Как правильно подать жалобу

Как правильно написать жалобу

Жалобой называется обращение гражданина в уполномоченные государственные органы, органы местного самоуправления, муниципальные учреждения и иные организации в случае нарушения его прав и законных интересов. Согласно закона №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ», допускается 3 способа выражения недовольства – устный, письменный, электронный. Устные претензии гражданин предъявляет должностным лицам в произвольной форме во время личного приема, а письменные обращения требуют тщательной подготовки.

Общие рекомендации по составлению

Строго регламентированной формы жалобы не предусмотрено законодательством, однако есть ряд рекомендаций, выполнение которых поможет ускорить рассмотрение вопроса. При составлении официальных писем следует придерживаться правил деловой переписки:

1. Текст должен быть изложен кратко, четко, по существу. Лишние детали лучше опустить. Выражения с переносным значением, метафоры и любые словосочетания, которые могут быть трактованы двояко, недопустимы.
2. Экспрессивная лексика под запретом. При написании жалобы заявитель не должен употреблять слова с яркой эмоциональной окраской, жаргон, нецензурные выражения, оскорбления (Как написать жалобу на оскорбления).
3. Соблюдение правил пунктуации, орфографии, стилистики.
4. Оперирование фактами и достоверными данными. Нужно указывать даты, числа, адреса, номера телефонов и т. д.
5. Четкая формулировка требований. Каждая жалоба должна содержать в себе часть, которая начинается со слова «Прошу».
6. Указание прямых ссылок на законы. Оперирование законодательной базой и ссылки на нормативно-правовые акты, согласно которым права гражданина были нарушены, ускоряет процедуру рассмотрения письменного обращения.
7. Обязательное указание сведений о заявителе. Согласно п. 1 ст. 11 Закона № 59 от 02.05.2006г. должностные лица освобождаются от обязанности отвечать на письма, направленные анонимно. Исключения составляют заявления, указывающие на совершение уголовного или административного правонарушения.

Согласно ст. 11 Закона № 59 не будут рассмотрены обращения, которые:

1. Не содержат данных об адресанте (анонимные).
2. Обжалуют постановление (решение) суда.
3. Содержат в тексте факты злоупотребления правом на обращение, а именно: угрозы, жаргонизмы, нецензурную лексику.
4. Не поддаются прочтению.
5. Поданы повторно по тому же вопросу при условии предоставления официального ответа при первичном обращении.
6. Предусматривают раскрытие охраняемой законом тайны.

Структура документа

Жалоба начинается с вводной части. Она размещается в правом верхнем углу листа и содержит:

• Наименование государственного органа, органа местного самоуправления, организации или ФИО должностного лица, которому направляется обращение.
• ФИО заявителя, почтовый адрес, включая индекс, контактный телефон.

Описательная часть должна содержать краткое изложение ситуации в хронологическом порядке. Заявитель указывает точную дату, время, место и обстоятельства, при которых его права были нарушены. Если достоверно место и время событий неизвестны, следует указать предположительный временной отрезок и границы территории.

Просительная часть документа содержит требования гражданина по восстановлению справедливости в рассматриваемом вопросе. Если требований несколько, их следует оформить в виде нумерованного списка. Документ должен обязательно содержать подпись заявителя внизу листа и дату составления. В подтверждение своих доводов заявитель может прилагать к заявлению оригиналы или копии документов и материалов.

Особенности онлайн-обращения

Согласно п. 3 ст. 7 Закона № 59, обращение в формате электронного документа регистрируется и рассматривается в том же порядке что и составленное на бумажном носителе. Обычно правила подачи электронного ходатайства можно прочесть непосредственно на сайте учреждения или организации. Перед отправкой рекомендовано внимательно ознакомиться с ними, поскольку неправильно составленная жалоба может быть отклонена. К основным техническим нюансам относятся:

1. Возможность выбрать способ получения ответа: почтой или на электронный адрес. Во втором случае заявителю необходимо ввести действующий email в нужное поле онлайн-формы.
2. Ограничения на размер сообщения. Некоторые ресурсы позволяют отправить текст длиной 2 000 символов. Некоторые – 5 000. Обычно информация о предельном размере сообщения содержится под окном ввода текста.
3. Приложения (оригиналы или копии документов и материалов, на которые ссылается заявитель) могут быть добавлены к письму в виде скан-копий только определенных форматов, перечень которых размещен в онлайн-форме.
4. Ограничение на размер вложений. Объем файлов не должен превышать 5 Мб. Документы должны быть заархивированы в типы архивов zip или rar. Если объем превышает допустимый, то вложения можно направить отдельно почтой заказным письмом с уведомлением о вручении.

Рекомендовано руководствоваться указанными требованиями, внимательно заполнять все предложенные реквизиты в специальной форме и четко сформулировать суть обращения. Это значительно ускорит рассмотрение вопроса по существу.

Вниманию юридических лиц и предпринимателей!

В соответствии с законом № 294 от 26.12.2008г. письма, направленные через интернет-приемные, могут служить основанием для проведения внеплановой проверки только при условии, что они были отправлены после обязательной авторизации заявителя в единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА).

Остаются без рассмотрения онлайн-обращения, которые:

1. Написаны латиницей или полностью заглавными буквами.
2. Не являются по своему смыслу ни жалобой, ни претензией, ни просьбой.
3. Содержат рекламу или ссылку на сторонний ресурс в поле ввода текста.

Коллективные жалобы

Если в рамках одной ситуации были нарушены права нескольких граждан, они могут направить в государственные органы коллективную жалобу. Такой документ должен содержать описание случившегося с каждым потерпевшим и отражать их общее мнение по вопросу. Все лица, упомянутые во вступительной части заявления, должны поставить свою подпись как подтверждение согласия с обстоятельствами, изложенными в документе.

Как составить жалобу: видео

Дежурные юристы

Столкнувшись с фактами нарушения интересов и прав со стороны государственных организаций, юридических лиц,…

Дети школьного возраста нередко попадают в ситуации, которые нельзя разрешить без участия родителей….

Территориальные отделы созданы для удобства граждан и оперативного реагирования органа прокуратуры. Именно к…

Как написать жалобу: образцы и правила подачи

Чтобы защитить себя и свои интересы, каждый гражданин должен знать о правах, которые ему даны действующим законодательством. Одно из таковых – написание и подача жалоб при предоставлении некачественных услуг, товаров, несоблюдении санитарных норм, нарушениях со стороны работодателей и при прочих причинах, которые ущемляют граждан в том или ином вопросе.

Интересуясь, как грамотно написать свою жалобу, вы можете воспользоваться юридическими услугами или составить документ самостоятельно, используя любой образец, представленный в статье далее.

Одно из важнейших правил – всегда составлять два экземпляра претензии, оставляя один у себя. Если вы подаёте претензию при личном визите, на вашем экземпляре должна быть поставлена регистрационная отметка о том, что заявление было принято. Это важно по двум причинам:

• От даты регистрации претензии отсчитывается срок, данный законом на ответ заявителю;
• Необходимо иметь документальное подтверждение факта подачи заявления адресату.

Если вы направляете претензионное письмо почтой, это должно быть заказное письмо с обратным уведомлением, которое следует сохранить у себя. Без доказательств отправки жалоб вы не сможете обратиться в вышестоящие структуры. Эти правила действительны в Москве и Московской области, а также по всей территории РФ.

Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа →

Это быстро и бесплатно! Или звоните нам по телефонам (круглосуточно):

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — позвоните нам по телефону. Это быстро и бесплатно!

Что такое жалоба

Жалоба является официальным документом, которым заявитель сообщает о факте нарушения его интересов и прав со стороны юридического лица, ИП, государственной организации, требуя проведения надлежащих мер по устранению данного нарушения и его последствий, ссылаясь на статьи закона о защите потребительских прав, Гражданский кодекс РФ.

Несмотря на то что претензионные заявления бывают совершенно по разным вопросам и в разные структуры, можно использовать фактически любой образец – принцип составления документа один для всех претензий.

Официальную претензию можно назвать механизмом, который запускает работу контролирующих органов и непосредственно влияет на ответственность предпринимателей, юридических лиц и прочих структур. Пуская ситуацию на самотёк, не желая заявлять о нарушениях, вы становитесь человеком, который невольно способствует ущемлению собственных прав. Чиновники, продавцы, частные и государственные предприятия привыкают к тому, что им не придётся нести ответственность за недобросовестно выполненную работу. Если же каждый гражданин, столкнувшийся с нарушениями, будет реагировать на них должным образом, грамотно подавая официальные претензии, это поможет не только в его конкретной ситуации, но и предупредит появление новых, аналогичных.

Рассматривая, как правильно писать жалобу, обратите внимание на её виды и структуру.

Виды претензий

Написание жалоб – это законное право каждого совершеннолетнего, дееспособного человека. На территории Российской Федерации выделяют два основных вида претензий:

• Личные – подаются от имени одного человека. На практике такие рассматривают не столь пристально, что связано также с тем, что не слишком большой процент населения защищает свои права;
• Коллективные – подаются от имени сразу нескольких физических лиц. Эффективнее подавать именно коллективную претензию, и чем больше людей её подпишут, тем быстрее её рассмотрят, проверят и вынесут решение. Всегда больше шансов получить положительный результат, если подаётся коллективное заявление.

Из вышесказанного не значит, что личные не дают никакого результата – правильно оформленный документ с грамотно изложенной сутью ситуации, приложением документальных подтверждений своим словам – это хороший метод воздействия на нарушителя. Особенно если претензии подаются неоднократно.

Правила написания и структура жалобы

На сегодняшний день в российском законодательстве нет строгих указаний, как написать официальную жалобу. Из этого следует, что форма вашей претензии может быть свободной. Но существуют требования к оформлению официальных заявлений, к которым относятся и претензии, в частности, формальные нюансы и правила размещения реквизитов.

Каждый шаблон имеет:

• «Шапку», которая размещается в правом верхнем углу и содержит информацию об адресате заявления и лице, от которого оно написано;
• Название документа с уточнением, размещаемое всегда по центру листа между «шапкой» и текстом;
• Сам текст – основная часть документа, в которой излагается суть ситуации в хронологической последовательности (образец оформления жалобы можно посмотреть ниже в статье);
• Требования заявителя (рассмотреть запрос, принять конкретные меры);
• Приложения к претензии в виде пронумерованного списка прилагаемых документов, которые служат доказательствами ваших слов;
• Дату подачи и личную подпись заявителя.

Если вы задействуете свидетелей, о них должна быть информация в тексте претензии. До того как пишется жалоба со ссылками на свидетелей, у последних уточняется, готовы ли они официально свидетельствовать при необходимости.

«Шапка» и наименование

При составлении претензии всегда начинают с «шапки» и наименования документа. «Шапка» – реквизиты адресата и заявителя. В самом верху справа пишется полное название структуры, организации, куда вы подаёте своё заявление, её адрес и, если известно, должность, Ф.И.О. ответственного руководителя. Ниже под этим реквизитом пишутся ваши Ф.И.О., год рождения, адрес проживания и регистрации, номер телефона для обратной связи. Никакой информации в «шапке» больше быть не должно.

Если вы не знаете полного наименования адресата, которому пишете претензию, его юридический адрес, сведения можно найти на его официальном сайте, на доске потребителя, в выданной им квитанции как один из вариантов (в зависимости от ситуации).

Наименование документа пишется ниже «шапки» с небольшим отступом и обязательно посредине строки (не от левого края и не от правого). Наименованием может служить само слово «Жалоба», «Претензия», «Заявление», к которому приписывается пояснение. Например: «Жалоба на управляющую компанию», «Претензия на возврат товара ненадлежащего качества». Независимо от причины обращения, она обязательно указывается.

Чтобы посмотреть, как пишутся жалобы по поводу некачественных товаров и недобросовестной работы продавцов, ниже представлен образец:

Основная часть

Требования, чтобы оформить претензию, такие же, как и для других официальных писем:

• Запрещено использовать нецензурную лексику, жаргон, бытовые и непонятные сокращения, оскорбления и угрозы, в чей бы то ни было адрес – наличие таковых является законным основанием не принимать ваше заявление к рассмотрению;
• Текст жалобы должен быть выдержанным, официальным, информация подаётся в хронологическом порядке, чётко и максимально сжато – только то, что действительно имеет отношение к сути вопроса, без эмоций;
• Указанные сведения должны быть точные и подтверждены документально или свидетельскими показаниями;
• Все требования должны быть аргументированы, ссылаясь на нормы действующего российского законодательства и имеющиеся у вас доказательства (например, если вы требуете вернуть вам деньги за сломавшийся в период гарантийного срока смартфон, у вас должен быть гарантийный талон и результаты независимой экспертизы, в которых указано, что причина поломки не в ваших действиях).

Поскольку любое претензионное письмо является официальным деловым документом, следите за грамматикой и пунктуацией при его написании.

Приложения и свидетели

Несмотря на то что в стандартных образцах редко упоминаются свидетели, в случае их привлечения тоже есть некоторые правила, затрагивающие оформление жалобы. Так же, как и список приложений (прилагаемых документов), написать данные всех свидетелей вашей ситуации следует отдельным перечнем. Как и прилагаемые документы, перечень свидетелей нумеруется.

Список свидетелей указывается сразу под основным текстом и выдвинутыми требованиями. Обязательно нужно указать фамилию, имя, отчество, год рождения и адрес проживания, номер телефона для связи каждого вашего свидетеля.

После списка свидетелей перечисляются прилагаемые к претензии документы. Наименование каждого пишется с новой строки, а напротив указывается количество листов в каждом приложении. Если списка свидетелей нет, перечень приложений вы пишете сразу после текста и требований до проставления даты и подписи.

Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа →

Это быстро и бесплатно! Или звоните нам по телефонам (круглосуточно):

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — позвоните нам по телефону. Это быстро и бесплатно!

Кому можно направить жалобу

Написать претензионное письмо на бумаге, используя образец, не так сложно, как добиться его рассмотрения. Начиная с 2017 года, в первую очередь граждане обязаны подавать претензии сначала непосредственно тому, на кого они жалуются. Без этого этапа вышестоящие структуры не примут претензии. Таким образом, изначально вы подаёте обращение в письменной форме:

• Продавцу, торговой сети, если приобрели товар ненадлежащего качества (только в тот же магазин, где совершили покупку, даже если это сеть магазинов);
• Управляющую компанию или товарищество собственников жилья, жилищную инспекцию, когда ваш вопрос связан с предоставлением услуг по содержанию, обслуживанию жилья;
• Компании, индивидуальному предпринимателю, которые предоставляют услуги по договору;
• Роспотребнадзору по всем конфликтам, которые касаются нарушения прав потребителей в вопросах качества товаров, услуг;
• Прокуратуре;
• Территориальному суду, когда имеют место имущественные споры.

Подать жалобу – значит, попытаться решить конфликт в досудебном порядке. Чтобы не получить отказ в рассмотрении иска, важно сразу правильно действовать. До того как обратиться в суд с исковым заявлением, попытки мирно урегулировать ситуацию являются обязательными.

Срок ответа на претензию

Срок для ответа на претензию будет зависеть от того, кому она направлена и по какому вопросу. Например, если ваша ситуация связана с нарушением закона о защите прав потребителей или затрагивает отдельные его пункты (та же замена некачественного товара на качественный), – такая претензия должна быть рассмотрена в течение 10 дней.

При обращении к органам государственной, муниципальной власти ответ на вашу жалобу вы получите в течение 30 дней от даты, когда ваше заявление было зарегистрировано.

Бывают случаи, при которых нет специально установленного срока на рассмотрение претензий. Это будет значить только одно – вы вправе установить свои временные рамки. Стандартно просят не более 10 рабочих дней (две недели).

Ответ на вашу жалобу даётся в виде официального письма с обоснованием принятого решения и сроками его выполнения, если это предусматривается.

Образцы жалоб

Изложенные выше примеры и рекомендации касательно того, как правильно писать претензионные заявления, можно применять к любому случаю, требования идентичны. Но в первую очередь гражданам следует обратить внимание на стандартный образец претензии, которая подаётся. Когда затронуты интересы сразу нескольких лиц – образец коллективной жалобы:

Руководителю управляющей компании

г. Москва, ул. Парковая, 8, кв. 10

г. Москва, ул. Парковая, 8, кв. 11

г. Москва, ул. Парковая, 8, кв. 12

Жалоба на аварийное состояние подъезда

Мы, подписавшиеся ниже жильцы, регулярно, своевременно и в полном размере оплачиваем услуги вашей компании (квитанции прилагаются) по заключённому с вами договору. В соответствии с пунктом ___ данного договора, управляющая компания несёт ответственность за поддержание мест общего домового пользования в надлежащем состоянии и, в частности, за проведение капитального ремонта в подъезде.

Состоянием на «___»________20___ года наш подъезд №___ находится в аварийном состоянии: сломана входная дверь, разбиты окна на 2 и 6 этаже, неокрашенные стены, осыпалась штукатурка на потолке, отсутствуют перила на лестничных пролётах. В качестве доказательств прилагаем фотоматериалы.

Изложенное выше мы считаем нарушением условий договора и наших прав, а также просим:

Провести необходимые ремонтные работы в срок до «____»________20____ года.

Если до указанной даты не будет предпринято никаких мер по урегулированию данной ситуации, мы вынуждены обратиться в суд для защиты своих интересов и прав.

«___»_________ 20______ (подпись) П. П. Петров

(подпись) К. К. Ковалёв

(подпись) Н. Н. Миронов

Для более наглядного рассмотрения, как правильно составить жалобы, ниже представлены актуальные во многих случаях образцы и примеры:

Как правильно писать жалобу: образец оформления

Как правильно писать жалобу поможет узнать образец. Для того, чтобы защищать свои правомочия гражданам необходимо понимать, какие варианты для этого предусмотрены в правовых актах. Одним из способов является составление жалобы.

Что такое жалоба

В жалобе гражданин прописывает какие его права нарушили

Жалоба рассматривается как официальный акт, который используется с целью сообщения о факте нарушения прав конкретного лица. Такие нарушения допускаются предприятиями или органами. Документ предполагает, что по результатам рассмотрения будут произведены меры, направленные на устранение подобного поведения. Формирование акта происходит с учетом положений гражданского законодательства.

Несмотря на то, что документ пишется по разным поводам, для оформления допускается использовать любой образец. Это связано с тем, что применяется единый механизм формирования акта. Жалоба является механизмом, который осуществит запуск работы уполномоченных органов.

Виды претензий

Написать жалобу вправе каждый гражданин, который не лишен дееспособности. В России существует две основных категории данной документации. В том числе:

Первый вид предусматривает, что пишется документ от имени конкретного гражданина. С практической точки зрения важно отметить, что такие акты подлежат менее тщательному рассмотрению. Коллективный документ предполагает, что у него несколько составителей. Если написать обращение от имени нескольких граждан, это будет эффективнее в плане рассмотрения. Решение по таким документам принимается быстрее.

Правила написания и структура жалобы

Жалоба пишется в свободной форме, но по определённому образцу

В законах не отражается строгих правил по поводу того, как писать жалобы. Это говорит о том, что использована может быть свободная форма. Однако, есть требования относительно оформления заявлений официального типа. Для каждого шаблона предусматривается стандартная структура. В нее входит:

• шапка, которая должна находиться в верхнем углу справа (отражает сведения относительно лица, кому направляется документ и составителе);
• наименование, которое пишется в середине листа;
• основная часть, где прописана суть проблемы;
• требования, заявленные лицом;
• акты, приложенные к жалобе.

В конце документа необходимо отразить дату и подпись автора. Если есть свидетели, которые могут подтвердить произошедшее – они отражаются в жалобе.

«Шапка» и наименование

Данная часть идет в самом начале документа. В ней прописываются реквизиты органа, куда направляется акт. Также заявитель указывает свои данные. Шапка расположена в верхней правой части. Название органа/организации отражается полностью. Помимо наименования необходимо отразить адрес места расположения и должность, в которой состоит лицо, к кому обращаются.

Затем перечисляется информация о составителе акта. Указать нужно его фамилию и инициалы, дату рождения и место, где проживает, зарегистрирован. Кроме того, вписать необходимо номер мобильного, чтобы удалось связаться с человеком. Других сведений в данном разделе содержаться не должно. Если заявитель не знает полных реквизитов компании, куда обращается, отыскать их удастся в интернете. Подобные сведения содержаться могут в квитанциях, выданных указанными органами.

Название документа имеет несколько вариаций. Это может быть заявление или жалоба, претензия. Причина составления обращения указывается в наименовании.

Основная часть

Требования при составлении претензии используются аналогичные тому, что и в других видах официальных бумаг. В том числе:

• запрет на использование ненормативной лексики;
• не употреблять непонятные сокращения;
• не оскорблять никого в тексте;
• излагать сведения в хронологическом порядке;
• соблюдать требования по выдержанности и официальности текста;
• не выражать эмоций;
• отраженные в тексте сведения должны быть подтверждены с помощью документации;
• аргументировать требования.

В перечисленных ситуациях поданный документ не будет рассматриваться. Для аргументации использовать ссылки на действующие правовые акты. Не допускать при изложении ошибок грамматического или пунктуационного типа.

Приложения и свидетели

Для подтверждения своей позиции можно использовать показания свидетелей

Невзирая на то, что в примерах жалоб, которые сформированы давно не отражены данные о свидетелях, сейчас рекомендуется использовать показания других лиц для подтверждения своей позиции. Данные таких граждан отражаются в списке приложений к заявлению. Использовать нужно отдельный список. Необходимо пронумеровать перечень. О каждом свидетеле пишется фамилия и инициалы, а также место проживания, номер сотового.

Когда информация обо всех свидетелях отражена, указать нужно остальные приложения. Название бумаг пишется с новой строки. Если подтвердить произошедшие свидетели не могут, необходимо сразу после требований указать приложения.

Срок ответа на претензию

Данный показатель зависит от того, в какой орган и по какому поводу направляется бумага. Для примера, когда поводом становится нарушение потребительских прав, то на рассмотрение отводится 10 дней. Когда гражданин обращается в органы государства, то ответ поступает в месячный срок. Отсчет начинается со дня, когда произошла регистрация документа.

В некоторых ситуациях сроки для вынесения решения не устанавливаются. Это указывает на то, что заявитель вправе самостоятельно определить временной промежуток для ответа. Как правило, просят в этом случае ответить за 10-14 дней.

Органы, рассматривающие жалобы

Документ направляется в разные органы. В том числе:

• прокуратура;
• трудовая инспекция;
• Роспотребнадзор;
• жилищная инспекция.

Перечислены официальные инстанции. Куда направить документ гражданин решает сам.

Прокуратура

Жалобу можно подать в прокуратуру

Сотрудники указанного органа выполняют надзорные функции. Они следят за соблюдением требований законодательства. Прокуратура занимается рассмотрением жалоб, в которых отражается факт нарушения правомочий гражданина. Срок ответа на заявления бывает сокращенным или общим. В последнем случае речь идет о ситуации, в которой требуется проведение проверок. Это касается сложных ситуаций, в которых необходимо разбираться.

Сокращенные временные промежутки для рассмотрения устанавливаются:

• не требуется получать сведения и проводить дополнительную проверку;
• обращение направлено уполномоченным по правам;
• составителем является депутат или член парламента.

Сроки продляются по ходатайству прокурора, выполняющего надзорные функции. Однако, продление происходит не более чем на 10 дней.

Трудовая инспекция

Сюда обращаются те, чьи права нарушены работодателем.

В такую инстанцию чаще всего обращаются работники в случае возникновения спора со своим руководителем. Трудовой кодекс четко определил полномочия инспекции по рассмотрению жалоб. На поданную жалобу сотрудники инспекции отвечают в течение 30 дней. Допустимо продление срока, но не более, чем на аналогичный период.

Роспотребнадзор

Орган занимается решением вопросов в сфере:

• соблюдены ли требования технического надзора;
• контроль за исполнением норм санитарного характера;
• соблюдение потребительских прав и т.д.

Срок рассмотрения также составляет 30 дней. Допускается продление только при наличии исключительных ситуаций.

Жилищная инспекция

Когда вопросы касаются обслуживания дома и территории рядом с ним, нужно сформировать жалобу в жилищную инспекцию. Период рассмотрения жалобы аналогичен тем, что отражены выше и составляет 1 месяц.

Нарушение правил эксплуатации жилых помещений, а также мест общего пользования.

Способы отправки получателю

Гражданин вправе использовать разные способы отправки документа. В том числе:

• личная передача уполномоченному органу;
• отправка по почте (для подтверждения отправки используется уведомления);
• обращение при помощи интернета.

В каждом случае способ определяется гражданином самостоятельно.

Особенности подачи онлайн-жалоб

Можно подать жалобу через Интернет

Этот вариант направления акта является распространенным. Почти у всех органов есть официальный портал, при помощи которого получится направить заявление. Для использования такого варианта потребуется иметь компьютер и подключение к сети. Отправка осуществляется при входе на официальный сайт организации, куда лицо хочет обратиться.

В специальной форме отражается суть заявления. Прописываются данные заявителя и повод для обращения. Правила оформления необходимо использовать аналогичные тому, что и в бумажной форме.

Рассмотрение анонимных жалоб

Часто заявители не желают отражать сведения о себе в документе. Это связано со страхом, что должностное лицо, чьи действия обжалуются, навредит гражданину. Если такой документ поступает – он не рассматривается.

Есть исключение – указание на преступление, которое планируется совершить. Тогда им занимаются правоохранительные органы.

Образцы жалоб

Учитывать при формировании документа нужно приведенные правила. Для понимания того, как правильно оформляется акт, нужно привести примеры.

Правила написания коллективной жалобы в различных ситуациях

Нередко происходят ситуации, когда люди проявляют свое недовольство в отношении качества предоставляемых им услуг или при нарушении их спокойствия, и когда оказывается, что они в своем возмущении не одиноки, появляется инициатива коллективного обращения в соответствующие органы.

Внимание! Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефонам: +7 () 938-51-29 Москва; +7 () 467-30-52 Санкт-Петербург; +7 () 350-83-47 Бесплатный звонок для всей России.

Следует помнить, что написание коллективной жалобы, это не заявление в органы власти, а предшествующее ему прошение в разрешении сложившейся ситуации к первоначальной инстанции, а уже потом при получении отказа пишется заявление в вышестоящие органы.

Нормативная база

Согласно ст. 4 п.4 ФЗ №59 от 2006 года, жалоба от коллектива – это легитимное обращение в соответствующую инстанцию для разрешения любого вопроса. Суть бумаги заключается не только в самом изложении возникшего вопроса, но и в коллективном предложении путей по его разрешению.

Формируется коллективное заявление несколькими лицами, которые стали потерпевшими или свидетелями в одном деле.

Исходя из утверждений ст.2 ФЗ№59 , каждый гражданин или группа лиц имеют право на подобные обращения без соблюдения строгих правил за исключением одного – письменное составление документа с указанием перечня всех жалующихся лиц.

Однако перед тем, как написать коллективную жалобу все же лучше вникнуть в суть составления такой документации, чтобы получить адекватное действие со стороны соответствующей инстанции.

Образец коллективной жалобы

Документ необходимо формировать с соблюдениями требований, предъявляемых к форме деловой документации:

1. Шапка располагается, в правом вернем углу с указанием:

• Наименования организации;
• ФИО руководителя – этот пункт не обязателен, но лучше, если он будет присутствовать;
• Указывается от кого заявление – при составлении коллективного документа необходимо указать, к примеру, от жителей дома №36 и прочее.

1. Название коллективного документа «Жалоба» с указанием на ситуацию.
2. В теле документа необходимо перечислить факты правонарушений. Хорошо, если будут присутствовать ссылки на законодательные акты, согласно которым доступно расценить поступки виновной стороны, как правонарушение.
3. После этого следует потребовать или попросить разрешения конфликтной ситуации уполномоченным органом.
4. Сделать рациональные предложения по решению возникшей проблемы.
5. Указать перечень обращающихся лиц и дату формирования коллективной жалобы.

Внимание

Если лиц очень много необходимо перечень составить на отдельном листе приложении с проставлением подписей.

В целом данная бумага имеет произвольную форму, так что принимать за обязательное какой-либо образец не стоит.

Пример написания коллективной жалобы:

Пошаговая инструкция составления

Перед началом формирования коллективной жалобы необходимо сообща составить согласованный список претензий, жалоб и требований.

Составляя документ, следует учитывать главные правила:

• Жалоба является коллективной, но формировать её должен один человек.
• После составления ее обязаны изучить все участники и по желанию внести корректировку.
• Текст должен быть составлен грамотно без ошибок и описок.
• Не следует во время составления проявлять эмоции и использовать ненужную лексику – брань, оскорбление, ненормативные изречения.
• Чтобы обращение действительно было коллективным, и его рассмотрение ускорилось необходимо в конце составления указать перечень всех заявителей с подписями.
• Текст должен изобиловать правдивыми доказательствами правонарушения, не лишним будет приложить к нему документальные подтверждения, видеоматериалы и прочие доказательства.
• С целью веской аргументации своих требований необходимо указать ссылки на статьи закона.
• Формирование следует выполнить кратко и ясно.

Куда подается коллективная жалоба?

Подавать коллективное обращение нужно в государственные инстанции с учетом особенностей случая.

Кроме этого допустимо жаловаться:

• в прокуратуру, при отсутствии адекватных действий со стороны первичной инстанции;
• в суд;
• в региональный департамент образования;
• минздрав;
• прочие вышестоящие инстанции.

Как написать коллективную жалобу на соседей?

Если дело касается многоквартирного дома, то всегда найдется сосед, который испытывает своим поведением и образом жизни терпение жильцов.

Заявления на таких нерадивых соседей подразделяются по видам, от которых зависит выбор уполномоченного органа:

• Шум в неположенное время в квартире – обращение к участковому.
• Систематический залив с верхних этажей – ЖКХ.
• Зловоние и куча бездомных животных – ветеринарные службы.

При этом в написании коллективной жалобы необходимо указать:

• Точный адрес проживания нарушителя спокойствия, его ФИО.
• Указать конкретные виды совершенных им проступков со ссылкой на закон.
• Выдвинуть конкретные к соседу требования.

Как написать коллективную жалобу на начальника?

Чтобы коллективно пожаловаться на начальника необходимо, что бы он совершил:

• нарушение предписаний ТК РФ;
• нарушил нормы охраны труда;
• нарушил требования локальных внутренних актов.

Жаловаться в таком случае нужно вышестоящему руководству или в региональное отделение Федеральной службы по труду и занятости.

При этом лучше писать заявление с соблюдением данной лестницы, не стоит сразу же бежать в прокуратуру, так как это спровоцирует нескончаемые проверки на предприятии, которые вряд ли улучшат положение работников.

Изначально следует попытаться решить проблему силами организации, посредством жалобы вышестоящему руководству.

Написание коллективной жалобы, нужно сопроводить доказательствами в виде:

• Видео- и аудиозаписей.
• Докладных записок.
• Служебной документации.

Внимание

Все факты излагаются в жалобе и сопровождаются доказательствами.

Обращение в прокуратуру

Обращение с жалобой, в том числе и коллективной в прокуратуру регулируется статьей 10 ФЗ №2202.

Составление коллективной жалобы происходит в строгом регламенте формирования деловой документации, её следует сопроводить ссылками на законодательные акты и доказательные документы.

В бумаге необходимо изложить суть дела и высказать свои требования и ожидания.

Причиной для такого обращение может быть любая конфликтная ситуация:

• задержка зарплаты;
• необоснованное увольнение;
• отсутствие ответа на запрашиваемую информацию от госструктур.

Рассматривать коллективное обращение граждан прокуратура имеет право 30 дней.

Как написать коллективную жалобу на ЖКХ?

Составлять такой документ имеют право только жильцы домов, которые обслуживает управленческая компания.

Обычно жаловаться начинают вышестоящим инстанциям и при отсутствии адекватной реакции обращаются в суд.

При этом, чем выше инстанция, тем больше необходимо прикладывать документации к заявлению, указывая на предыдущие обращения в непосредственные службы и отсутствие от них ответа.

Вопросы, которые рассматриваются в коллективной жалобе на ЖКХ, могут иметь различные темы:

• плохой обогрев домов в зимний период;
• загрязнение территорий домов и вокруг них;
• отсутствие длительное время ремонтных работ;
• сломанный лифт и прочее.

Все эти обращения должны иметь аргументацию – составленные уполномоченными органами акты, проведение замеров температурного режима в различных квартирах, привлечение официального представителя ДЭЗа.

Коллективное обращение в трудовую инспекцию

Согласно ст. 356 ТК РФ инспекция обязана принимать заявления от трудящихся лиц в связи с нарушением их трудовых прав и принимать все необходимые меры по восстановлению прав.

То есть коллективная жалоба в Трудовую инспекцию реальна при:

• отказе работодателя исполнять обязанности согласно трудовому договору;
• выплате зарплаты в меньшем размере, нежели предусматривалось;
• предоставлении рабочего места без надлежащих условий;
• лишении законного время отдыха;
• прочие спорные ситуации.

Обращаться следует в территориальное отделение трудовой инспекции, сопроводив жалобу надлежащими документальными доказательствами.

Составляется бумага согласно общепринятым нормам формирования подобной документации, с обязательным указанием адреса отделения.

Рассматривается заявление, как и в случае с прокуратурой месяц с момента регистрации обращения.

Как написать коллективную жалобу на учителя директору школы?

Если произошел инцидент в школе и возмущенные родители не могут его пустить на самотек, необходимо изначально обращаться к директору школы коллективно.

В теле документа нужно конкретно указать ФИО педагога, а также преподаваемую им дисциплину.

Перечнем указать ФИО учеников, чьи интересы были ущемлены.

Следует кратко и в корректной форме описать сложившуюся ситуацию.

При отсутствии каких-либо действий со стороны дирекции школы необходимо обращаться в региональный департамент образования или прокуратуру.

Коллективная жалоба на учителя директору школы формируется родителями:

• при злоупотреблении учителем своими полномочиями;
• неадекватном и оскорбительном его поведении;
• нанесении моральных и материальных убытков ученикам, в таком случае к заявлению необходимо приложить иск.

Нюансы

Написав коллективную жалобу, заявители имеют право подать её различными способами:

• Через официальный сайт учреждения электронным письмом, приложив к нему сканы сопроводительных документов.
• Лично, зарегистрировав документ у секретаря копию оригинала.
• Почтой посредством применения заказного письма с уведомлением и описью всего вместимого пакета.
• При этом, если жалоба коллективная, то её рассмотрение ускоряется, проставляя подписи в таком обращении необходимо указывать их расшифровку.
• В шапке документа не надо указывать полный перечень заявителей, достаточно указать, что он коллективный.

К сведению

Обычно заявления рассматриваются в 30-дневный срок, но если это обращение в связи с защитой прав потребителей, то срок сжат до 10 дней.

Решение инстанции не является окончательным и если заявители недовольны полученным результатом, они вправе идти дальше и бороться за положительное решение.

Последствиями написания коллективной жалобы могут стать:

• Формирование предписаний виновной стороне по исправлению ошибок.
• Штрафные санкции.
• Приостановка деятельности предприятия
• Отстранение от занимаемой должности.
• Если дело касается несоблюдения жилищных условий жильцом, то все может закончиться его выселением.

В целом составление жалобной бумаги не требует особых навыков и соблюдения унифицированных форм, так как их попросту нет, но изложение важных нюансов и указание необходимых реквизитов обязательно.

Как правильно написать жалобу: примеры, образцы, рекомендации

Как написать жалобу в организацию или органы власти

Законодатель не устанавливает особой формы для написания жалоб, в том числе и при подаче их в государственные и муниципальные органы власти. Однако существуют общие требования к оформлению бумаг такого рода, которые следует соблюдать при ведении деловой переписки:

1. При написании текста жалобы нельзя использовать нецензурные выражения, жаргонную лексику, а также оскорбительные выражения в адрес кого-либо. Обращения, не отвечающие предъявленным требованиям, могут быть оставлены без рассмотрения. Кроме того, они лишают отправителя права ссылаться на соблюдение досудебного порядка урегулирования споров.
2. Текст должен быть лаконичен и точен. Не следует растягивать свою жалобу на несколько листов: максимально сжато опишите ситуацию, заостряя внимание только на тех моментах, которые действительно важны для верной оценки случившегося. Не используйте в своей речи выражений, которые можно трактовать различными способами, которые имеют переносное значение и т. п. Все существенные для рассмотрения спора данные должны быть достоверными (даты, числа, номера, адреса и т. д.).
3. Внимательно следите за тем, кому вы адресуете свою жалобу. Это может быть руководитель отдела, организации, либо надзорный орган. От правильности выбора адресата зависит не только оперативность рассмотрения жалобы, но и качество такого рассмотрения. Кроме того, не стоит забывать, что всегда и везде действует негласный принцип очередности. Это значит, что, например, на продавца не обязательно жаловаться сразу директору торговой сети — достаточно будет направить претензию администратору или управляющему магазином.
4. Следите за грамотностью речи, соблюдайте правила синтаксиса и пунктуации. Грамотная речь — одно из наиболее важных условий при ведении деловой переписки.

Вот и все условия, которые следует соблюдать при написании жалобы. Образец того, как правильно написать жалобу, вы найдете ниже.

Образец написания жалобы

Директору ООО «Стройка»

г. Волгоград, ул. Ленина, д. 1

01 июня 2019 года, около 15 часов 00 минут, в забор моего дома, расположенного по адресу: город Волгоград, ул. Ленина, д. 1, на автомобиле «Рено» с государственным номером «А123БВ» въехал Алексеев Сергей Николаевич. Исходя из документов, представленных мне Алексеевым С.Н., данный автомобиль принадлежит вашей компании, гр. Алексеев является ее работником, и в момент наезда он находился при исполнении своих трудовых обязанностей.

Вызванные на место дорожно-транспортного происшествия сотрудники ГИБДД составили протокол (копию которого прилагаю). Данный протокол и претензия с требованием о возмещении причиненного мне ущерба в размере 10 тысяч рублей были направлены мной в ваш адрес 05 июня 2019 года, что подтверждается квитанцией об отправке и уведомлением о вручении почтового отправления от 10 июня 2019 года (их копии также прилагаю).

На сегодняшний день мною от вас не было получено никаких документов, причиненный мне ущерб компенсирован не был.

В связи с вышеизложенным прошу вас компенсировать причиненный ущерб в кратчайшие сроки. В противном случае я буду вынужден обратиться в суд с исковым заявлением для принудительного взыскания указанной суммы.

01 июля 2019 года

С уважением, Клюев М.М.

Рекомендуем ознакомиться со статьями “Жалоба на неправильную парковку”, “Куда, кому и как грамотно жаловаться на управляющую компанию”, а также с рекомендациями по составлению и отправке жалоб в другие инстанции.

Как написать коллективную жалобу и чем на отличается от обычной

Если ситуация нарушает не только ваши личные права, но и права других граждан, например соседей, то все потерпевшие могут объединиться и написать коллективную жалобу.

Коллективной называется любая жалоба, в которой претензии высказывает не один, а несколько человек, чьи права были нарушены в рамках одной (общей) ситуации.

Образец написания коллективной жалобы мало чем отличается от написания жалобы обычной (индивидуальной). Разница заключается лишь в том, что коллективная жалоба должна отражать общее мнение всех граждан по единому вопросу, а также описывать все случившееся с каждым из потерпевших.

После написания претензии все лица, указанные в коллективной жалобе, должны поставить личные подписи, которые будут выступать в качестве подтверждения согласия их с обстоятельствами, изложенными в жалобе.

Образец коллективной жалобы:

«Руководителю управляющей компании

г. Москва, ул. Ленина д. 1 кв. 1;

г. Москва, ул. Ленина д. 1 кв. 2;

г. Москва, ул. Ленина д. 1 кв. 3.

20 июня 2019 года

Мы, нижеподписавшиеся, просим вас принять меры по проведению ремонтных работ в первом подъезде дома № 1 по улице Ленина.

Несмотря на регулярную оплату услуг, предоставляемых вашей управляющей компанией (о чем имеются соответствующие квитанции), и наличие заключенного между нами договора, предусматривающего поддержание в порядке мест общего пользования и проведение капитального/текущего ремонта, подъезд находится в аварийном состоянии: отсутствуют перила на лестничных пролетах, стены не окрашены, окна разбиты, входная дверь сломана.

Всё вышеизложенное считаем нарушением своих прав и просим провести необходимые ремонтные работы в кратчайшие сроки.

В случае если вашей стороной меры по досудебному урегулированию спора приняты не будут, мы будем вынуждены обратиться в суд с целью защиты своих прав и законных интересов. В случае обращения в судебные инстанции с вас также будут взысканы государственная пошлина и стоимость услуг нашего представителя в суде.

С уважением, В.В. Калугин

Что еще необходимо знать о жалобах

Самое важно — о чем никак нельзя забывать! — так это обязательно оставлять у себя второй экземпляр жалобы. Тут также нужно сказать, что если вы подаете жалобу лично, то есть самостоятельно относите ее в приемную должностного лица или организацию, то на вашем экземпляре должна быть оставлена отметка о том, когда и кто принял вашу претензию.

Это необходимо по двум причинам: во-первых, с этой даты будет отсчитываться срок для ответа; во-вторых, это служит прямым подтверждением факта получения претензии адресатом.

Если вы отправляете претензию почтой, то необходимо сохранить квитанцию об отправке письма или дождаться, пока вам вернется уведомление о его вручении.

Следующее, что важно знать, — это срок ответа на претензию. Он зависит от того, кому вы направляете претензию и в связи с каким нарушением. Если претензия подпадает под действие закона о защите прав потребителей (например, если вы купили некачественный товар и отправляете претензию продавцу), то срок для ответа на претензию, в соответствии с действующим законодательством, будет равен 10 дням. Если же вы обращаетесь в органы государственной власти или местного самоуправления, то в действие вступает федеральный закон «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», в соответствии с которым ответ должен быть дан не позднее чем через 30 дней с момента получения обращения.

В случае же, когда специальный срок для ответа на претензию не установлен, вы можете установить любой, который считаете разумным и приемлемым. Как правило, ответ на претензию просят дать в течение 10 дней с момента ее получения.

Ответ должен содержать информацию не только о том, какой вариант решения спора предлагает контрагент, но и о том, в какой срок он готов реализовать свое предложение (либо отказ выполнить требования потерпевшего и обоснование причин для такого отказа).

Еще больше полезной информации по теме в рубрике “Жалобы”.

Как подать жалобу, чтобы вас услышали: порядок, сроки и необходимые данные, чтобы жалоба получила должный ответ

Думаете у должностных лиц и сотрудников различных компаний есть огромное желание рассматривать и реагировать на ваши жалобы? Очевидно, что нет. У них есть куча других полезных дел: от отчетов перед начальством до пасьянса “Косынка”. Я же вам расскажу как подавать жалобы так, чтобы у них не было возможности проигнорировать ее.

По поводу чего можно писать жалобы/заявления?

По сути по поводу любого вопроса, связанного с работой какого-либо органа, должностного лица, организации, компании или ее сотрудника. Вам нахамили? Некачественно оказали какие-либо услуги? Не уложились в сроки? Не выполнили свои обязательства или нарушили требования какого-либо нормативного или правового акта? По всем этим поводам вы можете обращаться с заявлениями, претензиями и жалобами. Если подать ее правильно, то на нее не имеют права не отреагировать.

Начнем с государственных органов и должностных лиц

Порядок обращения граждан с заявлениями и жалобами регламентируется Федеральным законом № 59-ФЗ от 02.05.2006 г. «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ». В нем прописан порядок обращений, сроки рассмотрения обращений, ответственность за нарушения в сфере рассмотрения обращений граждан и много другой важной информации. Мы остановимся на самых важных моментах, которые касаются подачи обращений.

Самое важное: сроки рассмотрения обращений, претензий, жалоб государственными органами

Как только жалоба поступает в какой-либо орган, то ее регистрация должна занимать не более трех дней. Если жалоба “не по адресу” (т.е. вы подали жалобу сразу в вышестоящий орган или орган с другой компетенцией, а они не занимаются именно этим вопросом, то они передают ваше обращение туда, куда нужно), то в течение семи дней жалоба должна быть передана в тот орган, который управомочен на нее реагировать. Все это прописано в ст. 8 рассматриваемого закона.

В этой же статье указано, что тот орган/должностное лицо, на которое направлена жалоба/обращение не имеет права заниматься ее рассмотрением

По общему правилу срок рассмотрения жалобы составляет до 30 дней. В исключительных (не случайно я это выделил) случаях срок рассмотрения жалобы может быть продлен еще на 30 суток с уведомлением лица, подавшего обращение о таком действии.

Если ваша жалоба или обращение затрагивает компетенцию нескольких государственных органов, то копия обращения рассылается в срок не более 10 дней (3 на регистрацию и 7 дней на передачу).

Кстати, запрос информации у других органов государственной власти и должностных лиц производится в срок до 15 дней, который ВХОДИТ в общий срок рассмотрения обращения. На случай, если вам ответят, что информация была запрошена, но ответа не последовало, можете реагировать как на прямое нарушение законодательства в сфере порядка рассмотрения граждан. Причем, ответственность будут нести и те, кто не получил ответа, и те, кто его не отправил.

Ответственность за нарушение сроков рассмотрения обращений граждан

Это ст.5.59 КоАП РФ, которая так и называется — Нарушение порядка рассмотрения обращения граждан. Санкция – штраф до 10 000 рублей.

Куда жаловаться на нарушение сроков рассмотрения жалоб граждан?

В прокуратуру, суд или вышестоящие органы. Например, если вы обратились в районную прокуратуру, а ваше обращение проигнорировали, то вы имеете право обжаловать правомерность такого поступка в прокуратуру субъекта Российской Федерации. Структуру того или иного органа власти можно всегда найти на его официальном сайте по запросу в поисковой системе Яндекс или Google. Пример: структура прокуратуры.

Но я бы не рекомендовал относится к вопросу о соблюдении сроков с жестким фанатизмом. Если вопрос не терпит немедленного реагирования, то просрочка с ответом на пару дней не сыграет никакой роли, ведь правда? Будьте лояльнее к людям и люди будут лояльнее к вам. Но с лояльностью тоже не стоит увлекаться.

Теперь о порядке подачи претензий компаниям, организациям и их сотрудникам

Коммерческие организации, индивидуальные предприниматели и их сотрудники так же имеют обязанность принимать от граждан письменные обращения. В основном это касается каких-либо претензий по качеству товара или оказанных услуг.

Бывают и другие ситуации, когда гражданин может обращаться к организации. Например, попытка досудебного урегулирования спора по факту возмещения причиненного вреда. В качестве примера могу привести ситуацию, когда на ваш автомобиль упал снег с крыши коммерческого помещения.

Сроки ответа коммерческими организациями при подаче претензий и на обращения граждан

В большинстве случаев все зависит от конкретики. По факту вопросов, касающихся сферы защиты потребителей, можно обратиться к ФЗ “О защите прав потребителей”, где довольно подробно указаны все сроки по обращениям по тем или иным вопросам.

Статья по теме: как вернуть продавцу технически сложный товар

По общему правилу срок ответа коммерческих организаций на вопросы граждан не предусмотрен. Каждый конкретный случай регулируется своим ФЗ, исходя из того с кем вы ведете диалог. Например, сроки ответов при взаимодействии с ТСЖ устанавливаются тремя разными постановлениями Правительства РФ в зависимости от вопроса, с которым вы пытаетесь к ним обратиться. Если же нет конкретного закона или нормативного акта, то во внимание берется понятие “разумные сроки”. Каковы они могут быть решает суд, если решение вопроса доходит до судебных инстанций.

Перейдем к общим вопросам

Их тоже довольно много. И государственные органы во многом схожи с коммерческими организациями. Далее я расскажу так называемые “лайфхаки” – нюансы, которые могут вам здорово облегчить жизнь при осуществлении общения с другими участниками гражданско-правовых и иных отношений с позиции права.

Можно ли подавать жалобы и обращения через интернет?

Да. И это очень удобно. У многих государственных органов сейчас есть интернет-приемные, через которые можно подавать заявления и жалобы. Только лучше всего ознакомиться с тем, есть ли у конкретно нужного вам учреждения своя интернет-приемная (например, у районной или городской прокуратуры).

Небольшой лайфхак: если интернет-приемной у конкретного органа нет, то вы можете подать свое заявление в вышестоящий орган, его передадут в тот, который нужен вам, а вас известят об этом. Это вызовет небольшое увеличение сроков, зато у сотрудников нижестоящего ведомства будет больше мотивации отвечать быстро и решительно, ибо это “указание сверху”.

Как можно правильно подавать жалобу?

Вопрос важный и все еще актуальный.

Вариант 1 – лично в руки. Берется два экземпляра, оригинал отдаете по адресу, на втором вам ставят отметку о принятии заявления. Дату, должность, фио и подпись того лица, которое приняло документ. Можно еще попросить поставить входящий номер документа.

Вариант 2 – заказным письмом по почте. Обязательно сделайте опись того, что лежит в конверте, письмо должно быть с уведомлением о вручении. Запишите информацию об отправленном письме и почтовую квитанцию.

Вариант 3 – через интернет. Есть интернет-приемные, есть электронная почта. С первым вопросом все понятно. А вот со вторым… Конкретных норм по этому поводу нет, но есть судебная практика. Есть постановление Президиума Высшего Арбитражного Суда РФ от 12.11.2013 г. № 12/12, в котором рассматривается аналогичный вопрос. Можно нотариально заверить скриншоты, на которых будет видно куда письмо было отправлено, когда и что было в его содержании. И до тех пор, пока не будет доказано обратное, такой вариант подачи обращения будет считаться законным.

Все ответы на ваши обращения старайтесь перевести в соответствующую форму

При ведении подобного рода переписки необходимо осуществлять взаимодействие в письменной форме. Каждый ответ сопровождается необходимыми реквизитами: фио, подпись руководящего лица, номер документа и дата ответа, часто ставится еще и печать.