Можно ли отклонить некоторые записи от дела

Письмо-отказ

Умение писать письма-отказы является одним из важнейших навыков работника предприятия, отвечающего за внешние связи организации и деловую переписку. Содержание и подача такого письма не только говорят об образовании и культуре его составителя, но и формируют имидж, репутацию предприятия в бизнес-среде.

По каким поводам происходит деловая переписка

В каждую активно работающую компанию регулярно приходят письма с различными предложениями. Это может быть предложение о сотрудничестве (коммерческое), об участии в каком-либо мероприятии (конференции, семинаре, праздновании) и т.д. Также в обращении между организациями распространены письма-запросы, претензии, напоминания и т.д. Таким образом, входящая корреспонденция предприятия может исчисляться десятками, а то и сотнями различных посланий, которые требуют ответа.

Как оформить отказ

Рассмотрение того или иного письма никоим образом не гарантирует того, что получивший его представитель организации в обязательном порядке ответит согласием на предложение, запрос или претензию, содержащуюся в нем. Напротив, во многих случаях работники компаний пишут отказы.

Но чтобы правильно отказать, нужны определенные навыки. Важно не обидеть отправителя письма негативным содержанием – это диктуют не только правила элементарной деловой вежливости, но и возможность того, что в дальнейшем он может стать заказчиков, клиентом или партнером.

Общие сведения о деловом письме

Вся официальная корреспонденция подчиняется определенным правилам составления. Прежде всего, необходимо помнить о том, что, несмотря на то, что содержание письма может быть абсолютно произвольным, его структура и состав должны соответствовать нормам, принятым в оформлении деловых бумаг, т.е. условно поделены на три части: начало (обращение и заголовок письма), основной раздел и заключение (подпись и дата).

Стиль письма должен быть сдержанным, лаконичным, без излишне «нагруженных» предложений, сложной специфической терминологии. Отказ следует делать максимально корректным, в нем недопустимы грубость, ненормативная лексика и прочие крайние проявления. При формировании письма нужно обязательно учитывать нормы русского языка в плане культуры речи, лексики, грамматики, орфографии и стилистики.

Отказ может быть немотивированным, но все же лучше, если в письме будет указана его причина.

В случае, если ответ подробный и обстоятельный, то следует поделить его на абзацы или пункты – так восприятие текста существенно облегчается.

При отказе не надо рубить сплеча и «сжигать мосты» желательно оставить пути к отступлению, то есть поблагодарить за оказанное внимание и выразить надежду на возможность дальнейшего сотрудничества. Для этого можно указать условия, которые получатель может выполнить для установления деловых отношений. Если есть возможность посоветовать предприятие, которое также согласилось бы на сотрудничество или иные предложения, высказанные в первоначальном послании, то пренебрегать ею не следует – это оставит хороший след в памяти адресата.

На имя кого писать

Отказ нужно писать строго на имя того человека, который подписался под изначальным письмом. В противном случае, отказ может не дойти до адресата или затеряться в потоке входящей корреспонденции. Однако, если под письмом-предложением подписи конкретного человека не было, то можно использовать нейтральную форму обращения (например, в виде простого приветствия «Добрый день»).

Оформление письма-отказа

Письмо можно написать от руки (такой формат будет говорить об особом, теплом отношении к адресату) или напечатать на компьютере.

При этом допустимо использование простого листа бумаги или же бланка с фирменными реквизитами и логотипом компании.

Письмо-отказ формируется в единственном оригинальном экземпляре, обязательно датируется и нумеруется (в соответствии с документооборотом предприятия). При этом информацию о нем следует включить в журнал исходящей корреспонденции, отметив его дату, номер и кратко — содержание. В дальнейшем этот журнал может стать свидетельством создания и отправки послания.

Кто должен подписать

В идеале под письмом должен стоять автограф директора организации, но возможно это далеко не всегда (и практически совсем исключено на предприятиях с большой численностью работников и множеством структурных подразделений). Поэтому, подписать письмо об отказе может любой сотрудник компании, уполномоченный на создание подобного рода документации и наделенный правом подписи корреспонденции. Это может быть секретарь, юрист, начальник или специалист какого-либо отдела.

Как отправить письмо

Письмо можно отправить разными способами, при этом лучше всего выбрать тот, посредством которого дошло изначальное послание. Наиболее приемлема отправка через почту России, но в этом случае следует взять заказное с уведомлением о вручении, также можно применить передачу через представителя или курьера (такой метод гарантирует более быструю доставку). Допустимо и использование факса, электронных средств связи и даже социальных сетей или мессенджеров (но только при условии, что отправитель первоначального письма сам пользуется таким путем коммуникации).

Письмо-отказ от сотрудничества

Если вам потребовалось сформировать письмо-отказ от сотрудничества, посмотрите его образец и комментарии к нему.

  1. В начале письма напишите, для кого оно предназначено: укажите название организации, должность и ФИО ее представителя, на имя которого составляете ответ. Используйте вежливую форму обращения, поблагодарите за проявленного внимание к вашей компании и после этого переходите к сути послания.
  2. Обязательно сошлитесь на то письмо, в ответ на которое вы пишете отказ, укажите обстоятельства, которыми вызвана отрицательная реакция. Если вашим оппонентом к его предложению были приложены какие-то дополнительные бумаги, обозначьте то, что вы с ними ознакомились.
  3. При возможности, выскажите в письме выражение надежды на то, что сотрудничество все же состоится, не преминув внести условия, которые для этого должны быть выполнены.
  4. В заключение подпишите письмо и датируйте.

Письмо-отказ от участия в мероприятии

При составлении письма-отказа от участия в мероприятии, воспользуйтесь вышеприведенными рекомендациями в отношении письма-отказа от сотрудничества. В письме все стандартно, но обязательно: информация об отправителе и адресате, затем — обращение, сам отказ с упоминанием поступившего предложения об участии в мероприятии и обязательно указание обстоятельств, послуживших поводом к отрицательному ответу, затем — подпись и дата.

Письмо-отказ от предложения о работе

Не только от предприятия может поступить письмо-отказ. В некоторых случаях его может выразить лицо, не имеющее к компании никакого отношения: например, соискатель на какую-либо должность. Если вы являетесь именно таким человеком, формируйте отказ также сообразно с правилами и нормами деловой документации. Используйте вежливое обращение, укажите наименование предложенной вам вакансии, а также причину, по которой вы от нее отказываетесь (не забывайте о том, что потенциальный работодатель может пересмотреть условия предлагаемой вам работы). В конце обязательно подпишитесь и поставьте дату.

Подписание и отказ в подписи

Вы просматриваете старую версию данной страницы. Смотрите текущую версию.

Подписание документов доступно только тем сотрудникам, у которых на это есть право, и получен сертификат электронной подписи. Если подписание документов не доступно, для наделения правом на подписание документов обратитесь к сотруднику с правами администратора.

Подписание документов возможно для документов, расположенных в папках Требующие обработки , Входящие , Исходящие , Внутренние (со статусом Требуется подпись ).

Если в списке документов слева от названия документа отображается значок:

– это означает, что данный документ обрабатывает другой пользователь (документ им открыт или отмечен флажком). При наведении курсора мыши на значок появляется подсказка с именем пользователя, который работает с документом.

и перечеркнут документ – это означает, что данный документ только что был удален другим пользователем. При наведении курсора мыши на значок появляется подсказка с именем пользователя, который удалил документ. Можно открыть такой документ, нажав на его название.

Подписать (отказать в подписи) можно как один документ, так сразу и несколько документов:

Для подписания (отказа в подписи):

одного документа – откройте документ, нажав на ссылку с его названием. Откроется страница с документом .

  • одного или нескольких документов – установите флажки напротив документов.
  • В случае открытия окна Электронный документооборот , нажмите на кнопку Заполнить заявление , заполните его и отправьте .

    Подписать и завершить документооборот ( чтобы подписать документ) ;

    При запросе на подписание исходящего документа после его подписания документ будет отправлен контрагенту или в подразделения.

    Отказать / Отказать сотруднику в запросе подписи (чтобы отказать и отослать документ сотруднику, отправившему на подписание) или Отказать / Отказать контрагенту в подписи документа (чтобы отправить отказ контрагенту по документу (документам).

    В открывшемся окне подтвердите подписание или отказ в подписи с указанием причины отказа.

    Если у пользователя несколько сертификатов электронной подписи и ни один не выбран для подписания документов, выберите нужный с помощью ссылки выбрать.

    В окне выбора сертификата установлен флажок Запомнить мой выбор в текущей организации. Это означает, что документы будут подписываться выбранным сертификатом по умолчанию. При необходимости флажок возможно снять.

    Сменить сертификат на другой возможно с помощью ссылки выбрать другой при подписании документов либо в личном кабинете.

    После подписания статус документа изменится на Подписан .

    Читайте также:  Почему суд вынес такое решение

    Если документ был отклонен, статус изменится на В подписи отказано . В окне просмотра документа появится сообщение В подписи отказано, по какой причине и кто отказал .

    Подробнее о статусах документа см. статью Статусы документов.

    Шаблоны для отказа соискателю

    Ввиду недавней новости о том, что Правительство России поддержало законопроект, обязывающий работодателя в течение недели в письменной форме объяснить соискателю причину отказа в приеме на работу ( http://hr-tv.ru/hrnews/807.html) , мы собрали в недрах Интернета типичные шаблоны, которые потенциальные работодатели присылают соискателям как текст отказа.

    Одни, возможно, пригодятся, другие вызовут улыбку.

    «Здравствуйте, …! На прошлой неделе Вы проходили собеседование в конкурсе на позицию … в нашу компанию. Хочу поблагодарить Вас за участие в конкурсе. Вы произвели благоприятное впечатление, но другой специалист понравился нам чуточку больше, в итоге свой выбор мы остановили на нем. Желаю удачи в поиске интересной работы!»

    «Здравствуйте, …. Благодарим за интерес к нашей вакансии. Мы внимательно ознакомились с Вашей кандидатурой,но, к сожалению, не готовы сделать Вам предложение о работе. Возможно, мы вернемся к Вашему резюме в случае, если нам понадобится кандидат со схожим профессиональным опытом, а пока желаем Вам как можно скорее найти интересную работу»

    «Большое спасибо за Ваш интерес, проявленный к нашей открытой вакансии «ХХХ». К сожалению, в настоящий момент мы не готовы сделать Вам это предложение. Мы внимательно ознакомились с Вашим резюме и, возможно, вернемся к Вашей кандидатуре, когда у нас возникнет такая потребность»

    «Спасибо за Ваш отклик. Мы внимательно ознакомились с Вашим резюме и пока неготовы обсуждать с Вами данную вакансию. Мы обязательно свяжемся с Вами, как только у нас появится вакантная позиция, релевантная Вашему профессиональному опыту»

    «Для Вас конкурс на нашу вакансию закончен!»

    «Уважаемый…! Ваше резюме полностью соответствует нашим требованиям, но, к величайшему сожалению, вакансия, на которую Вы претендовали в нашей организации, уже упразднена (либо «уже занята»).Просим у Вас извинений за потраченное Вами время.Желаем удачи в дальнейшем поиске»

    «Большое спасибо за Ваш интерес к нашей вакансии. К сожалению, в настоящий момент мы не готовы сделать Вам предложение. Мы внимательно ознакомились с Вашей кандидатурой и, возможно, рассмотрим ее, когда у нас возникнет такая потребность.
    Надеемся, что в самое ближайшее время Вы сможете себя реализовать на работе в другой компании»

    «Уважаемый соискатель, мы оценили Ваше желание работать в нашей компании, Ваш опыт работы, навыки и достижения, но, по независящим от нас причинам, вынуждены отказать. Желаем удачи в поиске работы. Надеемся, в ближайшем будущем Вы найдете применение своим знаниям»

    «Здравствуйте, …. Спасибо за Ваш интерес к сотрудничеству, но, к сожалению, у нас в компании нет вакансийпо Вашему профилю. Будем иметь в виду Ваш профессиональный опыт, если появится потребность в подобных специалистах. Желаю удачи в поисках работы!»

    «Благодарим Вас за интерес к нашей вакансии «…». Мы получили множество интересных откликов и выбор был для нас не легкой задачей. К сожалению, вынуждены отклонить Вашу кандидатуру, т.к. нам посчастливилось найти соискателей более соответствующих нашим требованиям. Надеемся, что в будущем у Вас будет желание и возможность представить свою кандидатуру повторно в случае появления у нас вакансии соответствующей Вашему опыту и навыкам. Нашим обязательным требованием является… Возможно,наше требование завышено, но, согласитесь, мы имеем на это право. Желаем Вам дальнейшего профессионального совершенствования и удачи во всех начинаниях!».

    «Нам было приятно познакомиться с Вами в качестве кандидата на вакансию «…». Глубокое впечатление произвели на нас Ваше умение прекрасно ориентироваться в сложных профессиональных проблемах,Ваша образованность, прекрасные деловые качества, а также профессиональная и личностная зрелость. К сожалению,мы остановили свой выбор на кандидате, чей опыт работы более соответствует задачам нашего бизнеса. Желаем Вам дальнейшего профессионального совершенствования и удачи во всех начинаниях!»

    «Отдел персонала ОАО «XXX» ознакомился с Вашим резюме. К сожалению, не можем Вас пригласить, так как вакансия «YYY» закрыта. Мы включим Вас в базу данных для возможного сотрудничества в будущем»

    «Спасибо за интерес, проявленный к нашей компании. К сожалению, у нас нет открытых вакансий соответствующих вашей квалификации, и опыту работы. Ваше резюме будет сохранено в базе данных и, возможно,мы вернемся к Вашей кандидатуре, когда у нас возникнет такая потребность»

    «Спасибо за интерес, проявленный к нашей компании.Ваше резюме нас заинтересовало, но, к сожалению,вознаграждения, которые мы предлагаем, ниже завяленного Вами. На сегодняшний день мы можем предложить не более 15 000 руб/в месяц»

    «Уважаемая …! Во время нашей встречи я обещал связаться с Вами, как только будет принято окончательное решение относительно вакантной должности «…». Как Вы понимаете, данная должность требует высокого уровня квалификациии наличия вполне определенных личностных качеств. По этой причине мы и рассмотрели большое количество претендентов на данную вакансию. Хочу, чтобы Вызнали то, что Вы вошли в число трех лучших кандидатов. Однако, после детального обсуждения с руководством результатов конкурса, было принято решение предложить эту работу другому кандидату. Тем не менее, Вы показали себя с самой лучшей стороны, и я получил большое удовольствие от знакомства с Вами. Если Вы не возражаете, мы сохраним Ваши данные, и будем сообщать Вам о возникновении вакансий, которые смогут Вас заинтересовать. Благодарим Вас за интерес к нашей компании. С самыми лучшими пожеланиями, Руководитель отдела подбора персонала…»

    «Добрый день. К сожалению,по результатам собеседования, мы не готовы предложить Вам эту позицию, сделав выбор в пользу другого кандидата. От лица XXX выражаю признательность за проявленный интерес к вакансии и потраченное время и желаю Вам удачи в дальнейших поисках работы»

    «Уважаемый соискатель! Наша компания благодарна за проявленный Вами интерес. К нашему сожалению, Ваша кандидатура не соответствует предъявляемым к имеющейся вакансии требованиям. Мы учтем Ваше предложение на будущее. При наличии подходящих вакансий, предложим Вам вакантную должность. Будем очень признательны, получив согласие. С уважением, менеджер по персоналу»

    Можно ли отклонить некоторые записи от дела

    Не отклоняйте заявку сразу. Сначала убедитесь, что информация на сайте официальная.
    Участник прописал в заявке характеристики товара и наименование производителя. Комиссия заказчика зашла на официальный сайт производителя, сопоставила информацию и увидела, что характеристики из заявки не отвечают данным с сайта. Свяжитесь с производителем по электронной почте или телефону и уточните, актуальна ли информация на сайте, выполняет ли компания индивидуальные заказы. Если информация на сайте достоверная, а участник предлагает другие характеристики, отклоняйте заявку. Основание – заявка не отвечает требованиям документации о закупке.

    Совет: запросите у производителя официальное письмо, где сказано, что информация на сайте актуальна и компания не выполняет индивидуальных заказов. Письмо послужит доказательством, если участник пожалуется в ФАС.
    Пример: заказчик неправомерно отклонил заявку
    Заказчик закупал экскаватор-погрузчик аукционом.
    Участник в заявке указал, что поставит экскаватор-погрузчик марки «TEREX TLB 825-RM», производитель – закрытое акционерное общество «Тверской экскаватор», прописал технические характеристики товара. Аукционная комиссия ознакомилась с официальным сайтом производителя и обнаружила другие характеристики.

    Характеристика товараДанные участникаДанные сайта
    Длина в транспортном положении5700 мм5920 мм
    Эксплуатационная масса8050 кг7600 кг
    Наличие аккумуляторной батареиЕмкость 110 А/ч132 А/ч
    Система охлаждения двигателя16,5 л16 л
    Топливный бак125 л120 л
    Рабочее давление245 бар225 бар

    К заявке приложили контракт и акт, суммы по которым не совпадают

    Характеристики товара не отвечают требованиям документации

    № п/пЕд. изм.Кол-воЦена за единицу, руб.
    1пара9,7215 600
    2пара7,536450
    № п/пЕд. изм.Кол-во
    1пара15 600
    2пара6450

    Все пять заявок комиссия заказчика отклонила. Основание – заявка не отвечает требованиям аукционной документации. Один из участников пожаловался в УФАС. Контролеры решили, что комиссия все сделала правильно.

    Специалисты УФАС пояснили: аукционная комиссия проверяет первые части заявок. Если данные заявки не отвечают требованиям, которые заказчик установил в документации, участника не допускают к торгам. Следовательно, комиссия заказчика приняла правомерное решение – законно отклонила заявку (ч. 1 ст. 67 Закона № 44-ФЗ).
    При этом УФАС признала, что заказчик нарушил требования частей 1 и 2 статьи 33 Закона № 44-ФЗ – включил в документацию недостоверную информацию. Заказчик получил предписание внести изменения в документацию о закупке и продлить срок подачи заявок – решение Владимирского УФАС России от 30 мая 2017 г. по делу № Г 510-04/2017.

    Пример: участник указал характеристики, которые не отвечают документации

    Заказчик закупал работы вместе с товарами аукционом. Среди товаров были дверные блоки. Какие характеристики указал заказчик и что предложил участник, смотрите в таблице.

    Читайте также:  Кто может подать в суд заявление за причинение вреда
    ЗаказчикУчастник
    Блоки дверные однопольные, тип Г – с глухими полотнами, типоразмер ДГ 21-10, 21-9, 21-7;
    высота дверных блоков не более 2071 мм;
    высота полотна двери не менее 2000 мм;
    ширина блока двери не более 970 мм;
    ширина полотна двери не менее 600 мм;
    толщина полотна не более 40 мм;
    площадь дверного полотна не более 2,01 кв. м;
    тип внешнего покрытия – ламинация;
    цвет должен быть белый
    Блоки дверные однопольные, тип Г – с глухими полотнами, типоразмер ДГ 21-9;
    высота дверных блоков 2071 мм;
    высота полотна двери 2000 мм;
    ширина блока двери 870 мм;
    ширина полотна двери мм;
    толщина полотна 40 мм;
    площадь дверного полотна 1,6 кв. м;
    тип внешнего покрытия – ламинация;
    цвет – белый
    • решение Омского УФАС России от 12 мая 2017 г. № 03-10.1/105-2017;
    • решение Нижегородского УФАС России от 31 мая 2017 г. № 1108-ФАС52-КТ-67-09/05-17(325-ДР);
    • решение Челябинского УФАС России от 1 июня 2017 г. по делу № 308-ж/2017;
    • постановление ФАС России от 24 апреля 2017 г. по делу № К-603/16/АК132-17.

    В заявке нет согласия выполнить работы

    Не прописали остаточный срок годност

    Заказчик прописал в документации о закупке, что участник должен указать срок годности или остаточный срок годности товара. Участник требование не выполнил – в заявке срока годности нет. Предложение нужно отклонить. Причина – участник не предоставил необходимую информацию (п. 1 ч. 4 ст. 67 Закона № 44-ФЗ, решение Саратовского УФАС от 21 апреля 2017 г. № 97-17/гз).
    Участник не установил конкретный срок годности? Также отклоните заявку. Например, в документации прописали: срок годности – не менее 12 месяцев. Участник должен предложить конкретный срок годности товара без слова «не менее». Вывод подтверждает решение Иркутского УФАС России от 6 апреля 2017 г. № 209.

    В заявке не конкретные параметры, а пределы значений

    Заказчик в документации о закупке прописывает предельные значения характеристик товаров. Участник должен предложить конкретную характеристику. Если участник просто продублировал требование заказчика, заявку нужно отклонить. Допустим, заказчику нужен шкаф высотой не менее 1 м и не более 1,5 м. Участник должен предложить конкретный параметр, например: высота шкафа – 1 м (п. 2 ч. 4 ст. 67 Закона № 44-ФЗ, решение Саратовского УФАС России от 18 апреля 2017 г. № 89-17/гз).
    Пример: участник не указал конкретные характеристики товара

    Заказчик закупал работы по реконструкции здания с использованием товаров. В аукционной документации заказчик установил требования к товарам и их показателям, а участник в заявке предложил свои характеристики.

    ХарактеристикаЗаказчикУчастник
    Наружный диаметр болтов16, 20, 30 или 3616; 20; 30; 36
    Высота головки болтане более 5до 5
    Максимальная величина наплывов цинкане более 0,12не более 0,12
    • «предоставляемые участником закупки конкретные значения показателей не должны допускать разночтений или двусмысленного толкования и не должны содержать слова “от”, “до”, “более” (в том числе с частицей “не”);
    • при одновременном использовании слов “и”, “или” предпочтительным словом следует считать “и” (или знак “,”), то есть, например, для интерпретации требования “10 или 15, 20 или 30” участнику необходимо сделать два выбора между вариантами “10” или “15” и вариантами “20” или “30” и дать два конкретных значения, например “10, 20″».

    Участник требования инструкции не учел, следовательно, комиссия правомерно отклонила заявку (решение ФАС России от 25 мая 2017 г. № КГОЗ-142/17).
    Внимание: составляйте инструкцию по заполнению заявки корректно. Если отклоните участника, который из инструкции не понял, как составить заявку, нарушите закон
    Документация об электронном аукционе должна содержать требования к содержанию и составу заявки, а также инструкцию по заполнению. Заказчик, который не установит в документации корректную инструкцию по заполнению заявки, нарушит пункт 2 части 1 статьи 64 Закона № 44-ФЗ. Наказание – штраф 3000 руб. (ч. 4.2 ст. 7.30 КоАП РФ, решение ФАС России от 18 мая 2017 г. № ПГОЗ-119/17).

    Пример: участник указал взаимоисключающие показатели, но отклонять заявку нельзя

    Заказчик закупал работы и установил требования к товарам, которые участники должны использовать. Требования заказчика и ГОСТ, а также предложение участника следующие.

    ЗаказчикГОСТУчастник
    Верхние, нижние и вертикальные грани камней должны быть взаимно перпендикулярны. Допускается использование камней с технологическим уклоном нелицевых вертикальных граней, закруглением лицевых и нелицевых граней или с фасками, размерами по ГОСТ 6665-91ГОСТ 6665-91: верхние, нижние и вертикальные грани камней должны быть взаимно перпендикулярны. Допускается изготовление камней с технологическим уклоном нелицевых вертикальных граней до 5%, закруглением лицевых граней радиусом до 5 мм и нелицевых – до 15 мм или фасками шириной до 10 ммВерхние, нижние и вертикальные грани камней взаимно перпендикулярны. Будут использованы камни с технологическим уклоном нелицевых вертикальных граней, закруглением лицевых и нелицевых граней, размерами по ГОСТ 6665-91

    Участник не уточнил, что будет использовать новый товар

    Не приложили к заявке опись документов

    Если участник просто приложил опись к заявке, а не подшил, также отклоните предложение.
    Участник подает конкурсную заявку в письменной форме, все листы тома заявки сшивает и пронумеровывает. Заявка должна содержать опись, где перечислены все документы. Участник должен скрепить опись и документы печатью и подписать. Подпись ставит участник или уполномоченное лицо. Требование предоставить опись заказчик указывает в документации о закупке. Если том заявки на участие в конкурсе не содержит описи, заявку нужно отклонить (ч. 4 ст. 51 Закона № 44-ФЗ, решение ФАС от 25 мая 2017 г. по делу № К-631/17).
    Допустим, участник приложил опись к заявке, но не сшил ее вместе с остальными документами. Отклоните заявку, поскольку предложение не отвечает требованиям закона и документации. Вывод сделали специалисты ФАС в решении от 27 февраля 2017 г. по делу № К-130/17.

    Конкурсная заявка с ЕГРЮЛ в электронном виде

    Заказчик и участник вправе обмениваться электронными документами. При этом документы стороны должны подписать усиленной электронной подписью и подать с использованием ЕИС. Однако функционалом ЕИС технически не предусмотрена возможность подать заявку через информационную систему. Следовательно, представлять документы в электронной форме, в том числе выписку из ЕГРЮЛ, нельзя. Если участник направил электронные документы, отклоните заявку (ч. 1 ст. 5 Закона № 44-ФЗ, решение Челябинского УФАС от 6 апреля 2017 г. № 149,150-ж/2017).
    Совет: в документации о закупке пропишите, что заявки на участие принимаете только на бумажном носителе. Тогда будет проще доказать, что заявка участника не отвечает требованиям документации
    Например, пропишите в документации: «заявки на участие могут быть поданы только на бумажном носителе, и подача заявок через единую информационную систему технически не предусмотрена функционалом официального сайта при проведении открытого конкурса, в связи с чем представление документов в электронной форме не допускается».

    Заявку подписали факсимиле

    Заказчик проводит закупку. Участник подает заявку на бумаге, при этом подписи на документах проставлены не рукой человека, а факсимиле – с помощью механического копирования. Заявку нужно отклонить – такой вывод сделали судьи (постановление Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 9 марта 2017 г. № Ф02-408/2017).
    Судьи пояснили: использовать во время сделок факсимильное воспроизведение подписи, электронную подпись или другой аналог собственноручной подписи можно в случаях и в порядке, которые предусмотрены законом, правовыми актами или соглашением сторон. Закон № 44-ФЗ прямо не предусматривает возможности использовать при оформлении заявки факсимильное воспроизведение подписи с помощью средств механического или другого копирования. Судьи принимали во внимание определение понятий «подпись», «подписание документа» и «факсимиле» в ГОСТ Р 7.0.8-2013.

    Копии документов не заверили

    В заявке противоречивые сведения об учредителе

    Обеспечение заявки подтвердили незаверенной платежкой

    Срок оказания услуги прописали не по форме извещения

    Не отклоняйте заявку, если срок по смыслу отвечает требованиям документации, но указан в другом виде.

    Опишу ситуацию на примере. В техзадании заказчик прописал начало и окончание оказания услуг в одном виде, а в заявке участник предоставил ту же информацию, но в другом формате.

    ЗаказчикУчастник
    Начало оказания услуг: с 00 часов 00 минут 01 января 2016 года, окончание – 23 часа 59 минут 59 секунд 31 декабря 2016 годаСрок оказания услуг: с 01.01.2016 по 31.12.2016

    Участник опечатался в ГОСТе

    Не отклоняйте заявку, если участник подробно описал характеристики товара.

    Участник в заявке подробно описал характеристики товара и сослался на ГОСТ, однако в цифрах к стандарту опечатался. Например, вместо ГОСТ 16731-2014 написал ГОСТ 162371-2014. Суды считают, что отклонять заявку нельзя при условии, что по характеристикам, которые описал участник, ясно, какую продукцию поставят заказчику. Характеристики из заявки должны отвечать требованиям к продукции, которые заказчик прописал в документации. Отмечу, что в приведенном примере заказчик не указал ГОСТ в документации, а просто описал характеристики товаров, которые хочет закупить. Пример – постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 11 января 2017 г. № Ф08-9872/2016.

    Читайте также:  Можно ли оспорить наследство

    Шаблонные фразы для деловой переписки

    Композиция делового письма обыкновенно трехчастна. Первая часть вводная (зачин), вторая часть основная, информативная, третья часть заключительная, резюмирует информацию и содержит пожелания дальнейшего сотрудничества.

    Все речевые действия в деловом общении можно разделить на просьбы, сообщения, предложения и подтверждения. Структура письма может выглядеть следующим образом:

    • Просим.
    • Также просим.
    • А также просим.
    • Сообщаем.
    • Одновременно сообщаем.

    Выделение каждого речевого действия в самостоятельный аспект необходимо потому, что по каждой просьбе, по каждому предложению принимается самостоятельное решение.

    Первая часть письма обычно содержит информацию о реальных, имевших место фактах, событиях (ссылка, мотивация, история вопроса); вторая часть называет желаемые, предполагаемые события.

    Многоаспектное письмо представляет собой последовательно повторяющиеся содержательные аспекты, синтаксически оформленные в виде абзацев.

    Для связи аспектов и содержательных фрагментов одноаспектных писем используются стандартные выражения:

    • Во-первых. Прежде всего.
    • Во-вторых. Затем.
    • В-третьих. В заключение.
    • Переходя к следующему вопросу.
    • Что касается вопроса о.
    • Учитывая все вышесказанное.
    • Исходя из вышесказанного.
    • В связи с необходимостью вернуться к вопросу о.
    • Подводя итоги, необходимо подчеркнуть.
    • В заключение выражаем надежду на.
    • В заключение хотим напомнить Вам о.

    Стандартные выражения деловой переписки

    Первой частью любого письма (аспекта) является мотивация, объясняющая побудительные мотивы, причины составления текста.

    Стандартные выражения, указывающие на причину
    • По причине задержки оплаты.
    • В связи с неполучением счета-фактуры.
    • Ввиду несоответствия Ваших действий ранее принятым договоренностям.
    • Ввиду задержки получения груза.
    • Вследствие изменения цен на энергоносители.
    • Учитывая, что производственные показатели снизились на.
    • Учитывая социальную значимость объекта.

    При ссылках
    • Ссылаясь на Вашe письмо от.
    • В соответствии с достигнутой ранее договоренностью.
    • Ссылаясь на Ваш запрос от.
    • Ссылаясь на устную договоренность.
    • В ответ на Ваше письмо (запрос).
    • В соответствии с нашей договоренностью.
    • На основании нашего телефонного разговора.
    • На основании устной договоренности.
    • Согласно постановлению правительства.
    • Согласно Вашей просьбе.
    • Согласно протоколу о взаимных поставках.
    • Согласно спецификации.
    • Ссылаясь на переговоры.

    Указание на цель
    • В целяx скорейшего решения вопроса.
    • В целях выполнения распоряжения.
    • Для согласования спорных вопросов.
    • Для согласования вопросов участия.
    • Для наиболее полного освещения деятельности Вашей oрганизации в СМИ.
    • Для решения спорных вопросов.
    • В целях безопасности прохождения груза.
    • В ответ на Ваш запрос.
    • Во избежание конфликтных ситуаций.

    Все перечисленные выражения необходимо использовать с учетом контекста и речевой ситуации.

    Стандартные фразы предваряют основную информацию, выраженную глагольной конструкцией, и соответствуют стандартным речевым ситуациям:
    • этикетные ритуалы: благодарю, выражаю надежду, выражаем благодарность, желаем успехов, приносим извинения, выражаем соболезнование;
    • сообщения: сообщаем, ставим Вас в известность, извещаем, уведомляем;
    • подтверждения, заявления: подтверждаем, заверяем, заявляем, объявляем;
    • требования, просьбы: приказываю, постановляю, настаиваем, прошу, обращаемся к Вам с просьбой;
    • обещания: гарантируем, заверяем, обязуемся;
    • напоминания: напоминаем;
    • предложения: предлагаем.

    Стандартизована в деловых письмах, равно как и в других типах документов, сочетаемость слов:

    • контроль – возлагается,
    • цена – устанавливается (снижается, поднимается),
    • задолженность – погашается,
    • сделка – заключается,
    • рекламация (претензия) – предъявляется (удовлетворяется),
    • платеж – производится,
    • счет – выставляется (оплачивается),
    • вопрос – поднимается (решается),
    • скидки – предоставляются (предусматриваются),
    • оплата – производится,
    • возможность – предоставляется,
    • договоренность – достигается,
    • кредит – выделяется и т. п.

    Сотрудничество чаще всего бывает плодотворным, взаимовыгодным,
    деятельность – успешной,
    вклад – значительным,
    позиции – конструктивными (прочными),
    доводы – вескими,
    необходимость – настоятельной,
    спектр (услуг) – широким,
    скидки – значительными / незначительными,
    предложение – конструктивным,
    разногласия – существенными / несущественными,
    рентабельность – высокой / низкой,
    расчеты – предварительными или окончательными и т. п.

    ДЕЛОВОЙ СЛОВАРИК. 85 ПОЛЕЗНЫХ ФРАЗ ДЛЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ

    Начинаем со своей цели

    Начинаем с интереса адресата

    Обращаюсь (обращаемся) к Вам с просьбой о…

    Довожу до Вашего сведения, что…

    Прошу (Вас) выделить средства…

    Прошу (Вас) рассмотреть возможность выделения средств (авторизовать выделение средств, (дать указание о выделении средств)…

    В связи с возникновением новых обстоятельств, влияющих на выполнение проекта, хочу согласовать с Вами изменения в графике (смете)….

    Прошу оказать содействие…

    Прошу Вашего содействия в…

    Напоминаю (напоминаем) о…

    Прошу ликвидировать отставание (задолженность)

    Считаю необходимым обсудить с Вами …

    Хочу (хотим) согласовать с Вами….

    Предлагаем обсудить и согласовать дальнейшие планы…

    Прошу (Вас) рассмотреть возможность содействия в реализации проекта…

    Предоставляю (Вам) информацию (сведения) о…

    Информирую (Вас) о…

    Позвольте проинформировать о…

    Обращаюсь к Вам в связи с…

    Обращаю Ваше внимание на сложную ситуацию с …

    Ставим Вас в известность о…

    Настоящим извещаем (Вас) о…

    Считаю необходимым привлечь Ваше внимание к (обратить Ваше внимание на…)…

    Обращаемся (обращаюсь) к Вам в связи со сложностями…

    Предлагаем содействие в решении проблемы…

    Зная о Вашей обеспокоенности проблемой…, готовы предложить решение… Как Вы знаете (дальше идет описание проблемы)…

    Руководствуясь интересами предприятия, обращаю Ваше внимание на….

    Обращаюсь (обращаемся) к Вам с предложением …

    Прошу Вас рассмотреть предложение, которое позволит….

    Предлагаем вам уникальную возможность увеличить объем продаж…

    Рады (имеем честь) предложить (Вам)…

    Рады сообщить о возможности…

    Хотим привлечь Ваше внимание…

    Информируем Вас о крайне благоприятной ситуации с … и предлагаем воспользоваться этой ситуацией для…

    Предлагаю утвердить 12.10.2013 в качестве плановой даты завершения строительства и внести необходимые корректировки в перечень мероприятий…

    Просим дать финансовому департаменту компании указание выделить … и произвести оплату всех ранее полученных счетов за …

    Предлагаю поручить отделу АВС подготовку предложений по организации…

    Прошу (просим) Вашего согласия на….(Вашего содействия в…, Ваших указаний….)

    Убедительно (настоятельно, в виде исключения) прошу…

    Просим принять (энергичные, решительные, действенные) меры по ….

    Требуем от… немедленного принятия мер…

    Прошу ликвидировать отставание (задолженность)…

    Просим направить вашего представителя…

    Заверяю (заверяем) Вас в эффективности данного предложения и рассчитываю (рассчитываем…)

    Ждем Вашего решения …

    Ждем Вашего решения, чтобы оперативно подготовить документы…

    Надеемся на скорейшее рассмотрение (полное удовлетворение) нашего запроса (претензии)…

    Надеемся, что вопрос будет решен и у нас не возникнет необходимости в применении санкций…

    Надеемся, что приведенные доводы убедят Вас в… и ждем (рассчитываем)…

    Рассчитываем на Вашу заинтересованность (неравнодушие, активную позицию в вопросе, готовность устранить недостатки…) и ждем Ваших предложений…

    Уверены, что Ваше участие позволит существенно улучшить положение с… и добиться…

    Благодарим за содействие и надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество…

    C готовностью ответим на Ваши вопросы…

    Будем рады видеть Вас в числе наших клиентов…

    Прощание, заключительная фор мула вежливости

    Уважаемы Иван Петрович !

    Уважаемый господин министр!

    Дорогие друзья! Уважаемые коллеги (партнеры)!

    С (глубоким, неизменным, чрезвычайным) уважением (почтением)…

    С благодарностью (признательностью) и уважением…

    С пожеланиями успеха (всего наилучшего)….

    С надеждой на плодотворное сотрудничество…

    Открывающая фраза – для ответов на обращения

    Благодарим за интерес к (проявленный Вами к ….)

    В ответ на полученный нами запрос о… сообщаем….

    Подтверждаем получение Вашего заказа от… (на…) и сообщаем….

    В соответствии с Вашим запросом (указаниями) сообщаем (предоставляем заключение)…

    В продолжение нашей переписки о… направляем Вам предложение…

    Искренне (от лица…, от имени…) благодарим…

    Выражаем благодарность (признательность)…

    С искренней признательностью (благодарностью) сообщаем…

    Скачайте наш «словарик» и используйте готовые формулировки!

    Упоминание о санкциях

    Мы будем вынуждены:

    обратиться в судебные органы (суд)

    · инициировать судебное разбирательство

    · отказаться от дальнейшего сотрудничества

    · пересмотреть планы (условия) сотрудничества

    · поднять вопрос о штрафных санкциях (прекращении сотрудничества и поиске нового поставщика)

    · поставить вопрос о целесообразности дальнейшего сотрудничества

    · прибегнуть к предусмотренным в договоре санкциям

    · заявить о нашем намерении добиваться (требовать)…

    · заявить о несогласии с фактами…

    Мы будем считать себя свободными от исполнения обязательств по…

    Мы надеемся, что Вы примете меры…. и у нас не будет необходимости обращаться в суд…

    Мы не хотели бы отказываться от сотрудничества (прибегать к санкциям…) и надеемся…

    С радостью (огорчением) сообщаем…

    К нашему (крайнему, чрезвычайному, глубокому) неудовольствию (огорчению, сожалению, разочарованию, недоумению)…

    Ссылка на основную публикацию