Что делать, если требуется сохранить рабочий процесс

Сохраненное рабочее место – что это значит в вакансии

Значение фразы о сохраненном рабочем месте

Очень часто, находясь в поиске работы, мы обнаруживаем объявления, в которых присутствует формулировка «сохраненное рабочее место», и не все знают, что это может означать.

Но на самом деле все элементарно, работник требуется на определенный период, поскольку данное рабочее место законодательно закреплено за временно не имеющим возможности выполнять свои должностные обязанности работником.

Каким образом сберечь свое рабочее место?

Сам термин «сохраненное рабочее место» закреплен на законодательном уровне и по смыслу значит, что работник вынужден отсутствовать на работе по причинам уважительным, а организация, в которой он работает не вправе ни сократить его, ни передать его точку другому исполнителю.

Таких случаев предусмотрено в законодательстве много. Наиболее часто встречающийся – так называемый декретный отпуск и время, когда будущая мамочка готовится к рождению ребенка. Таким образом, место освобождается до момента, пока женщина не будет готова приступить к выполнению своих обязанностей.

Когда работодателю необходимо, чтобы её обязанности кто-то выполнял, чтобы общий рабочий процесс не останавливался, и не падало качество выполненных организацией работ, он открывает должность на определенное время, чаще всего прописывает формулировку «на период ухода за ребенком».

Если говорить проще, то сохраненное рабочее место представляет собой точку, не занимаемую никем, пока постоянный сотрудник не находится на рабочем месте.

Каждое предприятие может оказаться в кризисной ситуации, в таком случае оно может прибегнуть к такому способу освобождения рабочих мест, как сокращение или увольнение сотрудников. Чтобы не попасть под одну из таких мер, нужно придерживаться элементарных правил:

  • соблюдать распорядок дня, не допускать опозданий, в случае вынужденного отсутствия заблаговременно предупреждать руководство;
  • выполнять рабочие обязанности качественно;
  • заболевая вирусными болезнями, вовремя отправляться на больничный, чтобы обезопасить коллектив;
  • следить за поддержанием состояния здоровья;
  • не отпрашиваться часто по личным делам;
  • изучить Трудовой Кодекс Российской Федерации и подзаконные акты, чтобы четко ориентироваться в своих правах и обязанностях.

За кем работодатель обязан сохранить рабочее место?

В случае отсутствия работника, работодатель в соответствии с законами, обязан сохранять рабочее место, если:

  • работница готовится стать матерью;
  • женщина обеспечивает уход ребенку до полуторалетнего или трехлетнего возраста;
  • когда работник попал под призыв на службу в армию;
  • работник ухаживает за официально признанным недееспособным родственником или инвалидом.

Это список наиболее часто встречающихся случаев, однако предусмотрен ряд других причин для сохранения рабочих мест, среди которых отметим:

  • пребывание на больничном, с последующим подтверждением в виде больничного листа;
  • нахождение в отпуске, официально оформленных отгулах;
  • отпуск, выдаваемый, когда работник учится в вузе, например, на период сессий и сдачи внутрисеместровых контрольных работ;
  • период нахождения в командировке;
  • период пребывания на курсах повышения квалификации;
  • после травмы полученной на производстве и в период необходимый для реабилитации, либо если заболевание получено в результате ведения профессиональной деятельности и также необходимо соответствующее лечение и восстановление;
  • если работник является инвалидом.

Что же делать, если вас уволили с нарушением закона?

К сожалению, не все работодатели знают и выполняют нормы закона. Если работника сократили, нарушив прописанные в нормативных актах правила, он вправе восстановиться на рабочем месте, а работодателя вполне можно наказать.

А наказание по решению суда может быть таким – будут наложены штрафы, сотрудник восстановлен, а работодатель при этом будет вынужден выплачивать ему компенсации за понесенный ущерб как материальный, так и моральный.

Если же увольнение произошло, уволенный работник может составить исковое заявление, предоставить приказ об увольнении и трудовую книжку, документы, подтверждающие, что его отсутствие на работе было уважительным, описать ситуацию. Суд однозначно примет его сторону.

Конечно, в дальнейшем восстановленному на рабочем месте работнику может быть сложно работать на данной точке в психологическом отношении, однако никто не дает права нарушать закон, совершившие подобное деяние должны быть покараны, а пострадавшая сторона должна получить возмещение ущерба и быть восстановленной в своих правах.

Потому если работник не соответствует необходимой для выполнения обязанностей квалификации, то его нельзя просто бездумно сократить. В этом случае надо изучить законы и выбрать тот ряд мер, который соответствует данной ситуации.

Рабочее место, сохраненное за сотрудником: что это значит

Бывает, в перечне вакансий написано «сохраненное рабочее место», но что это значит понимают немногие. Хотя, в принципе, все просто: это место осталось закрепленным за работником.

Как сохранить рабочее место

Что такое сохраненное рабочее место

Понятие «сохраненное рабочее место» означает, что постоянный работник отсутствует по уважительной причине длительный период, причем работодатель не может ни за кем более закрепить эту вакансию, и тем более сократить этого работника.

Сюда можно отнести период ожидания малыша. Это место освобождается до тех пор, пока женщина не выйдет на работу. А если требуется постоянный работник, то открывается временная должность, иначе рабочий процесс может остановиться, что скажется на качестве выполняемых задач.

То есть под сохраненным рабочим местом понимается место, которое свободно на период отсутствия постоянного сотрудника.

Во всех организациях встречается разное, и даже самые рентабельные могут со временем потерпеть фиаско, то есть в результате начнутся массовые сокращения и иные трудности, связанные с содержанием штата сотрудников. Не всегда в одной организации сотрудник работает до пенсии. Однако и шансов найти иную работу немного, а рабочие места продолжают сокращать.

Чтобы не допустить увольнения, необходимо соблюдать следующее:

  1. Не опаздывать и соблюдать все установленные правила.
  2. Своевременно предупреждать руководителя о необходимости отсутствовать на рабочем месте некоторое время.
  3. Качественно выполнять поставленные задачи.
  4. Своевременно уходить на больничный, чтобы не заражать вирусными заболеваниями коллег.
  5. Положительно реагировать на все просьбы от руководителя по выполнению задания.
  6. Следить за состоянием организма для того, чтобы он был работоспособен.
  7. Не нужно злоупотреблять добротой руководства и часто отпрашиваться раньше уйти с работы.
  8. Рекомендуется изучать законодательство, так как любой работодатель знает, увольнение сотрудника что без причины может вылиться ему в большие неприятности.

За кем сохраняется рабочее место

За какими категориями работников сохраняется рабочее место

За кем может быть сохранено рабочее место, если сотрудник временно вынужден отсутствовать?

Работодатель обязан сохранить рабочее место в следующих случаях:

  • если женщина беременна и ожидает малыша;
  • если необходимо ухаживать за малышом в возрасте до полутора лет или до 3 лет (причем, если ребенку еще нет трех лет, то сотрудницу не должны сократить);
  • если срочно призвали служить в армию;
  • при уходе за недееспособным членом семьи;
  • если работник является законным представителем инвалида, за которым требуется уход.

Это основные случаи, когда работника нельзя сократить или уволить по причине его отсутствия на рабочем месте.

Также на практике встречаются и иныеслучаи. К таковым относятся:

  1. Нахождение сотрудника на больничном.
  2. Если работник отгуливает положенный отпуск.
  3. Когда сотрудник обучается и совмещает это мероприятие с работой, в том числе находится на сессии.
  4. В случае, если работник направлен в служебную командировку.
  5. Если произошел несчастный случай или обнаружено профессиональное заболевание и по этой причине требуется находиться на больничном для восстановления состояния здоровья.
  6. Если сотрудника направили на учебу, и он планово повышает квалификацию.
  7. Когда сотрудник является инвалидом.
  8. В иных случаях.

Когда уволили без оснований

Что делать при незаконном увольнении

На практике бывает и такое, когда работодатель нарушает требования нормативных актов. Работника, которого не положено сокращать в случае отсутствия, все равно сокращают, а это приводит к негативным последствиям. При таких обстоятельствах:

  • администрации организации грозит наложение штрафных санкций;
  • сотрудника в обязательном порядке восстанавливают на рабочем месте;
  • работодателю также необходимо выплатить компенсацию за моральный и материальный ущерб работнику.

Все эти действия выполняются по решению суда. Поэтому рекомендуется тщательно изучить законодательство, прежде чем реализовать свои планы. Даже если сотрудник является неквалифицированным, то сокращать его, воспользовавшись случаем, нельзя, здесь необходимо использовать иные меры.

Что делать работнику, должность которого была сокращена либо его просто уволили без объяснения причин, а он, к примеру, находился в декретном отпуске. Здесь ситуация сложилась непростая, но разрешить ее можно. Для этого рекомендуется выполнить следующее:

  1. Подготовить документы, в которых указана личность сотрудника.
  2. Также необходима трудовая книжка и распорядительный документ об увольнении.
  3. Теперь остается написать заявление, в котором лаконично и коротко описать причину произошедшего.
  4. После подачи заявления вам сообщат, в какое время состоится судебное заседание.
  5. Решение суда будет, так или иначе, в пользу заявителя.

Хотя в дальнейшем в этой организации работать будет сложно в психологическом плане, но, тем не менее, требований законодательства никто не отменял и работник имеет право заниматься трудовой деятельностью далее.

Как могут уволить беременную сотрудницу, смотрите в этом сюжете:

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Что делать, если требуется сохранить рабочий процесс

Опубликовано: Апрель 2016

Этот образец демонстрирует, как запускать приложение WorkflowApplication, выгружать его при переходе в состояние бездействия и снова загружать для продолжения выполнения.

WorkflowApplication представляет собой узел для одиночного экземпляра рабочего процесса, имеющий простой интерфейс и реализующий несколько наиболее общих вариантов размещения.Одним из таких сценариев является организация продолжительных рабочих процессов с использованием операций сохранения.Управление сохраняемостью в узле осуществляется либо посредством вызова операции сохранения в приложении WorkflowApplication, либо посредством обработки события WorkflowApplication с указанием того, что именно должно сохранить приложение WorkflowApplication.

Читайте также:  Как суд расценивает оплату труда сверх нормы для женщин, работающих в районах Крайнего севера и Сибири

Образцом рабочего процесса может служить действие WriteLine, предлагающее пользователю ввести свое имя, действие ReadLine , считывающее имя в качестве входного значения через запрос возобновления Bookmark, или другое действие WriteLine, отображающее приветствие пользователю.Время ожидания рабочим процессом входных данных — это естественный момент для запуска операций сохранения.Это часто называют точкой Idle. WorkflowApplication вызывает событие Idle всякий раз, когда программа рабочего процесса может быть сохранена, ожидает возобновления закладки и когда не выполняются никакие другие работы.В данном образце рабочего процесса этот момент наступает сразу после выполнения действия ReadLine .

Для выполнения операций сохранения над T:System.Runtime.Persistence.InstanceStore осуществляется настройка WorkflowApplication.В этом образце используется привязка SqlWorkflowInstanceStore.Значение T:System.Runtime.Persistence.InstanceStore необходимо назначить свойству InstanceStore до запуска приложения WorkflowApplication.

В этом образце происходит добавление обработчика к событию PersistableIdle.Обработчик этого события, возвращая действие PersistableIdleAction, указывает, что должно делать приложение WorkflowApplication.Если возвращается действие Unload, приложение WorkflowApplication будет выгружено.

Данный образец затем принимает входное значение от пользователя и загружает сохраненный рабочий процесс в новое приложение WorkflowApplication.Это делается посредством создания нового приложения WorkflowApplication, восстановления T:System.Runtime.Persistence.InstanceStore, и сопоставления завершенных и выгруженных событий в экземпляре и затем вызова Load с идентификатором экземпляра целевого рабочего процесса.После получения экземпляра закладка активности ReadLine возобновляется.Рабочий процесс продолжает выполняться в рамках действия ReadLine вплоть до завершения.После завершения и выгрузки рабочего процесса еще один раз (последний) вызывается метод T:System.Runtime.Persistence.InstanceStore для удаления рабочего процесса.

Использование этого образца

Откройте окно командной строки Visual Studio 2010.

Этот образец требует наличия SQL Server Express, устанавливаемого по умолчанию вместе с Visual Studio 2010.

Перейдите в каталог образцов (WFBasicPersistenceInstancePersistenceCS) и запустите команду CreateInstanceStore.cmd.

Скрипт CreateInstanceStore.cmd создает базу данных в экземпляре SQL Server 2008 Express по умолчанию.Чтобы установить базу данных в другом экземпляре, измените скрипт.

Откройте в среде Visual Studio 2010 файл решения Persistence.sln и нажмите клавиши CTRL+SHIFT+B для построения решения.

Внимание!

Если база данных установлена в именованном экземпляре SQL Server, обновите строку соединения в коде перед построением решения.

С правами администратора запустите образец. Для этого перейдите в каталог исполняемых файлов (WFBasicPersistenceInstancePersistencebinDebug) проекта вПроводник, щелкните правой кнопкой мыши файл Workflow.exe и выберите команду Запуск от имени администратора.

Удаление базы данных хранилища экземпляров

Откройте окно командной строки Visual Studio 2010.

Перейдите в каталог образцов и запустите команду RemoveInstanceStore.cmd.

Внимание!

Образцы уже могут быть установлены на компьютере.Перед продолжением проверьте следующий каталог (по умолчанию).

Если этот каталог не существует, перейдите на страницу Образцы Windows Communication Foundation (WCF) и Windows Workflow Foundation (WF) для .NET Framework 4, чтобы загрузить все образцы Windows Communication Foundation (WCF) и WF.Этот образец расположен в следующем каталоге.

Консалтинговая группа Донских

Как сохранить работоспособность сотрудников

Командная работа, сотрудничество, совместные проекты – эти понятия сейчас занимают первое место в сознании компаний. И это объяснимо: люди собираются вместе, разрабатывают проект, работоспособность увеличивается. Результаты работы становятся лучше, а работники – более сплоченными.

Однако знаете ли вы, что в таких случаях работа распределяется крайне неравномерно? Исследования показывают, что от 20 до 35% действий в совместном проекте происходит благодаря лишь 3-5% вовлеченных работников.

Сотрудник, хорошо исполняющий свою работу, становится незаменим буквально для всех: коллег, филиалов, даже других компаний. Без него стопорятся дела, никто не принимает решения без его консультации, обязанности растут и список дел увеличивается до бесконечности. В то же время ему катастрофически не хватает времени на собственные рабочие задачи, которые, как ни крути, всё равно приходится решать, жертвуя полноценным отдыхом. Его работоспособность уменьшается – вместе с желанием работать.

Да, такой человек в одиночку может быть полезнее целого штаба работников. Возможно, он осознает свою значимость и это ему даже льстит первое время, но увы, очень часто подобная ситуация ведёт к скорому перегоранию на работе. При этом от его прежней эффективности не остается и намека.

Так же возможен вариант, что ценный кадр, уставший от изнуряющего взаимодействия с другими коллегами, просто не выдержит напора и уйдет в более спокойное место. Для компании же, как понятно, ни одна из таких концовок не является приемлемой. Встает закономерный вопрос: как этого не допустить?

Ресурсы сотрудника

Для начала обозначим три типа ресурсов, которыми человек может делиться с окружающими:

    • информационные – это опыт, знания и навыки, которыми владеет сотрудник. Он может свободно их передавать, особо не истощая себя, т.е. может спокойно обучать кого-то чему-то в одностороннем порядке;
    • социальные – количество связей человека, которых он может посоветовать в том или ином случае;
    • личные – самые затратные ресурсы, которые забирают время и энергию человека.

К сожалению, чаще всего страдают именно личные ресурсы. Добросовестный работник не откажет в помощи и поможет разобраться с трудностями, даже если можно было просто ограничиться ссылкой на специалиста в проблемной области.

Получается, что вместо минуты на взаимодействие уходят часы, а то и целый рабочий день. Поэтому, занимая человека сразу всеми существующими проектами и вопросами, вы лишаете его возможности качественно выполнить конкретно свою работу.

Если личный контакт с определенным сотрудником требуется более чем 25% обратившихся, то это мешает рабочему графику. Специалисту приходится постоянно прерываться на сторонние задачи. Но очень скоро быть отзывчивым надоедает, а за этим может последовать и увольнение по собственному желанию.

Есть два пути решения этой проблемы: перераспределение работы (сохраняя работоспособность каждого сотрудника при этом) и поощрение работников, участвующих в коллективных задачах.

Перераспределение работ

При перераспределении работ нужно оценить, прежде всего, спрос и предложение. Существует множество приложений, выявляющих необходимую информацию о том, как распределяется рабочее время сотрудника. Например, есть сервисы, которые следят за списками дел, а в конце дня или недели присылают сообщения, в которых указано, сколько времени тратится на совещания, а сколько – на индивидуальные рабочие задачи.

Собрав необходимые данные, возможны следующие шаги:

1. Поощрение изменения поведения

Научите сотрудника говорить “нет”. Дайте ему возможность отказывать в просьбах и перенаправлять к другим специалистам тех, кто к нему обращается. Ограничьте сферу его помощи другим : определите, на что он действительно готов и может потратить своё время. Так, например, он может реализовать себя в качестве преподавателя или коуча. Ограничившись только такой помощью коллегам, его работоспособность останется на прежней высоте, а уровень стресса работника значительно уменьшится, что благоприятно скажется не только на эффективности, но и на его общем состоянии.

Определите способ взаимодействия между коллегами. Это может быть звонок, электронное письмо или личный контакт. А также установите время, когда остальные сотрудники могут обращаться за консультацией к своему коллеге-”супермену”. Когда-то же он должен заниматься спасением своих рабочих задач 🙂

Таким образом, будет установлен порядок обращения к сотруднику, не мешающий его рабочему процессу.

2. Доступность информационных и социальных ресурсов

Существуют сервисы и приложения, которые помогают координировать работу над совместными проектами , получать доступ к сетям, поддерживать одинаковую работоспособность среди всех участвующих в проекте и принимать общие рабочие решения. Выберите те, которые оптимально подходят под вашу компанию.

Имеет смысл обратить внимание на рассадку сотрудников. По возможности рассадите людей, которые зависят друг от друга, так, чтобы им было проще обращаться друг к другу лично. Тогда у них чаще будет возникать обмен ресурсами.

3. Измените структуру

Дела в компании пойдут быстрее, если дать волю менеджерам низшего звена принимать мелкие решения (какие-то затраты, кадровые вопросы). Другое дело, что не во всех организациях это приветствуется. Тем не менее, подобный опыт можно внедрить и в систему компании, причем необязательно нанимать новых работников – в статусе помощника сотрудники могут находиться по очереди .

Разумное сотрудничество

Не всегда самый лучший работник означает самый отзывчивый, а самый отзывчивый – самый лучший. Альтруисты чаще заняты помощью другим, чем своей работой, поэтому на последнюю не остается ни сил, ни времени. В это же время работники, занимающиеся лишь своими вопросами, преуспевают, получают премии, похвалу от начальства. Насколько оправдан такой подход?

Предлагаем вам всячески отмечать сотрудников, помогающих своим коллегам. Используйте тактику, применимую в большом спорте: баскетболисты, хоккеисты и футболисты считают не только забитые голы, но и передачи.

Поэтому, следите за тем, чтобы поощрялись отзывчивые сотрудники, чтобы их помощью не злоупотребляли остальные работники и по возможности пытайтесь разгрузить их рабочий процесс. Тогда ценные кадры останутся с вами, их работоспособность принесет компании только пользу, а сами сотрудники будут довольны своей работой.

Читайте также:

Добавить комментарий Отменить ответ

Для отправки комментария вам необходимо авторизоваться.

Как настроить рабочие процессы и добиться желаемого результата

«Пока вы продолжаете делать то, что делаете, вы будете получать то, что получаете». Хотя мнения об авторстве этой цитаты до сих пор расходятся (ее приписывают многим известным личностям, начиная от Генри Форда и заканчивая Тони Роббинсом), нельзя отрицать, что в ней имеется здравое зерно. Да, слишком часто руководители навязывают своим подчиненным одни и те же устаревшие рабочие процессы и каждый раз ждут разных результатов.

Рабочий процесс — это клей, связывающий воедино все компоненты, и именно благодаря ему задачи выполняются систематически, организованно и с минимумом ошибок.

Но в этом-то и загвоздка: рабочий процесс — это не та вещь, которую можно один раз настроить и забыть. Рабочие процессы необходимо постоянно оценивать, чтобы понять, что именно в них не работает, а затем использовать эту информацию для создания системы, более близкой к идеалу. Потому что постоянны только перемены, и рабочие процессы должны подчиняться этому же правилу.

Как вы собираетесь выявить свои рабочие процессы, а затем внести в них изменения? В этой статье есть все, о чем вам нужно знать.

Что такое рабочие процессы?

Глоссарий Болдриджа дает следующее определение: «Термин “рабочие процессы” относится к важнейшим внутренним процессам создания ценности. Эти процессы охватывают большую часть персонала компании и приводят к созданию ценности для клиентов, акционеров и других заинтересованных лиц».

Если вы хотите свести это к более понятному объяснению, вот вариант попроще: рабочие процессы — это стандартные способы достижения важных целей.

Составляете ли вы отчет или запускаете новый продукт, у вас всегда будет систематизированный поток информации и стандартный набор задач, которые должна выполнить ваша команда.

Но почему эти процессы так важны? Они помогают согласовать работу участников команды, и благодаря им каждый знает, что ему нужно сделать и как его часть работы укладывается в общую картину.

«Чтобы участники команды могли выполнить определенные задачи, им необходимо оперативное руководство. Это может быть инструкция или человек, который скажет точно, что и когда нужно делать, — объясняет Уоттс Хамфри в своей статье для Института программирования Университета Карнеги-Меллон. — В этом и заключается роль операционного процесса. Он дает простое и краткое описание этапов выполнения конкретного рабочего задания».

Однако процессы не могут быть жесткими и неизменными — они должны меняться по мере того, как меняется ваша команда, поставленные перед ней цели и доступный набор ресурсов. Но прежде чем корректировать рабочие процессы, нужно выявить процессы, которыми вы пользуетесь сейчас.

Как выявить текущий рабочий процесс

Некоторые считают, что определить, как выполняется та или иная задача, очень легко. Но вы не представляете, какой объем информации остается невысказанным и не задокументированным, особенно если в команде есть сотрудники с большим опытом, знающие, как лучше выполнить ту или иную задачу, не заглядывая в инструкции.

Поэтому, чтобы пролить свет на ваши текущие процессы, потребуются определенные усилия. Давайте посмотрим, как это обычно делается.

1. Заручитесь поддержкой команды

Ваша главная цель — углубленное представление о методах выполнения задач и потоках информации в команде, а не поверхностный взгляд с начальственного места. А это значит, что вам нужно очень тесно взаимодействовать с участниками команды, чтобы понять, как именно они работают. Ведь это им изо дня в день приходится полностью погружаться в процессы.

«Начните с известного бизнес-процесса, например, с получения денег от клиентов и последующей оплаты счетов, — объясняет Уилл Бахман, соучредитель Umbrex и специалист по бизнес-операциям, прошедший обучение в Глобальном институте McKinsey. — А затем попросите сотрудника, занимающегося сбором денег, чтобы он описал свою часть процесса шаг за шагом. Как только он упомянет о полученных от кого-либо данных, сразу спрашивайте: “А где вы берете эти информацию? Кто вам ее дает?”».

Затем вы идете к упомянутому сотруднику и задаете ему те же самые вопросы. «Продолжайте двигаться по цепочке, пока не доберетесь до специалиста по сбыту, который продал продукцию», — советует Бахман.

Такой подход кажется очень прямолинейным. Но вы не представляете, сколько менеджеров не смогли получить нужную информацию от участников своей команды перед внедрением нового процесса. Потратьте время на эту «игру в догонялки», и она поможет вам лучше понять текущие рабочие процессы.

2. Составьте блок-схему

Используя сведения, собранные на первом этапе, создайте визуальное представление рабочего процесса.

«Начните с простой блок-схемы, — советует Айлин Маркус, учредитель и генеральный директор Aligned Workplace. — Именно составление схемы поможет вам обнаружить неувязки и спланировать механизм внедрения изменений».

Создание блок-схемы (или карты бизнес-процесса) становится все более популярной практикой в деловом мире. «Ее цель заключается в том, чтобы досконально понять сам процесс, его участников, механизмы управления и то, что у вас есть на входе и на выходе, а затем по возможности упростить его, сделать более эффективным и/или улучшить его результаты», — объясняется в статье для LucidChart .

Так что не бойтесь проявить свои творческие способности и буквально нарисовать ваш процесс. Такое визуальное представление очень поможет вам на следующих этапах.

3. Найдите проблемные места

Помните, что ваша цель — не только понять ход рабочего процесса, но и его улучшить. То есть, кроме выявления рабочего процесса надо выявить места возникновения потенциальных проблем.

Два предыдущих этапа очень хорошо помогают находить возможные упущения и наличие участков, где работа идет не по плану.

Рассмотрев приведенный выше пример сбора денег, мы видим, что сотрудница, ответственная за использование этих средств для оплаты счетов, испытывает постоянные трудности с получением разрешения от сотрудника, собирающего деньги с клиентов. Ей приходится сталкиваться с этой проблемой месяц за месяцем, и это сильно замедляет ее работу.

Задокументируйте эту проблему (и все остальные проблемы, которые сможете выявить!), чтобы избавиться от нее при планировании нового процесса.

«Задокументировав проблемы и зная, где именно они возникают, вы сможете обойти проблемные места и развеять тревоги сотрудников, что очень важно при внедрении нового процесса», — утверждает Маркус.

Создание более эффективного процесса

Теперь, когда вы получили представление о том, как выглядит ваш текущий рабочий процесс, и выявили все участки, нуждающиеся в улучшении, пора переходить к следующему этапу: созданию более успешного рабочего процесса и устранению операционных проблем, замедляющих работу команды.

1. Задавайте вопросы

Как и при выявлении текущего процесса, вашим первым шагом в проектировании нового рабочего процесса должно стать общение с участниками команды.

Поговорите с ними откровенно. Почему возникает то или иное препятствие? Есть ли что-то, что необходимо им для нормальной работы, но они этого до сих пор не получили? Что могло бы сделать их работу проще?

Поняв, в чем заключаются их проблемы, почему они возникают и как их можно решить, вы сможете спроектировать и внедрить новый процесс таким образом, чтобы действительно устранить источники проблем, а не создать видимость устранения.

2. Составьте новую блок-схему

Когда вы приступаете к планированию нового рабочего процесса, создание очередного визуального представления поможет вам убедиться, что проблемы, выявленные в ходе предварительного изучения, будут успешно разрешены.

Но не впадайте в заблуждение, считая, что этот процесс непременно должен быть очень сложным или тщательно оформленным. Если вам удалось перенести его на бумагу так, что он достаточно понятен для вас и для вашей команды, значит, вы все делаете правильно.

«Планируйте рабочий процесс, как если бы вы создавали новую компанию с неограниченными ресурсами», — советует Дэниел Фейман, управляющий директор Build it Backwards. Это поможет вам забыть о ваших ограничениях при составлении блок-схемы, и вы сможете спланировать процесс, который действительно улучшит методы работы вашей команды.

3. Двигайтесь в обратном направлении

Выстроить новый процесс с нуля может быть довольно сложно. Самый умный способ это сделать — двигаться в обратном направлении.

«Начните с конечной цели или результата и задайте себе вопрос: “Что мы должны сделать, чтобы это получить?” — советует Майкл Клинган, основатель The Claymore Group. — Последовательно примените этот же подход ко всем задачам, которые требуется решить, пока не распланируете весь процесс. То есть, планирование должно вестись от конца к началу».

Допустим, вы расписываете процесс создания статьи для блога, над которой работает вся творческая группа. Вместо того, чтобы начинать с начала, начните с конечного результата: опубликованной статьи. Какой этап предшествует публикации? Включение этой статьи в график публикаций. А до этого? Поисковая оптимизация. А еще раньше? Добавление иллюстраций.

Продолжайте двигаться от более позднего этапа к более раннему, пока не доберетесь до начала — выбора идеи для статьи.

Когда черновик нового процесса будет готов, Клинган рекомендует проверить его и улучшить, обдумав три следующие ситуации:

  • То, что должно было произойти, не произошло.
  • Произошло то, чего не должно было произойти.
  • Вы не знаете, что происходит.

4. Сократите объем

Даже если вы последовали всем вышеперечисленным рекомендациям, ваш процесс может получиться слишком объемным и сложным.

«Большинство процессов можно выполнить не более чем в шесть этапов, даже с учетом всех сложностей и промежуточных стадий», — утверждает Маркус.

Поэтому так важно попытаться сократить объем процесса, чтобы сделать его как можно более удобным. «Всегда лучше, если вам придется в течение нескольких часов вводить информацию на веб-сайте, чем если вы разработаете очень эффективный процесс, предусматривающий в течение такого же времени ввод информации с телефона», — приводит пример Бахман.

Совет. Ищите участки, где вы выполняете какую-то задачу, просто потому, что привыкли ее выполнять — возможно, от этой задачи можно и вовсе отказаться.

Совет. Ищите участки, где на каком-то этапе процесса задействовано слишком много исполнителей. Обычно, чем меньше людей привлечены к выполнению одной конкретной задачи, тем лучше.

Совет. Все время спрашивайте себя, нет ли лучшего способа сделать эту работу. Если работа выполнена, это вовсе не значит, что она была сделана наиболее удобным и эффективным методом. Проверки и обучение — это единственный способ улучшить ваши будущие процессы.

Упрощение перехода: как внедрить новый процесс?

Хотя новый процесс для того и создается, чтобы помочь участникам вашей команды работать успешнее и решить проблемы, с которыми они сталкиваются постоянно, вам придется преодолевать их сопротивление. Когда вы объявите команде о вводе нового улучшенного процесса, кто-то наверняка будет сомневаться, а кто-то останется недоволен.

Поэтому очень важно открыто обсудить с коллегами все нововведения и привлечь их к участию в разработке нового процесса, как было описано выше.

Прежде чем внедрять новые методы работы, организуйте совещание со всеми участниками команды, которым придется работать по-новому. Объясните им, в чем заключается необходимость перемен, убедите, что вы сможете решить все проблемы и устранить затруднения, которые смогли выявить, а затем предложите им задать вопросы о новом процессе и внести собственные предложения.

Чем лучше сотрудники будут понимать, для чего совершаются перемены и какая в них польза, тем скорее они пойдут вам навстречу и успешнее адаптируются к новым методам работы.

В заключение

Ваши рабочие процессы — это способы, с помощью которых команда достигает своих целей. Но их нельзя просто настроить и забыть, потому что в нашей работе постоянными могут быть только перемены.

Одни участники команды уходят, другие встают на их место. Одни инструменты и технологии устаревают, и им на смену внедряются новые. Цели и вовсе меняются постоянно. Неспособность адаптироваться и привести рабочие процессы в соответствие с изменениями может стать причиной разочарований, неорганизованности и споров.

Не надо надеяться, что участники команды как-нибудь приспособятся сами, и что процессы будут оптимизироваться сами собой по мере появления новых и новых изменений. Вы должны проактивно управлять изменениями, выявляя текущие процессы и разрабатывая новые, чтобы помочь команде выполнять свои задачи самым оптимальным и предсказуемым способом.

Чтобы подвести итог, напомним схему действий.

Важно
Выявление текущего рабочего процесса
  1. Заручитесь поддержкой команды, чтобы добиться полного взаимопонимания.
  2. Составьте блок-схему для визуального отображения вашего процесса.
  3. Выявите все проблемные места в вашем текущем процессе.
Создание более эффективного процесса
  1. Задавайте вопросы, не только чтобы найти проблемы, которые нужно исправить, но в первую очередь — чтобы понять, почему они возникают.
  2. Составьте новую блок-схему, чтобы наглядно представить ваш новый процесс.
  3. Продумывая новый процесс, двигайтесь в обратном направлении — от конечного результата к исходным данным.
  4. Сокращайте объемы, чтобы ваш процесс не разросся и не получился слишком усложненным.

Используйте эту информацию для уточнения ваших текущих процессов и вносите все необходимые изменения, чтобы ваша команда смогла действовать эффективно и организованно, какие бы сложные задачи ей ни пришлось выполнять!

Об авторе.
Кэт Бугард (@kat_boogaard) — писательница со Среднего Запада, круг интересов которой включает в себя такие темы, как карьера, самостоятельное развитие и жизнь фрилансера. Она ведет колонку в Inc., пишет статьи для The Muse и для The Everygirl и живет активной жизнью в Интернете.

Как организовать свой рабочий процесс эффективнее?

Во времена обучения в университете, я был буквально завален домашними заданиями, рефератами, семинарами, курсовыми и так далее.

Реально нужно было учить и делать просто невообразимое количество вещей (юрфак, что тут еще сказать). К примеру, в одну из сессий у нас было 5 экзаменов за 15 дней, и к каждому из них по 120-180 вопросов.

Представьте — 180 вопросов за три дня. Это 60 вопросов в день (и еще надо оставить время, чтобы повторить). Даже если учить по 15 часов в день, получается всего 15 минут на одну тему, что слишком мало.

Я разработал систему, при которой начинал готовиться к экзаменам с самого начала семестра — примерно 2 вопроса в день. Тогда не использовал какие-то сервисы, а просто брал листки бумаги формата А4 и по каждой теме выписывал опорные моменты — крючки, которые запоминались лучше всего. И потом во время подготовки нужно было лишь освежить в памяти эти вещи.

Этот навык досрочного планирования здорово пригодился мне и в работе.

Но — я усовершенствовал его и привнес современные технологии.

1. Если подходить без излишнего фанатизма, вполне достаточно спланировать три ближайший месяца вашей жизни.

  • откройте Evernote, Google документы или просто текстовый редактор на вашем компьютере
  • сделайте три файлика по месяцам и напишите по 3-5 главных целей, которые вам нужно реализовать. Расставьте их в порядке приоритета
  • далее возьмите ближайший месяц и распишите каждую из целей на конкретные задачи, которые вам нужно реализовать (как правило, их будет в пределах 10)
  • далее каждую задачу разбейте на конкретные небольшие шаги, которые приведут к ее выполнению
  • следующим шагом задайте конкретные сроки выполнения

Вот и готов простейший план.

Его делать скучно, конечно же. Я это прекрасно понимаю.

Но не знаю ни одного более или менее успешного человека, которые бы, в той или иной форме, не планировал свои дела. И, наоборот, знаю массу людей, ничего не добившихся, которые ничего не планируют.

Совпадение? Не думаю.

2. Очень часто бывает, что во время прогулки, чтения книги, выполнения какой-то работы (и так далее) возникает интересная идея. И ее никак нельзя упустить! А записать некуда или неудобно.

Решение есть — установите на телефон приложение Telegram. Оно позволяет отправлять сообщения самому себе. И, что особенно интересно — не только текстовые сообщения, но и аудио (и видео).

То есть — вы просто наговариваете нужный вам текст и в облаке сохраняется аудиофайлик, который потом можно прослушать из любого удобного вам места, в котором есть интернет (как с компьютера, так и с телефона).

3. У вас обязательно будут задачи, которые нужно сделать именно в определенное время и определенный день.

Например — провести встречу с клиентом, вебинар и так далее.

Держать все в голове просто нереально, поэтому крайне рекомендую использовать Google календарь или аналогичный сервис, который позволяет ставить напоминания, приходящие потом на телефон.

И еще один важный момент.

Давно замечено, что когда для решения какой-то задачи не устанавливается конкретное время — ее выполнение затягивается на весь доступный отрезок.

Выход — ставить себе дедлайны и дедлайники

Самый простой вариант — ставить себе крайний срок в том же Google календаре.

Также интересный способ для небольших задач — песочные часы: и интересно, и действенно.

Вот так — через внедрение несложных инструментов и приемов можно здорово повысить вашу эффективность и, соответственно — результаты.

Чтобы гораздо продуктивнее организовать вашу деятельность и успевать больше за меньшее время — загляните сюда.

Если вы не станете эффективнее, то кто-то другой точно станет и будет получать то, что могли бы получать вы.

Разве вас устраивает такое положение вещей?

Недавно мне написала одна из моих подписчиц — женщина преклонного возраста и попросила помочь в одном вопросе, связанном с работой в онлайне. Не буду вдаваться в подробности того, что я сделал для нее, но я помог. И в ответ она написала мне, что теперь обязательно добьется лучших результатов в онлайне. Обязательно, потому что поверила в то, […]

В прошлом pdf-отчете мы говорили про систему автосерий и то, что они могут дать вам. Сейчас же пора приступать к тому, как создавать ваши последовательности писем, которые будут не только приносить вам прибыль, но и вызывать интерес у читателей, давать им ценную информацию и помогать разобраться в теме. Прежде всего – вам нужно четко представлять […]

Интеллект-карты (mind map) — это отличный и удобный способ планирования, представления информации, презентации каких-то возможностей и так далее. Сделать их можно с помощью огромного количества различных сервисов и программ, часть из которых — бесплатные. Про один из таких онлайн-сервисов и пойдет речь в новом видео, в котором я рассказываю, как быстро и бесплатно создать красивые […]

Как проводить запуски без вложений в рекламу и по лояльной аудитории На самом деле — это совершенно обычные и логичные вещи, они вытекают в целом из сути инфомаркетинга. И мне кажется очень странным, что большинство людей действует иначе – по стандартной схеме, про которую мы сейчас также поговорим. Как обычно проводятся запуски? Люди вливают деньги […]

Ссылка на основную публикацию