового делопроизводства

Кадровое делопроизводство ведется на каждом предприятии, где используется наемный труд. С чего начать кадровый учет на предприятии, которое только зарегистрировалось? На вновь созданном предприятии ведение кадрового делопроизводства с нуля обычно ложится на плечи руководителя. Для того чтобы закрепить за собой такие функции, директор, утвержденный участниками (акционерами) общества, издает приказ о назначении себя ответственным за ведение кадрового учета.

Впоследствии, при найме специалиста, которому будет поручен кадровый учет в организации, включающий работу с персоналом, ему можно будет вменить в обязанности соответствующий объем работ. Это делается путем издания приказа, которым ответственность за ведение данного участка работы возлагается на конкретного сотрудника. Также данные обязанности прописываются в должностной инструкции, с которой сотрудник знакомится под роспись.

Кадровое делопроизводство 2020 года, как и прежде, должно вестись с соблюдением Трудового кодекса, инструкций по делопроизводству и прочих законодательных и локальных документов. Ответственность за кадровый учет в случае нарушения закона и/или внутренних приказов руководства возлагается на виновное лицо в виде дисциплинарных взысканий.

О дисциплинарной ответственности работника читайте здесь.

Инструкция по кадровому делопроизводству 2020 — скачать или разработать самостоятельно?

Инструкция по кадровому делопроизводству нормативно не утверждена, поэтому для ведения кадрового учета и документооборота рекомендуется следовать ГОСТ Р 7.0.8-2013, утвержденному приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст и введенному в действие с 01.03.2014.

Единого шаблона инструкции по кадровому учету и делопроизводству не существует, но есть кадровый учет с нуля пошагово с рекомендуемыми этапами организации кадрового документооборота и учета на предприятии. Благодаря данному поэтапному плану легко обозначить последовательность действий и сориентироваться с объемом работы.

Рекомендуем ознакомиться с предложенной ниже пошаговой инструкцией, которая поможет вам организовать кадровый учет с нуля. В дальнейшем, основываясь на изученном материале, можно разработать собственный план действий и следовать ему.

Как выглядит пошаговая инструкция по кадровому делопроизводству

Итак, переходим к рассмотрению пошаговой инструкции по кадровому делопроизводству с нуля. Приведем подробный поэтапный план, который позволит создать собственную кадровую службу, начиная с оформления первого сотрудника на предприятии — директора. И потому важно с самого начала деятельности компании упорядочить кадровый учет.

Этапы организации кадрового учета на предприятии:

  1. Создание нормативной и информационной базы.

Для начала стоит определиться с тем, какие нормативные акты будут востребованы в работе кадровика. Безусловно, это:

    • Трудовой кодекс — в нём содержатся основные моменты по нормированию рабочего времени (гл. 15–16, 22), продолжительности и периодичности отпусков (гл. 19), начислению зарплаты (гл. 21), расписаны основные права и обязанности работников и работодателей;
    • постановление Госкомитета статистики от 05.01.2004 № 1 — здесь представлены все формы первичных документов, необходимых в кадровом учете; их использование сегодня не является обязательным, но всё же желательно, поскольку в них учтены все необходимые графы и реквизиты; по желанию любой пользователь может внести в данные формы изменения, сохранив лишь обязательные реквизиты;
    • правительственное постановление от 16.04.2003 № 225, которое поможет в работе с трудовыми книжками; этот документ является основным для работника, поскольку подтверждает его трудовой стаж;
Читайте также:
Как Без Полиса Попасть На Прием К Врачу

ВНИМАНИЕ! С 2020 года введены электронные трудовые книжки. Подробнее о них читайте в материале «Как перейти на электронные трудовые книжки с 1 января 2020 года».

    • методичка по ведению воинского учета на предприятиях, утвержденная Генштабом ВС России 11.04.2008, — данные рекомендации помогут кадровым работникам освоиться с обязательным ведением воинского учета работников на предприятиях;
    • приказ Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст, постановление Госстандарта от 03.03.2003 № 65-ст (это постановление действует до 01.07.2017, с 01.07.2017 применяется ГОСТ Р 7.0.97-2016, утвержденный приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст), приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 и правительственное постановление от 15.06.2009 № 477 — эти документы помогут узнать, какие существуют стандарты в российском делопроизводстве и архивном деле.

Каждому сотруднику, ответственному за кадровое делопроизводство, нужно обеспечить доступ не только к указанным нормативным актам, но и к другим законодательным актам, которые могут потребоваться в процессе работы. Также кадровик должен следить за последними изменениями и обновлениями в нормативных актах. Для этого необходимо либо обеспечить самостоятельный мониторинг законодательства, либо приобрести пакеты доступа к различным информационным базам.

Для того чтобы обеспечить высокий уровень кадрового делопроизводства на предприятиях с большим штатом, также может потребоваться специальное HR-программное обеспечение для организации системы управления персоналом и ведения кадрового учета.

  1. Ознакомление с уставной документацией компании.

В уставе обязательно подробно расписываются условия оформления на работу директора (гендиректора, совета директоров) — исполнительного органа компании. Также в данной учредительной документации прописываются основные условия по сроку работы руководителя. Кроме того, кадровик должен быть в курсе последних изменений, вносимых в устав, на случай принятия собственниками компании кадровых вопросов.

  1. Оформление на работу руководителя.

Первый сотрудник, оформление которого производится на только что созданном предприятии, — это, конечно же, руководитель. Так, на основании утвержденного собственниками компании протокола издается приказ, в котором указывается дата, когда руководитель приступает к своим обязанностям. Это будет первый приказ по кадрам, изданный на предприятии.

Как составить приказ о приеме на работу см. здесь.

В дальнейшем кадровик должен обеспечить хронологический порядок издаваемых приказов. Контролирующие органы при проверке условий работы и кадровых вопросов обращают пристальное внимание на нумерацию приказов, чтобы не было случаев, когда приказы издавались задним числом.

  1. Составление перечня кадровых документов, которые будут участвовать в кадровом делопроизводстве на предприятии.

Перечислим основные документы, которые участвуют в кадровом учете на любом предприятии с наемными работниками:

    • правила, касающиеся внутриорганизационного трудового распорядка;
    • кадровая структура организации;
    • штатное расписание;
    • график отпусков;
    • документы, связанные с защитой персональных данных работников.

В число обязательных документов входят и такие создаваемые для каждого сотрудника первичные учетные документы, а также регистры, как:

    • трудовые контракты;
    • книга по учету движения трудовых книжек;
    • книга по учету бланков трудовых книжек и сами бланки этих документов, которые зачастую оформляются на предприятии при поступлении сотрудника на первое место работы;
    • табель по учету времени работы;
    • персональные карточки сотрудников;
    • кадровые приказы, которые хранятся обычно вместе с основаниями на их выдачу (заявлениями, служебными (докладными) записками, актами и пр.);
    • должностные инструкции и другие документы;
    • журнал учета проверок контролирующими органами.

Также могут издаваться следующие документы:

      ;
    • положения о премировании, аттестации, коммерческой тайне и пр.
  1. Утверждение кадровых документов и их бланков у руководителя предприятия.

При наличии замечаний по форме документации кадровик должен их устранить и согласовать формы документов заново. Документы, которые влияют не только на ведение кадрового учета, но и бухучета, должны также быть отражены в учетной политике предприятия.

Вся необходимая информация по кадровому учету доступна на нашем сайте в разделе «Зарплаты и кадры».

  1. Назначение ответственного лица за ведение и учет трудовых книжек.

Это может быть одно лицо, ответственное за ведение кадрового учета, либо может быть определен отдельный сотрудник, отвечающий за хранение и учет выдаваемых и поступающих трудовых книжек. О назначении ответственного лица издается соответствующий приказ.

  1. Прием сотрудников на работу.

Это завершающий этап при ведении кадрового учета с нуля. Теперь на каждого принимаемого на работу сотрудника создается пакет кадровой документации, обычно включающий трудовой договор, приказ о приеме на работу, должностную инструкцию; принимается/оформляется трудовая книжка, заполняется персональная карточка, подписывается соглашение о неразглашении персональных данных и прочие документы.

Затем оформляются прочие кадровые документы по нормированию рабочего дня, начислению и выплате заработной платы, учету отпусков, оформлению больничных, командировок и т. д.

О сроке хранения кадровых документов вы сможете узнать из нашей статьи «Какой срок хранения кадровых документов в организации?».

Итоги

Организация кадрового делопроизводства, как правило, возлагается на плечи кадровой службы. Наша статья поможет разобраться в хитросплетениях оформления кадровых документов и журналов инспектору по кадрам.

  • Трудовой кодекс РФ
  • постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты”
  • приказ Росархива от 20.12.2019 № 236
Читайте также:
Как Без Полиса Попасть На Прием К Врачу

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

ОБЗОР НАИБОЛЕЕ ВАЖНЫХ ДОКУМЕНТОВ для кадровика

Сговор, договоренность, кадры

Новые обязанности появятся у руководителя организации и у сотрудников, ответственных за военно-учетную работу. Часто ответственными назначают специалистов по кадрам.

Если компания выявила работников, которые должны были встать на воинский учет, но не сделали этого, ей придется:

— в течение двух недель сообщить в военкомат;

— вручить сотрудникам направление в военкомат.

Закон не уточняет, как выявлять таких работников. Полагаем, можно проверять документы воинского учета при приеме на работу.

Что касается ответственности, то полностью подходящего состава в КоАП РФ нет. Вероятно, будут внесены изменения. За похожие нарушения сейчас штрафуют максимум на 1 тыс. руб.

ВС РФ спас работодателя от штрафа за нарушение порядка применения дисциплинарного взыскания

Инспектор труда оштрафовал организацию за ошибки, допущенные в процедуре увольнения сотрудника за прогул. Работодатель обжаловал наказание.

Первая и вторая инстанции встали на сторону ГИТ, но Верховный суд поддержал компанию. Он указал: спор о привлечении работника к дисциплинарной ответственности относится к индивидуальным трудовым спорам, которые рассматривают только комиссии по трудовым спорам или суды. ГИТ не может привлечь работодателя к административной ответственности за неправильное применение дисциплинарного взыскания.

К подобному выводу ВС РФ приходил и ранее.

Как привлечь работника к дисциплинарной ответственности? (Путеводитель)

Роструд ответил на самые актуальные вопросы работников и работодателей за январь

Предпенсионеры, многодетные, диспансеризация — основные темы, которые ведомство затронуло в обзоре за январь. Рассмотрим самые важные разъяснения.

  1. Можно ли сократить предпенсионера?

Роструд ответил, что можно. Главное, чтобы организация реально проводила сокращение и соблюдала процедуру увольнения.

  1. Сотрудник планирует пройти диспансеризацию. Нужно ли оформлять приказ об освобождении его от работы?

Ведомство пояснило, что издавать такой приказ необязательно. Однако лучше от него не отказываться. Приказ поможет упорядочить документооборот и избежать разногласий с работником и контролирующими органами.

  1. Нужно ли давать отпуск в удобное время сотруднику, который имеет детей в возрасте 7, 10 и 12 лет?

В такой ситуации предоставлять отпуск в удобное время не нужно, подсказал Роструд. Использовать отпуск по своему желанию в любое время могут только родители, имеющие трех и более детей в возрасте до 12 лет.

Как предоставить работнику выходной день для прохождения диспансеризации? (Готовое решение)

Больничный не мешает уволить работника в связи с истечением срока трудового договора

К такому выводу пришел Мосгорсуд. В период временной нетрудоспособности увольнять сотрудника нельзя только по инициативе компании. Истечение срока трудового договора не зависит от воли работодателя и относится к общим основаниям увольнения. Поэтому больничный не препятствует увольнению в связи с окончанием срока договора.

Подобная позиция в практике встречалась и ранее.

Апелляционное определение Московского городского суда от 12.12.2018 N 33-54921/2018

23 февраля уже близко: как будем отдыхать в связи с предстоящим праздником

В этом году День защитника Отечества выпадает на субботу. Однако дополнительного дня отдыха в феврале нет. Его перенесли на 10 мая.

В пятницу 22 февраля будем работать на час меньше, чем обычно.

Как распределены выходные дни в 2019 году, можно посмотреть в производственном календаре для пятидневной рабочей недели.

С 1 января 2020 года по 31 декабря 2022 года планируется проведение эксперимента по ведению документов, связанных с работой, в электронном виде без дублирования их на бумажном носителе

В целях проведения эксперимента Правительство РФ определит перечень работодателей, участвующих в эксперименте, при их согласии.

Предусматривается, что в рамках эксперимента отобранные работодатели (далее — работодатель) должны будут осуществить следующие мероприятия:

установить виды документов, связанных с работой, в отношении которых будет проводиться эксперимент;

определить структурные подразделения организаций, участвующих в эксперименте (при необходимости);

подготовить и принять локальные нормативные акты и (или) внести в них изменения с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при его наличии) в соответствии со статьей 372 Трудового кодекса РФ по вопросам проведения эксперимента, в том числе использования видов электронной подписи работодателем и работником;

ознакомить работников с порядком проведения эксперимента посредством использования информационной системы, применяемой работодателем либо на бумажном носителе.

Положения о порядке проведения эксперимента должны быть отражены в коллективном договоре или в соглашении с работником о его участии в эксперименте.

Проект Федерального закона «О проведении эксперимента по ведению документов, предусмотренных трудовым законодательством, связанных с работой, в электронном виде у отдельных работодателей»

Ссылка на основную публикацию